Регистрация онлайн-кассы

По данным ФНС, каждый четвертый предприниматель сталкивается с проблемами при регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники. Чтобы не терять время и деньги из-за простоя в работе бизнеса, лучше оформить онлайн-кассу с первой попытки. Расскажем о вариантах регистрации и как не допустить ошибку.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника (ККТ) с фискальным накопителем (ФН) и коммуникационным модулем для передачи данных через интернет.

Что делает онлайн-касса:

• Формирует чеки на бумаге и в электронном виде, а также другие фискальные документы
• Отправляет сведения об операциях (продажи, возвраты, корректировки) в ФНС через посредника — оператора фискальных данных (ОФД)

Онлайн-кассы введены Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ. Он внес изменения в основной нормативный акт о кассовой технике —  «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

На онлайн-кассы в России переходили поэтапно с 2017 по 2021 гг.

Кто должен применять онлайн-кассу

Онлайн-кассы обязательны для всех ИП и организаций (ст. 1.2 N 54-ФЗ), кроме тех, кто указан в законе как исключение (подробно о тех, кому не нужна онлайн-касса, говорится в ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Кассовую технику не нужно применять юрлицам и ИП при безналичных расчетах между собой —  с расчетного счета на расчетный счет, через онлайн-банк или по платежному поручению. При расчетах с использованием электронных средств платежа с их предъявлением касса обязательна (п. 9 ст. 2 Закона 54-ФЗ).

Напомним, что с 01.03.2025 онлайн-касса применяется при расчетах СБП (п. 2.2 ст. 1.2 Закона 54-ФЗ) при поступлении денег от физлиц.

Переводы через СБП между ИП и (или) юрлицами Минфин приравнял к переводам по реквизитам, объяснив, что это оплата без предъявления электронного средства платежа. Стороны могут не использовать ККТ, если нет непосредственного взаимодействия (Письмо Минфина от 20.06.2025 N 30-01-15/60743). Банк России выразил аналогичную позицию в Письме от 23.06.2025 N 03-45/6038.

Когда ИП может не применять ККТ

Реестр ККТ и требования к кассам

Технические требования к ККТ приведены в ст. 4 N 54-ФЗ.

Учет онлайн-касс ведется налоговыми инспекциями. Разрешенные модели кассовой техники и фискальных накопителей вносятся в реестры ФНС:

• Реестр контрольно-кассовой техники
• Реестр фискальных накопителей

На веб-страницах реестров вы можете:

• Выбрать модели касс и ФН, скачав списки в формате XLSX​ (эксель) — нажмите кнопку Загрузить
• Проверить соответствие оборудования, используя сервис проверки — кнопка Перейти

Реестры периодически обновляются. Например, в декабре 2025 года в реестр ККТ включили сведения о моделях «LIFE PULSE S10F», «POSCENTER – 02Ф» и «СК-1».

Порядок и сроки регистрации онлайн-кассы

Порядок регистрации ККТ:

1. Заключение договора с оператором из реестра ОФД
2. Выбор способа регистрации (лично в налоговой, на сайте ФНС, на сайте оператора, в ЛК Госуслуг, на сайте производителя кассы)
3. Подача заявления о регистрации ККТ по форме КНД 1110061

Далее не позднее следующего рабочего дня налоговая пришлет регистрационный номер — 16-значный код для фискализации. Нужно записать его в фискальный накопитель, сформировать отчет о регистрации и направить в ФНС не позднее 1 рабочего дня со дня получения регномера (п. 3 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ)​.

После успешной проверки отчета и сверки данных налоговая пришлет карточку регистрации.

Максимальный срок регистрации ККТ с 01.03.2025 сократился с 10 до 5 дней (Федеральный закон от 08.08.2024 N 274-ФЗ).

Датой регистрации кассы считается дата формирования ФНС карточки регистрации. Карточка выдается в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 7 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ).

5 дней —  это максимальный срок по закону. Регистрация, особенно онлайн может завершиться быстрее.

Подробно о порядке регистрации кассовой техники говорится в ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ.

Как выбрать ОФД и заключить договор

Оператор фискальных данных (ОФД) — это аккредитованная и лицензированная коммерческая компания, посредник между кассой и налоговой.

