Путевой лист — обязательный документ для организаций и ИП, использующих в работе транспортные средства. Расскажем, в каких случаях он необходим, как его заполнить, какие штрафы грозят за его отсутствие.
Содержание
Что такое путевой лист и для чего он нужен
Путевой лист — многофункциональный документ для:
- учета пробега автомобилей и спецтехники, контроля расхода топлива, учета работы водителей (фиксации отработанного времени, расчета оплаты за километраж, доплат за сопровождение грузов, за сложность маршрута, суточных и др.)
- целей бухгалтерского и налогового учета: обоснования расходов на содержание ТС, на оплату труда водителей, компенсаций сотрудникам при использовании личных автомобилей в рабочих поездках
- подтверждения права водителя на управление автомобилем и цели поездки (при контроле сотрудниками автоинспекции)
Как установить норму расхода топлива
Бланк путевого листа-2025
Единой формы путевого листа (ПЛ) не существует. Организации и ИП вправе:
- разработать ее самостоятельно с учетом требований Минтранса к обязательным реквизитам
- использовать типовой бланк из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 N 78, дополнив при необходимости нужными сведениями (п. 4 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ)
- перейти на применение электронных ПЛ, для которых приказом ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116 предусмотрен специальный формат
Для внедрения электронных путевых листов необходимо обратиться к одному из аккредитованных Минтрансом операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), их перечень здесь. После заключения договора оператор предоставит необходимые программные средства.
Применяемую форму путевого листа закрепите в приложении к учетной политике.
Получите понятные самоучители 2024 по 1С бесплатно:
Скачайте бланки путевых листов, которые можно применять в работе:
ExcelО последних изменениях бланка путевого листа рассказываем в материале >>
Правила заполнения путевого листа
Реквизиты ПЛ, которые должны присутствовать в его бланке, перечислены в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390:
Ранее (в период действия приказа Минтранса от 11.09.2020 N 368) к обязательным реквизитам относились наименование и номер путевого листа. В Приказе N 390 такого требования нет. Но являясь первичным документом путевой лист должен содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, в т. ч. наименование.
Для подтверждения обоснованности расходов на ГСМ важными реквизитами ПЛ суды признают подробный маршрут и данные о движении топлива (Решение суда Курганской области от 14.11.2022 N 2а-188/2022, Решение суда Республики Татарстан от 23.01.2023 N 2-283/2023).
Образцы заполнения путевых листов
Представленные ниже образцы помогут быстро сориентироваться в оформлении путевых листов. Они заполнены с учетом следующего:
- полная расшифровка ФИО приводится по водителю, медсотруднику и контролеру техсостояния ТС (как обязательные реквизиты), имена и отчества других сотрудников обозначены инициалами
- отрывные талоны в ПЛ по перевозкам для собственных нужд не заполнены, т. к. они служат для предъявления счета стороннему заказчику
- послесменные (послерейсовые) медосмотры обязательны только для водителей, перевозящих людей и опасные грузы (ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ)
- расчеты расхода топлива по путевому листу и данные о зарплате водителей указаны в поле «Таксировка»
Скачайте образцы путевых листов:
Перевозчики обязаны вести учет результатов предсменного (предрейсового) контроля технического состояния ТС в специальном журнале в бумажном или электронном виде (Приказ Минтранса от 15.01.2021 N 9). Форма журнала не утверждена, но его обязательные реквизиты перечислены в п. 9 Порядка, утв. Приказом Минтранса N 9.
Скачайте образец заполнения журнала регистрации результатов контроля техсостояния ТС
Как исправить ошибки в путевом листе
Порядок внесения исправлений в ПЛ зависят от выбранной формы документа: бумажной или электронной.
Порядок исправления путевых листов (п. 19-21 ФСБУ 27/2021)
Кто должен заполнять путевой лист
В заполнении ПЛ участвуют:
- собственник ТС или арендодатель (в случае предоставления авто по договору аренды ТС с экипажем) — на них лежит ответственность по оформлению ПЛ в соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ с указанием обязательных реквизитов по приказу Минтранса N 390:
- на предприятии такая обязанность может возлагаться приказом на диспетчера, механика, начальника автоколонны и др.
- ИП может выдавать путевки лично или назначить ответственного сотрудника
- контролер техсостояния ТС или механик — в части указания отметок о предрейсовом (предсменном) контроле, фиксации показаний одометра (работник должен пройти аттестацию по приказу Минтранса от 31.07.2020 N 283)
- медработник — в части указания отметок о медосмотре (при отсутствии в штате такого сотрудника необходимо заключить договор на проведение медосмотров с медицинской организацией)
- таксировщик, экономист или бухгалтер — при расчете расхода топлива, учете его движения и данных о зарплате водителя
- водитель — при указании маршрута
Особенности выдачи путевого листа
Путевой лист выдается с учетом правил из Приказа Минтранса N 390:
Приказ N 390 не содержит:
- ограничений срока, на который разрешается выдать ПЛ, но из п. 11 следует, что допустимые сроки — 1 день или количество дней, соответствующее длительной командировке (1 рейсу)
- требований о ведении журналов (реестров) учета путевых листов: регистрация ведется по необходимости
PDF
Срок хранения ПЛ — не менее 5 лет. Если по результатам специальной оценки условий труда выявлены вредные и опасные производственные факторы на рабочем месте водителя, но подтверждающие документы отсутствуют, срок хранения путевых листов увеличивают до 75 лет (п. 553 Перечня по приказу Росархива от 20.12.2019 N 236).
О формировании ПЛ в 1С рассказываем в статье >>
Штрафы за ошибки с путевыми листами
Законодательство РФ предусмотрело ряд санкций за нарушения, связанные с ПЛ:
Запомните
- Путевой лист составляется на транспортное средство при перевозке пассажиров, грузов и багажа
- Обязательные реквизиты путевого листа установлены Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390
- Для целей НУ и БУ путевой лист является первичным документом и должен содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, а для подтверждения обоснованности затрат следует указывать в нем подробный маршрут поездки
- За отсутствие путевого листа и ошибки, допущенные при его заполнении, предусмотрены штрафы
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете