Внешняя обработка для проверки и пересчета среднего заработка для отпусков в ЗУП 3.1

Часто возникают ситуации, когда требуется пересчитать отпускные после их выплаты. Например, если работнику начислена годовая премия, и она попадает в расчетный период или если в расчетном периоде обнаружены незарегистрированные ранее неявки. Чтобы оперативно отследить и исправить ошибки в расчете среднего для отпуска, предлагаем внешнюю обработку от Бухэксперт. Она проверит расчет среднего заработка по списку отпусков и при необходимости позволит быстро пересчитать отпускные.

Описание изменений к последнему релизу смотрите в статье Что нового в доработках от Бухэксперт для ЗУП 3.1

Скачать обработку

Как подключить обработку, смотрите в статье Дополнительные печатные формы, отчеты и обработки.

Обработка предназначена только для проверки среднего в документе Отпуск и пересчета отпускных. Проверку и перерасчет среднего заработка в документах Командировка (Зарплата - Командировки) и Больничный лист (Зарплата - Больничные листы) обработка не выполняет, т.к. в них заложен другой алгоритм расчета среднего.

Как выглядит внешняя обработка

Обработка содержит две вкладки:

• Вкладка Проверка среднего заработка – здесь можно проверить расчет среднего заработка в документах по выбранной организации за указанный в настройках период.

• Вкладка Перерасчет – здесь можно пересчитать отпускные.

Доступно 2 способа перерасчета:

• пересчитать средний заработок в исходном документе Отпуск
• или создать документ-исправление

Разберем состав каждой вкладки подробнее.

Вкладка «Проверка среднего заработка»

В шапке вкладки размещены параметры отбора документов для проверки – Период отбора документов и Организация. Заполнение этих параметров обязательно.

Если в информационной базе ведется учет только по одной организации - параметр Организация отсутствует и заполнять его не нужно.

Для параметра Организация указать несколько значений сразу не получится. Если требуется выполнить проверку и исправление по нескольким организациям – проверять средний и запускать пересчет отпускных нужно по каждой организации отдельно. Закрывать окно с обработкой и запускать ее каждый раз заново при этом не потребуется.

Также на панели обработки есть группа скрытых отборов. Если ее развернуть – здесь можно задать дополнительные условия.

Например, добавить фильтр по Ответственному и исключить неутвержденные расчетчиком документы.

Если включить отбор по условию Только проведенные – обработка подберет в список только проведенные документы, в том числе проведенные только в кадровом учете и еще не рассчитанные.

Основные команды вкладки Проверка среднего заработка:

• Проверить расчет среднего – заполняет табличную часть списком документов, рассчитывает актуальный размер среднего заработка, определяет разницу. С этой командой начинается проверка
• Удалить документы, которым не нужен перерасчет – убирает списка отпуска, которые не требуют перерасчета.
• Передать документы на вкладку Перерасчет – копирует документы, оставшиеся в табличной части на вкладке Проверка расчета среднего, на вкладку Перерасчет для дальнейшей работы.

Разберем состав показателей табличной части на вкладке Проверка расчета среднего:

• В таблице отображаются данные документа Отпуск – сотрудник, ссылка на сам документ, размер среднего из документа, порядок выплаты и планируемая дата выплаты отпускных. Двойным щелчком по значению колонок Сотрудник и Документ среднего заработка можно открыть карточку сотрудника или документ Отпуск.

• Значок в колонке Средний из документа означает, что данные в форме расчета среднего заработка в документе Отпуск были отредактированы вручную.

• Рассчитан – признак того, документ утвержден расчетчиком.

• Исправлен – признак того, что Отпуск уже был исправлен ранее через документ-исправление или сторнирован.

• Актуальный средний – расчетное значение среднего заработка по имеющимся в базе данным. Расчет выполняется за тот же самый расчетный период, что и указан в проверяемом документе.

