Естественная убыль: нормы, расчет, отражение в учете

Некоторые товары при хранении и транспортировке теряют массу: выветриваются, усыхают, размораживаются. При инвентаризации важно решить: какую часть недостачи можно списать без риска, а какую — взыскать с сотрудников. Разберем, как отразить естественную убыль в учете.

Что такое естественная убыль: определение и критерии

Естественная убыль — объективная утрата массы или объема актива, неизбежная при соблюдении условий хранения и транспортировки. Качество товара остается в норме.

Чтобы квалифицировать потери как естественную убыль, должны выполняться три условия одновременно:

• потери происходят по естественным причинам — испарение, выветривание, распыл, усушка
• для этого вида ценностей законодательно утвержден предельный процент потерь — нормы естественной убыли
• факт недостачи выявлен при инвентаризации и подтвержден документально
• условия хранения товара соблюдались

Бухгалтеру нужно разграничивать естественную убыль и иные виды потерь:

• усушка мяса при хранении в холодильнике — естественная убыль
• обрезка, зачистка мяса перед продажей — технологические отходы, нормируются отдельно
• бой стеклянной тары, порча товара из-за нарушения температурного режима, хищения — не относятся к естественной убыли

Выделяют 3 группы товаров, подверженных неизбежным потерям:

• газообразные и жидкие — подвержены испарению, выветриванию
• сыпучие — характерна утруска (распыление), раскрошка
• содержащие влагу — теряют объем и массу при разморозке, усыхании

Как определить и утвердить нормы естественной убыли

Для списания потерь в налоговом учете в пределах естественной убыли нормы должны быть утверждены законодательно. Тогда потери от недостачи при хранении и транспортировке в пределах норм приравнивают к материальным расходам (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

НПА по нормам естественной убыли в разных сферах:

• для продовольственных товаров в торговле — Приказ Минпромторга от 01.03.2013 N 252. Готовится обновленная редакция: расширят перечень товаров новыми позициями — авокадо, манго, киви, ягоды
• для продукции АПК — нормы Минсельхоза. Для зерна — Приказ от 23.04.2024 N 221, для мяса — Приказ от 16.08.2007 N 395
• Для спиртосодержащей продукции — Приказ Минфина от 14.12.2021 N 211н (действует до 31.12.2026)

Если по товару нормы естественной убыли не утверждены, уменьшить базу по налогу на прибыль на стоимость таких потерь не получится (Письмо Минфина от 28.08.2024 N 03-03-06/1/81274).

Для бухучета компания может разработать собственные нормативы, подкрепить их технологическими картами, расчетами или заключениями профильных НИИ и утвердить в учетной политике.

Как рассчитать потери в размере естественной убыли

Порядок действий:

1. Зафиксируйте фактическое наличие естественной убыли путем взвешивания, обмера или другими способами
2. Оформите инвентаризационную опись
3. Составьте сличительную ведомость, выявите отклонения
4. В бухучете для продовольственных товаров проведите зачет пересортицы. Если по одним позициям излишек, по другим — недостача, комиссия может перекрыть недостачу излишками в пределах одного наименования
5. Оставшуюся недостачу сравните с нормами естественной убыли.

Применяйте нормы только к позициям, где фактическое наличие оказалось меньше учетного.

Покажем механизм расчета потерь в размере естественной убыли в разных сферах деятельности.

Оптовая торговля (складское хранение)

Ключевые факторы: срок и способ хранения. Нормы даны в процентах за месяц. Для партионного учета расчет ведется по каждой партии с учетом фактического срока.

На склад компании поступила партия сыра (парафиновое покрытие) массой 30 000 кг. Условия хранения: камера с воздушным охлаждением, t –4°С.

Отгрузки происходили неравномерно: первая — через 5 суток, последняя — через 85 суток.

Нормы естественной убыли: первый месяц — 0,19%, последующие — по 0,08% за месяц (Приказ Минпромторга от 01.03.2013 N 252).

Фактическая недостача на момент полной реализации — 35 кг. Расчетный предельный уровень убыли (по каждой отгрузке) — 71,53 кг. Реальная недостача не превысила предельную, поэтому к списанию принимают фактическую сумму — 35 кг. Руководитель издает приказ о списании товара в пределах норм.

Важно различать фактическую и расчетную убыль. Предельные нормы — максимум, который можно списать. Если недостача меньше, списывайте фактическую величину.

Не забывайте про условия хранения. Норма естественной убыли действует, только если соблюдали температурный режим, влажность, сроки. Например, если сломался холодильник и часть мяса испортилась — это не естественная убыль, а порча из-за нарушения условий. Надо найти виновного и сделать взыскание.

Розничная торговля

В рознице расчет усложняется, так как аналитический учет по видам товаров не всегда ведется.

Оборот за период определяют балансовым методом. Формула для исчисления естественной убыли по товарам, проданным в розницу:

У = Ун + Уn – Ув – Ук

где:

• У — естественная убыль по товарам, реализованным в розницу
• Ун — естественная убыль фактических остатков товара на начало отчетного периода (по данным предыдущей инвентаризации)
• Уn — естественная убыль поступивших в отчетном периоде товаров (исчисляется по приходным документам на поступивший товар)
• Ув — естественная убыль выбывших товаров (возврат поставщикам, передача в другой магазин, списание по актам)
• Ук — естественная убыль фактического остатка товара на конец отчетного периода

Учтите нормативные ограничения (Приказ Минпромторга от 01.03.2013 N 252):

• если товар передан в другой магазин (филиал) или возвращен поставщику, применяйте складские нормы, а не розничные
• для штучных товаров и товаров в заводской фасовке нормы не действуют
• если фасовка производится в магазине — применяйте нормы как для весовых товаров
• при раздельной материальной ответственности (подсобное помещение / торговый зал) общий размер убыли не может превышать установленного норматива

Магазин розничной торговли — 2-я климатическая зона, 1-я группа магазинов.

