Срок хранения счетов-фактур: как избежать претензий ФНС

Ошибки в определении периодов хранения учетных документов грозят серьезными штрафами со стороны налоговых органов, трудностям при прохождении проверок. В статье рассмотрим правила, определяющие сроки хранения счетов фактур, порекомендуем, на какие особенности стоит обратить внимание в первую очередь.

Законодательная база и общие требования

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура является налоговым документом, подтверждающим право покупателя на вычет сумм НДС. Обеспечение сохранности счетов-фактур является обязанностью налогоплательщика, поскольку эти документы могут понадобиться в будущем (например, при проведении камеральной проверки при возмещении НДС согласно ст. 176 НК РФ).

Счет-фактура не является первичным учетным документом в понимании Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон N 402-ФЗ), поскольку служит инструментом налогового контроля по НДС, а не средством документирования фактов хозяйственной жизни (ст. 169 НК РФ, ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Письмо Минфина от 20.01.2025 N 03-07-09/4132).

Требования к организации хранения налоговых документов прописаны в ряде нормативно-правовых актов (НПА), в том числе:

• Налоговый кодекс РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)
• Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС» (далее – Постановление N 1137)
• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (далее – Закон N 125-ФЗ)
• Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня… архивных документов… с указанием сроков их хранения» и Инструкция к нему, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237

Разобраться в применении требований законодательства в этой сфере помогают сами регуляторы: Минфин и ФНС выпускают официальные письма, где разъясняют сложные моменты, возникающие на практике.

Необходимость таких разъяснений продиктована правовой неопределенностью некоторых нормативных положений. Так, согласно общему правилу, установленному пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, налогоплательщики обязаны в течение 5-ти лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (это требование касается и налоговых агентов — пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Однако НК РФ не уточняет, с какого момента следует начинать отсчет этого срока. Рассмотрим эту проблему, руководствуясь положениями текущего законодательства.

Сколько нужно хранить счета-фактуры в организации или у ИП

Как было отмечено выше, ст. 23 НК РФ закрепляет период хранения налоговых документов в 5 лет, но не указывает порядок определения его начала. Письмом Минфина от 19.07.2017 N 03-07-11/45829 разъяснено, что срок их хранения отсчитывается не от даты составления счета-фактуры, а с момента окончания того налогового (отчетного) периода, когда он в последний раз использовался для начисления и уплаты НДС, подтверждения доходов и расходов, составления отчетности.

Поскольку налоговый период по НДС — квартал (ст. 163 НК РФ), некоторые налогоплательщики привязывают начало периода хранения счетов-фактур к дате его завершения. Однако такой подход будет противоречить действующему законодательству, и вот по какой причине:

1. согласно ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ исчисление сроков хранения архивных документов, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. В рассматриваемом случае, следуя логике Письма Минфина N 03-07-11/45829, под делопроизводством понимается последнее использование счета-фактуры
2. согласно ч. 1 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ сроки хранения архивных документов определяются специальными перечнями, утверждение которых закреплено за Росархивом (ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ)
3. приказом от 20.12.2019 N 236 Росархив утвердил Перечень архивных документов (далее – Перечень Росархива), где в статье N 317 указано, что счета-фактуры подлежат хранению в течение 5 лет
4. приказом от 20.12.2019 N 237 Росархив утвердил Инструкцию по применению этого Перечня (далее – Инструкция Росархива), пунктом 4.1 которой установлено, что сроки хранения архивных документов исчисляются в соответствии с нормами Закона N 125-ФЗ, то есть исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства

Таким образом, анализ действующего законодательства показывает, что рекомендации Письма Минфина от 19.07.2017 N 03-07-11/45829 необходимо применять лишь с учетом требований Закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», поскольку закон обладает более высоким приоритетом, чем ведомственные разъяснения. Аналогичный правовой подход разделяет и ФНС РФ (см. Письмо от 04.04.2022 N ЕА-3-26/3068@).

Порядок соблюдения указанных законодательных требований к хранению счетов-фактур можно проиллюстрировать следующим примером.

Предположим, что продавец выставил счет-фактуру по реализованному товару (работам, услугам) и отразил его в Книге продаж в 1-м квартале 2026 года (п. 3 ст. 169 НК РФ), а НДС перечислил в бюджет во 2-м квартале 2026 года (п. 1 ст. 174 НК РФ). С учетом перечисленных обстоятельств, срок хранения счета-фактуры у продавца начинает исчисляться с 01.01.2027 (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ).

Те же требования распространяются и на покупателя товара (работ, услуг): например, если он регистрирует полученный счет-фактуру в Книге покупок и заявляет вычет в 1-м квартале 2026 года, то срок его хранения начинает исчисляться с 01.01.2027 и завершится 31.12.2031.

