Недостача денежных средств в кассе: документальное оформление и отражение в учете

Обнаружение недостачи в кассе всегда требует от руководства специальных действий по расследованию причин, выявлению виновных лиц, грамотному документальному оформлению и корректному отражению в бухгалтерском учете.  Состав проводок зависит от того, выявлено ли виновное лицо и удалось ли взыскать с него деньги.

Из статьи вы узнаете:

• по каким причинам возникает недостача
• что делать при ее обнаружении
• какими записями в учете отразить кассовую недостачу

Что такое недостача денег в кассе

Недостача в кассе — это ситуация, когда фактическая сумма наличных в кассе меньше остатка, отраженного в бухгалтерском учете.

Обнаружить расхождение могут:

• инвентаризационная/ревизионная комиссия – при проверке и пересчете ценностей, находящихся в кассе
• кассир — при ежедневной работе с наличностью, сдаче выручки, подготовке кассового отчета
• бухгалтер, руководитель — при проверке кассовых документов и контроле кассовой дисциплины
• аудитор, налоговики — в ходе проведения проверок

Бывает и обратная картина: при пересчете в кассе денег оказывается больше, чем числится по данным учета (излишек).В бухучете такие суммы приходуют и отражают как прочий доход (счет 91.1).

Порядок инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы – мероприятие, в ходе которого проверяют и подтверждают документами наличие и количество/суммы:

• денежных средств — российских и иностранных банкнот и монет
• денежных документов – почтовых марок, оплаченных билетов, путевок, талонов на ГСМ
• ценных бумаг — акций, векселей, облигаций, депозитных и сберегательных сертификатов, закладных
• бланков строгой отчетности — билетов, квитанций, талонов, путевок, товарных чеков, туристических ваучеров
• платежных и специальных карт — корпоративных банковских, топливных, служебных транспортных, сервисных

Порядок и сроки проведения определяет предприятие или ИП с учетом требований законодательства (п. 7 Указаний Банка от 11.03.2014 N 3210-У).

Нормативная база

Виды инвентаризации

По основаниям проведения:

• обязательная — в случаях, установленных законодательством
• добровольная — по решению руководителя предприятия или ИП

По срокам проведения:

• плановая — в заранее назначенные сроки
• внеплановая — по необходимости

Основания и сроки

Руководитель / ИП вправе установить дополнительные основания для проведения регулярных и внезапных ревизий.

Кто проводит

Кассу проверяет комиссия, созданная приказом руководителя, за исключением случаев, перечисленных в п. 22 ФСБУ 28/2023.

Документы по итогам инвентаризации

После пересчета наличных и проверки ценностей комиссия фиксирует результат в инвентаризационном акте. Если ценности в кассе совпадают с учетными данными, дополнительных расчетных документов не требуется. Акт подписывают все участники проверки, а затем передают в бухгалтерию как подтверждение правильного остатка по кассе.

При выявлении недостачи потребуется больше документов.

Как провести инвентаризацию, какие бумаги оформить и какие нюансы учесть — читайте здесь.

Причины недостачи денежных средств в кассе

Недостача может возникнуть как из-за ошибок в оформлении кассовых операций, так и вследствие нарушений кассовой дисциплины.

Причину устанавливает инвентаризационная/ревизионная комиссия по итогам инвентаризации и внутреннего расследования.

Вина и ответственность кассира

Если при проверке кассы обнаружена недостача, возникает вопрос о возмещении. Первая мысль — ее должен погасить кассир, ведь он является материально-ответственным лицом (МОЛ) и лично отвечает за вверенные ценности. Требовать с него компенсацию можно не всегда, трудовое законодательство накладывает свои условия и ограничения.

Материальная ответственность кассира

Работодатель может заключить с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности, если ему исполнилось 18 лет (п. 1 Приложения 1 к Приказу Минтруда от 16.04.2025 N 251н, ст. 244 ТК РФ). Далее возможны два варианта в зависимости от наличия договора:

• договор есть — ответственность полная, кассир полностью покрывает ущерб, возникший по его вине
• договора нет — ответственность ограниченная, кассир покрывает ущерб в пределах среднего заработка. Остальное погашает добровольно или по решению суда

Вина кассира

Даже при наличии договора о полной ответственности недостача сама по себе еще не означает, что ее можно автоматически удержать с кассира. Ключевое условие – наличие вины. В соответствии со ст. 233 ТК РФ работодатель обязан подтвердить наличие оснований для привлечения к ответственности, то есть доказать:

• факт виновного поведения (умышленного или по неосторожности)
• связь между действиями кассира и возникшим ущербом

Бремя доказывания возлагается на работодателя. Он обязан установить и подтвердить документами:

• утрату денег и/или других ценностей
• точную сумму/количество
• вину конкретного лица
• причинную связь между нарушением и ущербом

Когда кассир освобождается от ответственности

Работник не всегда несет ответственность перед работодателем. В ст. 239 ТК РФ приводится перечень ситуаций, когда ущерб есть, а ответственности работника — нет.

