Заявление на подотчет — правила оформления и пример заполнения

Заявление на подотчет — один из базовых документов при выдаче средств на хозяйственные нужды. 

Из статьи вы узнаете:

• кому и как выдаются подотчетные средства
• в каких случаях требуется заявление и можно ли заменить его приказом
• как оформить заявление, как выглядит образец

Подотчетные средства — что это, кому и как их выдают

Подотчетными называют денежные средства, выданные сотруднику авансом для оплаты расходов предприятия. Чаще всего такие деньги нужны для покупки товаров, работ и услуг для компании, оплаты расходов в командировках. Смысл подотчета: сотрудник получает и тратит деньги на служебные цели, а потом отчитывается за них перед бухгалтерией.

Кому можно выдавать деньги под отчет

Выдача денег допускается лицам, с которыми у предприятия или ИП заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 6.3 Указаний ЦБ N 3210-У, Письмо ЦБ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Статус налогового резидента РФ не требуется, деньги может получать нерезидент (например, работник-иностранец). Несданный авансовый отчет или наличие долга по предыдущему подотчету — не препятствие для выдачи новой подотчетной суммы.

Как можно выдать подотчетные деньги

Основание для выдачи — приказ руководителя и/или заявление подотчетника. Какие еще документы понадобятся — рассказали здесь.

Сотрудник может получить средства:

• наличными — из кассы или с корпоративной карты
• на собственную банковскую карту – переводом от предприятия
• денежными документами (например, талонами на ГСМ)

Вариант работодатель выбирает самостоятельно.

Выдача подотчетных сумм: правила и нюансы

Как отчитаться за подотчет

После использования денег сотрудник обязан отчитаться. Для этого он представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет по форме АО-1 или форме, разработанной в организации
• первичные документы с подтверждением затрат — чеки, накладные, акты, БСО, билеты

Бухгалтерия проверяет отчет и прикрепленные документы, после чего отчет утверждает руководитель.

Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

Сроки представления отчета:

• при командировке — не позднее 3 рабочих дней после возвращения (п. 23 Постановления Правительства от 16.04.2025 N 501)
• в остальных случаях — в сроки, установленные руководителем

Общие сроки рекомендуем зафиксировать в локальном нормативном акте, а конкретные даты определит руководитель в каждом заявлении или приказе.

Когда нужно заявление на подотчет и можно ли обойтись без него

Для выдачи денег бухгалтерии требуется один из письменных документов (п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У):

• распоряжение руководителя (например, приказ)
• заявление подотчетника

Заявление — один из вариантов, а не обязательный документ. Обязательным он становится, только если руководитель утвердил его в локальном нормативном акте. Оформлять одновременно и заявление, и приказ не требуется (достаточно одного из документов), но и не запрещено: работодатель вправе использовать оба одновременно.

Если нет ни заявления, ни приказа, выдача денег будет нарушением порядка ведения кассовых операций, за которое предусмотрен штраф по ст. 15.1 КоАП РФ.

Можно ли заменить заявление приказом

В организациях может использоваться приказ со списком подотчетных лиц. В таком документе перечисляют физлиц, которым разрешено получать деньги под отчет. Однако этот приказ не заменяет заявление на выдачу подотчетных средств: он лишь определяет круг возможных подотчетников, но не является основанием для выдачи конкретной суммы.

Заменить заявление может только распорядительный документ — приказ о выдаче средств одному или нескольким лицам, в котором указаны:

• ФИО и должности получателей средств
• суммы к выдаче
• сроки представления отчетов

Скачайте образец приказа о выдаче средств в подотчет
Word

Кто пишет заявление на выдачу подотчетных сумм

Документ составляется от имени подотчетника — того, кто непосредственно будет использовать деньги.

Пропишите в ЛНА организации:

• кто и в каких случаях должен составлять заявление
• что указывается в его тексте
• в какие сроки заявление передается в бухгалтерию

Если руководитель утвердил такие положения, заявление становится обязательным документом в данной организации.

Список подотчетников целесообразно утвердить приказом. Он необязателен, но удобен бухгалтерии, так как позволяет оперативно проверять полномочия заявителей. Но отсутствие сотрудника в таком приказе не означает полного запрета на получение подотчетных средств. Руководитель может принять индивидуальное решение о выдаче.

Скачайте образец приказа о подотчетных лицахWord

Когда писать заявление

Законодательство не устанавливает сроков подачи заявления. Этот вопрос работодатель решает самостоятельно. Порядок и сроки целесообразно прописать в локальном акте (например, в Положении о подотчетных суммах или ином внутреннем документе).

Как оформить заявление на подотчет: правила и образец

Работодатель вправе утвердить свой шаблон или перечень реквизитов заявления на подотчет. Если он этого не сделал, подотчетник пишет заявление произвольным текстом.

Обязательные реквизиты заявления

Ранее в Указании ЦБ N 3210-У от 11.03.2014 приводился перечень обязательных реквизитов, но его исключили Указанием ЦБ от 05.10.2020 N 5587-У. Сейчас к числу обязательных относятся:

• реквизиты банковской карты — если подотчетник просит перечислить средства на нее (Письмо Минфина от 25.08.2014 N 03-11-11/42288)
• виза руководителя предприятия или другого уполномоченного лица (Письмо ЦБ от 06.09.2017 N 29-1-1-0Э/20642). При этом указываются выдаваемая сумма, срок выдачи, дата подписания и ставится подпись руководителя

Поскольку обязательные реквизиты заявления нормативно не определены, обычно в нем приводят данные, без которых бухгалтерия не сможет выдать средства: ФИО заявителя, сумма денежных средств, срок их использования, подпись заявителя, дата составления.

Дополнительные реквизиты

В заявление можно включить дополнительные сведения, например:

• цель выдачи денег — покупка канцтоваров, оплата услуг, командировочные расходы
• способ получения — наличными, переводом на карту.
• подразделение и должность заявителя

Такие могут использоваться при ведении управленческого учета, планировании затрат, контроле движения денежных средств.

Как оформить заявление

Закон не ограничивает способ составления заявления. Можно использовать один из вариантов:

• написать от руки
• напечатать на компьютере
• оформить комбинированный вариант — распечатать заготовленный шаблон, вписать ФИО, сумму и даты

Заявление на подотчетные деньги: образец

Скачайте образец заявления о выдаче средств в подотчет
Word

Кратко об оформлении заявления на подотчет

• Заявление на под отчет становится обязательным документом, если условие о нем закреплено в ЛНА. Иначе выдачу оформляют приказом
• Заявление составляют произвольным текстом, если работодатель не утвердил свой шаблон. В тексте указывают получателя, сумму, срок выдачи, другие сведения
• Обязательный реквизит заявления — виза руководителя (иного уполномоченного лица) с указанием суммы, срока, даты и проставлением подписи. Без визы документ не может быть основанием для выдачи средств

См. также:

• Подотчетные лица: кто это и как вести с ними расчеты
• Выдача подотчетных сумм: правила и нюансы
• Задолженность подотчетных лиц — это актив или пассив?

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email