Командировочные расходы: анализируем проводки в контексте нового Положения N 501

Последнее изменение: 01.08.2025

Некорректное отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете может привести к искажению финансовой отчетности, а в дальнейшем — к налоговым санкциям. C 01.09.2025 применяется новое Положение о служебных командировках. Разбираемся, какие в нем правила.

Нормативное регулирование, виды командировочных расходов

Основные правила, регулирующие особенности направления работников в служебные командировки, содержатся в Положении, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501, действующем в период с 01.09.2025 по 01.09.2031.

Законодательные требования по возмещению затрат, связанных с командировкой, предусмотрены ст. 168 ТК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, а отдельные аспекты их налогообложения — п. 1 ст. 217 НК РФ.

В командировки могут направляться работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (п. 2 Положения N 501).

Статья 168 ТК РФ закрепляет обязанность работодателя возмещать работнику следующие затраты, связанные со служебной командировкой:

  • стоимость проезда к месту командировки и обратно
  • затраты на проживание: по оплаченным счетам и актам за аренду/наем жилья, услуги гостиниц (чек ККТ или самозанятого, БСО, выписка из картсчета)
  • суточные — выплаты, связанные с проживанием вне места постоянной работы, по лимитам, утвержденным работодателем
  • иные расходы по согласованию с руководителем

Порядок и размеры возмещения (лимиты командировочных расходов) определяются коллективным договором и/или иными локальными нормативными актами работодателя.

Документальное оформление командировочных расходов

Основной документ, регулирующий порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете, — учетная политика. Работодатель вправе закрепить необходимые аспекты, связанные с командировками, в отдельном локальном акте (например, в Положении о командировках) — прописать в нем лимиты на отдельные виды затрат (проживание, питание), детализировать иные вопросы.

Получите понятные самоучители 2025 по 1С бесплатно:

Особую важность для оформления бухгалтерских записей имеют формы документов, применяемых организацией для учета командировочных расходов. Они могут быть:

Несмотря на отмену ранее действовавших типовых форм и отсутствие в Положении N 501 требований по их применению, многие продолжают использовать унифицированные документы, утв. Постановлением Госкомстата N 1 от 05.01.2004, в том числе:

  • ф. N Т-9 — Приказ о направлении в командировку
  • ф. N Т-10 — Командировочное удостоверение
  • ф. N Т-10а — Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Вернувшийся из командировки работник должен в срок до 3 рабочих дней представить отчет по командировке (п. 23 Положения N 501). Его можно оформить с применением унифицированной формы N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55.

После того как авансовый отчет утвердит руководитель, командировочные расходы отражают в учете.

Командировочные расходы: этапы отражения в бухучете, счета, проводки

В коммерческих организациях используется План счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н, которым в качестве основного счета для отражения командировочных расходов применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если подотчетные суммы выдаются перед командировкой в виде аванса наличными, выдачу оформляют согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций».

К подотчетным лицам относятся работники, получающие от работодателя суммы на административно-хозяйственные и прочие расходы, связанные с деятельностью юрлица или ИП (Инструкция к сч. 71 Плана счетов, п. 6.3 Указания N 3210-У).

Опираясь на требования учетной политики или иного локального акта основные этапы отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете можно представить так:

  1. Направление в командировку и выдача аванса на основании письменного решения работодателя (п. 3 Положения N 501, п. 6.3 Указания N 3210-У)
  2. Составление работником по окончании командировки авансового отчета по израсходованным суммам с приложением оправдательных документов (п. 23 Положение N 501)
  3. Проверка отчета бухгалтерией на наличие оправдательных документов, соответствие их требованиям законодательства, учетной политики и ЛНА организации (п. 4, 6 ПБУ 1/2008, п. 6.3 Указания 3210-У)
  4. Утверждение авансового отчета руководителем и отражение в учете командировочных расходов
  5. Окончательный расчет с подотчетным лицом

В зависимости от целей командировки, командировочные расходы могут относиться на затраты по обычным видам деятельности либо на прочие расходы (п. 5, 7, 11 ПБУ 10/99). От этого зависит, на какой счет будут отнесены эти суммы (20, 26, 44, 08 или иной).

