Командировка: сложные вопросы учета рабочего времени и оплаты труда при выезде и возвращении

Сложные вопросы учета рабочего времени и оплаты труда при выезде и возвращении:

• сколько времени дать сотруднику на то, чтобы добраться до (от) аэропорта, как это время оплачивать
• как рассчитать зарплату верно, если выезд в командировку происходит по окончании отработанного дня или в день возвращения сотрудник выходит в офис
• что делать, если на день в пути выпал выходной или праздник
• следует ли доплачивать, если поездка ночная
• как верно рассчитать рабочее время при пересечении часовых поясов

Какие повседневные вопросы. Только вот ни на один из них невозможно найти прямого ответа в законодательстве.

Мы отыщем решения, которые устроят работодателя, контролеров и работников.

Выезжайте заранее! Но не слишком…

Датой выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия такого транспортного средства в место постоянной работы. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до (от) них (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение N 749)). Упомянутый населенный пункт – это тот, где находится место постоянной работы командированного сотрудника.

Пример 1

Организация находится в г. Химки. Работник вылетает в командировку из аэропорта Шереметьево, расположенного по адресу Шереметьевское ш., вл. 37, г. Химки. Отправление рейса с 01.00 24 апреля. Работник проживает в г. Москва. Днем начала его командировки следует считать 24 апреля – ведь аэропорт отправления находится с том же населенном пункте, что и его место работы, следовательно, время, необходимое для того, чтобы доехать до аэропорта (не важно, от дома или от места работы), не засчитывается в срок командирования.

Другой сотрудник этой же организации выезжает в командировку на поезде с Ярославского вокзала г. Москвы. Его поезд отправляется 12 апреля в 00.30. Время, затраченное им на то, чтобы добраться до вокзала, включается в период командировки. Вероятнее всего, его поездка начинается 11 апреля.

Вторая часть нашего примера неизбежно порождает вопрос: сколько же времени нужно отвести на проезд до вокзала, аэропорта или пристани?

Закон и иные нормативные акты об этом умалчивают. Пойдем вместе простым логическим путем! При решении задачи стоит учесть следующие факторы:

• время в пути до места отправления поезда, самолета, другого транспортного средства, на котором работнику предстоит добраться к месту назначения. Здесь все строго индивидуально и зависит от вида транспорта, времени суток, состояния дорог, погоды, наконец, от точки старта
• в аэропорт нужно приезжать заранее. Даже при прохождении онлайн-регистрации. Ориентиром может служить время посадки в самолет — обычно она начинается за 40 минут до вылета, но у некоторых авиакомпаний посадка может начинаться за час. Необходимо заложить время на формальности в аэропорту: сдача багажа, получение посадочного талона на стойке регистрации (если актуально), досмотр, проход к гейту, таможенные и пограничные процедуры. На сайтах воздушных гаваней и авиаперевозчиков зачастую можно встретить советы прибывать в аэропорт за 2 – 3 часа до вылета. Вопрос о заблаговременной явке в аэропорт поднимается и в п. 80, 81 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей, утв. Приказом Минтранса от 28.06.2007 N 82 (ред. от 25.12.2024)
• к поезду, междугороднему автобусу можно прибыть в последние минуты перед отправлением, но это рискованно – не ровен час, опоздаешь

Получается слишком многофакторная модель для однозначного определения необходимого времени. Но ведь мы не ставим задачи назначить каждому работнику конкретный интервал! Что заботит работодателя? Чтобы командированный не опоздал и поездку не пришлось отменять или переносить. Чтобы работник не «накрутил» слишком много дополнительных часов, которые придется оплачивать. Чтобы налоговые органы не обвинили в списании необоснованных расходов, а контролеры труда – в ущемлении прав работника.

Будем ориентироваться на ключевые правила:

• каждый рабочий день в период командировки (включая время в пути) оплачивается из расчета среднего заработка
• за отработанное в выходные или праздничные дни в период командировки время (включая время в пути, как мы убедимся далее) причитается удвоенная почасовая оплата
• работа в ночное время должна оплачиваться в повышенном размере
• за каждый календарный день командировки сотруднику положены суточные

Таким образом, если дата начала командировки приходится на рабочий день, то не важно сколько именно часов уйдет на дорогу до пункта отправления, находящегося за чертой города (поселка) – в любом случае за день будет выплачен средний заработок и суточные, лишних расходов организация не понесет (дополнительно  может потребоваться только ночная доплата).

