Как подключить ЭДО для ИП бесплатно

В современном мире, где скорость и эффективность являются ключевыми факторами успеха любого бизнеса, электронный документооборот (ЭДО) становится не просто удобным инструментом, а насущной необходимостью. Разберемся, что же такое электронный документооборот для ИП, его необходимость и преимущества, а также возможности бесплатного использования ЭДО.

ЭДО для ИП — честный обзор полезных сервисов

Что такое ЭДО и для чего он нужен ИП

ЭДО представляет собой систему обмена документами в электронном виде между организациями и ИП, а также для их взаимодействия с государственными органами. Для использования системы документооборота необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) и подключиться к сервису ЭДО. Электронная подпись, полученная в ФНС подходит для подключения ЭДО.

Использование электронного документооборота облегчает взаимодействие с контрагентами, ускоряя процесс обмена документами и избавляя от «бумажной волокиты». Документы отправляются и приходят на подпись через сервис ЭДО и, там же хранятся, в том числе у оператора ЭДО. Документ, подписанный КЭП имеет юридическую значимость, сопоставимую с документом, заверенным собственноручной подписью и печатью.

Преимущества использования ЭДО очевидны и значительны.

Рис. 1.

Но зачастую возникает вопрос: «Так ли необходим электронный документооборот для ИП или самозанятых?» Ответим сразу и не задумываясь — «Да».

Ведь в любой деятельности приходится иметь дело с документами, и даже в том случае если ИП не отправляет документы контрагентам, с помощью ЭДО он может принимать документы на подпись, причем совершенно бесплатно. Тоже самое касается и самозанятых – оказывая услуги компаниям или ИП они могут получать на подпись акты на оплату своих услуг, используя электронный документооборот.

Обзор сервисов ЭДО — интерфейс понятный любому пользователю

Операторы ЭДО выступают связующим звеном между организациями и предлагают широкий спектр услуг, включая интеграцию с другими информационными системами, а также различные тарифные планы и функциональные возможности.

Операторы ЭДО в своих продуктах предоставляют пользователям удобный и интуитивно понятный интерфейс. Примером может служить личный кабинет ЭДО от IT-компании «Эвотор», где слева отражено меню, с помощью которого пользователь может загрузить или создать документ непосредственно в сервисе, а затем отправить его контрагенту.

Выделены «стандартные» разделы:

• «Входящие»
• «Исходящие»
• «Черновики»

В основном окне отражаются данные раздела «Входящие».

Рис. 2. Главная страница сервиса ЭДО от Платформа ЭДО.

Более расширенным меню обладает сервис ЭДО от Контур Диадок, который помимо  стандартных пунктов «Входящие» и «Исходящие» предоставляет пользователям удобную панель навигации с возможностью установки фильтров и работой с кнопками команды.

Рис. 3. Главная страница сервиса ЭДО от Контур-Диадок.

Сервис электронного документооборота СБИС (Saby) также предоставляет компания  Тензор. Кроме документооборота, в одном ЛК можно дополнительно подключить и множество других «плюшек». Кроме раздела «Документы», личный кабинет СБИС  имеет более расширенное меню.

Рис. 4. Главная страница сервиса ЭДО от СБИС (Тензор).

В настоящее время на рынке услуг электронного документооборота присутствует множество других операторов. Их продукты ЭДО отличаются интерфейсом ЛК и тарифами за использование сервиса отправки документов.

Отправив заявку оператору и подключившись к сервису ЭДО бесплатно, можно оценить функциональность системы и понять, насколько он вам подходит.

Как ИП подключить ЭДО

Одним из самых распространенных способов бесплатного подключения к ЭДО является использование бесплатных тарифов, предлагаемых операторами ЭДО. Как правило, эти тарифы ограничены определенным количеством отправляемых и получаемых документов в месяц. Это может быть вполне достаточно для небольших компаний или индивидуальных предпринимателей с небольшим документооборотом.

Например, ЭДО от 1С предлагает такой вариант, где отправка 5-ти комплектов документов в месяц бесплатно, причем в комплект включается до 3-х документов. При действующей подписке ИТС пользователь бесплатно может отправить до 100 комплектов документов. При этом входящие документы — бесплатны.

Рис. 5.

Используя программу 1С, ИП может подключить ЭДО самостоятельно через раздел Администрирование — Обмен электронными документами — блок Обмен с контрагентами.

Рис. 6. Подключение сервиса 1С-ЭДО.

После подключения и настройки сервиса ЭДО в 1С остается только направить или принять приглашение к обмену с контрагентом, для чего необходимо указать его идентификатор ЭДО. После этого можно приступать к отправке или получению документов.  Если идентификатор контрагента неизвестен, то отправить запрос можно, указав его электронное почту или используемого оператора ЭДО.

Рис. 7. Отправка приглашения контрагенту в сервисе 1С-ЭДО.

Подробнее об ЭДО в 1С читайте в статье — Как пользоваться ЭДО в 1С 8.3 — отправка и получение документов.

Еще один из вариантов использования электронного документооборота — подключить сервис ЭДО, который интегрирован с банковскими сервисами. Многие банки предлагают своим клиентам возможность бесплатной отправки и получения электронных документов через свои системы. Это позволяет упростить процесс обмена документами.

Пример — Сбер Документооборот. Для использования сервиса необходимо загрузить файл сертификата электронной подписи. В стандартный (базовый) набор входит документооборот с банком и получение входящих документов от контрагентов.

Рис. 8. Главная страница сервиса ЭДО от Сбер Документооборот.

Чтобы обмениваться документами с контрагентами и отправлять отчетность, нужно подключить Базовый тариф в Документообороте (согласно тарифу) либо сменить подписку по расчетному счету, на включающую эти услуги. Имеется бесплатная подписка СберБизнес Прайм, куда данная услуга включена.

Рис.9. Подключение ЭДО в сервисе Сбер Документооборот.

Аналогичные услуги по документообороту имеются и у других банков.

Когда ЭДО обязателен для ИП

Государство последовательно разрабатывает новые форматы документов ЭДО для стимулирования перехода бизнеса на электронный документооборот. Это касается как взаимодействия с государственными органами по сдаче налоговой отчетности и статистики», так и обмена документами с бизнес-партнерами. Имеется ряд сфер, где использование ЭДО обязательно — госзакупки, маркировка и т.п.

Внедрение обязательной маркировки товаров, электронных сопроводительных документов, расширение возможностей использования электронной подписи – все это шаги в направлении полного перехода на ЭДО.

Кратко об ЭДО для ИП

Как видите, ЭДО быстрыми шагами внедряется в нашу жизнь. Подключение ИП к ЭДО не вызывает трудностей и этот шаг позволит оптимизировать документооборот, сократить издержки и повысить эффективность бизнеса в целом.

Используйте все преимущества ЭДО:

• мгновенный обмен документами, с отслеживанием их статуса
• высокая степень конфиденциальности и безопасности

Скажите: «Нет!» распечаткам и складированию доков по папкам и коробкам в пыльных архивах. Скажите ЭДО: «Да!»

См. также:

• Как узнать систему налогообложения ИП
• Заявление на регистрацию ИП
• Как с самозанятого перейти на ИП

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email