Отзыв из отпуска: как оформить без ошибок, вернуть переплату отпускных, образцы документов

Единственный законный способ прервать отпуск работника — оформить отзыв. Кого можно отзывать из отпуска, какие условия необходимо соблюсти, чтобы избежать штрафов при проверках ГИТ и судебных споров —  разберемся в этих вопросах с учетом изменений 2026 года. Скачайте образцы необходимых документов.

Что такое отзыв из отпуска, нормативное регулирование

Отзыв из отпуска —  это досрочное прекращение ежегодного оплачиваемого отдыха по инициативе работодателя. 

Правовое регулирование отзыва содержится в ст. 125 ТК РФ. Норма применяется исключительно к ежегодным оплачиваемым отпускам — основным и дополнительным. 

В ст. 125 ТК РФ говорится, что отзыв из отпуска работника возможен только с его согласия (за некоторыми исключениями). Часть отдыха, неиспользованная из‑за отзыва, предоставляется работнику по его усмотрению в любое удобное для него время в текущем или следующем рабочем году. 

Ст. 125 ТК РФ — общая для всех. Детально регулируют отзыв из отпуска работников разной профессиональной направленности отдельные федеральные законы и нормативные акты (некоторые привели в таблице):

Работник может быть отозван исключительно из очередного отпуска. Возможность отзыва из отпусков других видов, кроме ежегодного оплачиваемого, Трудовым кодексом не предусмотрена.

Работодатель не вправе отзывать работника:

• из учебного отпуска Письмо Роструда от 06.04.2026 N 14-6/ООГ-1380
• отпуска по беременности и родам Письмо Роструда от 24.05.2013 N 1755-ТЗ
• отпуска без сохранения заработной платы — работник может по своему желанию в любой момент прервать отпуск и выйти на работу Письмо ГИТ в г. Москве от 28.03.2024 N ПГ/04883/10-10318-ОБ/18-1277. Работодатель не вправе отказать сотруднику в досрочном выходе из отпуска «за свой счет» Определение Первого КСОЮ от 12.04.2022 N 88-10087/2022 по делу N 2-1670/2021
• других видов отпусков  

— это будет административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП.

Отзыв из отпуска и отмена отпуска: в чем разница 

Отзыв из отпуска — это досрочное прекращение уже начавшегося ежегодного оплачиваемого отпуска ст. 125 ТК РФ. Если отпуск не только оформлен, но уже наступила дата его начала, «отменить» его нельзя — можно только оформить отзыв.

Отмена, или перенос отпуска, ст. 124 ТК РФ применяется до его начала: работодатель может изменить график с согласия работника и только в исключительных случаях, если уход сотрудника в отпуск по графику отпусков может навредить нормальной работе компании. 

Узнайте больше:

• Как в ЗУП 3.1 перенести часть не отгулянного отпуска на будущие даты? 
• Отмена отпуска до его начала в ЗУП 3.1

В каких ситуациях допускается отзыв из отпуска

Законодательство не устанавливает перечень оснований для отзыва из отпуска. 

На практике основанием могут быть:

• авария или угроза ее возникновения
• необходимость срочного устранения последствий чрезвычайного происшествия
• отсутствие другого специалиста, обладающего необходимой квалификацией
• срыв технологического процесса
• необходимость участия работника в инвентаризации, проверке или приемке объекта
• внеплановые проверки контролирующих органов
• угроза существенного имущественного ущерба работодателю
• иные производственные обстоятельства (производственная необходимость)

Конкретную причину отзыва лучше зафиксировать документально (в служебной записке, приказе), чтобы подтвердить деловую обоснованность решения и исключить признаки давления или злоупотребления правом.

Условия отзыва из отпуска

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, необходимо соблюсти ряд обязательных условий. Несоблюдение хотя бы одного из них расценивается как нарушение по ст. 5.27 КоАП. 

Работник согласен выйти на работу

Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника ч. 2 ст. 125 ТК РФ. Хотя в законе прямо не сказано, что согласие должно быть письменным, на практике устная договоренность с руководителем, согласие по телефону, в мессенджере не обеспечивают работодателю надежного подтверждения законности процедуры.

