Деньги получены с расчетного счета в кассу и израсходованы: корреспонденция счетов и документальное оформление

Наличный денежный оборот ограничен законодательно и контролируется налоговиками. Если снимаете деньги с банковского счета в кассу, соблюдайте установленные ограничения, требования и правила.

Как оформить получение денег в кассу документально

При получении денег с расчетного счета в кассу сначала выполните основное требование закона — оформите операцию документально. Каждый факт хозяйственной жизни подкрепите первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402‑ФЗ).

Оформите:

• приходный кассовый ордер (ПКО) на сумму, которую получили в банке
• запись в кассовой книге на основании оформленного ПКО

Отражение в бухгалтерском учете:

Типичные ошибки при работе с наличными:

• поступление денег с расчетного счета в кассу отражено через сторно по счету 51 «Расчетный счет». Используйте только прямую проводку: Дт 50 Кт 51
• не оформлен приход и расход денег по кассе ПКО и РКО со ссылкой на учетную политику. Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210‑У позволяет отдельным компаниям и ИП не устанавливать лимит кассы, но не отменяет ПКО и РКО. Иначе налоговая при проверке выпишет штраф (ст. 15.1 КоАП РФ)

Ошибки могут привести к нарушению кассовой дисциплины и штрафам.

Особенности расхода наличных из кассы

Расходы на хозяйственные нужды (подотчет)

Выдавайте подотчетные деньги по письменному заявлению сотрудника или по приказу руководителя (п. 6.3 Указания Банка от 11.03.2014 N 3210‑У). Корреспонденция счетов: Дт 71 Кт 50.

Если сотрудник вовремя не отчитается и не подаст авансовый отчет с подтверждающими документами, не признавайте эти суммы в расходах, а у подотчетного лица возникнет доход, облагаемый НДФЛ.

Выплата зарплаты

Закрепите способ выдачи зарплаты (наличный или безналичный) в локальном акте работодателя. Наиболее удобный и распространенный способ — перечислять зарплату на банковские карты сотрудников.

Если выдаете зарплату наличными из кассы, сделайте проводку: Дт 70 Кт 50.

Расчеты с контрагентами

Бизнес-расчеты наличными деньгами законодательно допускаются, но имеют ограничения — не более 100 000 руб. по одному договору (п. 4 Указания N 5348-У). Корреспонденция счетов: Дт 60 Кт 50 (оплата поставщику).

Если сумма договора больше 100 000 руб. и контрагент настаивает на оплате наличными в полной сумме, напомните ему о штрафах за такое нарушение для обеих сторон расчетов (ст.15.1 КоАП РФ):

• для юридического лица — от 40 000 до 50 000 руб.
• для ИП или должностного лица — от 4 000 до 5 000 руб.

Кратко о поступлении денег с расчетного счета в кассу

• Отражайте снятие денег с расчетного счета в кассу проводкой Дт 50 Кт 51
• Оформляйте каждое поступление денег ПКО и записью в кассовой книге
• Отражайте снятие денег в банковской выписке и кассовой книге, соблюдайте Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210‑У
• Учитывайте при работе с наличными запреты и ограничения закона, например не рассчитывайтесь наличными с компанией или ИП по одному договору свыше 100 тыс. руб.

См. также:

• Кассовые операции — учет, документальное оформление
• Кассовые документы — виды и общие правила оформления
• Недостача денежных средств в кассе: документальное оформление и отражение в учете
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов