Как оформить приказ о подотчетных лицах

Выдача денег под отчет требует контроля — каждый платеж подтверждают распорядительным актом. В приказ включают обязательные сведения и данные для учета операций. Правильно составленный документ упорядочит расчеты и снизит риск штрафов при проверке.

Разберем, как составить приказ о выдаче денег под отчет, и приведем образец для скачивания.

Нормативная база расчетов с подотчетными лицами

Выдачу подотчетных сумм, их возврат и контроль целевого использования регулируют НПА. Они устанавливают правила выдачи денег сотрудникам, документального учета расходов и действий при нарушениях.

К ним относятся:

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ) — устанавливает требования к первичным документам и учетным регистрам. Определяет обязательные реквизиты документов для выдачи, возврата и списания подотчетных сумм (ст. 9, ст. 10)
• Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 N 3210-У — устанавливает порядок выдачи денег сотрудникам, целевое назначение средств и требования к оформлению операций
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 N 501— регулирует выдачу подотчетных сумм командированным сотрудникам, состав возмещаемых расходов: суточных, проезда и жилья, а также требования к подтверждающим документам
• Разъяснения Банка России, Минфина и ФНС — информационные письма и рекомендации по спорным вопросам. Они помогают обосновать позицию компании перед инспекцией в нестандартных ситуациях, например при расчетах платежными картами

Основной документ — Указание N 3210-У. Оно разрешает выдавать наличные под отчет только на цели, связанные с деятельностью организации или ИП, и устанавливает правила оформления отчета о расходовании денег (пп. 6.3 п. 6).

Для работников в служебных поездках применяют Положение N 501. Оно устанавливает правила возмещения командировочных расходов и подтверждения трат.

Важно разделять категории получателей подотчетных средств.

По мнению Банка России, деньги под отчет можно выдать штатным сотрудникам и исполнителям по договорам ГПХ (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Командировать можно только работника по трудовому договору (ст. 166 ТК РФ, п. 2 Положения N 501).

Коммерческие организации самостоятельно определяют сроки, размеры и порядок расходования или возмещения подотчетных средств. Правила утверждают в учетной политике и ЛНА. Например, в «Положении о расчетах с подотчетными лицами» или «Положении о служебных командировках».

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Выдача денег под отчет — привычная операция. Но при отсутствии внутренних правил и подтверждающих документов компания рискует получить налоговые доначисления. Сотрудники могут потратить деньги не по назначению, а инспекторы при проверке исключат расходы.

Чтобы снизить риски, разработайте ЛНА, который урегулирует расчеты с подотчетными лицами.

Положение о расчетах с подотчетными лицами — внутренний документ компании, который руководитель утверждает приказом. Закон не требует его составлять, но документ поможет учесть особенности работы компании.

Положение определяет:

• получателей подотчетных средств
• способ выдачи — наличными или на карту
• лимиты сумм и цели расходования
• сроки возврата неиспользованных сумм
• порядок сдачи авансовых отчетов

Регламент снизит риски при проверке. Выданные суммы не признают доходом работника, а расходы не исключат из базы по налогу на прибыль.

В Положении уделите внимание способам расчетов:

• наличными из кассы или снять с корпоративной карты
• денежными документами, например талонами на ГСМ
• безналичным переводом на корпоративную или личную карту сотрудника (совместное Письмо Минфина и Федерального казначейства от 10.09.2013 N 02-03-10/37209 / 42-7.4-05/5.2-554)

Российское законодательство не устанавливает единый порядок выдачи безналичных подотчетных сумм. Компания выбирает способ расчетов и закрепляет его в учетной политике и ЛНА, например в «Положении о расчетах с подотчетными лицами».

При безналичных расчетах сотрудник сохраняет товарные чеки или чеки ККТ, квитанции банкоматов и слипы POS-терминалов, которые подтверждают списание денег с карты. Документы должны содержать данные держателя карты (Письмо Минфина от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106).