Согласие можно оформить:

• отдельным заявлением работника
• отметкой на уведомлении работодателя 
• резолюцией на служебной записке
• электронным документом в системе кадрового электронного документооборота (ЭДО)

Как пользоваться ЭДО в 1С 8.3: отправка и получение документов

Из документа должно быть понятно:

• кто согласился на отзыв (Ф.И.О., должность)
• с какой даты по какую человек выходит на работу

Желательно не ограничиваться подписью «ознакомлен». Такая отметка подтверждает получение документа, но не всегда означает согласие на отзыв. Безопаснее использовать формулировку: «С отзывом из ежегодного оплачиваемого отпуска согласен».

Сотрудник не относится к категориям, для которых запрещен отзыв из отпуска 

Не отзывайте сотрудника из отпуска, если он относится к категориям работников, для которых отзыв запрещен. 

Даже при наличии письменного согласия не допускается отзыв из отпуска ст. 125 ТК РФ:

• несовершеннолетних (до 18 лет)
• беременных 
• занятых на работах с вредными, опасными условиями труда

Работодатель не должен запрашивать у беременной женщины медицинские сведения для оформления отзыва. Но если работодателю известно о беременности (женщина подала письменное заявление и приложила медицинскую справку на фирменном бланке медучреждения), отзыв невозможен.

С 1 сентября 2026 года в ТК РФ вводится исключение из запрета на отзыв из отпуска работников производств с вредными и опасными условиями труда Федеральный закон от 25.05.2026 г. N 144-ФЗ. До этой даты таких работников отзывать из отпуска было запрещено. Теперь это возможно для предотвращения катастроф, аварий и устранения их последствий, при необходимости участия конкретного работника с учетом его трудовой функции. Часы работы необходимо оплачивать не менее чем в двойном размере.

За работником сохраняется возможность использовать не менее 14 календарных дней отпуска подряд

Ч.1 ст. 125 ТК РФ устанавливает правило: хотя бы одна из частей ежегодного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Минтруд указал, что отзыв из отпуска возможен с обязательным соблюдением этого требования Письмо Минтруда от 03.10.2019 N 14-2/ООГ-7286:

Например, сотруднику предоставлено 28 календарных дней отпуска. До отзыва он использовал 10 дней, а после отзыва планируется предоставить еще 4 дня. В результате работник не получает 14 календарных дней отдыха подряд. Такая схема может быть признана нарушающей требования о минимальной непрерывной части отпуска (административная ответственность по ст. 5.27 КоАП. 

Можно ли отзывать из 14-дневного отпуска? Да, если это первая часть ежегодного отпуска, и у сотрудника остается возможность использовать в будущем 14 дней непрерывно. Либо если в текущем рабочем году он уже использовал одну непрерывную 14-дневную часть отдыха.

Если работник в текущем рабочем году дважды брал отпуск по 1 неделе и теперь использует оставшиеся 14 дней, отзыв невозможен (даже при письменном согласии).

Отказ работника прервать отпуск — не дисциплинарный проступок

Отказ выйти на работу до окончания отпуска не является нарушением трудовой дисциплины п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 N 2.

Нельзя уволить за прогул работника, который не вышел по требованию работодателя из отпуска, даже в том случае, если он прежде дал согласие и подписал приказ об отзыве из отпуска. 

В случае судебного спора суд признает увольнение незаконным, восстановит сотрудника, обяжет работодателя выплатить средний заработок за время вынужденного прогула ст. 394 ТК РФ и компенсацию морального вреда ст. 237 ТК РФ апелляционное определение Московского городского суда от 16.09.2013 по делу N 11-26575/2013.

Даже если работник дал согласие и подписал приказ о вызове из отпуска, но не вышел на работу, это не прогул. В случае наложения дисциплинарного взыскания оно может быть обжаловано.

Когда предоставлять работнику оставшийся отпуск

Неиспользованную часть отпуска предоставьте в удобные для работника даты ч. 2 ст. 125 ТК РФ:

• в течение текущего рабочего года

или

• в следующем рабочем году (неотгулянные дни присоединяются к отпуску за следующий год)

Работодатель не вправе сам назначить даты оставшегося отпуска. Выбор за сотрудником.

Рабочий год исчисляется с даты начала работы сотрудника. Если трудовой договор заключен 3 сентября 2025 года, первый рабочий год заканчивается 2 сентября 2026 года. 

В какие дни работник желает «догулять» отпуск, можно сразу указать в согласии на отзыв, приказе. Если человек не определился, в приказе лучше написать о праве сотрудника выбрать дни отдыха. 