Представим учет командировочных расходов в бухгалтерском учете в виде сводной таблицы, сгруппировав основные бухгалтерские записи по видам операций (налоговый учет не рассматривается):

Дебет Кредит Сумма БУ Наименование операции
71.01 50.01 180 100 Выдано из кассы на командировочные расходы
71.01 51 180 100 Выдан аванс на командировку безналичным перечислением на карточный «зарплатный» счет работника (Письмо Минфина от 25.08.2014 N 03-11-11/42288)
55.04 51 180 100 Перечислено с расчетного счета на корпоративную карту, обслуживаемую на особом банковском счете
71.01 55.04 180 100

Выдан аванс на командировочные расходы с использованием корпоративной карты, в том числе:

  • при снятии командированным лицом наличных в банкомате
  • при оплате им товаров (работ, услуг)
10, 41 71.01 20 000 Отражена закупка МПЗ, если командировка непосредственно связана с их приобретением (п. 11, п. 17 ФСБУ 5/2019)
08 71.01 150 000 Отражено приобретение внеоборотных активов (п. 9, 10 ФСБУ 26/2020), если это являлось целью командировки
26, 20, 44, 10, 08 и др. 71.01 7 800 Списаны расходы на проживание, проезд и др. (для плательщиков НДС — без сумм налога), а также суточные в пределах норм. Проводки относятся к суммам, оговоренным в п. 1 ст. 217 НК РФ — 700 руб. при внутренних, 2 500 руб. — при загранкомандировках
26, 20, 44, 10, 08 и др. 71.01 2 200 Списаны суточные сверх норм. Проводка относится к суммам, превышающим размер, оговоренный в п. 1 ст. 217 НК РФ
70 68.01 286 Начислен НДФЛ с суточных сверх норм, код вида дохода 2015 (Приложение N 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@)
26, 20, 44, 10, 08 и др. 69.09 660 Начислены по единому тарифу страховые взносы с суточных сверх норм, без начисления взносов на НС и ПЗ (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)
50.01 71.01 100 Получены в кассу подотчетные суммы, не использованные в командировке
51 71.01 100 Получен на р/счет остаток сумм, не использованных на командировочные расходы

При выявлении перерасхода (например, когда на командировку выдано меньше, чем израсходовано), записи на счетах учета аналогичны перечисленным в п. 1 и 2 таблицы (суммы доплачиваются работнику выдачей из кассы или перечислением с расчетного счета).

Особенности налогового учета

Доход работника по суточным, превышающим нормы, предусмотренные п. 1 ст. 217 НК РФ (700 руб. — при внутренних, 2 500 руб. — при загранкомандировках), облагается НДФЛ. Ставка применяется в зависимости от размера совокупного облагаемого дохода (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Суточные сверх норм признаются доходом по НДФЛ в последний день месяца утверждения авансового отчета. На эту дату исчисляется НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Суммы, упомянутые в п. 2 ст. 422 НК РФ, в целях возмещения/компенсации работнику затрат на командировку (в том числе суточные в пределах норм), не облагаются страховыми взносами. Но только при условии документального подтверждения. Если нет оправдательных документов, перечисленные выплаты не могут признаваться компенсационными и подлежат обложению страховыми взносами в общем порядке (Письмо Минфина от 09.02.2018 N 03-04-05/7999).

Кратко о командировочных расходах

  • Статья 168 ТК РФ обязывает работодателей возмещать командированным работникам расходы по проезду и найму жилья, выплачивать суточные и компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или ведома руководителя
  • Начиная с 01.09.2025 применяется новое Положение о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501
  • В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются на основе утвержденного авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами
  • В качестве основного счета, используемого для отражения командировочных расходов, применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

Добавить комментарий