Командировочные расходы 2025: перечень, нормативные требования, налоговые особенности

Направляя подчиненного в командировку, работодатель возмещает ряд расходов, связанных с поездкой. Расскажем, какие расходы относятся к командировочным, как их подтвердить, в каких размерах возместить работнику и какие ограничения учесть в налоговых целях.

Что такое командировочные расходы

Командировочные расходы — это траты, связанные с командировкой. Командировка, в свою очередь, — это поездка сотрудника по решению руководителя для выполнения задач за пределами основного места работы или места работы по совместительству (ст. 166, 167 ТК РФ).

К таким расходам относятся (ст. 168 ТК РФ):

Нормы командировочных расходов и перечень подтверждающих документов работодатель вправе установить внутренним локальным актом.

Как составить приказ на командировку

Расходы на проезд

В расходы на проезд включаются траты командированного сотрудника на оплату:

• передвижения до места командирования
• возвращения к месту постоянной работы
• перемещения между адресами в одной поездке, если они расположены в разных населенных пунктах

Это может быть проезд на поездах, самолетах, водных видах транспорта, междугородном транспорте общего пользования (п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749).

В зависимости от вида транспорта расходы подтверждаются разными документами:

Минфин считает, что в налоговых целях необходимо подтвердить факт потребления услуги перевозки следующими документами:

• посадочным талоном со штампом о предполетном досмотре
• электронным билетом и электронным посадочным талоном с отметкой «Использован»
• документами об оплате услуг или товаров РЖД/авиакомпании во время перевозки/перелета
• загранпаспортом с отметками о пересечении границы РФ

К «проездным» расходам относят также стоимость некоторых услуг и даже штрафы:

В целях налогового учета такие расходы должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и отсутствовать в перечне, указанном в ст. 270 НК РФ.

Компенсацию расходов сотрудников в командировках по оплате удобств повышенной комфортности при проезде следует тщательно обосновывать. В Письме Минфина от 07.12.2023 N 03-15-06/118057 сказано, что обслуживание в ВИП-зале аэропорта не поименовано в списке командировочных расходов (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ), поэтому возмещение таких трат приравнивается к доходу подчиненного и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Приобретение авиабилетов бизнес-класса или билетов в купе/СВ может стать необходимостью по причине отсутствия более дешевых вариантов (Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2014 N 16-15/084374). Для обоснования таких расходов к авансовому отчету и билетам можно приложить распечатку скриншота с найденными на момент покупки билетами, среди которых не было варианта экономнее.

Расходы на проживание

Расходы на проживание в отеле сотрудник вправе подтвердить договором, актом оказанных услуг, чеком ККТ, БСО и др. При этом стоимость гостиничного питания сюда отнести нельзя, так как оно компенсируется суточными (Письмо Минфина от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263).

Для подтверждения трат на аренду квартиры работник предъявляет договор аренды и документы об оплате: выписки с банковского счета, расписки арендодателя в получении средств или чек самозанятого. При этом арендодатель не обязан подтверждать право собственности на помещение (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803).

В отеле командированному могут оказать дополнительные услуги, порядок учета которых в НК РФ не упоминается. Минфин дает такие разъяснения:

С 01.01.2025 туристический налог, оплаченный командированным работником, в целях налога на прибыль учитывается в составе командировочных расходов (Письмо Минфина от 07.10.2024 N 03-03-06/1/96816).

При отсутствии документов, подтверждающих проживание, работодатель может компенсировать работнику расходы с учетом ограничения по п. 1 ст. 217 НК РФ.

Суточные

Суточные — один из видов командировочных расходов. Они предназначены для возмещения сотруднику трат, возникающих в связи с проживанием вне дома (питание, иные ежедневные потребности).

Размер суточных устанавливает работодатель в ЛНА. Начисляются они за каждый день поездки, в том числе за выходные и праздничные дни.

Суточные не положены (п. 11 Положения N 749):

Предварительный расчет суточных позволяет определить размер аванса на поездку: запланированное количество дней командировки умножают на величину суточных, установленную у работодателя.

При возвращении из поездки для окончательного расчета суточных сотрудник обязан подтвердить фактический срок пребывания в командировке (п. 7 Положения N 749):

Как правильно считать суточные в командировке

Иные командировочные расходы

Работодатель обязан возмещать отдельные дополнительные траты, которые несет подчиненный при поездке в зарубежную командировку и при непредвиденных обстоятельствах.

К иным тратам, понесенным с согласования руководства, относят стоимость:

• проезда на городском общественном транспорте (метро, трамвай, троллейбус, автобус, маршрутное такси), подтверждаемого билетами и чеками ККТ (п. 12 Типовых правил, утв. Приказом Минтранса от 26.10.2018 N 386)
• проезда на такси, подтверждаемого чеками ККТ и чеками самозанятых (п. 82 Правил N 1586)
• услуг проката автомобиля (каршеринг), подтверждаемых договором, актами приема-передачи ТС, чеками, детальными отчетами о поездке (Письмо Минфина от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742)
• проезда по платным участкам дорог, подтверждаемого чеками или выписками со счета транспондера, если проезд осуществлен по технологии «Свободный поток»
• услуг парковки, подтверждаемых чеками, квитанциями, талонами, отчетами об операциях с парковочного счета (Письмо Минфина от 16.07.2021 N 03-03-06/1/56783)
• услуг телефонной связи и интернета, подтверждаемых счетом оператора связи или выпиской с лицевого счета (Письмо Минфина от 23.06.11 N 03-03-06/1/378)

Расходы, не предусмотренные внутренними ЛНА, компенсируются работодателем, если они возникли не по вине работника. Например, при изменении срока командировки потребовалось сдать обратный билет и приобрести новый с уплатой комиссии — ее сотруднику возместят. А вот полученный во время командировки штраф за курение в неположенном месте или за нарушение правил нахождения в отеле не компенсируется.

