Подотчетные лица: кто это и как вести с ними расчеты

Работодатель может выдавать своим работникам средства на различные производственные цели: покупку товаров (работ, услуг), представительские, командировочные и иные аналогичные траты. В этот момент работник обретает статус подотчетного лица и в определенные сроки обязан представить отчет об израсходованных средствах.

Из статьи вы узнаете, кто такие подотчетные лица и как с ними взаимодействовать работодателю.

Кто такие подотчетные лица

Подотчетное лицо — это сотрудник компании (ИП), которому выдаются денежные средства на приобретение от ее имени и за ее счет необходимых материалов, активов или на командировочные и представительские расходы.

Чем руководствуется работодатель при выдаче подотчетных средств

Кто может быть подотчетным лицом

Подотчетным лицом может быть только человек, который состоит с компанией или ИП в трудовых отношениях или с которым заключен договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания ЦБ РФ N 3210-У). Если предприниматель не имеет работников, он может тратить деньги на производственные нужды без оформления подотчета.

Закон не требует издавать приказ, утверждающий список подотчетных лиц, но работодатель может это сделать с целью упорядочения работы с подотчетными средствами.

Шаблон приказа может выглядеть так: PDF

Подотчетные суммы

Для выполнения возложенной функции работник должен получить наличные или безналичные деньги от работодателя. Такие денежные средства называют подотчетными суммами. Это деньги, за которые подотчетное лицо обязано отчитаться перед работодателем.

Ограничения по размеру выдаваемых сумм и срокам, на которые они выдаются, законодательством не установлены.

Бухучет расчетов с подотчетными лицами

Операции по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете отражаются на одноименном счете 71:

• по дебету — отражают выдачу денег под отчет (в корреспонденции со счетами 50 Касса, 51 Расчетный счет);
• по кредиту — показывают расходы, осуществленные за счет подотчетных сумм и/или приобретенные на выданные средства активы (в корреспонденции со счетами 10, 20, 26, 91 и др.).

Способы выдачи денег под отчет:

Рассмотрим подробнее процесс выдачи денег под отчет.

Расчеты наличными денежными средствами

Деньги выдаются на основании документа-основания. Это может быть распорядительный документ или заявление работника, оформленное на имя руководителя. Требования к обязательным реквизитам такого документа-основания перечислены в Письме ЦБ от 06.09.2017 N 29-1-1-0Э/20642.

Все детали выдачи подотчетных сумм желательно прописать в локальном акте работодателя (например, в Положении о выдаче подотчетных сумм). Такой локальный акт необходимо утвердить у руководителя и ознакомить с ним под роспись причастных работников.

После того как руководитель разрешит выдачу подотчетной суммы, в 1С оформляется расходно-кассовый ордер (РКО) на вкладке Банк и касса.

Получателя можно создать или выбрать из имеющихся. Укажите выданную сумму в рублях и основание.

Расходно-кассовый ордер распечатайте, подпишите у всех уполномоченных лиц и приложите к отчету кассира за смену.

Из кассы сотрудник получает наличные деньги. Деньги под отчет выдаются из кассы при условии, что они поступили с расчетного счета или как выручка от деятельности компании.

Расчеты безналичными денежными средствами

Для выдачи подотчетных денег безналичным способом бухгалтер оформляет платежное поручение.

Расчеты корпоративными картами

Перечислять подотчетные суммы можно на корпоративные банковские карты, которые привязаны к расчетному счету компании.

При оформлении корпоративных карт утверждается список сотрудников, имеющих право их использования (если карты не именные). Работники уведомляются под роспись о материальной ответственности за утрату карты или растрату денег не по назначению. Возможность возникновения таких ситуаций и их решение рекомендуем предусмотреть в ЛНА организации.

Оформление авансового отчета

Вне зависимости от того, каким способом сотруднику переданы деньги под отчет (наличным или безналичным), он обязан отчитаться за них.

Отчетную обязанность работник исполняет путем предоставления заполненного авансового отчета и подтверждающих документов, перечень которых прописывается в Положении о выдаче подотчетных сумм или ином локальном акте работодателя.

• Авансовые отчеты в 1С пошаговая инструкция
• Документ Авансовый отчет в 1С

Запомните

• Подотчетным лицом может быть сотрудник компании или человек, с которым заключен договор ГПХ.
• Для выдачи денег под отчет необходимо получить разрешение руководителя или уполномоченного лица, которое оформляется распорядительным документом.
• Расходы подотчетных лиц должны быть подтверждены документами, приложенными к авансовому отчету.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email