Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в ЗУП 3.1

В ст. 137 ТК РФ сказано, что из заработной платы можно произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Но сделать это можно не во всех случаях увольнения.

Разберем, когда можно производить удержания за отпуск при увольнении и как это сделать в ЗУП 3.1

Когда и в каком размере можно удерживать за отпуск при увольнении

В статье 137 ТК РФ перечислены основания увольнения, когда нельзя удерживать за использованный авансом отпуск. Это случаи увольнения в связи с:

• отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 части первой ст. 77 ТК РФ )
• ликвидацией организации, сокращением численности или штата, или сменой собственника (пункты 1, 2 и 4 части первой ст. 81 ТК РФ)
• призывом на военную службу п. 1 ст. 83 ТК РФ
• восстановлением в должности сотрудника, ранее выполнявшего эту работу п. 2 ст. 83 ТК РФ
• признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением п. 5 ст. 83 ТК РФ
• смертью сотрудника п. 6 ст. 83 ТК РФ
• возникновением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений п. 7 ст. 83 ТК РФ

В остальных случаях можно производить удержание за использованный авансом отпуск. Но даже если основание увольнения позволяет это сделать, удержать с работника можно не более 20% от суммы к выплате. Такое ограничение указано в ст. 138 ТК РФ и в Письме Роструда от 12.03.2025 N ПГ/03396-6-1.

В итоге при сторнировании отпуска, предоставленного авансом, за уволенным может образоваться долг, который можно будет списать по истечении трех лет – Как в ЗУП 3.1 списать долг сотрудника по истечении 3 лет.

Разберем, как рассчитать удержание за отпуск в ЗУП 3.1.

Два варианта удержания за отпуск в ЗУП 3.1

Как именно производить удержание за неотработанные дни отпуска, законом не установлено. В ЗУП 3.1 предусмотрены два варианта удержания:

• Как сторно начисления – в этом случае при увольнении сторнируется ранее начисленная сумма отпускных, уменьшается исчисленный НДФЛ и взносы.
• Как удержание – в этом случае в документе Увольнение рассчитывается сумма удержания. НДФЛ и взносы при этом не уменьшаются.

Выбрать порядок удержания за неотработанные дни отпуска можно в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) по ссылке Настройка состава начислений и удержаний). На вкладке Удержания выбираем положение переключателя Удержание при увольнении за использованный авансом отпуск регистрируется как:

• Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы – будет сторнирован ранее начисленный отпуск, уменьшены НДФЛ и взносы.
• Удержание и не уменьшает налоги и взносы – будет рассчитана сумма удержания.

При установке переключателя в положение Удержание и не уменьшает налоги и взносы в ЗУП 3.1 автоматически создается новый вид удержания Удержание за неотработанный отпуск (Отпуск основной) (Настройка – Удержания).

При выборе способа удержания Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы возможно возникновение ошибки, когда сумма сторно начисления рассчитывается неправильно или не рассчитывается совсем.

Что делать в этом случае – читайте в статье Ошибка в ЗУП 3.1 – неправильно считается сторно отпуска при увольнении

Разберем, в чем разница между способами удержания за неиспользованные дни отпуска.

Где рассчитывается удержание. При выборе любого способа удержания расчет происходит в документе Увольнение, но на разных вкладках:

• Сторно начислений рассчитывается на вкладке Начисления
• Удержание рассчитывается на вкладке Удержание

Как рассчитывается. Определение суммы удержания происходит по-разному:

• При расчете сторно начислений программа берет последние фактически начисленные отпускные и сторнирует их
• При расчете удержания рассчитывается сумма удержания за отгулянные авансом дни из среднего заработка на дату увольнения

На какую дату рассчитывается средний заработок для удержания:

• При сторнировании начислений средний заработок рассчитывается на день начала сторнируемого отпуска. Из-за этого он может отличаться от среднего заработка в документе Увольнение.
• При расчете удержания средний заработок берется на дату увольнения. Из-за этого сумма удержания может отличаться от суммы фактически начисленных отпускных.