Острее вопрос стоит при выезде (возвращении) в выходной или праздник (особенно – в ночное время) либо когда на этом этапе пути к периоду командировки добавится день, а то и два (на старте и на финише). Вот тут и надо подключить «административный ресурс» — установить общее ограничение с помощью локального нормативного акта (ЛНА). Разумно определить, что если из-за времени, необходимого на  проезд к загородному аэропорту или станции, к периоду командирования добавляются дополнительные сутки и/или день начала (окончания) командировки приходится на выходной (праздничный) день, то работнику выделяется лимит N часов на этот участок пути. Локальная норма позволит организации (ИП) обосновать свой подход как проверяющим, так и сотрудникам. N определите сами с учетом своего географического положения и прочих условий.

Например, в московской агломерации несколько аэропортов, время в пути до каждого и в каждом конкретном случае может быть очень разным, но вряд ли займет более 3 часов даже в час пик, если передвигаться по оптимальным маршрутам на общественном транспорте [отдадим должное размерам столицы – путь из д. Петрово на южной оконечности Новой Москвы до самого дальнего от нее московского аэропорта будет дольше]. Заложим еще час на непредвиденные обстоятельства и 2 часа на формальности в самом аэропорту при вылете по России (3 часа – при поездке за рубеж). Итого: выезжать стоит максимум за 6 — 7 часов до вылета рейса. Устанавливая такой предел работодатель не нарушает трудовые права работников, зато исключает злоупотребления с их стороны. Впрочем, решение за работодателем, лишь бы оно было мотивированным.

Аэропорт Внуково находится в 12 км от МКАД, но имеет московский адрес. Если это — аэропорт вылета или прибытия, то московский работодатель не учитывает время, необходимое для того, чтобы до (от) него добраться! Днем выезда в командировку будет дата, проставленная в билете. Днем возвращения – дата прибытия самолета.

Один из самых отдаленных от города, к которому он относится, — аэропорт Самары Курумоч. Даже учитывая прекрасную трассу, ведущую к нему, ехать из города приходится весьма долго, особенно в часы пик: на общественно транспорте – часа два; на авто – около часа — полутора. Самарским работодателям, следовательно, стоит закладывать время убытия в командировку за 4 — 5 часов до вылета самолета.

Тем же методом определите временной норматив для отправления на вокзал, если он находится вне вашего населенного пункта. При этом исходите из того, что пассажирский поезд дальнего следования должен быть подан для посадки пассажиров на начальной станции не менее чем за 30 мин до отправления  (п. 11.1 ГОСТ Р 58576-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Услуги на железнодорожном транспорте. Требования к обслуживанию пассажиров в поездах дальнего следования). Нет смысла прибывать на вокзал существенно раньше.

Если работник настаивает, что потратил больше времени, тем паче если именно это приводит к захвату новых суток, оплате дополнительных часов работы, то он не должен быть лишен права доказывать свою правоту документально. Закрепим и это в ЛНА во избежание споров.

Естественно, тот же подход работает, когда речь идет о возвращении из поездки.

Время в пути – отработанное и оплачиваемое, но есть нюансы…

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни, проведенные в дороге, в том числе за время вынужденной остановки в пути (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения N 749).

Если командированному пришлось работать в выходные или нерабочие праздничные дни, оплата производится в соответствии со ст. 153 ТК РФ (п. 5 положения N 749).

Хорошо известные правила, прямо-таки прописные истины. Однако они, как всегда, оставляют множество вопросов не закрытыми: бывают ли на фоне командировки сверхурочные часы, следует ли производить повышенную оплату за ночное время в пути, какие часы по дороге к месту назначения и обратно считать отработанными, как верно заполнить табель учета рабочего времени, если поездка началась после отработанного дня или в день возвращения сотрудник вышел на работу etc. etc.?

Выведем и обоснуем ответы.

Выезд после рабочего дня

За каждый рабочий день командировки (в т.ч. дни отъезда, приезда, дни нахождения в пути) сотруднику причитается средний дневной заработок (п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Даже если работник весь день провел в офисе, а вечером поехал в командировку, оплата за день производится все равно из расчета среднего дневного заработка. Как сверхурочную работу данную ситуацию рассматривать оснований не имеется, оплату по тарифам сверхурочной работы не производят (Письмо Роструда от 06.12.2024 N ПГ/24 N-6-1). Для работника это может оказаться неприятным сюрпризом, но закон есть закон. Закрепите порядок оплаты дня отъезда (приезда) в ЛНА.