Что учесть перед составлением приказа на выдачу денег в подотчет

Некоторые ситуации требуют уточнений в приказе. Например, при работе с внештатными исполнителями учтите юридические особенности:

• Право на получение денег. Исполнителей по договорам ГПХ признают подотчетными лицами наравне со штатными сотрудниками (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Им можно выдать деньги на материалы, работы или услуги для выполнения обязательств по договору
• Оформление. Для выдачи аванса оформляют стандартный приказ. В нем указывают Ф. И. О. исполнителя и реквизиты договора ГПХ
• Запрет на командировки. Исполнителя по договору ГПХ нельзя направить в служебную командировку. Расходы на поездку в другой город включают в стоимость услуг по договору, а не оформляют как командировочные

Также укажите в приказе способ получения денег. При безналичной выдаче отразите условия банковского перевода:

• Перевод на личную карту работника. Укажите способ выдачи: «Сумму перечислить безналичным способом на личную банковскую карту работника, которую он использует для получения заработной платы»
• Перевод на корпоративную карту. Укажите способ выдачи и лимит расходов: «Выдачу подотчетных сумм осуществить путем предоставления сотруднику корпоративной банковской карты, привязанной к расчетному счету организации. Установить лимит расходов по карте в размере 50 000 рублей»

Укажите в приказе точные реквизиты зарплатной карты для перевода денег. Обычно бухгалтерия располагает ими, так как оформляет зарплатный проект. Если сотрудник использует личную карту, получите от него заявление и справку банка с реквизитами счета. Приложите копии документов к приказу. Это снизит риск перевода денег по ошибочным реквизитам

Структура и форма приказа о подотчетных лицах

По пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У наличные под отчет выдают на основании одного из документов:

• распорядительного акта — приказа руководителя или ИП
• письменного заявления подотчетного лица

Безналичный перевод подотчетных сумм на личную или корпоративную карту также оформляют приказом или заявлением (Письмо Минфина от 21.07.2017 N 09-01-07/46781, Письмо Минфина от 10.09.2013 N 02-03-10/37209, Письмо Минфина от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966).

Типовой формы приказа нет — компания может разработать и утвердить собственный шаблон в учетной политике. При оформлении ориентируйтесь на разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст.

Основные элементы приказа и порядок их заполнения по ГОСТу в виде таблицы:

В приказ включите дополнительные сведения с учетом деловой практики и разъяснений Минфина, ФНС и Банка России.

Банк России рекомендует оформлять распоряжение на каждую выдачу денег. Укажите Ф. И. О. подотчетного лица, при наличии — отчество, сумму, срок выдачи, подпись руководителя, дату и регистрационный номер приказа (Письмо Банка России от 06.09.2017 N 29-1-1-ОЭ/20642).

Если деньги выдают нескольким работникам, сведения укажите по каждому отдельно:

• должность работника или номер и дату договора ГПХ для внештатного исполнителя
• сумму цифрами и прописью, цель выдачи — хозяйственные нужды или командировочные расходы
• способ выдачи — наличными через кассу или переводом на платежную карту
• срок сдачи авансового отчета

После утверждения приказа руководителем подотчетные лица ставят подписи об ознакомлении.

Используйте актуальный бланк приказа. Если компания применяет образец 2022 года, который не предусматривает безналичные выплаты, обновите его. Предусмотрите переводы на личные и корпоративные карты сотрудников.

Если ЛНА предусматривает оформление подотчета по заявлению подотчетного лица, процедура начинается с обращения сотрудника.

В заявлении указывают:

• Ф. И. О. и должность штатного работника или реквизиты договора ГПХ
• сумму
• цель выдачи
• срок, на который выдают деньги

Руководитель визирует заявление, например: «Выдать» или «Удовлетворить», указывает дату, ставит подпись и расшифровывает ее.

После одобрения заявление передают в бухгалтерию для оформления РКО или платежного поручения.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

При оформлении распоряжения о выдаче денег под отчет придерживайтесь алгоритма:

Шаг 1. Оформите реквизиты

Используйте форму приказа или распоряжения, которую устанавливает ЛНА компании. Укажите обязательные и дополнительные реквизиты.

