Проблемы с НДФЛ в ЗУП 3.1, если межрасчетные доходы выплачиваются до выплаты зарплаты за прошлый месяц

Сотруднику могут быть начислены и выплачены межрасчетные доходы (премии, больничные, отпускные и пр.) раньше, чем зарплата за предыдущий месяц. Разберем на примере отпускных какие проблемы могут возникнуть в учете НДФЛ в такой ситуации, а также способы их обхода.

Проблемы и варианты решения

У всех проблем, которые проявляются в описанной ситуации, один источник – при расчете зарплаты ЗУП 3.1 не умеет учитывать документы, зарегистрированные будущим месяцем. Например, при расчете зарплаты за июнь программа не видит доходы и НДФЛ сотрудника из документа Премия (Отпуск, Больничный лист и т.д), отраженного в следующем месяце – июле.

Чаще всего с такой ситуаций мы сталкиваемся при расчете отпускных. Ведь если сотрудник идет в отпуск в начале месяца, отпускные ему нужно перечислить заранее  – далеко не всегда получается дождаться выплаты зарплаты за прошлый месяц. Например, сотрудник идет в отпуск с 8 июля, отпускные ему нужно выплатить не позднее 4 июля. Если срок выплаты зарплаты за июнь 5 июля, то мы получаем нашу проблемную ситуацию. Отпускные начислены июлем и выплачены раньше, чем зарплата за июнь.

Когда рассчитываем НДФЛ с июньской зарплаты, нужно определить доход и налог сотрудника нарастающим итогом сначала года. Причем сумму дохода и налога нарастающим итогом нужно рассчитывать на дату выплаты зарплаты, т.е. на 5 июля. А это означает, что для корректного расчета НДФЛ (применяемые вычеты, сравнение доходов с пределом 5 млн руб.) нужно учитывать июльские отпускные, выплаченные 4 июля. Но программа не умеет этого делать! Это ограничение ЗУП 3.1 приводит к ряду проблем.

Проблема 1 – неправильно применяются вычеты

Проблема может проявиться по-разному, в зависимости от того, какие вычеты положены работнику:

• Если у сотрудника есть имущественный или социальный вычет, то неверно рассчитывается налогооблагаемая база. Если сумма положенного вычета превышает доход или равна ему, то вычет отражается в полной сумме дохода, а налоговая база не обнуляется до конца. Например, при зарплате 60 000 руб., отражается 60 000 руб. вычета, а налоговая база не нулевая – остается «хвост». Причем размер «хвоста» в точности равен сумме межрасчетного дохода, начисленного в следующем месяце и выплаченного до зарплаты за текущий месяц.

• Если у сотрудника есть стандартные вычеты, то они задваиваются. При выплате сначала отпускных, а затем зарплаты за прошлый месяц, вычет будет ошибочно предоставлен 2 раза: в документе Отпуск (Зарплата – Отпуска) и в Начислении зарплаты и взносов за месяц, предшествующий отпуску

Проблема 2 – неправильно определяется ставка НДФЛ для сотрудников с превышением доходов над 5 млн руб.

Если до выплаты зарплаты в следующем месяце начисляются и выплачиваются межрасчетные доходы, при расчете зарплаты ЗУП 3.1 не видит эти доходы будущего месяца. В результате программа не может корректно рассчитать общую сумму дохода сотрудника с начала года – доход будущего месяца не учитывается. И если именно в этот момент наступает превышение доходов над пределом 5 млн руб., ЗУП 3.1 не может это отследить. В результате при расчете зарплаты применяется ставка НДФЛ без учета превышения дохода 5 млн руб. – 13%, а не 15%.

Проблема 3 – ошибка в заполнении 6-НДФЛ для сотрудников с превышением доходов над 5 млн руб.

Исходная ситуация та же, что и для Проблемы 2, но ошибка проявляется уже не в расчете налога, а в заполнении отчетности. В этом случае ЗУП 3.1 неправильно распределяет доходы сотрудника между страницами раздела 2 6-НДФЛ. Это зарегистрированная ошибка – Ошибка 60016251. Как она проявляется:

• на странице Раздела 2 6-НДФЛ для ставки 13% сумма дохода может оказаться меньше 5 млн руб.
• а на страницы для ставки 15% сумма дохода, наоборот, будет завышена.

