Товарная накладная ТОРГ-12: что это, правила оформления и образец заполнения

Товарная накладная ТОРГ-12 — унифицированная форма для передачи товаров от продавца покупателю. Она необязательна для коммерческих организаций, но ее можно применять и в 2026. Рассказали, как заполнить накладную, какие реквизиты проверить и что изменилось в электронном документообороте.

Что такое товарная накладная ТОРГ-12 

Товарная накладная — первичный учетный документ, который подтверждает передачу товаров от продавца покупателю. На ее основании продавец отражает выбытие товаров, а покупатель — поступление. Подписанная покупателем накладная служит доказательством передачи товара, момент исполнения обязанности продавца определяют по условиям договора и правилам закона (ст. 458 ГК РФ).

ТОРГ-12 — код унифицированной формы из альбома форм по учету торговых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 N 132. Код формы по ОКУД — 0330212.

С 2013 коммерческие организации не обязаны применять ТОРГ-12. Можно выбрать унифицированную форму или разработать собственную. Формы первичных документов утверждает руководитель по представлению лица, которое ведет бухучет. Выбранные формы закрепите в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Это правило не отменяет обязательные формы, которые уполномоченные органы установили на основании других федеральных законов. К унифицированной ТОРГ-12 такое исключение не относится.

Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа
• дату составления
• наименование экономического субъекта, который составил документ
• содержание факта хозяйственной жизни
• величину натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения
• должности лиц, которые совершили сделку или операцию и отвечают за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление события
• подписи этих лиц с фамилиями и инициалами либо другими реквизитами, которые позволяют их идентифицировать

Перечень установлен ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Документ на собственном бланке принимают к учету, если в нем есть обязательные реквизиты и он отражает реальную операцию.

ТОРГ-12 содержит поля для этих реквизитов. Ее можно сформировать и распечатать в 1С, поэтому при выборе этой формы не требуется разрабатывать бланк с нуля.

Как сформировать документ реализации, настроить данные грузоотправителя и грузополучателя и вывести ТОРГ-12 на печать — в инструкции Накладная в 1С — как сделать и распечатать

Накладная не создает обязанность оплатить товар: она возникает из договора. Но дата передачи, которую подтверждает документ, может определять срок платежа (ст. 486 ГК РФ).

Для учета поступления и подтверждения расходов подходит не только ТОРГ-12, но и УПД или другая надлежаще оформленная первичка. Накладная может подтверждать расходы в налоговом учете при выполнении остальных условий их признания (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Когда вместо накладной можно использовать универсальный передаточный документ и чем отличаются его статусы — в статье УПД: когда применять, как оформлять и корректировать

Риск случайной гибели или повреждения товара по общему правилу переходит к покупателю, когда продавец исполнил обязанность передать товар. Договор может предусматривать иное. Этот момент не всегда совпадает с подписанием накладной: в отдельных случаях обязанность исполняется при сдаче товара перевозчику (ст. 458 ГК РФ, ст. 459 ГК РФ).

Если при приемке обнаружили расхождения по количеству или качеству, зафиксируйте их в отдельном акте и отразите фактически принятый товар в документах.

Что изменилось в электронном документообороте с 2026

С 1 января 2026 отменен формат электронного документа о передаче товаров, который применяли для электронной ТОРГ-12. Одновременно отменен отдельный формат документа о передаче результатов работ и услуг (Приказ ФНС от 20.01.2025 N ЕД-7-26/28@).

Отмена формата не запрещает бумажную ТОРГ-12. Организации и ИП могут продолжать использовать ее как первичный документ.

Для формализованного электронного обмена применяют формат УПД 5.03, утв. Приказом ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@. Бумажную рекомендуемую форму УПД ФНС предложила ранее (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

УПД может выполнять разные функции:

• со статусом «1» — передаточного документа и счета-фактуры
• со статусом «2» — только передаточного документа

В электронном формате этим вариантам соответствуют функции «СЧФДОП» и «ДОП». Если документ заменяет только накладную, используйте передаточную функцию. УПД, который также служит счетом-фактурой, позволяет покупателю заявить вычет при соблюдении условий НК РФ.

К ТОРГ-12 продавец выставляет отдельный счет-фактуру, когда обязан его составить. Сама накладная счет-фактуру не заменяет. Начисление НДС при отгрузке не зависит от выбора между ТОРГ-12 и УПД (ст. 167 НК РФ, ст. 169 НК РФ, ст. 172 НК РФ).

ФНС также допускает обмен неформализованными электронными первичными документами. Поэтому утверждение, что с 2026 по ЭДО разрешен только УПД, неверно. При электронном обмене обеспечьте обязательные реквизиты и надлежащую электронную подпись (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Какие электронные форматы отменили и как продолжать оформлять передачу товаров — в материале Разъяснено, как оформлять накладные и акты с 2026 года

Как заполнить товарную накладную ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12:

Бланк состоит из трех частей: заглавной части с общими данными, таблицы товаров и завершающей части с итогами и подписями.

Заглавная часть с общими данными

Укажите грузоотправителя, грузополучателя, поставщика и плательщика. Заполните наименования, адреса, контактные и банковские реквизиты по подстрочникам формы. ИНН и КПП могут присутствовать в печатной форме учетной программы как дополнительные сведения.

