Компенсация ГСМ в 2026 году: как оформить и отразить в учете

Работодатель обязан компенсировать работникам расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях. Расскажем, какие документы нужны и как отразить такие расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Что такое компенсация ГСМ

Компенсация — денежная выплата, которая возмещает работнику затраты при исполнении трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Если сотрудник с согласия руководителя использует личный автомобиль в интересах компании, ему выплачивают компенсацию. Размер и условия выплаты закрепляют в письменном соглашении между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Компенсацию за личный транспорт выплачивают:

• когда работодатель не может предоставить служебный транспорт, например курьеру, водителю такси или торговому представителю
• при согласованной с руководителем поездке в командировку на личном автомобиле

При эксплуатации личного авто в служебных целях работнику выплачивают:

Компенсация ГСМ — возмещение работодателем расходов сотрудника на бензин, дизельное топливо и моторные масла для служебных поездок на личном транспорте.

Как установить компенсацию за использование личного автомобиля

Ст. 188 ТК РФ предписывает работодателю устанавливать размер компенсаций за использование личного имущества работника в письменной форме.

Документы для соглашения об использовании личного автотранспорта:

Это подтверждают нормативно-правовые документы и судебная практика:

• Письмо Минфина от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140
• Постановление Федерального АС Западно-Сибирского округа от 24. 12.2008 N Ф04-5698/2008(11737-А81-41)

В дополнительном соглашении к трудовому договору об использовании личного автомобиля в служебных целях укажите:

• порядок расчета и выплаты компенсации или ссылку на ЛНА, который его устанавливает
• размер компенсации (ст. 188 ТК РФ)
• срок выплаты

При заключении соглашения работник документально подтверждает право собственности на автомобиль.

В документе также отражаются:

Порядок эксплуатации личных автомобилей персонала, расчета и выплаты компенсации также может быть закреплен в локальных нормативных актах работодателя, с которыми знакомят сотрудников. Размер компенсации устанавливается с учетом частоты, интенсивности использования транспорта, его технических характеристик и состояния.

Что требуется от работника для получения компенсации ГСМ

Чтобы получить компенсацию ГСМ для личного автомобиля, который сотрудник использует в работе, надо представить работодателю документы, подтверждающие расходы и служебный характер поездок:

• путевой лист при перевозке пассажиров и грузов — подтверждает маршрут и пробег автомобиля
• отчет GPS-мониторинга, маршрутный лист или другой документ, который подтверждает маршрут и пробег автомобиля, — если сотрудник не перевозит пассажиров и грузы и не оформляет путевой лист
• чеки ККТ на топливо, товарные чеки и накладные на автомобильные масла — подтверждают расходы

Путевой лист: бланки и образцы заполнения

Чтобы рассчитать компенсацию ГСМ, определите количество топлива, израсходованного на служебные поездки. В соглашении об использовании личного автомобиля установите норму расхода топлива — по ней и рассчитывайте компенсацию.

При установлении нормы используйте Методические рекомендации, утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Размер компенсации должен быть экономически обоснован (Письмо Минфина от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138).

Порядок расчета возмещаемой стоимости топлива закрепите в ЛНА. Например, по формуле:

Средняя цена приобретенного топлива рассчитывается по чекам:

Работодатель оформляет расчет компенсации расходов на топливо документально, например актом или бухгалтерской справкой.

Пример 1

ООО «Магистраль» направило менеджера по продажам Пименова А. Ю. в командировку в Москву на переговоры с ООО «Вектор» с 17.02.2026 по 18.02.2026.

Чтобы сэкономить время, Пименов А. Ю. согласовал с директором ООО «Магистраль» использование в командировке личного автомобиля Kia Rio.

Положение о командировках ООО «Магистраль» предусматривает составление акта по итогам поездки на личном автомобиле. Диспетчер фиксирует в нем показания одометра при выезде и возвращении.

Приказ о направлении Пименова А. Ю. в командировку установил норму расхода бензина — 8,6 л/100 км. В феврале 2026 года применяют зимнюю надбавку к норме — 10%.

