УПД и счет-фактура — в чем разница?

Чтобы сделать верный выбор между универсальным передаточным документом и счетом-фактурой, важно разобраться в назначении и сфере применения этих документов. Расскажем, в каких случаях предпочтительнее использовать УПД, а когда необходим счет-фактура.

Нормативная характеристика УПД и счета‑фактуры

Счет-фактура

Порядок работы со счетами-фактурами регулируют нормативно-правовые документы:

Счет-фактуру обязаны оформлять плательщики НДС, если по НК РФ они не имеют права на освобождение от уплаты налога. Счет-фактура подтверждает право покупателя на вычет при надлежащем оформлении обязательных реквизитов.

НК РФ предписывает формировать счет-фактуру при:

• реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг
• получении предварительной оплаты (аванса) в счет отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг
• исполнении обязанностей налогового агента по НДС

УПД

Порядок работы с универсальным передаточным документом (УПД) регулирует следующая нормативка:

Главное отличие УПД от счета-фактуры

В отличие от счета-фактуры, УПД имеет два статуса:

• 1 — документ одновременно исполняет функции счета-фактуры и первичного документа (накладной или акта)
• 2 — документ функционирует исключительно как бухгалтерская первичка (подтверждает факт передачи товара, оказания услуги, но не может быть основанием для вычета НДС)

Возможность совмещения в УПД функций первичного документа и счета-фактуры выгодно выделяет его среди других документов (счетов-фактур, накладных и других) в части упрощения и сокращения документооборота.

Особенности применения УПД

Перечень операций, для оформления которых может применяться УПД, приведены в Письме ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@:

• отгрузка товаров (любого имущества, кроме недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю (доверенному лицу)
• передача имущественных прав
• подтверждение фактов оказания услуг
• в иных случаях

Обстоятельства, при которых применение УПД ограничено и требуется оформить исключительно счет-фактуру:

• получение предварительной оплаты (аванса)
• корректировка стоимости отгруженного товара — при изменении цены или объема поставок требуется составление корректировочного счет-фактуры (КСФ)
• транспортировка алкоголя — перевозка алкогольной продукции сопровождается специальной товарно-транспортной накладной, а использовать УПД в качестве сопровождающего документа нельзя

Составлять одновременно УПД и счет-фактуру для одной и той же операции не имеет смысла, так как УПД изначально создан для оптимизации документооборота и позволяет одним документом выполнить функции первичного документа и счета-фактуры.

УПД и товарная накладная: сходство и различия

УПД и товарная накладная выполняют разные функции в документообороте, но могут заменять друг друга в определенных ситуациях^

Товарная накладная не способна заменить УПД, если требуется подтвердить право на вычет НДС, поскольку у нее другое назначение и функции. В таких случаях к оформленной накладной нужен счет-фактура.

С УПД дело обстоит иначе: статус «2» позволяет ему успешно заменять товарную накладную, выступая полноценным первичным документом, подтверждающим поставку товаров. А статус «1» позволяет УПД одновременно сочетать в себе функции накладной и счета-фактуры.

Если ваша компания сотрудничает с зарубежными партнерами, важно учитывать:

• УПД и счет‑фактура действуют только на территории РФ — для экспорта/импорта применяются иные формы документов (например, инвойсы)
• при работе с контрагентами из ЕАЭС необходимо соблюдать требования национальных законодательств к первичным документам
• если иностранный партнер требует счет‑фактуру на английском языке, следует оформить приложение‑перевод, сохранив оригинал документа на русском языке

Кратко об УПД и счете-фактуре

• Счет‐фактура — это документ, подтверждающий право на вычет НДС. УПД объединяет функции первичного учетного документа и счета‐фактуры (при статусе «1») или может выполнять роль бухгалтерской первички (при статусе «2»)
• Счет‐фактура обязателен для плательщиков НДС и оформляется при отгрузке, получении предоплаты и исполнении обязанностей налогового агента
• УПД со статусом «2» могут использовать неплательщики НДС как первичный документ без НДС
• УПД неприменим при получении аванса, корректировке стоимости после отгрузки, а также при перевозке алкогольной продукции

См. также:

• Счет-фактура — назначение, правила, сроки оформления
• УПД-2025: когда применять, как оформлять и корректировать
• Акт приема-передачи работ, оказанных услуг: назначение, бланк, образец

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email