Как оформить командировку

Ошибки в документах и расчетах по командировкам могут привести к налоговым доначислениям. В статье разберем, как оформить командировку: от приказа до авансового отчета.

Отправка сотрудника в командировку: правила и исключения

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). На время командировки за сотрудником сохраняют средний заработок. Работодатель возмещает расходы на проезд, проживание и суточные (ст. 167 ТК РФ, ст. 168 ТК РФ).

Правила направления работников в командировки смотрите в Положении, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501 (далее — Положение N 501). Документ действует с 01.09.2025 по 01.09.2031.

В командировку можно направить только сотрудника, с которым заключен трудовой договор (ст. 166 ТК РФ, п. 2 Положения N 501). Исполнителям по договору ГПХ командировку не оформляют, поскольку они не состоят с заказчиком в трудовых отношениях.

Работодатель может направить в командировку не каждого сотрудника. Одних работников командировать запрещено, других — можно только с письменного согласия (ст. 166 ТК РФ). Проверяйте ограничения перед оформлением документов, чтобы избежать штрафов трудовой инспекции.

Работодатель не может направить в командировку следующих сотрудников даже с их письменного согласия: 

• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ)
• сотрудников младше 18 лет, кроме творческих работников и спортсменов (ст. 268 ТК РФ, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ)
• работников по ученическому договору, если поездка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ)

Направление только с письменного согласия

Работодатель может направить сотрудника в командировку только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний. Это правило распространяется на следующих работников:

• женщин с детьми до трех лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ)
• одиноких родителей и опекунов, которые воспитывают детей младше 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ)
• родителей трех и более детей младше 18 лет, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ)
• сотрудников с детьми-инвалидами (ч. 3 ст. 259 ТК РФ)
• сотрудников, которые ухаживают за больными родственниками (ч. 3 ст. 259 ТК РФ)
• сотрудников с инвалидностью (ст. 167 ТК РФ)

Порядок выдачи медицинских заключений регулирует Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан…» (ст. 78).

С 01.09.2026 вступает в силу новый Порядок выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений (Приказ Минздрава от 15.04.2026 N 286н). Справки и заключения оформляют (п. 4, п. 5 Порядка):

• на бумаге — выдают при личном обращении в медицинскую организацию и предъявлении паспорта или другого удостоверения личности
• в электронном виде — выдают при личном обращении или по электронному запросу, подписанному электронной подписью, и заверяют УКЭП медицинского работника

Оформление командировочных документов

Документы подтверждают, что сотрудник потратил выданные средства на командировку. Они помогают предотвратить злоупотребления и правильно учесть расходы:

• в бухгалтерском учете — отнести командировочные расходы на соответствующий счет
• в налоговом учете — уменьшить базу по налогу на прибыль или УСН с объектом «Доходы минус расходы»

До 2013 года работодатели обязаны были использовать унифицированные формы, например N Т-9 и N Т-10. После вступления в силу Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ типовые бланки стали добровольными.

Работодатель может:

• разработать первичные документы самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ)
• применять типовые бланки и закрепить их в учетной политике (разд. «Формы первичных учетных документов» информации Минфина N ПЗ-10/2012)

Несмотря на отмену типовых форм и отсутствие такого требования в Положении N 501, большинство компаний продолжает использовать унифицированные бланки (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1):

• приказ о направлении в командировку по форме N Т-9 или N Т-9а — подтверждает решение работодателя
• командировочное удостоверение по форме N Т-10 — подтверждает срок пребывания сотрудника в месте назначения по отметкам о прибытии и выбытии
• служебное задание и отчет по форме N Т-10а — необязательный документ, в котором руководитель может зафиксировать задачи сотрудника на время поездки

В течение трех рабочих дней после возвращения сотрудник должен сдать авансовый отчет (п. 23 Положения N 501). Компания может использовать унифицированную форму N АО-1 (Постановление Госкомстата от 01.08.2001 N 55) или разработать другую.

К отчету приложите документы, которые подтверждают расходы:

• авиа- и железнодорожные билеты
• посадочные талоны
• гостиничные чеки
• договоры аренды жилья
• другие подтверждающие документы

Закрепите правила оформления командировок в локальном нормативном акте (ЛНА), например в положении о служебных командировках.

Рекомендация. Положение о служебных командировках необязательно, но поможет защитить интересы работодателя при налоговых и трудовых проверках. Укажите в нем:

• кого можно направлять в командировки
• как оформлять поездки
• как оплачивать командировочные расходы

Единой формы положения нет. Разработайте ее самостоятельно или скачайте шаблон с сайта Роструда.

Лимиты расходов на проживание и питание и другие часто меняющиеся условия закрепите в отдельном ЛНА, например в положении о нормах командировочных расходов. Так компания сможет менять суммы выплат, не переписывая положение о служебных командировках и другие ЛНА, например коллективный договор или положение об оплате труда.

Как оформляется командировка: ключевые этапы и перечень документов

До поездки работодатель должен оформить документы и выдать сотруднику аванс, а после возвращения получить отчет. При выдаче подотчетных сумм наличными учитывайте Указание Банка от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» (далее — Указание N 3210-У).

Разделите оформление и расчеты на пять этапов:

После возвращения сотрудника рассчитайте суточные за каждый день командировки, включая выходные и время в пути. Командировка начинается в день отправления транспорта от места постоянной работы и заканчивается в день прибытия обратно (п. 4 Положения N 501).

Особенности налогового учета суточных

Не удерживайте НДФЛ с суточных в пределах 700 руб. за день командировки по России и 2 500 руб. за день командировки за границу (п. 1 ст. 217 НК РФ). С суммы превышения удержите налог по ставке 13% или другой ставке в зависимости от совокупного облагаемого дохода сотрудника (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Признайте суточные сверх норм доходом сотрудника в последний день месяца, когда утвердили авансовый отчет. На эту дату рассчитайте НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Для страховых взносов действуют те же лимиты. Не включайте в базу суточные до 700 руб. за день командировки по России и до 2 500 руб. за день командировки за границу (п. 2 ст. 422 НК РФ). На сумму превышения начислите взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.

СФР разъяснил, что взносы на травматизм не начисляют на всю сумму суточных при командировках по России и за границу (Письмо СФР от 01.12.2025 N 19-20/62184).

Минфин уточнил, что возмещенные командировочные расходы освобождают от страховых взносов только при наличии подтверждающих документов (Письмо Минфина от 09.02.2018 N 03-04-05/7999). Поэтому правильно оформляйте документы, чтобы не начислять взносы на компенсационные выплаты.

Налогообложение сверхнормативных суточных

Кратко о том, как оформляется командировка

• Порядок направления сотрудников в командировки и возмещения расходов регулируют ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки
• Перед командировкой проверьте, не относится ли сотрудник к категории работников, которым поездки запрещены или разрешены только с письменного согласия
• Организация может использовать унифицированные бланки N Т-9, N Т-10 и N Т-10а или разработать формы и закрепить их в учетной политике
• При расчете НДФЛ и страховых взносов учитывайте лимиты суточных

См. также:

• Командировка: что это, как оформить, какие особенности учесть
• Командировки: новое Положение N 501 работает с 1 сентября 2025
• Командировочные расходы: анализируем проводки в контексте нового Положения N 501
• Командировочные расходы 2025: перечень, нормативные требования, налоговые особенности
• Командировка: сложные вопросы компенсации и налогообложения расходов по проезду
• Командировка: сложные вопросы учета рабочего времени и оплаты труда при выезде и возвращении