Источник: Письмо Минтруда от 27.02.2025 N 14-6/ООГ-977
Информация для: работодателей
Работнику в соответствии с графиком предоставлен оплачиваемый отпуск и выплачены отпускные. Однако по согласованию с работодателем отпуск пришлось перенести на более позднюю дату. Можно ли удержать из зарплаты сотрудника отпускные, выплаченные по несостоявшемуся отпуску?
Так делать нельзя. Удержания из зарплаты возможны лишь в случаях, прямо предусмотренных трудовым и федеральным законодательством. Перечень таких случаев приведен в ст. 137 ТК РФ. Например, разрешено удержать отпускные за неотработанный отпуск при увольнении сотрудника.
А вот удержание выплаченных отпускных в связи с переносом отпуска законами не предусмотрено.
В ЗУП 3.1 ситуацию можно учесть по-разному в зависимости от договоренности с сотрудником.
Вариант 1 — если есть заявление на удержание 100% суммы отпускных. В этом случае сторнируем или исправляем в меньшую сторону документ Отпуск (Кадры – Отпуска) — Исправление и сторнирование документов. При выплате зарплаты за расчетный месяц указываем способ выплаты Зарплата за месяц, тогда программа автоматически уменьшит сумму к выплате на отпускные.
Вариант 2 — если сотрудник написал заявление на удержание 20% от суммы к выплате. Тогда сторнируем или исправляем Отпуск и удерживаем переплату отпускных по частям. Сделать это можно двумя способами:
- или корректировать каждый раз Ведомости вручную. В этом случае мы также столкнемся с проблемой заполнения Ведомостей на аванс. В них придется вручную редактировать суммы к выплате по документам-основаниям и корректировать НДФЛ — Проблемы заполнения ведомости на аванс по сотрудникам с долгами.
- или закрыть долг сотрудника «техническим» документом Возврат сотрудником задолженности, а для дальнейшего удержания долга частями настроить отдельное Удержание (Настройка — Удержания). Этот способ мы разобрали в статье Удержание в ЗУП 3.1 долга сотрудника с учетом ограничения 20% от суммы к выплате
Вариант 3 — если заявления на удержание от сотрудника нет, придется оставить переплату, пока сотрудник не сходит в отпуск или пока не уволится. До этих пор в учете взаиморасчетов за сотрудником будет числиться долг. Следуя разъяснениям Минтруда, при каждой выплате зарплаты строчку по отпускным из расшифровки суммы к выплате потребуется удалять. Дополнительно придется исправлять НДФЛ в Ведомостях на аванс — Проблемы заполнения ведомости на аванс по сотрудникам с долгами.
Вариант 4 — если дата переноса отпуска известна заранее, мы можем исправить отпуск текущим месяцем, указав в документе-исправлении новый период отпуска. Чтобы соблюсти условие о том, что отпускные удерживать нельзя — сумму начисленных отпускных в новом документе нужно оставить прежней. А когда подойдет срок ухода в отпуск, документ-исправление потребуется исправить еще раз с учетом появившихся сведений о заработке и отработанном времени за новые месяцы расчетного периода. Минус этого способа — в текущем месяце база по страховым взносам будет увеличена на сумму отпуска. Как будут учтены перерасчеты в отчетности, смотрите в статьях:
- по страховым взносам — Отражение перерасчетов в отчетности по взносам
- по НДФЛ — Перерасчеты в отчетности по НДФЛ.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Вариант 1 и удержание — это понятийно не одно и то же ? Только называется не удержание, а перерасчет.
Добрый день.
Это касается только, когда именно «удержание» (т.к. удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных, законодательством РФ), а не сторно начисления, в том числе налогов и СВ? Или нет?
Вопрос в Письме задан именно как «удержание»