Что делает ОФД:

• Передает в ФНС фискальные данные и документы в срок не позднее 24 часов с момента их получения
• Обеспечивает налоговой доступ к фискальным данным в режиме реального времени и представляет данные по запросу ведомства
• Хранит данные 5 лет с даты записи (больший срок хранения может устанавливаться договором на обработку фискальных данных)
• Обеспечивает конфиденциальность и защиту фискальных данных
• Выполняет другие функции (подробно об этом — в ст. 4.5 Закона N 54-ФЗ)

Договор с ОФД обязателен для большинства пользователей касс. За исключением, например, работающих в удаленных местностях без сетей связи — они используют кассу автономно и не передают данные онлайн (п. 7 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Как заключить договор с ОФД:

• Скачайте актуальный список ОФД в официальном реестре на сайте ФНС 
• Выберите подходящего оператора, изучив сервисы и тарифы на сайтах компаний. Зарегистрируйтесь на его сайте и подайте заявку на заключение договора (или акцептуйте оферту). Потребуется УКЭП

Заключение договора с оператором занимает, как правило, от нескольких минут (сразу после оплаты) до 1–2 рабочих дней.

Важно: обратите внимание на срок договора с ОФД. Его нужно будет своевременно продлевать. Если продажи идут, а фискальные данные от ККТ не поступают в ФНС, должному лицу может грозить предупреждение или штраф от 1500 до 3 000 руб., а компании — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб (п. 4 ст. 14.5 КоАП).

Если от оператора не поступают в налоговую данные от ККТ 30 дней и более, фискальный накопитель блокируется — он не будет формировать фискальный признак (10-значный код) для документов (абз. 20 п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ). Это обязательный реквизит (гарант подлинности) и без него касса не напечатает ни один чек или отчет. Для снятия блокировки нужно подписать договор с ОФД и восстановить соединение — все заработает.

Все способы регистрации онлайн-кассы

Регистрация онлайн-кассы доступна онлайн на сайте налоговой службы и лично в отделении ФНС. С 01.09.2025 стали возможны еще 3 способа: на Госуслугах, на сайте ОФД и через изготовителя ККТ (п. 1 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ).

С 01. 09.2025 упростились правила регистрации ККТ – теперь при регистрации онлайн-кассы не обязательно передавать в ФНС данные из отчета о регистрации. Это сделает оператор фискальных данных. Достаточно сформировать отчет с соблюдением сроков. При этом не нужно беспокоиться, когда сведения поступили в ФНС. Датой подачи засчитают день, когда вы сформировали отчет и данные автоматически отправились оператору (п. 3.1 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ, Письмо ФНС от 12.02.2025 N АБ‑4‑20/1277@).

Если касса работает в автономном режиме, данные из отчета нужно передать в ФНС (лично или ввести онлайн при регистрации).

Шаг 1. Регистрация через ЛК на сайте ФНС

• Зайдите в ЛК налогоплательщика на nalog.ru с УКЭП
• Перейдите в раздел ККТ-онлайн → Регистрация ККТ
• Заполните готовый шаблон заявления
• Подпишите УКЭП и отправьте

Регистрационный номер для фискализации придет в личный кабинет. ​ Введите его в интерфейсе кассы и сформируйте отчет.

Если касса работает через ОФД, отчет придет в ФНС. Если автономно, введите номер фискального документа, фискальный признак, его дату и время.

Дата и время получения фискального признака — где взять?

Номер, дата и время получения фискального признака (ФП) будут в отчете о регистрации ККТ (пример отчета и нужные строки показаны на скриншоте выше).

Напомним, что сформировать отчет нужно в течение 1 рабочего дня после того, как ФНС прислала в ЛК регистрационный номер.

Как сформировать отчет о регистрации

Вставьте фискальный накопитель, подключите ККТ к компьютеру, настройте синхронизацию и интернет-соединение. При необходимости подключите драйверы ККТ в 1С.

Найдите в меню пункт Зарегистрировать и введите:

• Регистрационный номер
• наименование компании или ФИО ИП
• ИНН
• адрес места расчетов (где будет работать касса)
• адрес электронной почты
• наименование и ИНН оператора фискальных данных
• укажите систему налогообложения

Нажмите Выполнить (или аналогичную кнопку). Касса распечатает отчет.

Порядок формирования отчета может отличаться, в зависимости от устройства. Подробная инструкция должна быть в руководстве по эксплуатации кассы (поставляется вместе с ККТ). Также статьи о том, как пройти фискализацию и распечатать отчет о регистрации, вы можете найти на сайте своего изготовителя (продавца) ККТ.

ФНС проверит отчет, и в ЛК придет карточка регистрации. Теперь кассой можно пользоваться.

Шаг 2. Регистрация в налоговом органе

Зарегистрировать кассу можно лично или через представителя (с доверенностью) в любой ИФНС. Чтобы не стоять в очереди, заранее запишитесь на прием.

Скачайте и заполните заявление по форме КНД 1110061 (об этом расскажем далее). Возьмите паспорт, устав, доверенность (если вы представитель). Рекомендуется иметь при себе паспорта кассы и фискального накопителя.

Оффлайн-регистрация ККТ в налоговой займет 5 рабочих дней. Онлайн-способы могут быть быстрее.