Шаг 2. Составьте основную часть

Укажите условия выдачи денег: наличными или безналично. Перевод на личную или корпоративную карту прямо зафиксируйте в тексте приказа. Запрет на такие переводы законодательство не устанавливает (Письмо Минфина от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).

Образец текста приказа для корпоративных карт:

«Выдать под отчет водителю Пропиленову Ивану Ивановичу денежные средства на срок 10 (Десять) рабочих дней для приобретения автозапчастей. Выдачу осуществить путем предоставления ему корпоративной банковской карты, привязанной к расчетному счету организации. Установить лимит расходов по карте в размере 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей».

Образец текста приказа для личных карт:

«Выдать под отчет бухгалтеру Мегабиз Светлане Ивановне денежные средства в сумме 15 000 (Пятнадцать тысяч) рублей на срок 5 (Пять) рабочих дней для покупки канцелярских товаров. Сумму перечислить безналичным способом на ее личную банковскую карту, используемую для получения заработной платы».

Образец текста приказа при выдаче наличными:

«Выдать под отчет менеджеру Глокая Алине Дмитриевне денежные средства в сумме 25 000 (Двадцать пять тысяч) рублей на срок 7 (Семь) рабочих дней для приобретения расходных материалов к оргтехнике. Выдачу осуществить наличными денежными средствами из кассы организации».

Шаг 3. Подпишите и ознакомьте

Распоряжение подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Получите подписи всех лиц, указанных в документе, включая каждого подотчетного работника. Подписи подтверждают ознакомление с условиями выдачи.

Шаг 4. Зарегистрируйте и храните

Зарегистрируйте приказ в журнале учета внутренних документов. Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам хранят 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236; пп. «б» п. 19 Перечня).

Образец приказа на выдачу денег в подотчет

Пример

ООО «ТАУТАВ» необходимо оформить выдачу подотчетных сумм трем своим работникам:

• кладовщику Куздре С. С. — 15 000 руб. на 10 дней наличными на административно-хозяйственные расходы
• водителю Пропиленову И. И. — 9 000 руб. на 5 дней наличными на административно-хозяйственные расходы
• заместителю директора Юнчоджэ Р. Ю. — 45 000 руб. на 10 дней безналичным переводом на карту на командировочные расходы

Исходя из условий примера, образец приказа на выдачу денег в подотчет будет выглядеть так:

Ошибки в приказах на подотчет — как их избежать

При оформлении распоряжений о выдаче подотчетных сумм часто допускают ошибки, которые создают налоговые риски. Основная ошибка — размытые формулировки сроков и сумм, например: «Выдать по запросу». При проверке инспекторы могут исключить такие расходы. Срок указывайте точно: «Не позднее 2 сентября 2026 года».

Еще одна ошибка — отсутствие подписи подотчетного лица об ознакомлении с приказом. Без подписи сложно привлечь сотрудника к ответственности за нарушение сроков или невозврат денег.

Закон не запрещает выдать деньги сотруднику, который не отчитался за предыдущий аванс, но это повышает налоговые риски. Невозвращенные суммы могут признать доходом физического лица и начислить НДФЛ и страховые взносы.

Кратко о том, как оформить приказ о подотчетных лицах

• Порядок выдачи, учета и контроля подотчетных сумм регулируют нормативные документы
• Коммерческие организации самостоятельно определяют сроки, размеры, порядок выдачи и возврата подотчетных средств. Правила закрепляют в учетной политике и ЛНА, например в «Положении о расчетах с подотчетными лицами»
• Типовой формы приказа нет. Компания разрабатывает шаблон и утверждает в учетной политике
• Дополните приказ сведениями с учетом разъяснений Минфина, ФНС и Банка России. В статье приведены инструкция по оформлению распоряжения о выдаче денег под отчет и образец приказа для скачивания

См. также:

• Подотчетные лица: кто это и как вести с ними расчеты
• Заявление на подотчет — правила оформления и пример заполнения
• Выдача подотчетных сумм: правила и нюансы