Для решения описанных проблем можно использовать следующие способы решения:

Способ 1. До выплаты зарплаты за прошлый месяц все межрасчетные доходы регистрировать предыдущим месяцем.

Это наиболее надежный вариант из трех, он позволяет решить все три проблемы. Минус метода – проводки и страховые взносы с межрасчетных доходов будут отражены месяцем раньше. Например, если сотрудник идет в отпуск в начале июля, отпускные будут отнесены в БУ к июню, взносы с таких отпускных тоже будут начислены июнем

Способ 2. Вручную скорректируем НДФЛ в документе начисление зарплаты и взносов.

Плюс этого варианта в том, что довольно простой и понятный. Неудобство – в ручной корректировке данных, это всегда рискованно делать. Также этот метод не решает проблему 3.

Способ 3. Временно изменить на предшествующий месяц для документа Отпуск и рассчитать НДФЛ за вторую половину месяца отдельно в дополнительном документе Начисление зарплаты и взносов.

Плюс метода – решает все 3 пролемы. Но этот вариант является наиболее трудоемким и включает в себя больше шагов, чем первые два.

Рассмотрим подробнее каждый из способов решения проблемы на примерах.

Способ 1. Регистрация отпуска предыдущим месяцем

Сотрудница Работкина Ж.Д. идет в отпуск с 08.07.2024, отпускные выплачены 04.07.2024. Зарплата за июнь начислена и выплачена на следующий день – 05.07.2024.

В Подробном анализе НДФЛ (Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам) видим, что у сотрудницы задвоился вычет.

Разберемся, как избавиться от ошибки задвоения вычета.

Для этого изменим месяц в документе Отпуск на июнь. Так как отпускные – это первый доход в месяце у сотрудницы, вычет применится в этом документе.

Начислим зарплату за июнь, видим, что налог рассчитан без вычета. Таким образом, у сотрудницы вычет больше не задваивается.

В этом случае проводки по начислению отпускных и страховые взносы с отпускных будут отнесены к предыдущему месяцу. Смущает не только сам факт отражения расходов в другом периоде, но и то, что взносы с отпускных придется заплатить на месяц раньше.

Способ 2. Ручная корректировка НДФЛ с зарплаты

В августе сотрудница Милова С.А. идет в отпуск, дата выплаты отпускных 02.08.2024. При начислении отпускных у сотрудницы появилось превышение доходов над 5 млн руб.

Далее сотруднице была начислена заработная плата за июль, которая будет выплачиваться после отпускных – 05.08.2024. Ожидаем, что расчет НДФЛ уже будет идти по ставке 15%, однако программа считает налог по ставке 13%.

Рассмотрим, как исправить ошибку.

Для решения проблемы откорректируем вручную сумму НДФЛ в Начислении зарплаты и взносов за июль.

Для того, чтобы узнать, какую сумму налога указать, сформируем технический документ Начисление зарплаты и взносов за август. В нем мы воспользуемся командой Пересчитать НДФЛ на вкладке НДФЛ, в результате появится сумма перерасчета по сотруднице. Документ не проводим, он нам нужен только для того, чтобы узнать сумму налога.

Способ 3. Расчет НДФЛ с зарплаты в отдельном документе

У сотрудника Яцкив А.Э при начислении зарплаты за май доход сотрудника на дату выплаты 10.06.2024 превысил 5 млн руб. НДФЛ был рассчитан по ставкам 13% и 15%.

Также сотрудник идет в отпуск в начале июня, дата выплаты отпускных 06.06.2024. НДФЛ с отпускных посчитан по ставке 15%.

При заполнении отчета 6-НДФЛ за полугодие некорректно заполнилась строка 120:

1. По ставке 13% должна попадать сумма 5 000 000 руб., а в отчет попадает 4 728 214,29 руб.
2. По ставке 15% заполняется «лишняя» сумма дохода – должна быть сумма 395 881,49 руб. (5 395 381,49 – 5 000 000), а попадает 667 667,20 руб. (= 360 500 + 307 167,20)

Разберемся, как можно обойти ошибку, чтобы доход по ставкам в 6-НДФЛ распределился правильно.

