Какие штрафы предусмотрены за отсутствие ЭПД в 2026 году: юридические риски и санкции для перевозчиков и экспедиторов

С 2026 года электронные перевозочные документы (ЭПД) обязательны для ряда грузовых перевозок в России. Несоблюдение требований ведет к административным штрафам, налоговым рискам и усиленному контролю со стороны государства для перевозчиков и экспедиторов.

В статье разберем, какие штрафы предусмотрены за отсутствие ЭПД, на какие нормы законодательства ориентироваться и какие риски возникают для участников перевозки.

Когда электронные перевозочные документы становятся обязательными

Обязательный переход на электронные перевозочные документы закреплен федеральным законодательством. В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2024 N 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» электронный документооборот становится обязательным для ряда транспортных документов.

С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен для документов, используемых в рамках договора:

• перевозки груза
• транспортной экспедиции

Каких документов это касается:

• транспортная накладная
• заказ (заявка) на перевозку
• поручение экспедитору
• экспедиторская расписка
• складская расписка

Таким образом, электронный формат — стандарт для документооборота при перевозках.

Нормативная база электронных перевозочных документов

Использование ЭПД и электронной транспортной накладной регулируют несколько нормативных актов:

1. Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
   
   Устанавливает:
   • порядок перевозки грузов
   • требования к оформлению транспортной накладной
   • ответственность участников перевозки
2. Федеральный закон от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»
   
   Регулирует:
   • деятельность экспедиторов
   • документооборот при организации перевозки
   • перечень экспедиторских документов
3. Постановление Правительства от 21.12.2020 N 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»

   Устанавливает:

   • форму транспортной накладной
   • порядок оформления перевозочных документов
4. Налоговое законодательство. По ст. 252 НК РФ расходами признают обоснованные и документально подтвержденные затраты. Это значит, что транспортные расходы учитывают при налогообложении прибыли только при наличии документов, оформленных по законодательству. Если транспортные документы должны быть электронными, использование бумажных аналогов создает налоговые риски:
   • инспекция может не признать затраты на перевозку документально подтвержденными и увеличить базу по налогу на прибыль
   • при ненадлежащем оформлении документов налоговый орган может отказать в вычете НДС
   • доначисление налогов и пеней — следствие снятия расходов или отказа в вычете

Штрафы за отсутствие ЭПД для экспедиторов

Наиболее серьезные санкции установлены для экспедиторских компаний. По ст. 11.14.3 КоАП РФ действует ответственность за нарушение требований законодательства о транспортно-экспедиционной деятельности.

Штраф за работу без включения в реестр экспедиторов

С 1.03.2026 экспедитор оказывает услуги только после включения в реестр. Деятельность без регистрации квалифицируют по ч. 3 и 4 ст. 11.14.3 КоАП РФ (введены Федеральным законом от 31.07.2025 N 281-ФЗ).

За первичное нарушение по ч. 3 штраф составит:

• для граждан — от 3 000 до 5 000 руб.
• для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 руб.

За повторное нарушение по ч. 4 санкции возрастают:

• для граждан — от 5 000 до 10 000 руб.
• для юридических лиц — от 500 000 до 1 000 000 руб.

Штраф за нарушение требований электронного документооборота

Если экспедитор не передает данные в ГИС ЭПД, не участвует в электронном документообороте или не предоставляет необходимую информацию государственным органам, в том числе ФСБ и органам, которые ведут оперативно-разыскную деятельность, применяют штраф по ч. 5 ст. 11.14.3 КоАП РФ (введена Федеральным законом от 31.07.2025 N 281-ФЗ). Размер штрафа для юридических лиц — от 0,1% до 0,3% выручки от реализации всех товаров, работ и услуг за предыдущий календарный год, но не менее 500 000 руб.

При повторном нарушении штраф по ч. 6 ст. 11.14.3 КоАП РФ составляет 0,1–0,3% выручки за прошлый год, но не менее 1 000 000 руб.

Чем крупнее компания, тем выше финансовые последствия: при годовой выручке 500 млн руб. первичный штраф может достигать 1,5 млн руб.

Ответственность перевозчиков

Для перевозчиков законодатель выстраивает требования поэтапно — административная ответственность растет постепенно.

Первый этап — с 1 сентября 2026 года. Административного штрафа для юридических лиц за использование бумажной транспортной накладной вместо электронной пока нет: составы правонарушений еще на стадии законопроекта, сроки его принятия на момент подготовки статьи не определены. По действующим нормам за отсутствие транспортной накладной при перевозке водителю грозят предупреждение или штраф 500 руб. по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Основной риск для компании на этом этапе — налоговый. Если при проверке расходы на перевозку не подтвердятся из-за отсутствия накладной, инспекция может исключить такие затраты из учета и доначислить налог. В этом случае применяют ст. 122 НК РФ: штраф 20% от суммы недоимки плюс пени за просрочку уплаты налога.

Второй этап — с 1 марта 2027 года. На базе платформы «ГосЛог» заработает реестр перевозчиков грузов автомобильным транспортом (Федеральный закон от 29.12.2025 N 520-ФЗ). Ведение реестра возложено на Ространснадзор. В реестр вносят данные о компании, всех транспортных средствах и аттестованном специалисте по безопасности дорожного движения (БДД).

Размеры штрафов за работу без включения в реестр перевозчиков пока остаются на уровне законопроекта: изменения в КоАП РФ на момент подготовки статьи еще не приняты.

