Как подключить онлайн-кассу

Подключение онлайн-кассы — обязательная процедура для большинства компаний и ИП. Неверный выбор оборудования или ошибки при регистрации приведут к блокировке устройства и штрафам. Расскажем, что учесть при выборе ККТ и как ее подключить.

Нормативные требования к кассе

ККТ должна соответствовать нормативным требованиям, перечисленным в ст. 4 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации»:

• наличие корпуса и нанесенного на него заводского номера
• наличие фискального накопителя (ФН) — устройства, которое обеспечивает шифрование и долговременное хранение данных
• автоматическая фискализация — возможность регистрации и учета каждой расчетной операции в фискальной памяти
• формирование фискальных документов —ККТ создает кассовые чеки и бланки строгой отчетности (БСО) в бумажном и/или электронном виде
• обеспечение передачи фискальных данных в налоговые органы — касса должна в момент расчета передавать все данные об операции через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС
• автоматическая отправка электронного чека покупателю на его электронный адрес
• наличие часов реального времени
• наличие устройства для печати бумажных чеков
• иным требованиям, перечисленным в Законе N 54-ФЗ

Требования к фискальному накопителю

Каждый кассовый аппарат должен иметь фискальный накопитель определенного срока действия из официального реестра на сайте ФНС.

Срок действия фискального накопителя (ФН) — это срок, по окончании которого накопитель требуется заменить на новый в соответствии с законодательно установленными требованиями для конкретного вида деятельности и режима налогообложения.

Сроки действия фискального накопителя (ФН):

• 13 или 15 месяцев — для компаний и ИП, если они:
  • продают подакцизные товары
  • используют ККТ в автономном режиме
  • совмещают ПСН с ОСНО
  • работают сезонно
  • являются платежными агентами или субагентами
• 36 месяцев — для компаний и ИП, которые оказывают услуги и применяют УСН, ПСН, ЕСХН

Компании и ИП на ОСНО вправе использовать любой фискальный накопитель — на 3, 15 или 36 месяцев.

Когда срок фискального накопителя (ФН) окончится, его нужно заменить на новый и хранить не менее 5 лет, а кассу перерегистрировать. Если память нового накопителя заполнилась раньше, чем завершился срок его действия, фискальный накопитель (ФН) необходимо заменить, а кассу перерегистрировать.

Полный список требований к фискальному накопителю (ФН) приведен в (ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ).

Настройка онлайн-кассы в 1С

Специфические особенности

При осуществлении расчетов в удаленных местностях без стабильной связи согласно утвержденному официальному перечню (для каждой области он свой) допускается работа ККТ в автономном режиме.

Автономный режим работы ККТ — это режим, при котором данные о пробитых чеках не передаются в ФНС, касса не подключена к интернету, а данные хранятся в фискальном накопителе. Когда накопитель заполнится, нужно передать всю информацию с него в налоговый орган, после чего перерегистрировать кассу и установить в нее новый фискальный накопитель.

Если заранее известно, что касса будет работать в автономном режиме, нужно указать это в заявлении на регистрацию и перерегистрацию.

Применять ККТ в автономном режиме можно:

• при отсутствии интернета в населенных пунктах с населением не более 10 тыс. человек
• на режимных объектах
• при внезапном прекращении интернет-соединения — касса автоматически переходит на автономный режим, но не более чем на 30 календарных дней

Если из-за отсутствия интернета касса перешла на автономный режим и далее передача в ФНС данных о расчетных операциях не возобновилась, касса автоматически блокируется, а налоговый орган вправе наложить штраф на пользователя за неприменение ККТ.

Для интернет-торговли предусмотрена обязательная отправка электронных чековых документов покупателю до момента отгрузки товара или оказания услуги.

Порядок подключения онлайн-кассы

Шаг 1. Выберите оператора фискальных данных (ОФД) из специального реестра на сайте ФНС и заключите с ним договор.

Шаг 2. На сайте выбранного оператора фискальных данных (ОФД) зарегистрируйте учетную запись, в личном кабинете заполните требующиеся данные. Для подписания согласия на обработку фискальных данных и его подтверждения используйте свою ЭЦП (квалифицированную электронную цифровую подпись). Оплатите услуги оператора после заключения договора.

Шаг 3. Подключите кассу к интернету:

• при проводном интернете подключите кабель к компьютеру, модему или wi-fi роутеру
• при беспроводном интернете установите сим-карту в кассовый аппарат (если есть техническая возможность) или через мобильный USB-модем/портативный wi-fi роутер

В зависимости от выбранного способа и конкретной модели ККТ настройки незначительно отличаются. Разблокируйте кассу, откройте раздел Настройки, выберите свою сеть и подключитесь.

Шаг 4. Зарегистрируйте кассу в ФНС, например, через Личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru (раздел Жизненные ситуации — Зарегистрировать ККТ). Заполните заявку, указав модель ККТ, номер фиксального накопителя (ФН), номер договора с ОФД и реквизиты ОФД (подтвердите с помощью ЭЦП).

После отправки заявления в течение 5 рабочих дней ФНС пришлет в Личный кабинет регистрационный номер кассы (РН ККТ), его необходимо ввести в саму кассу. Это делается через меню администратора (Регистрация → Ввод РН ККТ).

Касса автоматически сформирует Отчет о регистрации (или Отчет об изменении параметров регистрации). В нем будет указан ваш РН ККТ, фискальный признак документа и другие реквизиты.

Касса отправит этот отчет в ФНС. Затем останется подтвердить завершение процесса регистрации ККТ.

Ответственность за кассовые нарушения

Работа без кассы или применение неподходящего аппарата грозит штрафом (ст.14.5 КоАП РФ):

• для ИП — от 25% до 50% от суммы расчета, но не менее 10 000 руб.
• для юрлиц — от 75% до 100% суммы, но не менее 30 000 руб.

За использование кассы, не соответствующей требованиям, также оштрафуют.

Пример

В кафе-кондитерской «Лотос» произошел сбой интернет-соединения. Вместо того, чтобы остановить расчеты, администратор продолжил принимать платежи. Касса сохраняла чеки в памяти, но не передавала их.

Налоговики, не получив данные, заблокировали кассу дистанционно. Владельцу кафе пришлось не только оплачивать штраф, но и тратить время на разблокировку аппарата.

Онлайн-касса для интернет-магазина: требования, выбор, ответственность

Кратко о подключении онлайн-кассы

• Все ККТ должны быть зарегистрированы в налоговых органах
• Процесс начинается с выбора аппарата, соответствующего нормативным требованиям, и оператора ОФД из реестра ФНС
• Быстро пройти регистрацию можно через ЛК на сайте ФНС, на сайте ОФД, на портале госуслуг
• Нарушение правил установки онлайн кассы и порядка ее использования приводит к штрафам (ст. 14.5 КоАП РФ)

 

См. также:

• Онлайн-касса для интернет-магазина: требования, выбор, ответственность
• Пользователям ККТ – новые штрафы с марта 2025 г
• Типичные нарушения кассовой дисциплины и их последствия

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email