Как выбор способа удержания влияет на НДФЛ и взносы:

• Сторно начислений уменьшает базу по НДФЛ и взносам. В учете НДФЛ доход и налог с него уменьшается на дату выплаты отпускных в прошлом.
• Удержание никак не влияет на учет НДФЛ и взносов

Как отразится в бухгалтерском учете:

• Сторно начислений отражается в БУ как сторно расходов на оплату труда по дебету счетов затрат и кредиту счета 70.
• Удержание отражается, как удержание в пользу организации по дебету счета 70 и кредиту счета 91.01

Сравнительная характеристика способов удержания за предоставленный авансом отпуск приведена в таблице:

Разберем, как работает каждый способ удержания на примерах.

В этой статье мы рассмотрим удержания за использованный авансом отпуск на примере обычного отпуска, без выделения долей РК и СН. Если же отпуск первоначально был начислен с долями РК СН, то и при увольнении удержание за неотработанные дни отпуска рассчитаются с долями.

Как потом перебросить суммы долей РК и СН по удержанию на основную налоговую базу разобрали в статье Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в ЗУП 3.1, если отпускные начисляли с долями РК СН

Сторно начислений  - уменьшает налоги и взносы

Сотрудник Минчев А. Б. увольняется 22.09.2025.

На вкладке Компенсация отпуска указано, что необходимо удержать за использованные авансом 2,33 дня отпуска.

В настройках расчета зарплаты выбран способ удержания Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы.

Посмотрим, как будет рассчитано удержание за неотработанные дни отпуска.

Начисления

На вкладке Начисления рассчитывается отрицательная сумма начисления Отпуск основной за 2,33 дня, предоставленные в августе 2025.

Средний заработок для расчета сторно составил 3 412,97 руб., и он отличается от среднего заработка, указанного на вкладке Условия увольнения.

Дело в том, что при расчете сторно начислений используется тот средний заработок, который применялся при расчете отпуска. Таким образом сторнируется фактически начисленная сумма отпускных.

Сумма сторно отпуска:

• 3 412,97 (средний заработок на дату начала отпуска) * 2,33 (дней для удержания) = 7 952,22 руб.

НДФЛ

На вкладке НДФЛ сторнируется сумма налога на дату получения отпускных 20.08.2025.

Общая сумма НДФЛ по документу рассчитывается с учетом сторно отпуска и составляет 8 420 руб.

1. Всего начислено в документе Увольнение:
   • 72 727,27 (оплата по окладу) – 7 952,22 (сторно отпуска) = 64 775,05 руб.
2. Рассчитаем НДФЛ:
   • 64 775,05 * 13% (ставка НДФЛ) = 8 420 руб.

Взносы

На вкладке Взносы никакого сторно не видно, но сумма взносов рассчитывается с учетом сторнированного отпуска.

Проверим расчет.

1. Всего начислено в документе Увольнение:
   • 72 727,27 (оплата по окладу) – 7 952,22 (сторно отпуска) = 64 775,05 руб.
2. Рассчитаем взносы по единому тарифу:
   • 64 775,05 * 30% (тариф взносов) = 19 432,52 руб.
3. Рассчитаем взносы на травматизм:
   • 64 775,05 * 0,2% (тариф взносов) = 129,55 руб.

Отражение в БУ

В документе Отражение зарплаты в бухучете сторно неотработанных дней отпуска при увольнении отражается следующим образом:

• На вкладке Начисленная зарплата и взносы отражаются отрицательные суммы по виду операции Ежегодный отпуск.
• На вкладке НДФЛ отражается общая сумма налога, посчитанная с учетом сторно отпуска.

После синхронизации в 1С Бухгалтерии для сторно отпускных формируется проводка Дт 25 Кт 70 на сумму минус 7 952,22 руб.

Удержание  - не уменьшает налоги и взносы

Сотрудница Милова С. А. увольняется 22.09.2025.

На вкладке Компенсация отпуска указано, что необходимо удержать за использованные авансом 2,33 дня отпуска.

В настройках расчета зарплаты выбран способ удержания Удержание и не уменьшает налоги и взносы.

Посмотрим, как будет рассчитано удержание за неотработанные дни отпуска.

Начисления

На вкладке Начисления рассчитывается только Оплата по окладу за сентябрь 2025.