Отказ работодателя от взыскания

Руководитель вправе отказаться от истребования недостачи даже при наличии доказанной вины работника. Такое право предусмотрено ст. 240 ТК РФ, решение оформляется отдельным приказом. Прощенный ущерб в бухучете списывается в состав прочих расходов организации. Однако при этом возникают налоговые последствия:

• НДФЛ. Ранее Минфин разъяснял, что при прощении ущерба облагаемого дохода у работника не возникает (Письмо Минфина от 20.10.2017 N 03-15-06/68917). В 2026 году ведомство изменило свою позицию: сумма прощенного ущерба образует доход, облагаемый НДФЛ

• Страховые взносы. Сумма прощенного ущерба не признается объектом обложения, поскольку страховые взносы начисляются на выплаты и вознаграждения в пользу работников (Письмо Минфина от 20.10.2017 N 03-15-06/68917)
• Налог на прибыль. Непокрытый работником ущерб не учитывается в налоговых расходах, так как не отвечает критериям ст. 252 НК РФ

Как взыскать деньги с кассира

Если вина работника установлена, условия выполнены, оснований для освобождения от ответственности нет, руководитель издает приказ, в котором прописывает порядок отражения недостачи в бухучете и гашения. Сначала необходимо запросить у кассира письменные объяснения (ст. 247 ТК РФ). Если сотрудник отказывается их предоставить, этот факт фиксируют отдельным актом.

Приказ о взыскании причиненного ущерба в пределах среднего месячного заработка должен быть оформлен не позднее одного месяца со дня окончательного определения размера ущерба. При пропуске срока взыскание возможно только в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Порядок покрытия недостачи зависит от наличия  вины МОЛ и процедуры привлечения к ответственности.

Вариант 1: добровольный. Кассир может внести нужную сумму самостоятельно — сразу полностью или частями по соглашению с работодателем.

Вариант 2: по приказу. Если работник не вносит недостающую сумму, работодатель вправе удержать сумму из заработной платы. Размер удержания зависит от наличия договора о полной ответственности:

• в полном объеме — при наличии договора
• в пределах среднего заработка — если договор не заключался

Если сумма значительная, удержания могут растянуться на несколько месяцев, поскольку из зарплаты допускается удерживать не более 20% при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ).

Вариант 3: через суд. Судебный порядок применяется, если:

• приказ о взыскании не был оформлен своевременно
• сумма ущерба превышает средний заработок, а работник не согласен возмещать разницу добровольно

Срок обращения в суд составляет один год со дня обнаружения ущерба (ст. 392 ТК РФ).

По результатам инвентаризации выявлена недостача наличных в кассе — 61 138 руб. Комиссия установила вину кассира, все документы оформлены правильно и своевременно.

Зарплата кассира — 52 118 руб.

НДФЛ (13%) — 6 775 руб.

Сумма к выдаче на руки — 45 343 руб.

Предельный размер удержания — 20% от суммы на руки:

• 45 343 руб. × 20% = 9 069 руб. в месяц

Средний месячный заработок по данным бухгалтерии — 51 218 руб.

Вариант 1: заключен договор о полной материальной ответственности.

Кассир обязан покрыть полный размер недостачи — 61 138 руб. Удержания будут производиться ежемесячно:

• 1-й месяц: 9 069 руб.
• 2-й месяц: 9 069 руб.
• 3-й месяц: 9 069 руб.
• …

Полное погашение произойдет на седьмом месяце. Предприятие получит всю сумму — 61 138 руб.

Вариант 2: договора о полной ответственности нет.

Кассир несет ограниченную финансовую ответственность в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Предельный размер взыскания по приказу — 51 218 руб. Удержания, как и в первом варианте, идут по 9 069 руб. в месяц:

• 1-й месяц: 9 069 руб.
• 2-й месяц: 9 069 руб.
• …

Полное удержание суммы 51 218 руб. произойдет на шестом месяце. Предприятие получит 51 218 руб., остаток 9 920 руб. сотрудник может внести добровольно. Если этого не случится — предприятие вправе обратиться в суд.