Фактически отпускные были выплачены раньше, чем зарплата – и превышение дохода над пределом 5 млн руб. проявилось именно на дату выплаты отпускных, а не зарплаты. Поэтому чтобы 6-НДФЛ заполнялся правильно, нужно дать понять программе, что превышение дохода произошло в документе Отпуск, в не в майском Начислении зарплаты и взносов.  Для этого выполним следующие шаги:

Шаг 1. Удаляем НДФЛ из документа Начисление зарплаты и взносов (строку НДФЛ с аванса оставляем).

Нам нужно чтобы программа увидела первым доход с отпускных, поэтому налог с зарплаты на дату выплаты 10 июня мы рассчитаем позднее – в другом документе Начисление зарплаты и взносов.

Шаг 2. Чтобы программа увидела доход по отпускным до расчета зарплаты за месяц, в Отпуске временно меняем месяц регистрации на Май. Сумма НДФЛ в документе поменяется, так как превышение дохода над 5 млн руб. произошло теперь в документе Отпуск.

Для проверки расчета НЛФЛ с отпускных, нам нужна сумма доходов сотрудника, начисленная и выплаченная с начала года до даты выплаты отпускных. Эта сумма составляет 4 728 214,29 руб.

Рассчитаем НДФЛ с отпускных с учетом превышения дохода.

1. Сумма отпускных, которая превысила предел 5 млн руб.:
   • 307 167,20 (отпускные) + 4 728 214,29 (доход с начала года) – 5 000 000 (предельная сумма дохода для ставки 13%) = 35 381,49 руб.
2. Налог с отпускных до превышения, по ставке 13%:
   • (307 167,20 <отпускные> — 35 381,49 <сумма превышения отпускных>) * 13% = 35 332 руб.
3. Налог с превышения, по ставке 15%:
   • 35 381,49 (сумма превышения отпускных) * 15% = 5 307 руб.

Шаг 3. Введем дополнительный документ Начисление зарплаты и взносов за май. На вкладке НДФЛ пересчитаем налог по сотруднику – рассчитается сумма налога за вторую половину месяца. Расчет будет выполнен с учетом того, что предел дохода 5 млн руб. был достигнут раньше, на этапе расчета отпускных. Весь налог с зарплаты за вторую половину мая рассчитается по ставке 15%.

Сумма дохода за вторую половину мая – 360 500 руб. уже была определена в основном документе Начисление зарплаты и взносов за май. Поэтому в дополнительном документе рассчитается только сумма НЛФЛ.

НДФЛ с зарплаты за вторую половину мая:

• 360 500 (зарплата за вторую половину мая) * 15% = 54 075 руб.

Пересчитывать сотрудника в первоначальном документе Начисление зарплаты и взносов нельзя — в этом случае ошибочно начислятся взносы с отпускных.

Шаг 4. В Отпуске возвращаем прежнее значение месяца регистрации – Июнь. При изменении месяца, налог не пересчитывается, наши корректировки не «слетят».

После выполнения всех корректировок общая сумма дохода по сотруднику не изменилась – 5 395 881,49 руб., в том числе:

• 5 000 000 руб. до превышения
• 395 881,49 руб. с превышения

Общая сумма НДФЛ по сотруднику не изменилась – 709 382 руб. – это означает, что корректировки проведены правильно, мы ничего не нарушили. Однако изменился документ, в котором был достигнут предел дохода 5 млн руб. и начался расчет НДФЛ по ставке 15% — теперь это документ Отпуск.

Проверить, как после всех корректировок заполнится 6-НДФЛ – для этого перезаполним отчет. Ошибки в стр. 120 Раздела 2 уйдут:

• По ставке 13% по сотруднику доходы отразились по коду 2000 сумма 4 728 214, 29 руб. и по коду 2012 – 271 785,71 руб. В сумме они дают 5 000 000 руб.
• По ставке 15% сумма дохода уменьшилась по коду 2012, теперь в отчете правильная сумма дохода – 395 881,49 руб.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email