Как организовать учет НДС в книге покупок и книге продаж

Книга покупок и книга продаж — основные налоговые регистры, в которых накапливаются данные по НДС. Состав информации в книгах и правила их заполнения закреплены в Постановлении Правительства N 1137. Расскажем, когда и как заполнять эти книги, как данные из этих регистров влияют на показатели декларации по НДС.

Функции книги покупок и продаж

Книги покупок и продаж выступают инструментами сбора и систематизации информации, содержащейся в счетах-фактурах, УПД и других документах, содержащих сведения об НДС.

Их основные функции:

• расчет НДС к уплате — разница между итоговыми показателями НДС в книге продаж и книге покупок определяет налоговое обязательство к уплате или право на возмещение налога из бюджета
• формирование данных для заполнения декларации по НДС — разделы 8 и 9 декларации формируются из записей книг покупок и продаж
• упорядочение учетной информации — регистры структурируют данные, разделяя их на входящий и исходящий потоки

Автоматизированная база ФНС сравнивает данные из книги продаж продавца с информацией из книг покупок его контрагентов. При расхождении данных ФНС требует пояснений, что может привести к доначислению налога и иным неблагоприятным последствиям.

Пример 1

В книге продаж ООО «Развитие» отражен НДС в суме 422 700 руб. (за квартал), а в книге покупок за тот же период — НДС к вычету на 324 400 руб. Таким образом, по данным книг, сумма налога к уплате составила:

НДС к уплате = 422 700 руб. – 324 400 руб. = 98 300 руб.

Структура книги покупок и продаж

Формы книг покупок и продаж утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137.

Рассмотрим реквизиты книги продаж на образце (фрагмент):

Заполнение книги начинается с указания данных компании: ее названия, ИНН/КПП и отчетного квартала. В табличной части образца книги в хронологическом порядке заполнены данные о 5-ти счетах-фактурах покупателей:

• четыре из них — это счета-фактуры на реализацию (код 01 в графе 2), один (под номером 3) — авансовый счет-фактура (код 02)
• данных для заполнения граф 3а — 6 нет (они остаются пустыми)
• гр. 7 — наименования компаний-покупателей
• гр. 8 — ИНН и КПП покупателей
• гр. 9-13а — пустые, т. к. нет информации для их заполнения
• гр. 13б — итоговая стоимость по каждому счету-фактуре (с НДС)
• гр. 14 — сумма продаж по каждому документу (без НДС), и итоговая сумма (данные авансового счета-фактуры в этой графе не указываются)
• гр. 17 — сумма НДС к уплате в бюджет (здесь данные авансового счета-фактуры указываются)

Остальные графы в данном образце книги продаж остаются пустыми, так как отсутствует информация для их заполнения.

Под таблицей указываются данные ответственного лица, подписывающего книгу, рядом с которыми он ставит подпись.

Реквизиты книги покупок на примере:

В табличной части книги указаны данные о 3-х счетах-фактурах (графы 2 и 3):

• N 3 от ООО «ТЕХНОМИР», который был выставлен при получении аванса от покупателя, а после реализации НДС по нему берется к вычету (код 22 в графе 2)
• N 425 от поставщика ООО «СИТИЛИНК» (код 01)
• N 4 от «ТЕХНОМИР», к которому выписан корректировочный счет-фактура N 6 в связи с уменьшением стоимости реализации (код 18)

Заполнение остальных граф книги покупок:

• гр. 4-6 — номер и дата исправлений СФ, корректировочных СФ, исправлений корректировочных СФ (при наличии) — в нашем примере указаны реквизиты корректировочного счета-фактуры на уменьшение
• гр. 7 — заполняется в случаях, когда условием вычета НДС является оплата налога (например, при отражении вычета при ввозе товаров на территорию РФ). Если таможенные платежи и налоги уплачивались через единый лицевой счет плательщика, в графе ставится прочерк, документом- основанием является сама таможенная декларация, реквизиты которой указываются в гр. 3 (Письмо ФНС от 22.02.2019 N СД-4-3/3108@)
• гр. 8 — для счета-фактуры поставщика с кодом 01 указывается дата принятия покупки на учет
• гр. 9 — наименование компаний, выписавших счета-фактуры
• гр. 10 — ИНН и КПП продавцов
• гр. 11-13 и 16-19 — не заполнены, т. к. отсутствует информация для их заполнения
• гр. 14 — сумма по каждому счету-фактуре с НДС, а по строке 3 — сумма корректировки в сторону уменьшения по корректировочному счету-фактуре
• гр. 15 — сумма НДС к вычету по каждому документу и итог, который будет отражен в декларации НДС в качестве вычета

Особенности заполнения книги покупок

Книга покупок служит основанием для вычета НДС. В ней учитываются счета-фактуры поставщиков в момент возникновения права на вычет согласно ст. 171 НК РФ и ст. 172 НК РФ.

Перечень случаев, когда в книге покупок не регистрируются счета-фактуры, приведен в п. 19 Правил заполнения книги покупок (например, счета-фактуры, полученные при безвозмездной передаче товаров).

Если вычет заявлен в декларации, а в книге покупок СФ не указан, ФНС может отказать в предоставлении вычета.

Что входит в книгу продаж

В книге продаж фиксируются СФ, выданные клиентам, определяется сумма налога, подлежащего уплате в бюджет.

В книге продаж отражаются:

• СФ на реализацию (при любой ставке НДС)
• СФ на авансы полученные
• документы (чеки) для компенсации суммы НДС при реализации товаров физлицу — гражданину иностранного государства, указанному в п. 1 ст. 169.1 НК РФ
• корректировочные СФ при увеличении стоимости отгруженных товаров
• документы налоговых агентов (СФ, которые они выставляют сами себе в единственном экземпляре)
• сводные документы по продажам неплательщикам НДС / физическим лицам

Пример 2

ООО «Комета» арендует под офис муниципальное имущество. Выступая в роли налогового агента, общество обязано начислить и уплатить НДС в бюджет. Для этого бухгалтер формирует ежемесячно счет-фактуру в единственном экземпляре и регистрирует его в своей книге продаж.

Допустимые способы ведения книг покупок и продаж

Книги покупок и продаж могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде.

Бумажную книгу, которую заполняют на компьютере, после окончания квартала распечатывают, нумеруют, прошивают. Подписывает книгу руководитель компании/ИП или уполномоченное лицо. При обнаружении в ней ошибок / поступлении дополнительных документов и информации, оформляются дополнительные листы к книге продаж, которые подписываются, продолжают сквозную нумерацию и подшиваются к основному документу.

Книгу, которую ведут в электронном формате, ежеквартально распечатывать не требуется. При передаче в ИФНС в случаях, предусмотренных НК РФ (например, при истребовании в ходе налоговой проверки), документ подписывается усиленной квалификационной электронной подписью руководителя / уполномоченного лица / ИП.

Обновленные электронные форматы книги покупок и продаж, применяемые с 01.07.2025, утверждены Приказом ФНС от 08.06.2021 N ЕД-7-26/547@ (ред. от 03.02.2025).

Взаимосвязь с налоговой декларацией

Данные книг развернуто отражаются в разделах 8 «Сведения из книги покупок» и 9 «Сведения из книги продаж» декларации по НДС.

Итоги разделов 8 и 9 попадают в соответствующие строки раздела 3 декларации. Декларация по НДС заполняется в рублях, а данные в книги покупок и продаж вносят в рублях и копейках.

При внесении изменений в документы учета НДС и исправлении ошибок оформляются дополнительные листы книг покупок продаж (разделы 8.1 и 9.1 декларации). Подробности — в отдельной статье на нашем сайте.

Специфика налогового учета НДС при УСН

С 2025 года плательщики УСН, доходы которых оказались выше установленного лимита, обязаны оформлять счета-фактуры с НДС, вести книги покупок и продаж.

Действуют такие правила:

• Для выбравших основную ставку НДС книги ведутся в обычном порядке
• При ставке НДС 5% или 7% налогоплательщик оформляет книгу покупок (в случаях, перечисленных в п. 17 Рекомендаций из Письма ФНС от 17.10.2024 N СД-4-3/11815@) и книгу продаж — в ней регистрирует счета-фактуры на реализацию, сводные документы (например, справку бухгалтера с суммарными данными по облагаемым НДС операциям с физлицами, п. 14 Методических рекомендаций ФНС), корректировочные счета-фактуры при увеличении суммы реализации

Пример 3

ООО «Витражи» применяет УСН с НДС 7%, оказывает услуги только физическим лицам. В течение месяца оказано услуг 46 клиентам. Вместо выставления 46 счетов-фактур, в последний день месяца бухгалтер  формирует одну сводную справку-расчет с общей суммой выручки и НДС, которую регистрирует в книге продаж (периодичность формирования справки прописана в учетной политике).

См. также:

• Книги покупок и продаж в 1С 8.3 — как сформировать пошагово
• Коды видов операций по НДС в книге покупок и книге продаж
• Помощник по расчету НДС в 1С
• Порядок представления уточненной декларации по НДС в 1С

Кратко о книгах покупок и продаж

• Книги покупок и продаж — это регистры учета НДС, которые накапливают и систематизируют информацию о налоге, служат основой для налогового учета НДС и составления декларации
• В книге покупок отражаются данные счетов-фактур, полученных от поставщиков, других документов, подтверждающих право на вычет НДС
• В книге продаж фиксируются счета-фактуры на реализацию, а также другие документы, содержащие сведения об НДС, который подлежит уплате в бюджет
• Книги покупок и продаж помогают разделять НДС на входящий и исходящий, снижают риск ошибок при определении суммы налога к уплате

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email