Транспортная накладная уходит в «цифру»: сроки и особенности перехода

С 1 сентября 2026 года участников перевозок ждут изменения: транспортные накладные повсеместно станут электронными (ЭТрН). Разбираемся, что изменится в оформлении ЭТрН и на что обратить внимание.

Новое в оформлении транспортной накладной с 2026 года

С 01.09.2026 для значительной части участников грузоперевозок вводится обязательное применение электронных транспортных накладных (ЭТрН). Бумажные бланки сохранятся, но лишь для отдельных видов перевозок и в ситуациях, когда затруднен электронный документооборот.

ЭТрН представляет собой цифровой аналог бумажной транспортной накладной, позволяющий:

• обеспечить контроль и прозрачность в сфере грузовых перевозок
• сократить число нарушений в этой сфере
• ускорить обмен электронными документами
• снизить издержки бизнеса на бумажный документооборот и риски утраты перевозочных документов

Благодаря системе ГИС ЭПД (Государственной информационной системе электронных перевозочных документов), в которую интегрируются электронные перевозочные документы, всех участников перевозки на всех этапах перевозочного процесса видят контролирующие органы. Их полный перечень приведен в Постановлении Правительства N 281 от 03.03.2022.

В сфере оборота алкогольной продукции изменения действуют с 01. 03.2026. Содержание и порядок использования таких электронных документов определяет Постановление Правительства N 1944 от 28.11.2025. В пунктах 1 и 2 документа указано:

• легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (кроме пива и пивных напитков, подлежащих обязательной маркировке), подтверждают заявки о фиксации информации в ЕГАИС об указанной продукции, ее производителе и покупателе
• легальность производства и оборота пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, спиртосодержащей непищевой продукции, подлежащих обязательной маркировке, подтверждают электронные УПД, направляемые в систему «Честный знак»

До 01.03.2027 законодатели предоставили возможность плавно перейти на новые правила (переходный период).

Что такое ГИС ЭПД

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — это цифровая платформа, объединяющая участников грузоперевозок и контролирующие органы. Система запущена Минцифры 01.09.2022.

Для подключения к ГИС ЭПД необходимо:

• Выбрать оператора из реестра Минтранса

• Заключить с оператором соглашение об ЭДО ЭПД
• Получить квалифицированную электронную подпись для сотрудников, участвующих в оформлении и подписании ЭПД
• Настроить программное обеспечение, обеспечить интеграцию с учетными системами, обучить сотрудников

Состав электронной транспортной накладной (ЭТрН)

ЭтрН представляет собой xml-файл утвержденного ФНС формата.

Электронная накладная включает набор файлов обмена.

Электронная транспортная накладная включает следующие обязательные файлы обмена:

• файл обмена информации грузоотправителя, состоящей из сведений об участниках перевозки, о наименовании порта отправления, о наименовании порта назначения согласно договору перевозки груза, о грузе и сопроводительных документах на него, о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза на судно, об иных данных и оговорках
• файл обмена информации перевозчика, состоящей из дополнительных к информации грузоотправителя сведений перевозчика в отношении принятия вверяемого груза и фактических обстоятельств погрузки груза на судно, в том числе информация о судне и о владельце судна, о дате приема груза перевозчиком в порту отправления, об иных данных и оговорках

Электронная транспортная накладная содержит следующие файлы обмена (при наличии):

• файл обмена информации грузоотправителя об изменении сведений о грузополучателе и (или) порте назначения, состоящей из сведений о новом грузополучателе и (или) об изменении порта назначения
• файл обмена информации перевозчика о подтверждении изменения сведений о грузополучателе и (или) порте назначения, состоящей из сведений об отметках перевозчика о новом грузополучателе и (или) новом порте назначения
• файл обмена информации перевозчика о замене судна, состоящий из сведений о судне при перевозке груза и о перегруженном грузе
• файл обмена информации грузополучателя, состоящей из сведений грузополучателя о приеме груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приема груза
• файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю, состоящей из дополнительных к информации грузополучателя сведений перевозчика в отношении выдачи вверенного ему грузоотправителем груза и фактических обстоятельств такой выдачи
• файл обмена информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки груза, состоящей из сведений о выполнении перевозки, стоимости перевозки груза (об установленной плате) и порядке расчета платы за перевозку груза
• файл обмена информации грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки груза, состоящей из сведений перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки

Каждый участник грузоперевозки заполняет свои титулы ЭТрН.

Как работать с электронной транспортной накладной:

• Грузоотправитель оформляет электронный перевозочный документ (ЭПД), подписывает УКЭП и отправляет оператору системы
• Оператор проверяет корректность составления накладной и передает для корректировки грузоотправителю при наличии ошибок
• Надлежаще оформленный и подписанный файл направляется в ГИС ЭПД, которая сформирует QR-код и присвоит файлу уникальный идентификатор.

С 01.09.2026 оформление ЭТрН обязательно для всех участников коммерческих автомобильных перевозок в РФ.

ЭПД становятся обязательными с 2026 года — что нужно срочно сделать бухгалтеру

Кратко об электронной транспортной накладной

• С 01.09.2026 для значительной части грузоперевозок вводится обязательное применение электронных транспортных накладных (ЭТрН)
• Бумажные бланки сохранятся для отдельных видов перевозок и в ситуациях, когда затруднен электронный документооборот
• ЭТрН представляет собой цифровой аналог бумажной транспортной накладной, позволяющий обеспечить контроль и прозрачность в сфере грузовых перевозок, сократить число нарушений в этой сфере, ускорить обмен электронными документами, снизить издержки бизнеса на бумажный документооборот и риски утраты перевозочных документов

См. также:

• Обязательный ЭДО в транспортно-экспедиционной деятельности и перевозках грузов. Переход к применению электронных перевозочных документов с 01.09.2026
• УПД-2025: когда применять, как оформлять и корректировать
• УПД и счет-фактура: в чем разница?
• Акт приема-передачи работ, оказанных услуг: назначение, бланк, образец
• Акт выполненных работ: правила составления и образцы

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email