По данным инвентаризации на 10 января остаток товаров — 146 250 руб., исчисленная естественная убыль по остатку — 588,50 руб. За период с 11 января по 31 марта поступило товаров на 1 093 400 руб., естественная убыль по поступлению — 4 483,06 руб.

Возвращен поставщику некачественный сыр (брынза) на сумму, по которой была начислена естественная убыль 6,75 руб.

На 31 марта остаток товара — 37 080 руб., естественная убыль по остатку — 146,28 руб.

Расчет убыли на реализованные товары:

• 588,50 руб. + 4 483,06 руб. – 6,75 руб. – 146,28 руб. = 4 918,53 руб.

Эту сумму списывают по результатам инвентаризации за счет естественной убыли.

Для розницы важно правильно считать убыль по формуле. Многие забывают вычесть убыль по возвратам поставщикам или передачам в другие магазины. Получается завышенная сумма к списанию, и тогда налоговики пересчитают, доначислят налог и пени. Проверяйте каждую строку формулы — остаток на начало, поступление, выбытие, остаток на конец.

Бухгалтерский учет естественной убыли

Недостачу в пределах норм естественной убыли спишите на затраты производства или расходы на продажу (пп. «а» п. 14 ФСБУ 28/2023), сверх норм — на виновных лиц (пп. «б» п. 12, пп. «б» п. 14 ФСБУ 28/2023).

Корреспонденция счетов:

Товарные потери и излишки при УСН

Как избежать ошибок в учете естественной убыли

• Проводите инвентаризацию регулярно. Списывайте естественную убыль только по результатам инвентаризации. Не делайте это «авансом» или по расчету без фактической проверки — налоговая может снять расходы
• Ведите раздельный учет по партиям. В оптовой торговле считайте убыль по каждой партии отдельно с учетом фактического срока хранения. Усреднение по всему складу приведет к ошибкам в расчетах
• Не путайте естественную убыль с браком. Бой, порча из-за нарушения условий хранения, технологические отходы — это не естественная убыль. Списывайте такие потери отдельно, не применяйте к ним нормы
• Закрепите метод расчета в учетной политике. Пропишите порядок расчета естественной убыли, периодичность инвентаризаций, ответственных лиц. Это защитит в спорах с налоговой
• Оформляйте документы по условиям хранения. Фиксируйте температурный режим, влажность, сроки хранения. Если налоговая усомнится в правомерности списания, эти документы подтвердят соблюдение условий

Частые вопросы и ответы про учет естественной убыли

Можно ли списать естественную убыль без инвентаризации?

Нет. Естественную убыль списывайте только по итогам инвентаризации. Расчетное списание без фактической проверки налоговая не примет в расходы.

Что делать, если нормы естественной убыли для моего товара не утверждены?

В налоговом учете списать потери не получится — нужны законодательно утвержденные нормы (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). В бухучете можете разработать собственные нормативы, подкрепить расчетами или экспертными заключениями и утвердить в учетной политике.

Как часто проводить инвентаризацию для списания естественной убыли?

Периодичность устанавливайте сами в учетной политике. Обычно — раз в квартал или полугодие. Чем короче период, тем точнее расчет убыли, особенно для скоропортящихся товаров.

Можно ли списать естественную убыль, если фактическая недостача превысила норму?

Да, но только в пределах нормы. Фактическая недостача 100 кг, норма — 70 кг: спишите 70 кг на расходы, 30 кг — на виновных лиц или на прочие расходы, если виновного не нашли.

Отличаются ли нормы для оптовой и розничной торговли?

Да. В опте применяют складские нормы с учетом срока и способа хранения. В рознице — розничные нормы, зависящие от типа магазина и климатической зоны. Если товар вернули поставщику или передали в другой магазин, применяйте складские нормы.

Кратко о естественной убыли

• Естественная убыль — объективные потери массы товара в результате естественных процессов (усушки, утруски, раскрошки), возникающих при хранении или транспортировке
• Списывайте потери на налоговые расходы только в пределах законодательно утвержденных норм
• Естественную убыль списывайте по итогам инвентаризации
• Критерии расчета потерь отличаются в разных сферах: в оптовой торговле ключевое значение имеют срок и способ хранения товара, в рознице — тип магазина (супермаркет или палатка) и климатическая зона
• В учете выявленную недостачу сначала отразите на счете 94, затем в пределах норм спишите на затраты (Дт 20, 44), а сверхнормативные потери взыщите с виновных лиц (Дт 73.2) или отнесите на прочие расходы (Дт 91.2)

См. также:

• Учет товаров в бухгалтерском учете
• Товары отгруженные: понятие, особенности перехода права собственности, правила учета
• Товарные потери и излишки: налоговый учет у «упрощенца»
• Учет залоговой оборотной тары у поставщика

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши каналы в Max и ВКонтакте, чтобы не пропустить важные изменения в 1С и законодательстве

Макс ВКонтакте

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email