Кассовые документы — виды и общие правила оформления

В статье рассмотрим, какие документы по законодательству относятся к кассовым: их виды и общие правила оформления, кто и при каких условиях может не составлять кассовые документы.

Какие документы относятся к кассовым

Первичными кассовыми документами, которыми оформляются кассовые операции, являются (п. 2, абз. 1 п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У):

• Приходный кассовый ордер или ПКО (Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88). Он оформляется при поступлении денежных средств в кассу организации или ИП.
• Расходный кассовый ордер или РКО (унифицированная форма N КО-2, код по ОКУД 0310002). С его помощью оформляют расход / выдачу денежных средств из кассы организации (ИП).

С вступлением в действие с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются необязательными к применению. За исключением тех, которые установлены в качестве первичных документов на основании других федеральных законов (нормативных актов) — Информация Минфина N ПЗ-10/2012. Кассовые документы относятся к документам, для которых унифицированные формы обязательны.

Другие первичные документы по кассе могут создаваться как по унифицированным формам, так и по формам, разработанным организацией (ИП) самостоятельно, с учетом требований Закона N 402-ФЗ к первичным учетным документам.

ИП, выполняющие требования НК РФ по ведению учета доходов (расходов) или объектов налогообложения по своей предпринимательской деятельности, могут кассовые документы не оформлять (абз. 4 п. 4.1. Указания N 3210-У), кассовую книгу не вести (абз. 9 п. 4.6 Указания N 3210-У).

Другие документы, которые используются при оформлении кассовых операций:

К РКО могут прилагаться подтверждающие документы, они обязательно указываются (перечисляются) в ордере.

Кассовые документы также оформляются:

• при отражении поступления / выдачи денежных документов;
• при приеме денежных средств от обособленного подразделения или извлеченных из автоматических устройств банкнот и монет;
• при выдаче денежных средств обособленному подразделению или загрузке денег в автоматические устройства.

Если какие-то из документов по Постановлению N 88 применяются, а какие-то — нет, отразите это в учетной политике (ЛНА).

При работе с онлайн-кассой ежедневный приход/расход денег общей суммой отражается в одном ПКО или РКО. Если кассовых аппаратов несколько, формируется несколько документов.

Если при оприходовании денежных средств требуется сформировать различные проводки (отразить различные счета учета), например, по розничной выручке и полученным авансам, можно сформировать несколько ПКО. Аналогичный подход — к РКО по итогам операционного дня онлайн-кассы.

Такие кассовые документы создаются на основании фискальных документов, предусмотренных Законом N 54-ФЗ.

Документы по ККТ

При работе с онлайн-кассой компании и ИП формируют:

• кассовые чеки;
• бланки строгой отчетности (БСО);
• иные фискальные документы, предусмотренные законодательством по ККТ.

Кассовый чек и БСО по Закону N 54-ФЗ — первичные учетные документы, применяемые в ККТ-расчетах.

В Законе N 54-ФЗ определено, что в отношении работы с ККТ следует руководствоваться самим законом, а также другими нормативными актами, принятыми в соответствии с данным законом. Поэтому применять в работе документы, установленные более ранними нормативными актами, необязательно.

О каких необязательных документах идет речь?

До внесения изменений в Закон N 54-ФЗ при работе с ККТ применялись унифицированные формы по Постановлению Госкомстата от 25.12.1998 N 132, например:

• акт о возврате денежных сумм покупателям (КМ-3);
• журнал кассира-операциониста (КМ-4);
• другие аналогичные.

Их можно не использовать.

В обязательном порядке формируются фискальные документы (отчеты), установленные, например, в п. 4 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ:

• отчеты о регистрации и об изменении параметров регистрации;
• отчеты об открытии и закрытии смены;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора;
• некоторые другие.

Оформление первичных документов по кассе организации

Документы могут создаваться и подписываться разными сотрудниками организации, ответственными за проведения кассовых операций (согласно Указанию N 3210-У):

* При наличии документа (приказа), в котором предоставлено такое право / обязанность.

Вид кассового документа допускается как бумажный, так и электронный. Для подписания электронного документа лица, указанные в таблице, должны иметь электронные подписи.

Важная особенность кассовых документов — исправления в бумажные кассовые документы вносить нельзя (абз. 2 п. 4.7 Указания N 3210-У). Для электронных кассовых документов исправления допустимы, но только до момента их подписания (абз. 3 п. 4.7 Указания N 3210-У).

Учет и хранение кассовых документов

Руководитель организации (ИП) должен обеспечить сохранность как наличных денежных средств, так и кассовых документов, создав оптимальные условия их хранения. Срок хранения кассовых документов — не менее 5 лет.

Первичная учетная документация, связанная с выплатой заработной платы, других аналогичных выплат (платежные и расчетно-платежные ведомости) хранится в общем случае 6 лет (п. 295 Перечня Росархива, утв. Приказом от 20.12.2019 N 236), а в случае отсутствия лицевых счетов:

• 50 лет — при окончании работы с документами после 01.01.2003;
• 75 лет — для документов до 01.01.2003.

Cрок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом создания (окончания работы) с документом.

При наличии судебных споров, в которых упоминаются кассовые документы, срок хранения увеличивается до даты вынесения решения судом.

Запомните

• К первичным кассовым документам относят приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО).
• Нормативные правовые акты обязывают оформлять и другие документы по кассе: подтверждающие утверждение лимита остатка в кассе, кассовую книгу, журналы учета и т. д.
• ИП, ведущие учет доходов и расходов, других объектов налогообложения по правилам НК РФ, кассовые документы и кассовую книгу могут не оформлять.
• Правила работы с кассовыми документами содержатся в Указании Банка России N 3210-У. Они конкретизируются в ЛНА организации.

См. также:

• Кассовая книга в 1С 8.3 – где находится, как сформировать
• Первичные документы по кассе
• Перенумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Утверждение форм первичных учетных документов в учетной политике
• Исправление первичных документов и регистров по ФСБУ 27

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email