После поездки составили акт с данными о фактическом расходе топлива. На его основе рассчитали компенсацию ГСМ:

ООО «Магистраль»

УТВЕРЖДАЮ
Директор Астафьев М. В.
20.02.2026

АКТ

Настоящий Акт составлен в том, что 17.02.2026 и 18.02.2026 диспетчер Грибов О. В. провел осмотр одометра автомобиля Kia Rio, (государственный регистрационный знак X930OH62), принадлежащего менеджеру по продажам Пименову А. Ю.

Показания одометра составили:

• при выезде: 55 198 км
• при возвращении: 55 621 км

Общий пробег: 55 621 км – 55 198 км = 423 км

Норма расхода топлива:

• базовая норма: 8,6 л / 100 км
• зимняя надбавка: 10 %

Расчет расхода топлива: (423 км x 8,6 л / 100 км) x 110% = 40 л

Согласно приложенному чеку:

• приобретено 50 л бензина АИ-95 на сумму 3 445 руб.
• средняя цена бензина АИ-95 — 68,90 руб./л

Компенсация стоимости бензина: 40 л x 68,90 руб./л = 2 756 руб.

Диспетчер	Грибов	Грибов О. В.
Экономист	Коренева	Коренева А. А.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте утв. Распоряжением Минтранса  от 14.03.2008 N АМ-23-р. В нашем примере — расход топлива для автомобиля Kia Rio 1.4 утвержден: 8,6 л. на 100 км.

Бухгалтерский учет компенсации ГСМ

Учет расчетов с сотрудниками, не связанных с оплатой труда и подотчетными суммами, ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (План счетов, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н). Автокомпенсация отражается на этом счете, включается в расходы отчетного периода (ПБУ 10/99).

Записи на счетах бухгалтерского учета:

Дополнительные материалы по вопросу учета компенсации за использование авто и ГСМ:

• Как учесть компенсацию за использование личного автомобиля задним числом в 1С?
• Компенсация работнику за использование личного имущества в НУ в 1С
• Облагается ли зарплатными налогами возмещение ГСМ при использовании личного авто
• Настройка компенсации за использование личного авто сотруднику, работающему на неполную ставку
• Расходы на ГСМ и служебный автомобиль
• Компенсация ГСМ вахтовику в 1С
• Использование личного транспорта директором
• Возмещение расходов по ГСМ если не заключен договор аренды транспортного средства с работником в 1С
• Кассовые документы — виды и общие правила оформления

Налогообложение компенсации ГСМ

Для налога на прибыль учитывайте не фактические расходы на ГСМ, ремонт и техобслуживание, а компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах установленной нормы (Письмо Минфина от 17.01.2025 N 03-03-07/3188).

Уменьшить налоговую базу на сумму компенсации можно при соблюдении условий (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977 и от 29.06.2023 N 03-03-06/2/60502):

Без подтверждающих документов нельзя подтвердить служебное использование автомобиля. Тогда с суммы компенсации удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

Компенсации работникам, связанные с трудовыми обязанностями, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Это правило действует и для компенсации ГСМ при использовании личного транспорта в работе.

Минфин и ФНС рекомендуют удерживать НДФЛ и начислять взносы, если работник не владеет автомобилем (Письмо Минфина от 24.11.2021 N 03-04-06/94831, Письмо ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Исключение — не облагайте НДФЛ компенсацию за использование автомобиля, который супруги приобрели в браке (Письмо Минфина от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004).

В Письме Минфина от 02.06.2026 N 03-04-06/46858 разъяснен порядок компенсации работнику с разъездным характером работы, который использует автомобиль супруга:

«Компенсационные выплаты, установленные законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц на основании абз. 2, 11 п. 1 ст. 217 НК РФ»:

Суд указал: работодатель может выплачивать компенсацию не только собственнику автомобиля, но и сотруднику, который владеет им по доверенности. ТК РФ не обязывает работодателя проверять право собственности работника на имущество, используемое в работе.