Шаг 3. Регистрация через оператора фискальных данных

• Зарегистрируйтесь на сайте оператора
• В разделе ККТ в личном кабинете ОФД начните регистрацию ККТ
• Заполните шаблон заявления и подпишите УКЭП
• Оператор направит документы в ФНС
• Ждите в ЛК уведомление о присвоении регистрационного номера

Далее введите номер в ККТ, сформируйте отчет. После получения карточки о регистрации ККТ в личном кабинете касса будет готова к работе.

Порядок регистрации через разных операторов может незначительно отличаться — следуйте подсказкам системы.

Шаг 4. Регистрация на портале Госуслуг

Как зарегистрировать онлайн кассу на Госуслугах:

• Авторизуйтесь на gosuslugi.ru с УКЭП
• Перейдите к услуге Регистрация ККТ (чтобы не искать, введите запрос в диалоге с Максом)
• Заполните готовые формы (данные пользователя, ККТ, ОФД, место установки и т. д.)
• Отправьте на проверку
• Получите регномер онлайн за 1 день

Сформируйте отчет. На это дается 5 календарных дней и 20 попыток.

Получите карточку регистрации (она придет в ЛК). После этого можно использовать кассу.

Если касса работает в автономном режиме, дозаполните заявление по данным отчета в личном кабинете Госуслуг и отправьте. На это дается 5 календарных дней.

Шаг 5. Регистрация на сайте изготовителя ККТ

Пользователь может подать заявление через личный кабинет производителя ККТ, а тот направит его в ФНС.

Зарегистрируйтесь и войдите в личный кабинет на сайте производителя, найдите функцию регистрации ККТ и следуйте подсказкам.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Для регистрации онлайн-кассы потребуется заявление по форме КНД 1110061.

Для его заполнения нужны ОГРН/ОГРНИП, ИНН, КПП, данные из отчета о регистрации, из договора с ОФД (наименование и ИНН оператора).

При личном обращении в ФНС, кроме заявления, необходимы документы, удостоверяющие личность (паспорт) и подтверждающие полномочия (устав, доверенность). Могут запросить паспорта ККТ и фискального накопителя, договор с оператором фискальных данных (ОФД).

О том, что налоговая имеет право определять дополнительные сведения, необходимые для регистрации, говорится в последнем абзаце п. 2 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ.

Заявление на регистрацию ККТ

Заявление заполняется по форме КНД 1110061, доступной для скачивания на сайте ФНС.

Скачать заявление по форме КНД 1110061 в MS-Excel.

Заполняется оно вручную или онлайн в зависимости от выбранного способа регистрации.

Какие данные потребуются для заполнения:

• ОГРН/ОГРНИП, ИНН, КПП (для юр. лиц)
• ФИО — для ИП
• наименование моделей, заводские номера экземпляров ККТ и накопителей
• адрес установки кассы
• адрес сайта пользователя
• порядковый номер, дата и время формирования отчета о регистрации
• фискальный признак документа
• наименование и ИНН оператора фискальных данных и т. д.

Подробная инструкция по заполнению КНД 1110061 приводится в Приказе ФНС от 08.09.2021 N ЕД-7-20/799@.

Как проверить регистрацию онлайн-кассы

Карточка регистрации ККТ, которую выдает ФНС — это и есть подтверждение успешной регистрации.

Образец карточки регистрации ККТ (Форма по КНД 1110066) есть в приложении N 3 Приказа ФНС от 08.09.2021 N ЕД-7-20/799@.

Проверить свои кассы и убедиться в отсутствии проблем с фискализацией можно в ЛК налогоплательщика на сайте ФНС. Выберите раздел Контрольно-кассовая техника и найдите список зарегистрированных ККТ с регистрационными номерами и карточками.

Еще вы можете распечатать и проверить чек на сайте ФНС.

​Как могут наказать за отсутствие регистрации онлайн-кассы

Регистрация кассовых аппаратов в налоговых органах обязательна по закону. Работа с незарегистрированной онлайн-кассой влечет административную ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ.

Наказание в 2026 году за работу с нарушениями требований к ККТ и порядка регистрации:

• для ИП — предупреждение или штраф от 1500 до 3 000 руб.
• для компаний — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Работа без ККТ наказывается строже — по п. 2 и 3 ст. 14.5 КоАП РФ штрафы составляют:

• для организаций — от 75% до 100% суммы расчетов без кассы, но не менее 30 000 руб.
• для должностных лиц — от 25% до 50% от суммы расчетов без кассы, но не меньше 10 000 руб.

При этом за повторное нарушение, если сумма расчетов без кассы составила в совокупности от 1 млн руб., должностные лица могут быть дисквалифицированы на срок от 1 до 2 лет. ИП и юридическое лицо накажут приостановлением деятельности до 90 суток.