• Разница – расхождение между показателями Актуальный средний и Средний из документа

• Отпускные по документу – сумма оплаты отпуска в анализируемом документе

Если помимо отпускных в документе есть другие виды начислений (например, зарплата или матпомощь к отпуску) – их сумма будет выведена рядом в скобках

Коэф.инд. по документу – коэффициент индексации из вкладки Начислено (подробно) исходного документа

• Коэф. инд. (акутальн.) – коэффициент индексации, который должен быть в анализируемом документе по состоянию на момент проверки учетных данных

Коэффициент индексации на вкладке Начислено (подробно) в документе Отпуск нужен для того, чтобы проиндексировать на него итоговую сумму отпускных, если в месяце ухода в отпуск провели индексацию зарплаты. Если индексации не было – коэффициент на вкладке Начислено (подробно) будет равен 1. Подробнее об этом механизме смотрите в статье Учет индексации при расчете среднего заработка в разделе Индексация произошла после расчетного периода.

Обработка умеет отслеживать изменение коэффициента индексации, если после расчета исходного документа Отпуск ввели индексацию задним числом. Если же такой индексации не было – колонки Коэф. инд по документу и Коэф. инд. (актуальн) в таблице с отпусками не выводятся.

Вкладка «Перерасчет»

Вкладка Перерасчет предназначена для автоматического перерасчета отпускных.

Работа на вкладке начинаем с заполнения раздела Данные нового документа-исправления – здесь указываем реквизиты документа Отпуск, которые будут использованы при создании документов-исправлений в ходе выполнения обработки.

В ячейке Указать в комментарии можно ввести произвольный текст для заполнения в поле Комментарий для исходного Отпуска или для документа-исправления. Заполнение реквизита необязательно.

Если поле Указать в комментарии не заполнять, в пересчитанном исходном документе или документе-исправлении в комментарии отобразится текст по умолчанию – Выполнено автоматически с указанием даты и времени обработки.

Перерасчет отпускных можно выполнить двумя способами – пересчитать исходный документ или создать документ-исправление. По кнопке Определить способ исправления документов можно включить автоматическое определение способа исправления.

Если нужно изменить автоматически выбранный способ перерасчета, можно вручную изменить положение флажков в колонках Исправить и Пересчитать.

Также можно не пользоваться механизмом автоопределения способа перерасчета, а массово указать для всех строк выбранный способ. Для этой цели предназначены кнопки Указать «Исправить» и Указать «Пересчитать».

Процесс пересчета и исправления запускаем по кнопке Выполнить перерасчет / исправление.

Состав табличной части на вкладке Перерасчет:

• Данные из документов Отпуск – сведения о сотруднике, размере среднего заработка, коэффициенте индексации после начала расчетного периода, начислениях и удержаниях по документу. Также выводится информация о месяце начисления (колонка Период регистрации), порядке выплаты и планируемой дате выплаты отпускных.
• Способ перерасчета отпускных – Пересчитать или Исправить.
• Признак выплаты отпускных – если в колонке Выплачен отображается значок , это означает что по документу Отпуск есть проведенные Ведомости. Двойным щелчком по значку можно открыть ведомость на выплату отпускных. Если ведомостей несколько, откроется их список.
• Строка Итого документов к исправлению/перерасчету показывает количество строк с включенными флажками Исправить и Пересчитать.

Разберем пошагово, как работать с внешней обработкой.

Порядок работы с внешней обработкой

Общая последовательность действий по проверке и перерасчету отпускных выглядит так:

1. Запускаем проверку расчета среднего заработка в документах Отпуск по выбранной организации за указанный период.
2. Удаляем документы, не требующие пересчета.
3. Отправляем документы, требующие пересчета, на вкладку Перерасчет.
4. Заполняем реквизиты для создания документов-исправлений Отпуск.
5. Выбираем способ перерасчета отпускных – пересчет исходного документа Отпуск или создание документа-исправления.
6. Запускаем перерасчет отпускных.
7. Проверяем результат перерасчета.

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Шаг 1. Проверим расчет среднего заработка для отпускных

На вкладке Проверка расчета среднего укажем обязательные параметры отбора Отпусков для проверки:

• Период, за который будем проверять документы.
• Организацию, по которой будем проверять документы.