Обратите внимание: сотрудник может не выйти на работу в любой день без согласия работодателя, если напишет заявление. Дожидаться согласия и приказа он не обязан. В пп. «д» п. 39 Постановления Пленума Верховного суда N 2 от 17.03. 2004 г. говорится, что не является прогулом использование работником дней отдыха в случае, если работодатель в нарушение предусмотренной законом обязанности отказался их предоставить. 

• Как в ЗУП 3.1 перенести часть не отгулянного отпуска на будущие даты?
• Ошибка ЗУП 3.1 – при исправлении отпуска меняется рабочий год

Отзыв из отпуска: как оформить

Единого законодательно утвержденного порядка и унифицированных форм документов для отзыва из отпуска нет. ТК РФ устанавливает только обязательные условия, а конкретный алгоритм и набор документов работодатель формирует самостоятельно.

Приведем пример, как отозвать сотрудника из отпуска, пошаговый алгоритм:

Шаг 1. Зафиксируйте производственную причину

Руководитель отдела оформляет служебную записку на имя директора. В ней указываются:

• сведения о работнике, период его отпуска
• обстоятельства, требующие досрочного выхода
• дата предполагаемого выхода, продолжительность работы
• последствия отсутствия сотрудника, причины невозможности заменить его другим работником

Служебная записка подтверждает внутреннюю причину (производственную необходимость) вызова сотрудника из отпуска.

Скачать Образец служебной записки об отзыве из отпуска по производственной необходимости

Шаг 2. Получите согласие работника

Согласие можно оформить: заявлением работника, отметкой на уведомлении работодателя или иным документом (например, служебной запиской с резолюцией). Закон не устанавливает единой формы и порядка, как оформить согласие на отзыв из отпуска, поэтому компании свободны в выборе.

Пример письменного согласия работника.

Скачать Заявление о согласии на отзыв из отпуска

Пример уведомления об отзыве из отпуска (с согласием работника).

Скачать Уведомление об отзыве из отпуска с согласием

Уведомление можно вручить лично, направить курьером, по почте или через ЭДО.

ЭДО в 1С 8.3 Бухгалтерия — подключение, настройка, отправка приглашений

Согласие на отзыв из отпуска должно быть получено до издания приказа об отзыве. Совмещать приказ с согласием в одном документе не рекомендуется и рискованно с точки зрения соблюдения ч. 2 ст. 125 ТК РФ.

ч. 2 ст. 125 ТК РФ прямо говорит, что отзыв работника из отпуска допускается только с письменного согласия работника. Это означает, что к моменту издания приказа у работодателя уже должно быть это согласие. При проверке ГИТ или в случае трудового спора такой подход может быть признан нарушением.

Шаг 3. Издайте приказ

Приказ составляется в произвольной форме по правилам компании. 

Пример приказа об отзыве из отпуска.

Скачать Образец приказа об отзыве из отпуска

Работника ознакомьте с приказом под подпись. Если документооборот в электронной форме, используется квалифицированная электронная подпись по правилам КЭДО.

Общие возможности КЭДО в 1С:Кабинет

Шаг 4. Внесите изменения в табель учета рабочего времени

До даты выхода дни отпуска обозначают кодом «ОТ» или «09». С даты фактического выхода —  «Я» или «01».

Если сотрудник вышел в выходной или нерабочий праздничный день, применяются соответствующие обозначения работы в такие дни: «РВ» или «03»

Табель учета рабочего времени в ЗУП 3.1

Шаг 5. Скорректируйте график отпусков

В графике отпусков отражаются:

• количество фактически использованных дней отпуска
• количество оставшихся дней отпуска
• реквизиты приказа об отзыве
• новые даты предоставления отдыха вместо отработанных дней (если они неизвестны, можно указать «по согласованию с работником» или временно оставить дату незаполненной)

В форме Т-7 сведения вносят в графы 8–10. Если организация использует свою форму, оформите изменения по правилам локального документооборота.

Как сделать График отпусков в 1С?

Отзыв из отпуска по просьбе работника

Работник не может «отозвать себя» из ежегодного оплачиваемого отпуска в одностороннем порядке. Работодатель при желании может пойти навстречу и оформить отзыв, но не обязан это делать.

Обратите внимание: новые даты неиспользованных дней отпуска выбирает работник. В уведомлении (заявлении) о согласии на отзыв из отпуска он может указать период нового отпуска, который вам подходит, но позже он может передумать. Если вас это не устраивает — не оформляйте отзыв.