Причины отказа в регистрации и как избежать ошибок

Отказы при регистрации ККТ в налоговой чаще всего связаны с ошибками в заявлении. Избежать ошибок можно простой проверкой реквизитов и корректным вводом данных именно из отчета о регистрации, а не «с шильдика» (таблички на корпусе) или кабинета ОФД.

Если пользователь допустил ошибку в сведениях, которые нужны для формирования отчета о регистрации, он может исправить ее, сформировав отчет об изменении параметров регистрации (п. 3 ст. 4.2 Закона N 54-ФЗ).

Однако лучше не ошибаться в регистрационном номере ККТ или ИНН налогоплательщика. Фискальный накопитель может быть заблокирован, и его придется менять.

Фискальный накопитель обеспечивает в своей памяти только однократную запись регистрационного номера ККТ или ИНН в кассовом аппарате (п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ).

Чтобы избежать ошибок и не начинать регистрацию сначала, берите данные строго из отчета о регистрации.

Соблюдайте сроки взаимодействия с ФНС. Если фискализация и отправка отчета (для автономных касс) не проведены вовремя, также придется заново подавать заявление и получать новый регномер.

Итак, по закону провести фискализацию нужно в течение 1 рабочего дня после получения регистрационного номера. Но что в данном случае понимается под одним рабочим днем?

К примеру, у предпринимателя из Екатеринбурга рабочий день с 10.00 до 19.00. Местное отделение ФНС работает с 9.00 до 18.00, а налоговая в Москве —  с 9.00 до 18.00, кроме пятницы (это сокращенный день, с 9.00 до 16.45). При этом часовые  пояса разные: в Екатеринбурге — UTC+5 (GMT+5), а в Москве — UTC+3 (GMT+3).

До какого времени нужно направить заявление, чтобы успеть в срок?

Зависит от того, подаете вы заявление онлайн или лично в ФНС. Если в отделении, то нужно успеть подать документы до его закрытия.

Если подаете заявление онлайн: рабочий день для ФНС — это будний день (понедельник–пятница) без привязки к часам работы конкретного отделения. То есть, срок «не позднее 1 рабочего дня» истекает в конце следующего календарного буднего дня, независимо от времени получения регномера.

​Личный кабинет ККТ на сайте ФНС (kkt-online.nalog.ru) доступен круглосуточно для электронных заявлений, поэтому отчет можно направить в любое время суток до полуночи по местному или московскому времени.

​Пример

​Учитывая, что время в Москве —  плюс два часа к екатеринбургскому, предприниматель из Екатеринбурга может подать отчет до 23:59 MSK (UTC+3) включительно, что соответствует 01:59 UTC+5.

Предположим, регномер получен 19 января 2026 (понедельник) в 15:00 MSK. Следующий рабочий день — 20 января (вторник). Отчет нужно подать 20 января до 23:59 по московскому времени ФНС (до 01:59 21 января по екатеринбургскому времени). А если бы 19 января была пятница, то отчет нужно было бы направить до 01:59 по местному времени 23 января.

И стоит отметить, что просто приобрести (арендовать) и зарегистрировать ККТ недостаточно. Программное обеспечение должно поддерживать печать чеков по актуальным требованиям Закона N 54‑ФЗ. ​В связи с новыми налоговыми изменениями онлайн-кассы должны быть обновлены для ставок НДС 22%. Нужна правильная настройка онлайн-кассы в 1С. Узнайте также о том, как перевести онлайн-кассы на новую ставку НДС 22% в 1С.

В 2026 году  обязателен модуль ТС ПИоТ для продажи маркированных товаров. Программное обеспечение от производителей постепенно обновляется. На старых моделях касс можно использовать собственные или приобретенные адаптирующие решения.

Кратко о регистрации онлайн-кассы

• Регистрация контрольно-кассовой техники обязательна по закону, онлайн-кассы должны применять большинство ИП и компаний
• Зарегистрировать онлайн-кассу можно 5 способами: в любом отделении ФНС, на сайте налоговой, через оператора фискальных данных, производителя ККТ и на Госуслугах. Регистрация онлайн быстрее — от 3 рабочих дней
• Для регистрации нужно правильно заполнить заявление по форме КНД 1110061
• Регистрация считается завершенной только после того, как вы получите от ФНС карточку о регистрации. До этого момента пользоваться кассой нельзя — чеки будут недействительными
• Регистрация онлайн-кассы — это не все, что нужно для работы. Следите за изменениями в законах и обновляйте программное обеспечение
• За использование ККТ без регистрации и расчеты без кассы предусмотрены административные штрафы

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email