Запустим проверку по кнопке Проверить расчет среднего.

Табличная часть обработки заполнится списком документов Отпуск. По каждому документу будет выведен размер среднего заработка, рассчитанный в документе, а также рассчитается актуальный средний. Если средний заработок из документа не совпадает с актуальным размером среднего, определится отклонение в расчетах – поле Разница.

Если хотя бы в одном документе списка указан неактуальный коэффициент индексации, в таблице появятся две колонки: коэффициент из документа Отпуск и актуальный коэффициент.

Шаг 2. Удалим документы, не требующие пересчета

По кнопке Удалить документы, которым не нужен перерасчет уберем из списка документы Отпуск, для которых пересчет не требуется.

Будут удалены документы:

• Для которых не обнаружено расхождений - актуальный средний совпадает со средним заработком в документе, нет различий в коэффициентах индексации
• Документы Отпуск, которые уже были ранее исправлены или сторнированы – установлен флажок Исправлен.
• Непроведенные и помеченные на удаление документы.

После выполнения команды на вкладке останутся только документы Отпуск, для которых одновременно выполняются условия:

• Для документа заполнена колонка Разница или есть расхождения в коэффициентах индексации.
• Документ не был исправлен или сторнирован.
• Документ проведен.

Шаг 3. Отправим документы, требующие пересчета, на вкладку «Перерасчет»

По кнопке Передать документы на вкладку Перерасчет отправим оставшиеся документы на вторую вкладку на перерасчет.

Шаг 4. Заполняем реквизиты для создания документов-исправлений «Отпуск»

На вкладке Перерасчет и заполняем реквизиты документа Отпуск – они нужны на случай, если при выполнении обработки будут создаваться документы-исправления:

• Дата документа
• Месяц начисления
• Порядок выплаты – с зарплатой, авансом или в межрасчет
• Планируемая дата выплаты

Несмотря на то, что для способа Пересчитать реквизиты из раздела Данные нового документа-исправления не используются - обработка не сможет выполнить корректировку с пустым разделом. Заполнение этих данных обязательно.

Шаг 5. Выбираем способ перерасчета отпускных

Определить способ исправления можно одним из трех методов:

Способ 1 - автоматически по кнопке Определить способ исправления документа. 

Обработка выберет вариант Исправить, если выполняется хотя бы одно из условий:

• Отпускные уже были выплачены – в колонке Выплачен отображается значок
• В исходном документе Отпуск средний заработок был отредактирован вручную – в этом случае перерасчет исходного документа не актуализирует размер среднего.
• За месяц регистрации исходного Отпуска уже ввели документ Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата – Бухучет).

В остальных случаях обработка предложит вариант Пересчитать.

Способ 2 - вручную, но массово для всех строк по кнопкам Указать «Исправить» и Указать «Пересчитать». Если в табличной части есть отпуска, которые не рекомендуется пересчитывать в исходном документе (например, отпускные уже выплачены) – для таких строк флажок Пересчитать автоматически не проставится. При необходимости нужно будет установить его вручную.

В обработке предусмотрен запрет на ручное установление способа Пересчитать, если за месяц расчета ввели Отражение зарплаты в бухучете.

Чтобы обойти запрет, потребуется закрыть обработку, распровести Отражение зарплаты и запустить обработку повторно.

Способ 3 - вручную отдельно для каждой сроки с помощью флажков Исправить и Пересчитать в табличной части.

Для Отпуска, в котором имеются ручные правки в расчете среднего, есть особенность - способ Пересчитать не сможет их отменить. Поэтому перед исправлением исходного документа важно определить, что нужно сделать с ручными правками:

• чтобы сохранить ручные правки – выбираем способ Пересчитать
• чтобы очистить ручные корректировки – выбираем способ Исправить

Шаг 6. Запускаем перерасчет отпускных

Отменить действие по пересчету исходных документов при помощи обработки не получится. Поэтому перед запуском обработки безопаснее сделать резервную копию информационной базы - Как сделать копию базы 1С 8.3

Запускаем перерасчет отпускных по кнопке Выполнить перерасчет / исправление. Перед началом обработка запросит подтверждение – ответим Да.

