Персонифицированные сведения КНД 1151162: кто сдает, в какие сроки, образец заполнения

Персонифицированные сведения о физических лицах (КНД 1151162) — форма отчетности, которая заменила СЗВ-М с 2023 года. Рассмотрим, кто и в какой срок сдает этот отчет, его структуру и содержание.

Отчет «Персонифицированные сведения» — образец заполнения формы

Персонифицированные сведения (КНД 1151162) нужны для сведений о сотруднике, его трудовой деятельности, сумме выплат и иных вознаграждений.

Структура, назначение и сведения отчета

Бланк отчета «Персонифицированные сведения о физлицах» утвержден Приказом ФНС от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@.

В разделе 3.1 документа есть бланк персонифицированных сведений о физлицах. В нем указывают данные о лицах, которым сделали выплаты по трудовым договорам и договорам ГПХ:

Раздел 3.2 подразделяется на пункты 3.2.1 и 3.2.2. В них отражают сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физлица, а также сведения об исчисленных страховых взносах и базе для их расчета на ОПС по дополнительному тарифу:

Скачайте форму отчета «Персонифицированные сведения о физлицах» в формате PDF.

Кто и когда подает КНД 1151162

Отчет подают субъекты, которые начисляют и выплачивают доходы физлицам. В эту категорию входят налогоплательщики, которые выступают работодателями и заказчиками по договорам ГПХ и платят страховые взносы с таких выплат.

В персонифицированные сведения (отчет по форме КНД 1151162) включаются:

• Сотрудники в штате компании. В отчет вносят всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе тех, кто находится в отпуске без сохранения заработной платы или на больничном
• Уволенные в текущем периоде. В форму включают бывших сотрудников, если в отчетном периоде им начисляли выплаты, облагаемые страховыми взносами, например премии или пособия по временной нетрудоспособности
• Подрядчики по договорам ГПХ, авторским и лицензионным договорам
• Самозанятые при отсутствии чека. Если к сроку сдачи отчета нет чека, который подтверждает доход НПД, эти суммы считают доходом по договору ГПХ. Такое физлицо включают в персонифицированные сведения. Если чек представят позже, можно внести корректировку
• Директор-учредитель. Даже если руководитель — единственный учредитель и не получает денежное вознаграждение, он сохраняет статус застрахованного лица. Поэтому его данные включают в отчет
• Мобилизованные сотрудники. С ними договор не прекращают, а временно приостанавливают. Они остаются застрахованными лицами, а отчет по ним подают в общем порядке
• Иностранцы. Персонифицированные сведения подают на иностранцев, если с ними заключили трудовой договор или договор ГПХ и с выплат по нему платят страховые взносы. Условие: иностранец застрахован в российской системе обязательного страхования

Отчет сдают ежемесячно — не позднее 25 числа каждого месяца, следующего за истекшим (п. 7 ст. 431 НК РФ).

НК РФ Статья 431. Порядок исчисления и уплаты страховых взносов, уплачиваемых плательщиками, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам

7. Плательщики, указанные в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса (за исключением физических лиц, производящих выплаты, указанные в подпункте 3 пункта 3 статьи 422 настоящего Кодекса), в том числе являющиеся налогоплательщиками, отнесенными к категории крупнейших, представляют по форме, формату и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, в налоговый орган по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений организации, которым организацией открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, по месту жительства физического лица, производящего выплаты и иные вознаграждения физическим лицам:

расчет по страховым взносам — не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом;

персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц, — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

Сроки сдачи персонифицированных сведений (КНД 1151162)

Так как данные за последний месяц отчетного периода в этом отчете совпадают с РСВ, персонифицированные сведения за март, июнь, сентябрь и декабрь можно не сдавать. Это допустимо, если организация или ИП вовремя сдали РСВ по итогам I квартала, полугодия, 9 месяцев и года (Письмо ФНС от 28.03.2023 N БС-4-11/3700@).

Посмотреть сроки сдачи отчета в 1С можно в разделе Отчеты — Календарь отчетности:

Сдает ли персонифицированные сведения обособленное подразделение? Да, если у него есть собственный расчетный счет, и оно начисляет вознаграждения физлицам. В этом случае отчет подают в ИФНС по месту учета подразделения (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Если у подразделения нет расчетного счета, и оно не платит зарплату, сведения подает головная организация по месту регистрации. В одном отчете она отражает данные и по своим работникам, и по сотрудникам обособленного подразделения.

Персонифицированные сведения – образец заполнения в 1С: где создать и как заполнить

Рассмотрим образец заполнения формы 1151162 в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Персонифицированные сведения в 1С можно заполнить несколькими способами.

Первый вариант. Через раздел Главное — Задачи организации:

В списке задач отразится напоминание об отчете при приближении срока сдачи:

При переходе по гиперссылке напоминания программа обновит данные и предложит сформировать отчет — кнопка Сформировать отчет:

Второй вариант. Сформировать отчет самостоятельно в разделе Отчеты — блок 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты, нажать кнопку Создать:

В открывшемся окне найдите и выберите отчет по форме КНД 1151162. Если отчет не добавлен в избранное, на вкладке Все его можно найти в общем списке отчетов. Для удобства используйте строку поиска — введите первые буквы названия отчета или его код.