В табеле учета рабочего времени за такой день проставьте код «К» (или 06) либо «Я/К» (или 01/06).

Нормативно установленного правила кодирования в табеле учета рабочего времени отработанных дней, совмещенных с командировкой, нет. Нужно самим определить кодировку в ЛНА.

Аналогично действуем, если сотрудник в день приезда из командировки вышел на работу.

Выезд или возвращение в выходной

Выезжая (возвращаясь) в выходной или праздничный день, работая в такие дни по месту назначения сотрудник получает оплату по схеме, предусмотренной ст. 153 ТК РФ. Средний заработок тут будет неуместен. Оплата производится не менее, чем в двойном размере за каждый фактически отработанный час. Альтернатива — одинарная оплата с предоставлением работнику дополнительного дня отдыха по его желанию. Разъяснений по этому поводу предостаточно (см., например, Письма Минтруда от 21.02.2020 N 14-1/ООГ-1110, от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415, Письма Роструда от 16.10.2019 N ПГ/26391-6-1, от 06.12.2024 N ПГ/24N-6-1, от 20.06.2013 N ПГ/5136-6-3, Решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663).

В Письме Минтруда от 21.02.2020 N 14-1/ООГ-1110 прозвучало, отработанными в такие дни считаются часы с момента отправления транспорта до окончания суток выходного дня. Однако время командировки, как мы показали выше, зачастую начинается с проезда до аэропорта (станции, пристани). В разъяснениях Минтруда это не учтено, но работодателю следует исходить именно из этого: отработанные часы отсчитываются с момента выезда на станцию (в аэропорт), если они загородные.

Пример 2

Сотрудник проживает и работает в г. Суздаль. Он был направлен в командировку в г. Новосибирск. Обратно возвращался самолетом до Москвы, затем поездом до Владимира и далее – автобусом до Суздаля, поскольку железнодорожного и авиасообщения с его городом нет. Самолет приземлился в московском аэропорту в пятницу в 21.20. Работник успел на поезд до Владимира отправлением в 23.10 и прибыл туда в 2.30 субботы. До 9.50 он ждал автобус, на котором в субботу в 10.30 наконец добрался до Суздаля. По мнению автора, следует считать, что в свой выходной день – субботу – он отработал 10 часов 30 минут (время в пути + время ожидания автобуса как время, необходимое для того, чтобы добраться до автовокзала в своем городе).

Как было отмечено выше, работу в выходной оплачивают за каждый фактически отработанный час. А в нашем примере вышло 10,5 ч. Что делать с этим получасом? Отбросить? Округлить до целого? Отбрасывать точно нельзя: закон требует учитывать и оплачивать работнику ВСЕ отработанное время без изъятий (ст. 91, 129, 132 ТК РФ). Остальное зависит от положений, определенных ЛНА работодателя: проводить оплату из поминутного расчета отработанного в выходной день времени или округлять до полного часа в большую сторону.

В табеле учета рабочего времени обозначим выходной день, отработанный в командировке, кодом «РВ» (или 03). Обозначение «К» (или 06) приведет к неверному расчету оплаты труда!

Поездка в ночное время

Ночным считается отрезок с 22.00 до 06.00 (ст. 96 ТК РФ). Ст. 154 ТК РФ требует каждый час работы в ночное время оплачивать в повышенном размере, причем минимальная доплата за каждый час согласно Постановлению Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 составляет 20 % часовой ставки.

Эти нормы работают и в период командирования, распространяясь как на рабочие, так и на выходные дни, когда сотрудник привлекался к работе или находился в пути (Письмо Минтруда от 14.11.2013 N 14-2-195).

Если условия труда отклоняются от нормальных даже не одному, а по двум основаниям – работник в пути ночью в выходной день, – то оба фактора учитываются при оплате. Такую позицию высказал Роструд в Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований <…> за I квартал 2022 года. Ночная доплата идет в дополнение к среднедневному заработку или к зарплате за часы, отработанные в выходной.

В табеле учета рабочего времени отразим эти обстоятельства кодами «К/Н» (или 06/02) (для рабочего дня) либо «РВ/Н» (или 03/02) (для отработанного выходного дня).