Контроль перевозок через ГИС ЭПД

Важная особенность системы — высокий уровень прозрачности. После передачи документов в ГИС ЭПД информация становится доступной государственным органам:

• ФНС России
• МВД
• Минтрансу
• Ространснадзору
• таможенным органам

Государство получает возможность анализировать:

• условия перевозки
• участников сделки
• используемый транспорт
• стоимость перевозки

Налоговые инспекторы начинают сопоставлять данные ЭПД не только с учетом расходов, но и с логистической составляющей маршрута: временем в пути, типом транспорта, частотой рейсов. Если цифры по ЭПД и фактическая модель перевозок компании «не бьются», это быстро становится триггером для углубленной проверки и доначислений, даже при формально «правильных» документах.

ГосЛог: реестр для контроля перевозчиков и экспедиторов

ГосЛог — государственная цифровая платформа, через которую ведут реестры экспедиторов и перевозчиков, контролируют работу с электронными перевозочными документами. С 1.03.2026 в реестр на ГосЛоге включают экспедиторов, с 1.03.2027 — перевозчиков. Без записи в реестре работать нельзя.

Через ГосЛог государство получает ключевую информацию о перевозках. Эти сведения сопоставляют с электронными перевозочными документами и налоговой отчетностью, что усиливает контроль и снижает возможности для «серых» схем. Для бизнеса это значит, что формальное включение в реестр — только первый шаг: важно поддерживать актуальность данных и выстроить процессы так, чтобы информация в ГосЛоге, ЭПД и учетной системе компании совпадала.

Самое «узкое» место в работе с ГосЛогом — не подключение, а управление «событиями жизни» перевозчика и транспорта. Любое несоответствие между фактическим статусом (машина продана, в ремонте, водитель уволен, БДД-специалист не продлен) и данными в реестре создает риск, что перевозку задним числом признают выполненной «без регистрации».

Формально у компании будут договор, ЭПД и накладные, но при проверке регистр покажет, что на дату рейса перевозчик или автомобиль не имели права работать. В такой ситуации спорить с инспекцией сложнее — бремя доказывания смещается на бизнес, а не на проверяющего.

Когда допускается использование бумажных документов

Несмотря на обязательный переход на электронный документооборот, законодательство предусматривает исключения. Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ прямо устанавливает — Минтранс определяет случаи, когда транспортную накладную оформляют на бумаге, а также случаи, когда на бумаге оформляют экспедиторские документы. Перечень таких ситуаций утвержден Приказом Минтранса от 03.04.2026 N 115.

Бумажные перевозочные документы допустимы при оказании услуг физлицам для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью, при работе с иностранными контрагентами, а также при технических сбоях. Кроме того, бумажный формат обязателен при перевозках для государственных и военных нужд, на территориях с режимом ЧС, повышенной готовности или контртеррористической операции.

Что делать перевозчику или экспедитору, чтобы избежать штрафов

Чтобы избежать санкций, всем участникам перевозки важно заранее подготовиться к переходу на электронные документы.

Шаг 1. Определить виды договоров

Разграничьте договор перевозки и договор транспортной экспедиции. От этого зависит состав обязательных документов: по договору перевозки оформляют транспортную накладную, по договору транспортной экспедиции — экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка). Если компания совмещает функции перевозчика и экспедитора, потребуются оба комплекта документов.

Шаг 2. Проверить оператора ЭДО

Электронные перевозочные документы передают только через операторов, аккредитованных для работы с системой ГИС ЭПД. Ознакомьтесь с полным списком операторов и проверьте текущий статус на официальном сайте — Реестр операторов ИС ЭПД | Министерство транспорта Российской Федерации.

Шаг 3. Подключиться к системе ЭПД

Организуйте:

• электронный документооборот
• тестовый обмен документами

Шаг 4. Оформить электронные подписи

Получите электронные подписи для сотрудников, которые участвуют в документообороте.

Шаг 5. Обучить сотрудников

В работе с электронными перевозочными документами участвуют:

• водители
• логисты
• сотрудники склада
• бухгалтерия

Обучите эти категории сотрудников новым процедурам работы с ЭПД и электронной транспортной накладной.

Кратко о штрафах за отсутствие ЭПД в 2026 году

• С 1.03.2026 экспедиторы обязаны состоять в реестре на платформе «ГосЛог». За работу без регистрации юрлицам грозит штраф: при первичном нарушении — до 300 000 руб., при повторном — до 1 000 000 руб.
• За нарушение требований электронного документооборота (не передали данные в ГИС ЭПД, не передали информацию госорганам) предусмотрен штраф от 0,1% до 0,3% годовой выручки, но не менее 500 000 руб., при повторном нарушении — не менее 1 000 000 руб.
• Использование бумажных документов вместо электронных влечет налоговые риски: отказ в признании расходов, доначисление налога на прибыль или налога по УСН, отказ в вычете НДС, а также штраф по ст. 122 НК РФ в размере 20% от недоимки и пени
• С 1.03.2027 перевозчики обязаны состоять в реестре перевозчиков на платформе «ГосЛог». Размеры штрафов за работу без регистрации пока на стадии законопроекта
• Чтобы избежать санкций, заранее разграничьте виды договоров, подключитесь к аккредитованному оператору ГИС ЭПД, оформите электронные подписи и обучите сотрудников

См. также:

• Обязательный ЭДО в транспортно-экспедиционной деятельности и перевозках грузов. Переход к применению электронных перевозочных документов с 01.09.2026
• Электронные перевозочные документы и электронная транспортная накладная: что нужно знать бухгалтеру компании
• ЭПД для логистической компании и перевозчиков: пошаговый план перехода на электронные перевозочные документы

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email