Пересчитывать и исправлять документы можно отдельными партиями поочередно, вручную отмечая флажками нужные строки. Обработанные строки можно удалить из табличной части вкладки Перерасчет клавишей Del. Пока данные для расчета среднего для документов из вкладки Перерасчет в информационной базе не изменились – запускать пересчет и исправление в одном сеансе работы с обработкой можно несколько раз.

Если после запуска обработки данные для расчета среднего для отобранных документов были изменены, например, другой пользователь отредактировал заработок или отработанное время – потребуется перезапустить обработку и перед исправлением повторить проверку среднего.

В обработку встроен контроль закрытия месяца. Обработка не запустит пересчет, если в блоке Данные нового документа-исправления указать месяц, для которого уже зарегистрировано Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата – Бухучет).

Чтобы обойти контроль закрытия месяца, можно временно распровести документ Отражение зарплаты в бухучете и запустить обработку повторно. После пересчета исходных Отпусков или регистрации исправлений документ Отражение зарплаты в бухучете потребуется перезаполнить.

Шаг 7. Проверяем результат перерасчета отпускных

Если по непонятной причине при пересчете или исправлении обработка не скорректировала документы, возможно требуется очистка кэша – Очистка кэш 1С 8.3. После этого можно закрыть обработку и запустить ее повторно.

После выполнения обработки для каждой строки табличной части будет заполнено новое значение среднего заработка, начислений и удержаний по документу. Заполнение остальных колонок будет зависеть от способа перерасчета отпускных:

• Для документов, где был применен способ Исправить – дополнительно будут заполнены реквизиты документа-исправления (ссылка на документ, месяц начисления, порядок и планируемая дата выплаты).

• Для документов со способом Пересчитать заполнятся только новые значения среднего заработка, начислений и удержаний по документу.

Разберем подробнее, как действуют механизмы перерасчета исходного документа и создания документа-исправления.

Перерасчет отпускных в исходном документе

При выборе способа Пересчитать обработка обновит расчет в исходном Отпуске без создания нового документа. Результат перерасчета будет аналогичным тому, как если бы пользователь в исходном Отпуске обновил расчет среднего по кнопке Пересчитать документ.

Если пересчитывается неутвержденный расчетчиком документ – в исходном документе будет автоматически проставлен флажок Расчет утвердил и указан пользователь, который запустил обработку.

Перерасчет отпускных через документ-исправление

Если указать способ Исправить, для выбранных отпусков обработка создаст документы-исправления. Алгоритм работы программы такой же, как если бы пользователь нажал кнопку Исправить в исходном документе Отпуск.

Реквизиты документа-исправления будут заполнены согласно разделу Данные нового документа-исправления.

Если по какой-то причине требуется создать исправление для неутвержденного документа – это тоже возможно. В этом случае будет создан документ-исправление, а исходный документ по-прежнему останется неутвержденным.

Права пользователей на работу с обработкой

Обработка будет доступна пользователю с полными правами, а также другим пользователям при наличии у них следующих прав:

• Права на работу с зарплатными данными в документах начислений. Такое право по умолчанию имеется у типовых профилей Расчетчик, Старший расчетчик, Кадровик-расчетчик.
• Права на добавление Отпусков, т.е. в списке документов Отпуск для пользователя должна быть доступна кнопка Создать. Такие права дает типовая роль Добавление и изменение Отпусков. По умолчанию роль подключена для профиля Кадровик-расчетчик.

Чтобы Расчетчику или Старшему расчетчику добавить возможность работать с обработкой, для них можно создать дополнительную Группу доступа с отдельным профилем. Для нового профиля потребуется подключить роль Добавление и изменение отпусков.

Подробнее о Профилях и Группах доступа смотрите в статье Настройка прав пользователей в ЗУП 3.1

См. также:

• Поддерживающий эфир ЗУП за июль — изменения и ответы на вопросы
• Расчет среднего заработка в ЗУП 3.1 от А до Я
• Исправления и перерасчеты в ЗУП 3.1 часть 1

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email