Возмещение командировочных расходов в 2025 году

Работодатель обязан выдать сотруднику аванс на оплату проезда, жилья, а также суточные (п. 10 Положения N 749). Иные расходы в состав аванса могут включаться/не включаться — это право, а не обязанность работодателя.

При возвращении из командировки работник должен отчитаться по расходам, представив авансовый отчет и оправдательные документы. После их проверки сотруднику возместят перерасход либо удержат остаток неизрасходованных средств с учетом положений ст. 137 ТК РФ. Сотрудник вправе внести не потраченные средства в кассу работодателя самостоятельно.

Компенсация стоимости проезда и проживания оплачивается работодателем в любой поездке по фактическим затратам (Письмо Минфина от 04.07.2012 N 03-04-06/6-204, Письмо Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

В части возмещения остальных расходов некоторые поездки имеют нюансы:

Как составить табель учета рабочего времени

Налогообложение командировочных расходов

Компенсировать сотруднику командировочные расходы работодатель вправе в любых размерах, но принять к налогообложению необходимо с учетом ограничений (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Входной НДС можно принять к вычету за проезд (в том числе за предоставленное постельное белье в поезде) и жилье без счетов-фактур — на основании БСО, в котором НДС указан отдельно (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 Правил, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137). Такие расходы учитываются для целей налога на прибыль.

Если подчиненный тратил средства вне срока командировки (принял решение выехать на несколько дней раньше начала поездки или задержаться по ее окончании в месте назначения на отпуск, как следствие — даты билетов и проживания не соответствуют периоду командировки), возместить их можно, но придется начислить НДФЛ, страховые взносы, не принимать к расходам по налогу на прибыль, нет права на вычет по НДС (Письмо Минфина от 14.02.2022 N 03-04-06/9883).

Как отразить удержание НДФЛ

Пример учета командировочных расходов

Предприятие командирует Самсонова Е. А. в Калининград на 4 дня: с 17 по 20 февраля 2025.

Внутренним ЛНА предусмотрены условия:

• суточные — 2 000 руб./сут.
• перелеты эконом-классом
• услуги такси по месту назначения — не более 1 500 руб./сут.
• проживание в гостинице — не более 6 000 руб./сут.

При расчете аванса учтены:

• сумма суточных — 8 000 руб. (2 000 руб./сут. х 4 сут.)
• стоимость проезда — 16 000 руб. (при средней стоимости авиабилета 8 000 руб./шт. х 2 шт.)
• проживание — 24 000 руб. (6 000 руб./сут. х 4 сут.)

Сумма аванса — 48 000 руб. (8 000 руб. + 16 000 руб. + 24 000 руб.).

12.02.2025 аванс перечислен на карту Самсонова Е. А. Он решил вылететь вечером 14.02.2025, чтобы провести выходные в Калининграде.

По возвращении Самсонов представил авансовый отчет и приложил документы:

• авиабилеты с посадочными талонами от 14.02.2025 на сумму 8 400 руб., от 20.02.2025 на сумму 7 900 руб.
• договор, акт и чек гостиницы за проживание в период с 15.02.2025 по 20.02.2025 на сумму 30 000 руб. (5 000 руб./сут.)
• чеки об оплате такси от 15.02.2025 — 600 руб.; от 16.02.2025 — 1 200 руб.; от 17.02.2025 — 800 руб.; от 18.02.2025 — 700 руб.; от 19.02.2025 — 1700 руб.; от 20.02.2025 — 500 руб.

Авансовый отчет Самсонова Е. А. утвержден руководителем:

Итог по авансовому отчету: 8 400 руб. + 7 900 руб. + 20 000 руб. + 3 500 руб. + 8 000 руб. = 47 800 руб.

Аванс перед поездкой выдан в размере 48 000 руб.

Остаток средств к возврату: 48 000 руб. — 47 800 руб. = 200 руб.

Самсонов внес 200 руб. в кассу организации.

О составлении приходного кассового ордера рассказываем здесь Приходный кассовый ордер.

В налоговом учете отражено:

• расходы по налогу на прибыль: 7 900 руб. + 20 000 руб. + 3 500 руб. + 2 800 руб. = 34 200 руб.
• расходы за счет прибыли: 8 400 руб. + 5 200 руб. = 13 600 руб.
• входящий НДС по авиабилету от 20.02.2025 и проживанию за период с 17 по 20.02.2025, так как в билете и чеках выделены суммы НДС: (7 900 руб. + 20 000 руб.) х 20/120 = 4 650 руб.
• входящий НДС по авиабилету от 14.02.2025 к вычету не принят, так как стоимость билета не принята к учету по налогу на прибыль
• НДФЛ и страховые взносы начислены на сумму: 8 400 руб. + 5 200 руб. = 13 600 руб.:
  • НДФЛ: 13 600 руб. х 13% = 1 768 руб.
  • страховые взносы (превышения предельного размера доходов нет): 13 600 руб. х 30% = 4 080 руб.

Запомните

• В командировочные расходы включаются расходы по проезду, найму жилья, суточные, иные расходы, произведенные с разрешения или ведома руководства организации
• Максимальные суммы командировочных расходов законодательно не установлены, поэтому организации и ИП могут утверждать их самостоятельно исходя из своих финансовых возможностей
• В налоговых целях командировочные расходы учитываются с учетом норм и ограничений, установленных НК РФ

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email