Самостоятельный выход из отпуска без оформления отзыва можно не оплачивать Определение СК по гражданским делам Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 5.10.2023 г. по делу N 8Г-22442/2023[88-23330/2023]. 

Как рассчитать отпускные и удержать переплату при отзыве из отпуска

Отпускные выплачиваются заранее — не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска  ч. 9 ст. 136 ТК РФ. За дни отпуска, которые сотрудник отработал, начисляется заработная плата. Получается переплата: одни и те же дни оплачиваются отпускными и зарплатой.

Как удержать переплату при отзыве из отпуска

Важно учесть два момента:

• Выплаченные отпускные при отзыве нельзя удержать из зарплаты — только зачесть в счет будущих отпусков Письмо Минтруда от 27.02.2025 N14-6/ООГ-977
• Необходимо согласие работника на удержание Определение Седьмого КСОЮ от 20.05.2025 N88-7220/2025
• Работник добровольно может внести переплату в кассу или перечислить на банковский счет

Устные договоренности о возврате переплаты — нулевая доказательная сила в суде. Оформите согласие на зачет или возврат в кассу письменно —  отдельным документом или в составе уведомления (заявления) об отзыве.

Скачать Заявление о согласии на отзыв из отпуска и удержание переплаты отпускных

Как быть, если сотрудник не дал согласие на возврат переплаты отпускных

У работодателя нет законного способа удержать деньги принудительно, без согласия. Также нельзя отправлять сотрудника догуливать дни отпуска за свой счет (без сохранения зарплаты).

При взыскании через суд переплата отпускных, как правило, не признается неосновательным обогащением — по ст. 1109 ГК РФ зарплата и приравненные к ней выплаты не возвращаются при отсутствии недобросовестности работника. Поэтому лучше оставить переплату сотруднику и зафиксировать задолженность на счете 73. 

Перерасчет отпускных

Если после отзыва работник сразу в том же месяце идет в отпуск, расчетный период (12 месяцев, предшествующих первоначальной дате начала отпуска) останется прежним, сумма отпускных не изменится и перерасчет не нужен.

При предоставлении отпуска в новый срок и в другом месяцеА отпускные рассчитываются заново исходя из нового расчетного периода и количества дней отпуска ст. 139 ТК РФ.

Если сотрудник дал согласие на зачет, новые отпускные выплатите за вычетом переплаты.

Узнайте подробно, как оформить отзыв из отпуска в 1С и сделать перерасчет отпускных —  в практических материалах:

• Отзыв из отпуска в ЗУП 3.1
• Отзыв из отпуска и перерасчет отпускных в ЗУП 3.1
• Регистрация отпуска, начисление и выплата отпускных в ЗУП 3.1

Кратко об отзыве из отпуска

• Если работника необходимо вызвать из ежегодного оплачиваемого отпуска на работу, единственный юридически верный способ —  оформить отзыв ст. 125 ТК РФ
• Нельзя отзывать из учебного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты и других видов отпусков, кроме ежегодного оплачиваемого —  даже при согласии работника
• Единого порядка оформления отзыва нет, но важно соблюсти несколько условий: письменное согласие работника, соблюдение запрета на отзыв для беременных, несовершеннолетних и «вредников», условие о неделимости отдыха 14 дней
• С 1 сентября 2026 года «вредников» разрешили отзывать в исключительных случаях (катастрофа, авария, ликвидация их последствий) — с оплатой не менее чем в двойном размере Федеральный закон от 25.05.2026 N 144-ФЗ
• Отказ сотрудника выйти на работу из отпуска не является нарушением трудовой дисциплины п. 37 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 N2
• Излишне выплаченные отпускные при отзыве нельзя удержать из зарплаты — только зачесть в счет будущих отпусков и только с согласия работника Письмо Минтруда от 27.02.2025 N14-6/ООГ-977, Определение Седьмого КСОЮ от 20.05.2025 N88-7220/2025
• Отзыв должен оформляться последовательно: письменное уведомление (заявление) с согласием сотрудника на отзыв, приказ, корректировка табеля учета рабочего времени и графика отпусков
• Ответственность за нарушения при отзыве работника из ежегодного отпуска:
  • по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — за отзыв работника вопреки установленному запрету (например, если отзовете беременную)
  • материальная ответственность по ст. 237 ТК РФ в виде компенсации морального вреда — например, за отзыв работника из ежегодного отпуска вопреки его желанию

См.также:

•