В поле «Основание» приведите документ, по которому передаете товар: например договор, заказ или счет, его номер и дату. Номер накладной присвойте по принятой у продавца нумерации.

Составьте накладную в день отгрузки, а если это невозможно — непосредственно после нее (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Если дата фактической передачи отличается от даты составления документа, отразите дату операции с учетом требований к первичке.

Поля структурного подразделения, кодов по ОКПО, номера и даты транспортной накладной, вида операции заполняйте с учетом обстоятельств и имеющихся данных. Они не заменяют обязательные реквизиты первичного документа.

Табличная часть

Каждый вид товара укажите в отдельной строке. Наименование и характеристики должны позволять идентифицировать товар: при необходимости добавьте артикул, сорт или модель. Заполните единицу измерения, количество, цену и стоимость.

Проверьте основные графы формы:

Если товар упакован одинаково, количество в графе 10 должно соответствовать произведению значений граф 7 и 8. Например, 50 ручек в одной коробке × 10 коробок = 500 ручек. Если упаковки различаются, проверьте расчет отдельно: простое умножение не всегда описывает такую отгрузку.

В графе 13 укажите ставку НДС, которая применяется к операции. В 2026 это может быть 22%, 10% или 0%, а для плательщиков на УСН при соблюдении условий — также 5% или 7%. В графе 14 отразите сумму налога, в графе 15 — стоимость с НДС (ст. 164 НК РФ).

Применение УСН само по себе не означает работу без НДС. Если продавец освобожден от обязанностей плательщика НДС и операция оформляется без налога, в графе 13 укажите «Без НДС», в графе 14 можно поставить прочерк. Для освобождения на УСН в 2026 проверяют лимит доходов 20 млн руб. по правилам ст. 145 НК РФ.

Ставку 0% не подменяйте отметкой «Без НДС»: это разные основания оформления операции.

Итоги и подписи

В завершающей части заполните предусмотренные формой итоговые показатели. Прописью укажите количество порядковых номеров записей, число мест, массу груза и сумму отпуска с НДС, если он начислен. Сведения о массе и приложениях заполняйте, когда они применимы к отгрузке.

В форме предусмотрены подписи со стороны продавца:

• «Отпуск груза разрешил»
• «Главный (старший) бухгалтер»
• «Отпуск груза произвел»

Документ подписывают лица с соответствующими полномочиями. Количество строк в бланке не означает, что у продавца обязательно должны быть три разных сотрудника: одно лицо может совмещать функции, если это оформлено надлежащим образом.

Со стороны покупателя заполните строки «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» с учетом того, кто и на каком этапе принимает товар. Полномочия получателя подтвердите доверенностью или другим допустимым основанием. Если выдавали доверенность, укажите ее номер, дату, кем и кому она выдана.

Если представитель получает товар без доверенности, убедитесь, что полномочия следуют из закона, документов или обстановки. Само наименование должности не всегда достаточно для подтверждения полномочий (ст. 182 ГК РФ).

Как подтвердить полномочия получателя и выбрать между формой М-2 и собственным бланком — в статье Как оформить доверенность на получение груза

Не используйте факсимиле вместо собственноручной подписи на бумажной первичке — Минфин связывает с ним риск неподтвержденных расходов (Письмо Минфина от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951). При этом нельзя автоматически объявлять любую сделку недействительной из-за факсимиле: гражданско-правовые последствия и требования к подтверждению расходов различаются. Электронный документ подписывают электронной подписью.

Печать не входит в обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Если организация использует печать и ее оттиск предусмотрен договором или локальными документами, поставьте его.

Бумажную ТОРГ-12 по унифицированной форме составляют в двух экземплярах: для продавца и покупателя. Заполните обязательные реквизиты. В необязательных графах без данных можно поставить прочерк — это способ оформления, а не отдельное требование Закона N 402-ФЗ.

Бланк и образцы ТОРГ-12 для скачивания

Бланк ТОРГ-12

Бланк ТОРГ 12

Образец ТОРГ-12 с НДСОбразец ТОРГ-12 без НДС

Образец заполненной товарной накладной ТОРГ-12 с НДС:

Образец заполненной товарной накладной ТОРГ-12 без НДС:

Кратко о товарной накладной ТОРГ-12

• ТОРГ-12 — первичный учетный документ, который подтверждает передачу товаров от продавца покупателю
• Коммерческие организации вправе использовать унифицированную ТОРГ-12 или собственную форму с обязательными реквизитами
• Выбранную форму утверждают и закрепляют в учетной политике
• С 1 января 2026 отменен прежний формат электронной ТОРГ-12, но бумажную накладную применять можно
• Для формализованного ЭДО используют формат УПД 5.03, неформализованные электронные первичные документы также допустимы
• УПД со статусом «1» заменяет накладную и счет-фактуру, а со статусом «2» — только передаточный документ
• Ставку и сумму НДС указывают в графах 13 и 14, стоимость с налогом — в графе 15
• Не все графы формы обязательны, но реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ заполняют всегда
• Бумажную ТОРГ-12 по унифицированной форме составляют в двух экземплярах

См. также:

• Накладная в 1С — как сделать и распечатать
• Разъяснено, как оформлять накладные и акты с 2026 года
• УПД: когда применять, как оформлять и корректировать
• Как оформить доверенность на получение груза