Автомобиль, переданный по доверенности, находится во владении и пользовании доверенного лица. Поэтому компенсацию за его использование в интересах работодателя суд не признал объектом обложения НДФЛ (Постановление АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/2014 по делу N А56-50900/2013).

Учитывайте риск: позиция Минфина и ФНС другая. Ведомства считают компенсацию за автомобиль, которым сотрудник управляет по доверенности, облагаемой НДФЛ и страховыми взносами.

Удержан НДФЛ: когда, в какой сумме и на каком счете отражать

Компенсацию за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в служебных поездках учитывайте в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, в пределах норм (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы для налогового учета установлены Постановлением Правительства от 08.02.2002 N 92:

• 2 400 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно
• 3 000 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см

Федеральный закон от 25.04.2026 N 104-ФЗ не закрепил нормы компенсации в НК РФ.

С 26.05.2026 нормы компенсации за использование личного авто закреплены в НК РФ

Нормы расходов на компенсацию использования личного транспорта для служебных поездок в 2026 году:

Пример 2

ООО «С+» установило менеджеру по продажам Пименову А. Ю. ежемесячную компенсацию за использование личного автомобиля Kia Rio в служебных поездках по Москве и Московской области — 7 000 руб. за полностью отработанный месяц. Компания также возмещает расходы на топливо.

В июле 2026 года Пименов А. Ю. был в отпуске две недели. Поэтому компенсацию рассчитали пропорционально отработанному времени.

В июле — 23 рабочих дня. Сотрудник использовал личный автомобиль в служебных целях 10 рабочих дней.

Сумма компенсации за июль:

7 000 руб./23 дн. х 10 дн. = 3 044 руб.

По итогам февраля рассчитаны затраты на ГСМ — 8 500 руб. Представлен авансовый отчет, маршрутные листы, чеки ККТ, оформлен акт.

Бухгалтер сделал записи в учете:

Бухгалтерская проводка	Сумма	Суть операции
Дт 44 Кт 73	7 000 руб. / 23 дн. x 10 дн. = 3 044 руб.	Начислена компенсация за использование личного автомобиля по работе в июле 2026 года
Дт 44 Кт 73	8 500 руб.	Приняты к учету подлежащие возмещению расходы на бензин при использовании личного автомобиля по работе
Дт 73 Кт 51	3 044 руб. + 8 500 руб. = 11 544 руб.	Компенсация и возмещение расходов на топливо перечислены на банковскую карту Пименов А. Ю.

В налоговых расходах учтите компенсацию в пределах нормы пропорционально периоду использования автомобиля в служебных целях:

2 400 руб. /23 дн. х 10 дн. = 1 044 руб.

ООО «С+» применяет упрощенные способы ведения бухучета и не применяет ПБУ 18/02. Норма компенсации для легкового автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см составляет 2 400 руб. в месяц (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Компенсация ГСМ в целях УСН и ЕСХН

Возмещение расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля учитывайте в расходах при УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН в пределах норм (Постановление Правительства от 08.02.2002 N 92, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

На УСН и ЕСХН применяйте кассовый метод. Признайте возмещение расходом в день выплаты или перечисления сотруднику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ, пп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ).

УСН «доходы минус расходы»: нюансы и пример расчета

Кратко о компенсации ГСМ в 2026 году: как оформить и отразить в учете

• Компенсация ГСМ — возмещение работодателем расходов сотрудника на топливо для служебных поездок на личном автомобиле
• Компенсацию ГСМ учитывайте на основании путевого или маршрутного листа, чеков на топливо и других документов
• Компенсацию за использование личного автомобиля учитывайте в расходах по налогу на прибыль, УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН при документальном подтверждении и в пределах установленных норм
• Не начисляйте НДФЛ и страховые взносы на компенсацию ГСМ и других расходов, если документы подтверждают оплату топлива, ремонта и обслуживания, а также служебное использование личного автомобиля

См. также:

• Нормы расхода топлива: как рассчитать и установить
• Как списывать ГСМ по путевым листам: документальное оформление, проводки, примеры