Далеко не всегда работник привязан к расписанию транспорта. Он, к примеру, может отправиться в командировку на автомобиле и самостоятельно решить выехать в ночное время и/или в выходной день, хотя работодатель ему таких распоряжений не давал. Должны ли тогда ему доплатить за отклонение условий труда от нормальных? Нет, если это не было обусловлено производственной необходимостью и/или инициировано работодателем. К таким выводам неизменно приходят суды (см., например, решение Индустриального райсуда (г. Хабаровск) от 14.02.2020 по делу N 2-128/2020, решение Московского райсуда (г. Санкт-Петербург) от 26.06.2019 по делу N 2-3144/2019, решение Петропавловск-Камчатского горсуда от 27.02.2019 по делу N 1625/2019, Определение 2-го КСОЮ от 08.02.2024 N 88-2951/2024 по делу N 2-886/2023).

Командировка в другой часовой пояс

При командировании в местности, находящиеся в других часовых поясах, стоит, по мнению автора, исходить из того, что для работника актуально текущее  местное время. Иначе «бухгалтерский джетлаг» приведет к немотивированной переплате работнику или наоборот – неполной оплате труда.

Скажем, хабаровчанин отправляется в командировку в Калининград. Разница во времени между городами — 8 ч. В Калининграде, он занят по графику принимающей организации, а дома в это время ночь. На пути назад он проведет в воздухе часов 10, но из жизни выпадет 18, если верить хронометру. А закон молчит, не проясняет как считать отработанное время, учитывая смену часовых поясов… Закрывать пробелы нужно положениями ЛНА (это могут быть Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о командировании, Положение об оплате труда или что-то подобное).

Определять нужно фактическую отработку без поправки на разницу во времени. Так, если де-факто в дороге домой наш хабаровчанин провел 15 часов (летел с пересадкой), а с учетом смены часовых поясов «прошло» 23 часа, то, конечно, отработанными следует считать лишь 15 часов, ведь именно столько времени потрачено. На взгляд автора, разумно воспринимать день и ночь в контексте «времени работника», а не «времени работодателя». Так, герой нашего примера отработал в Калининграде рабочий день с 9.00 до 18.00, а не вечер и ночь с 17.00 до 02.00 по меркам Хабаровска и ночную доплату начислять нет оснований. Командированный вылетел из Москвы, где он делал пересадку, в 8.30, а в Хабаровске его самолет приземлился в 23.00 по местному времени, значит, был он занят час в ночное время и ему за этот час причитается соответствующая доплата.

Кратко об учете рабочего времени и оплате труда при выезде и возвращении

• Время в пути до (от) станции, аэропорта, которые находятся за чертой населенного пункта, засчитываем в период командировки при выезде (возвращении). В условиях отсутствия нормативного регулирования мотивировано определяем в ЛНА предельное число часов, отведенное на эту часть пути
• При выезде в командировку в отработанный день (при выходе на работу в день возвращения) выплачиваем работнику средний дневной заработок; доплата производится только за ночь
• Время в пути в выходной день оплачиваем по схеме, предусмотренной ст. 153 ТК РФ, средний заработок за эти дни не исчисляется. Устанавливаем ЛНА правила подсчета часов (часов и минут) работы в такой день. Рассчитывая отработанное время ориентируемся не только на билет, но в ряде случаев учитываем и дорогу до (от) аэропорта (вокзала), часы ожидания при задержках и на пересадках
• За ночную дорогу доплачиваем как к среднему заработку, так и к оплате за работу в выходной
• При смене часовых поясов в период командирования оплату рассчитываем с учетом фактически отработанного времени. Правила оплаты за ночное время оговариваем в ЛНА
• Особым образом отражаем в табеле учета рабочего времени выезд в командировку (возвращение) по окончании рабочего дня, в выходной или праздник, в ночное время – мы показали как

Запомните

Расходы на оплату времени проезда в командировку и обратно, включая рассмотренные нами, учитываются в целях налогообложения при соблюдении критериев ст. 252 НК РФ.

Такую возможность обеспечивают нормы НК РФ (п. 3 ст. 255, пп. 6 п. 2, п. 3 ст. 346.5, пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ) вкупе с рациональным регулированием трудовых отношений ЛНА компании (Письма Минфина от 16.10.2015 N 03-03-06/2/59267, от 31.01.2011 N 03-03-06/1/41).

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email