Если включен отбор По получателям, отчет ищите в папке ФНС:

Шаг 1. Создайте отчет любым из описанных выше способов. Если создаете отчет вручную, укажите период сдачи и нажмите Создать.

Обратите внимание, что в форме создания отчета есть подсказки:

• Срок сдачи
• Кто сдает отчет
• Редакция формы:

Шаг 2. Заполните отчет, нажав одноименную кнопку Заполнить.

Отчет состоит из двух блоков:

• Титульный лист (1) — данные заполняются автоматически по информации, внесенной в карточку организации, в нашем примере — ООО «Березовые шишки»
• Сведения (2) — поименованы сотрудники, включенные в отчет в указанном периоде:

• На титульном листе автоматически ставится «Номер корректировки» — «0». Если налогоплательщик подает корректирующие сведения, он указывает порядковый номер изменений
• По указанному периоду сдачи заполняют код периода в нужном поле. В нашем примере это «06» — отчет за июнь, шестой месяц, «Календарный год» — «2026»
• Код налогового органа заполняют по данным регистрации в налоговой, которые указаны в реквизитах организации, в подразделе «Регистрации в налоговых органах»
• По строке «По месту нахождения (учета) (код)» автоматически заполнился код. В нашем примере это «214» — «По месту нахождения российской организации»:

Отчет подают:

• компании — по месту фактического нахождения, а также по месту нахождения обособленных подразделений, если у них есть собственные банковские счета и они сами выплачивают доходы физлицам
• ИП — по месту регистрации, то есть по месту жительства

Так и определяют код на титульном листе формы.

Данные второго раздела «Сведения» заполняют по карточке сотрудника — по его индивидуальным данным:

• строка 020 — ИНН
• строка 030 — СНИЛС
• строки 040-060 — Ф. И. О. физлица из соответствующих полей карточки

В строке 070 автоматически заполнится сумма выплат и иных вознаграждений за период сдачи отчета. Ниже справочно показана общая сумма выплат с начала текущего года. В нашем примере по сотруднику Складов А. С. сумма выплат за июнь составила 130 000 руб., а с начала года — 307 500 руб. Аналогично отчет заполняют по всем сотрудникам, которым в указанном периоде начисляли выплаты, облагаемые страховыми взносами:

Шаг 3. Выделите ячейку отчета — строку 070, нажмите кнопку Расшифровать.

Откроется детализация суммы в выделенной ячейке. В ней видно, каким документом-регистратором зафиксирована сумма в строке 070:

Данные о зарплате и базу для исчисления страховых взносов можно проверить с помощью отчета.

Шаг 4. Перейдите в Раздел Зарплата и кадры — блок Зарплата — Отчеты по зарплате — Проверка расчета взносов.

Из отчета видно, что облагаемая база по сотруднику Складову А. С. составляет 130 000 руб. за июнь. Эту же сумму включают в его персонифицированные сведения:

Если ранее в отчет включили сотрудников, по которым не надо заполнять форму «Персонифицированные сведения о физических лицах», или если изменились перссведения по сотрудникам, их аннулируют. Для этого в строке 010 ставят отметку об аннулировании.

Например, в отчет включили сотрудника как договорника, а потом он представил чек самозанятого.

В строке 070 документа о персонифицированных данных отразите общую сумму выплат, сделанных за отчетный период. Если в течение месяца сотруднику не начисляли вознаграждения или иные выплаты, сведения все равно подайте. В строке 070 укажите: для электронного формата — «0», для бумажного — прочерк.

В нашем примере у сотрудника Лубенец А. П. выплат не было — в строке 070 автоматически заполнен «0»:

После заполнения отчета «Персонифицированные сведения о физлицах» бланк можно распечатать в виде реестра. Для этого нажмите одноименную кнопку, а затем сохраните его:

• в формате документа PDF
• в одном из вариантов таблиц — XLSX или XLS
• в формате табличного документа 1С — MXL:

По кнопке Отправить отчет передают напрямую в ФНС, если подключен сервис «1С-Отчетность». Его также можно сохранить в файл XML для отправки через сторонний сервис — кнопка Выгрузить. Эти и другие команды доступны в списке по кнопке Еще.

Меры ответственности за нарушение порядка подачи персонифицированных сведений

Законодательство не предусматривает отдельный штраф за несвоевременное представление или непредставление персонифицированных сведений. Но за нарушение сроков могут назначить штрафы:

• 200 руб. — за непредставление отчета (п. 1 ст. 126 НК РФ)
• 5 тыс. руб. — за несообщение информации ФНС при первичном нарушении (п. 1 ст. 129.1 НК РФ)
• 300-500 руб. для должностных лиц и 100-300 руб. для физлиц — за непредставление отчетности и искажение информации (ст. 15.6 КоАП РФ)

Кратко об образце заполнения КНД 1151162

• С января 2023 года отчет по форме КНД 1151162 «Персонифицированные сведения о физлицах» сдают ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным
• В месяц сдачи РСВ, за последний месяц квартала, отчет не сдают, потому что эти данные уже есть в РСВ
• Отчет содержит персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат в их пользу
• Обособленное подразделение сдает форму, если у него есть расчетный счет и полномочия на выплату зарплаты. Если их нет, отчет сдает головная организация

См. также:

• Персонифицированные сведения о физлицах
• Персонифицированный учет в СФР: для чего нужен и как организован
• Какую сумму указать по строке 070 в Персонифицированных сведениях