Необходимо отметить, что для хранения регистров налогового учета по НДС (Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, Книги продаж и Книги покупок) Постановлением N 1137 установлен специальный срок: не менее 4 лет с даты последней записи в них (п. 13 раздела II приложения N 3, п. 22 раздела II приложения N 5, п. 24 раздела II приложения N 4). Однако и в этом случае п. 4. 1 Инструкции Росархива устанавливает исчисление срока их хранения с 1 января года, следующего за тем, в котором было закончено их ведение.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

В дополнение к общему пятилетнему сроку, установленному статьей 23, Налоговым кодексом предусмотрены случаи продления сроков хранения счетов-фактур при определенных обстоятельствах, например:

• перенос вычетов по НДС — возможен в пределах 3-хлетнего срока после принятия на учет приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1.1 ст. 172 НК РФ); в этом  случае максимальный срок хранения счетов-фактур составит 8 лет
• приобретение амортизируемого имущества — Письмом Минфина от 13.09.2023 N 03-03-06/1/87507 разъяснено, что документы (в том числе и счета-фактуры), подтверждающие расходы по приобретению объекта ОС, следует хранить в течение 5-ти лет с момента завершения амортизации по нему; однако в особых случаях (переоценка, определение амортизации, списание ОС и НМА) документы должны храниться в течение 5-ти лет после выбытия ОС и НМА (ст. 323 Перечня Росархива)
• восстановление сумм НДС по объектам ОС — может осуществляться налогоплательщиком на протяжении десятилетнего срока (ст. 171.1 НК РФ); в этом случае период хранения счетов-фактур составит до 15 лет
• перенос убытков на будущее — документация, обосновывающая размер убытка при его переносе на будущее, должна храниться в течение всего срока уменьшения налоговой базы (п. 4 ст. 283 НК РФ), а счета-фактуры по данным операциям — еще 5 лет после его окончания
• разрешение споров — при возникновении разногласий с налоговой службой, следует сохранять подтверждающие документы (см. перечень, рекомендуемый ФНС https://www.nalog.gov.ru/rn57/apply_fts/pretrial/7104686/ ) до окончания разбирательства и вступления в силу решения ИФНС (ст.ст. 138, 139, 139.1 НК РФ)

Поскольку в период проведения налогового контроля срок хранения документации продлевается до завершения всех процедур, налогоплательщикам важно обеспечить сохранность налоговых документов за рамками базовых 5-ти лет, с учетом особенностей своей деятельности. Во избежание рисков рекомендуется утвердить внутренний регламент, определяющий правила и сроки хранения счетов-фактур и регистров учета по НДС.

Особенности хранения электронных счетов-фактур

Статья 169 НК РФ допускает оформление и предъявление счетов-фактур как на бумаге, так и в электронном виде. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме утв. Приказом Минфина от 05.02.2021 N 14н (далее – Приказ N 14н). Согласно п. 10 Приказа N 14н, хранение документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, обеспечивается участниками электронного документооборота (ЭДО) в течение периодов, установленных архивным законодательством.

Электронные счета-фактуры (ЭСФ), подписанные в соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — это оригиналы документов, поэтому они хранятся в электронной форме без распечатки на бумажном носителе (Письмо Минфина от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, Письмо ФНС 19.07.2017 N СД-4-3/14079@).

Как упоминалось выше, пунктом 4.1 Инструкции Росархива установлено, что срок хранения счета-фактуры составляет 5 лет. Пунктом 4.2 этой же Инструкции указано, что продолжительность хранения документов не зависит от вида носителя (бумажный или электронный) и уровня его конфиденциальности. Таким образом, и для электронных счетов-фактур исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (последнего использования).

Следует отметить, что несмотря на отсутствие в законодательстве четкого определения «электронного архивного документа», ожидается, что Законопроект N 1173189-7, рассматриваемый в настоящее время Государственной Думой (https://sozd.duma.gov.ru/bill/1173189-7 ) устранит этот пробел и отрегулирует правила хранения цифровых данных.

Срок хранения товарных накладных и их связь со счетами-фактурами

Отгрузочные документы и счета-фактуры неразрывно связаны. Согласно ст. 29 Закона N 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ, Перечню Росархива (статьи 277, 518) базовый срок хранения товарных накладных составляет 5 лет, однако в некоторых случаях он может быть продлен.

Чтобы точно определить, сколько хранить накладные от поставщиков, нужно учитывать специфику формирования налоговой базы по расходам. Например, Минфин рекомендует начинать отсчет срока хранения документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, только после того, как объект будет полностью самортизирован (см. Письмо Минфина от 13.09.2023 N 03-03-06/1/87507).

Особенности хранения УПД в бумажном и/или электронном виде

В последние годы основным инструментом для оформления хозопераций становится УПД — универсальный передаточный документ. Он объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ (акт или накладную), позволяя подтвердить передачу имущества или оказание услуг одним документом вместо двух — при отсутствии налоговых рисков (см. Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@)

В отличие от счета-фактуры, УПД со статусом «1» полностью соответствует всем требованиям Закона N 402-ФЗ, предъявляемым к первичному учетному документу (см. Письма ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, от 05.03.2014 N ГД-4-3/3987@). Поэтому, чтобы не рисковать при проверке учета, хранение УПД должно осуществляться согласно стандартам бухгалтерского документооборота (см. ФСБУ 27/2021, утв. Приказом Минфина от 16.04.2021 N 62н).

При работе с УПД важно помнить, что хранению подлежат подлинники документов — бумажные или электронные. Причем ФСБУ 27/2021 устанавливает жесткую привязку к исходному формату: бумажные подлинники нельзя «для удобства» подменять электронными копиями — это запрещено (п.п. 23, 24 ФСБУ 27/2021).

Поскольку в файле электронного УПД содержится код электронной подписи, который нельзя перенести на бумагу, любая его распечатка теряет статус подлинника, а хранить надо именно оригинал (п. 23 ФСБУ 27/2021).

Что касается сроков хранения, то для любых УПД (бумажных или электронных) действует одинаковые нормы: и Закон N 402-ФЗ (п. 29) и Перечень Росархива (ст.ст. 277, 317) требуют хранить их минимум 5 лет после завершения отчетного года.

Как хранить счета-фактуры на предприятии

В соответствии с п. 10 Постановления N 1137, процедура хранения счетов-фактур должна отвечать следующим критериям:

• хронология: документы должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период (либо составления, если счет-фактура не будет направлен покупателю)
• тип носителя: допускается хранение как в бумажном, так и в электронном виде
• состав архива: хранению подлежат не только сами счета-фактуры, но и подтверждения оператора ЭДО, а также извещения покупателей о получении (для электронных документов)
• срок хранения*: должен составлять не менее 5 лет с момента последней записи в регистрах; срок хранения регистров (Журнала учета, Книги продаж, Книги покупок с доплистами к ним) – не менее 4-х лет с даты последней записи
• место хранения: документы хранятся по месту нахождения организации (или жительства ИП) в соответствии с данными налоговых документов

* указанные сроки должны быть приведены налогоплательщиком в соответствие с нормами Закона N 125-ФЗ.

Таким образом, законодательство предъявляет строгие требования к хранению налоговых документов по НДС, и несоблюдение этих требований может повлечь серьезные последствия.

Ответственность за нарушение срока хранения счетов фактур

Нарушение правил и сроков хранения счетов-фактур влечет за собой налоговую и административную ответственность. Ниже представлен перечень основных санкций:

1. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ)
   Отсутствие счетов-фактур или их неправомерное уничтожение до истечения срока хранения считается грубым нарушением:
   
   • штраф: от 10000 до 30000 руб. (если это не привело к занижению налоговой базы)
2. Непредставление документов по требованию налоговой (ст. 126 НК РФ)
   Если счета-фактуры были утеряны или уничтожены раньше срока и их не смогли представить при проверке:
   • штраф: 200 руб. за каждый непредставленный документ
     

     Во избежание ответственности по ст. 126 НК РФ, налогоплательщик, получивший запрос ИФНС о представлении документов и сведений, отсутствующих у него в связи с завершением периода хранения, обязан в срок, установленный ст. 93.1 НК РФ сообщить об этом (см. Письмо Минфина от 21.12.2020 N 03-02-08/111827) по форме, утв. Приказом ФНС от 21.02.2024 N СД-7-2/148@, с приложением акта об уничтожении документов.
     

3. Административный штраф для должностных лиц (ст. 15.11 КоАП РФ)
   За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов ответственность несут руководители, главные бухгалтеры или иные должностные лица (п. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ):
   • штраф: от 5000 до 10000 руб. (при повторном нарушении — до 20000 руб. или дисквалификация от года до двух)
4. Отказ в вычетах по НДС, предусмотренных ст.ст. 171, 172 НК РФ
   Отсутствие счетов-фактур за проверяемый период лишает налогоплательщика права на вычет:
   • последствия: доначисление НДС, пени и штраф 20% от суммы неуплаченного налога (ст.ст. 52, 75, 101, 122 НК РФ)

Приведенные меры ответственности наглядно подтверждают, что соблюдение установленных сроков хранения счетов-фактур является критически важным для минимизации налоговых рисков и успешного завершения проверок.

Кратко о том, как исчислять сроки хранения счетов-фактур, чтобы избежать претензий ФНС

• согласно п. 1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура является налоговым документом, поэтому срок его хранения устанавливается пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — в течение 5-ти лет
• на основании ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», исчисление сроков хранения архивных документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства; применительно к счетам-фактурам под этим понимается год их последнего использования (см. выше пример с конкретными датами)
• указанные сроки и правила их исчисления регулируются приказами Росархива за NN 236 и 237 от 20.12.2019
• сверх базового 5-летнего срока НК РФ предусматривает особые периоды хранения счетов-фактур, в том числе: при переносе вычетов по НДС (п. 1.1 ст. 172 НК РФ), при восстановлении сумм НДС по объектам ОС (ст. 171.1 НК РФ), в иных случаях
• поскольку в файле электронного счета-фактуры или УПД содержится код электронной подписи, который нельзя перенести на бумагу, любая его распечатка теряет статус подлинника, а хранить надо именно оригинал (п. 23 ФСБУ 27/2021, Письмо Минфина от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, Письмо ФНС 19.07.2017 N СД-4-3/14079@)

См. также:

• Счет-фактура — назначение, правила, сроки оформления
• Сроки выставления счет-фактуры: какие существуют, от чего зависят, что учесть в особых случаях
• Счет-фактура на аванс

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email