На вкладке Удержания рассчитывается Удержание за неотработанный отпуск (Отпуск основной). Расчет происходит из среднего заработка на дату увольнения.

Средний заработок для расчета удержания отличается от того среднего, который использовали для расчета отпускных. Поэтому сумма удержания будет отличаться от фактически начисленных отпускных.

1. Посчитаем сумму удержания, рассчитанную в документе Увольнение:
   • 3 409,45 (средний заработок на дату увольнения) * 2,33 (дни, предоставленные авансом) = 7 944,02 руб.
2. Посчитаем сумму отпускных, фактически начисленную за 2,33 дня, предоставленные авансом:
   • 3 412,97 (средний заработок на начало отпуска) * 2,33 (дни, предоставленные авансом) = 7 952,22 руб.
3. Сумма удержания меньше, чем было изначально начислено отпускных:
   • 7 944,02 (удержание) < 7 952,22 (начислено отпускных)

НДФЛ

На вкладке НДФЛ налог рассчитывается только с суммы начисленного оклада. Удержание за неотработанные дни отпуска не влияет на расчет НДФЛ.

Рассчитаем НДФЛ:

• 72 727,27 * 13% (ставка НДФЛ) = 9 455 руб.

Взносы

Взносы рассчитываются только с суммы начисленного оклада. Удержание за неотработанные дни отпуска не влияет на расчет взносов.

1. Рассчитаем взносы по единому тарифу:
   • 72 727,27 * 30% (тариф взносов) = 21 818,18 руб.
2. Рассчитаем взносы на травматизм:
   • 72 727,27 * 0,2% (тариф взносов) = 145,45 руб.

Отражение в БУ

В документе Отражение зарплаты в бухучете удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении отражается на вкладке Удержанная зарплата.

После синхронизации в 1С Бухгалтерии формируется проводка Дт 70 Кт 91.01 на сумму 7 944,02 руб.

Как удержать за отпуск не более 20% от суммы к выплате

При любом способе, удержать мы сможем не более 20% от суммы к выплате. Чтобы соблюсти это ограничение, придется скорректировать сумму в Ведомости вручную. Для этого:

1. Определим сумму выплаты расчета при увольнении без учета удержаний
2. Посчитаем, сколько мы можем выплатить сотруднику - это 80% от общей суммы к выплате (= 100% - 20% можем удержать)
3. Скорректируем сумму выплаты в Ведомости

Разберем ограничение суммы выплаты на примере Минчева А. Б.

1. Определим сумму выплаты расчета при увольнении без учета удержаний.
   Чтобы не рассчитывать сумму выплаты вручную, можно на время очистить сумму сторно отпуска и провести Увольнение.После этого в расчетном листке появится остаток на сумму выплаты без учета удержания – 19 773,27 руб.

   Сумма выплаты без учета удержания:

   • 72 727,27 (начислено) – 9 454 (НДФЛ) – 43 500 (аванс) = 19 773,27 руб.

   

2. Посчитаем 80% от общей суммы к выплате

   Мы должны выплатить не менее 80% от суммы выплаты без учета сторно отпуска. Это 15 818,62 руб.

   Рассчитаем 80% от суммы выплаты

   • 19 773,27 (сумма выплаты без учета удержания) * 80% = 15 818,62 руб.

3. Скорректируем сумму выплаты в Ведомости

Пересчитаем Увольнение, чтобы снова рассчиталось сторно отпуска, которое мы очистили.

Заполним Ведомость на выплату расчета при увольнении. Сумма выплаты получается меньше, чем мы рассчитали. Нужно выплатить 15 818,62 руб., а в ведомости попадает 12 855,05 руб.

Скорректируем сумму выплаты. Для этого откроем расшифровку суммы к выплате в Ведомости и исправим строку с документом-основанием Начисление зарплаты и взносов. Укажем сумму 59 318,62 руб.

Рассчитаем сумму выплаты по документу-основанию Начисление зарплаты и взносов:

• 15 818,62 (80% суммы выплаты без учета удержания) + 43 500 (аванс) = 59 318,62 руб.

См. также:

• Все нюансы увольнения в ЗУП 3.1

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email