Другие виды ответственности кассира

Помимо материальной кассир может привлекаться к другим видам ответственности:

• Дисциплинарная — замечание/выговор/увольнение
• Административная — штраф 4-5 тыс.руб. по ст. 15.1 КоАП РФ
• Уголовная — санкции перечислены в УК РФ, зависят от состава преступления (кража, присвоение/растрата и т.д.)

Что делать, если выявлена недостача денежных средств в кассе

Шаг 1. Зафиксируйте факт недостачи. Проведите пересчет наличных и сверку с данными кассовой книги и учета. Результат оформите актом по унифицированной или свой форме. Унифицированные бланки:

• ИНВ-15 — акт инвентаризации наличных денежных средств
• ИНВ-16 — инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

Количество экземпляров зависит от основания ревизии, например:

• годовая — составляют два экземпляра акта, один передается в бухгалтерию, второй остается у кассира
• смена МОЛ — три экземпляра: по одному для бухгалтерии, сдающего и принимающего лица

Скачайте Образец Акта ИНВ-15

Акт инвентаризации служит основанием для внесения записи в кассовую книгу:

• графа 1 — дата и номер акта
• графа 2 — «Недостача»
• графа 3 — счет 94
• графа 5 — недостающая сумма

Данная запись уравнивает остаток на конец дня по книге с фактическим остатком в кассе.

Шаг 2. Получите объяснение от материально ответственного лица. Если МОЛ отказался от пояснений – зафиксируйте отказ актом. В типовых актах (ИНВ-15,16) для объяснений предусмотрено специальное поле. При использовании своей формы выделите место в акте или берите объяснительную записку отдельным документом.

Шаг 3. Проведите служебную проверку и установите причину недостачи. Проверьте кассовые документы, отчеты кассира, корректность операций в учетной программе, бухгалтерские регистры. Изучите объяснение и обстоятельства. По итогам сделайте вывод о причинах недостачи, установите виновное лицо и переходите к Шагу 4.

Если установить виновного не удалось:

• при наличии признаков правонарушения, например, хищения — переходите к шагу 6
• при отсутствии признаков правонарушения — составьте приказ о списании недостачи и переходите к шагу 7.

Скачайте Образец приказа о списании недостачи в расходыWord

Шаг 4. Примите решение о возмещении. Определите, как будет возмещаться недостающая сумма:

• добровольным взносом
• удержанием из зарплаты
• через суд

Принятое решение оформите приказом.

Скачайте Образец приказа о взыскании недостачи с кассираWord

Шаг 5. Удержите средства из зарплаты кассира. Если вина кассира доказана, и у него имеется договор о полной матответственности:

• удержите из зарплаты НДФЛ и определите сумму выплаты на руки
• определите 20% от суммы на руки — это предел взыскания в месяц
• удержите недостачу в пределах 20% — ного лимита
• если за один месяц не покрыли всю недостачу — перенесите остаток на следующий
• продолжайте взыскание до гашения всей недостачи

Если вина установлена, но договора о полной матответственности нет:

• рассчитайте средний месячный заработок работника — это предельная величина взыскания
• удержите из зарплаты НДФЛ и определите сумму на руки
• определите 20% от суммы на руки — это предел удержания в месяц
• удерживайте недостачу с учетом 20% — ного лимита в пределах среднего заработка
• если за один месяц не удержали всю сумму, перенесите остаток на следующий
• продолжайте удержания до достижения среднего заработка
• сумму превышения над средним заработком работник может возместить добровольно, в противном случае взыскание возможно через суд

Шаг 6. При наличии признаков преступления обратитесь в правоохранительные органы. Подготовьте заявление и приложите документы: акт инвентаризации, объяснения, материалы внутренней проверки.

Шаг 7. Отразите недостачу в бухгалтерском учете. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром — зависит от способа возмещения.

Как отразить инвентаризацию кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия — читайте здесь.

Обнаружена недостача денежных средств в кассе:  отражение в учете

Недостача наличных отражается в учете в том периоде, на дату которого проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Кратко о документальном оформлении и отражении в учете кассовой недостачи

• Кассовая недостача обнаруживается при инвентаризации и оформляется документально
• Ущерб можно возложить на кассира только при доказанной вине. При договоре о полной матответственности возмещается вся сумма. Без договора — погашается средний месячный заработок, оставшуюся часть работник вносит самостоятельно либо по суду
• В учете недостачу отражают по счету 94. При наличии виновного лица сумму относят на работника с удержанием из зарплаты или иным способом. При отсутствии виновных — относят на прочие затраты

См. также:

• Кассовые операции — учет, документальное оформление
• Кассовые документы — виды и общие правила оформления
• Денежные документы

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email