Как подключить ЭДО — пошаговая инструкция

Электронный документооборот играет важную роль в бизнесе и государственной сфере. Расскажем, как компаниям и ИП перейти на ЭДО.

Что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами посредством интернета. С помощью ЭДО бухгалтеру проще обработать большое количество документации, подготовить отчетность, избегая бумажной волокиты.

Благодаря ЭДО можно мгновенно обмениваться первичными документами, договорами, письмами, сдавать отчеты, проводить платежи, подписывать документы, хранить их в электронном архиве, при этом иметь доступ к ним с любого устройства.

Преимущества ЭДО:

• Экономия времени. Заполнять документы в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
• Экономия денег. Уменьшаются расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Это особенно важно для малых и средних предприятий, которые могут сэкономить значительные суммы, перейдя на электронный обмен документами.
• Оперативность. Документы можно подписать и отправить в любой момент с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.
• Конфиденциальность. Благодаря использованию цифровых подписей и шифрования данных документы защищены от несанкционированного доступа и подделки. Это особенно актуально в государственной сфере, где требуется высокий уровень безопасности и конфиденциальности.
• Минимизация рисков, связанных с передачей и хранением бумажных документов.

Несмотря на преимущества, многие компании и ИП все еще не принимают участие в электронном документообороте. Одна из причин — недостаточная осведомленность о возможностях и преимуществах ЭДО.

Подключение к ЭДО — пошаговая инструкция

Рассмотрим каждый шаг.

Внесение изменений в учетную политику

Учетная политика компании должна учитывать особенности работы с электронными документами. Это важно для обеспечения надежности и контроля цифровой документации, а также для соблюдения законодательства и нормативных требований.

Составление схемы документооборота

Если в организации уже существует установленный порядок работы с документами, следует также разработать регламент по работе с ЭДО. Необходимо определить, какие сотрудники будут заниматься работой с документами — редактированием, согласованием и подписанием.

Выбор подходящего технического решения

Подходящее техническое решение для организации работы выбирается на основе утвержденной схемы ЭДО — веб-версии или интеграции.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО. Это приложение с пользовательским интерфейсом, обеспечивающим доступ к функциям ЭДО через веб-браузер. Веб-версия позволяет пользователям работать с электронными документами непосредственно в онлайн-режиме.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует компания. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

При таком подходе работа с электронными документами носит более замкнутый характер и интегрирована в уже используемые бизнес-процессы. Интеграционное решение позволяет компаниям полностью интегрировать ЭДО в свою существующую систему управления, что обеспечивает более эффективное управление бизнес-процессами и повышает производительность. Однако интеграция может потребовать значительных затрат на комплексную адаптацию существующей системы.

Способы интеграции:

• через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы;
• с помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами;
• через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы;
• с помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Выбор подходящего технического решения, будь то веб-версия или интеграция, зависит от особенностей компании и ее потребностей. Веб-версия — это простота использования и легкость внедрения, в то время как интеграция позволяет глубже интегрировать системы и оптимизировать бизнес-процессы.

В конечном итоге правильный выбор зависит от стратегии и целей компании в области электронного документооборота.

Подключение контрагентов

Важным шагом в процессе перехода на электронный документооборот является убеждение клиентов и партнеров в необходимости принимать и подписывать электронные документы. Без их участия все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными.

Необходимо достичь соглашения с контрагентами о том, что они будут получать документацию только в электронном формате.

Получение электронной подписи

Для обеспечения безопасности ЭДО желательно работать только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подробнее про электронную подпись для ЭДО расскажем в следующих разделах.

Сроки перехода на ЭДО

Небольшим фирмам требуется 1-2 недели, чтобы перейти на электронный документооборот. Крупным со множеством филиалов нужно больше времени, чтобы успешно реализовать процесс — от 3 месяцев до года.

Что потребуется для подключения к ЭДО

1. Выберите поставщика услуг электронного документооборота. Существует множество компаний, предлагающих такие услуги. Ознакомьтесь с условиями каждого поставщика. Выберите того, чьи услуги наиболее подходят вашей компании.
2. Заключите договор. В договоре c поставщиком услуг ЭДО должна быть отражена вся необходимая информация о вашей компании и условиях обмена электронными документами.
3. Зарегистрируйтесь в системе. Заполните регистрационную форму, предоставьте необходимые документы и данные о компании.
4. Настройте систему. После регистрации в системе ее нужно настроить в соответствии с потребностями компании: установить типы документов, с которыми придется работать, указать права доступа для сотрудников. При необходимости можно настроить автоматическую обработку документов и другие параметры.
5. Обучите сотрудников, которые будут работать с ЭДО.
6. Протестируйте систему. Перед началом полноценной работы проведите тестирование всех функций и возможностей системы, чтобы убедиться, что все работает без сбоев и соответствует необходимым требованиям.
7. Начните работу. После успешного тестирования можно начинать полноценную работу с ЭДО, следуя инструкциям, предоставленным поставщиком. Если поставщик предоставляет бесплатные обучающие материалы и консультационную поддержку при возникновении вопросов, стоит этим воспользоваться.

Регистрация в личном кабинете ЭДО

Для непрерывной работы с онлайн-сервисом необходимо пройти регистрацию в едином личном кабинете. Регистрация может быть выполнена двумя способами:

• через единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА);
• при помощи сертификата электронной подписи.

Оба варианта обеспечивают безопасность персональных данных пользователя и гарантируют конфиденциальность информации, передаваемой посредством системы.

После прохождения регистрации и подключения к ЭДО пользователь получит полный доступ к функционалу системы оператора ЭДО, включающему:

• создание, отправку и прием электронных документов;
• контроль и управление документооборотом;
• просмотр и архивацию ранее отправленных и полученных документов.

Нужна ли электронная подпись для подключения к ЭДО?

При включении в систему ЭДО возникает вопрос о необходимости использования электронной подписи (ЭП). Для успешного подключения к системе ЭДО обычно требуется ЭП, так как в системе используются электронные документы, которые должны быть подписаны и иметь юридическую силу.

Документы в системе ЭДО подписываются с помощью ЭП, которая может быть:

• простой (ПЭП);
• усиленной неквалифицированной (УНЭП);
• усиленной квалифицированной (УКЭП).

Для подключения к системе ЭДО лучше всего использовать УКЭП. Этот вид подписи наиболее защищен и отвечает высоким требованиям надежности и безопасности.

Получение электронной подписи в ИФНС

Чтобы получить электронную подпись в ИФНС, следуйте нескольким шагам:

1. Запишитесь на прием в налоговую инспекцию.
2. Купите защищенный носитель (флешку).
3. Подготовьте документы — паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации.
4. Заполните заявление на получение КЭП.
5. Посетите ИФНС для подписания документов.
6. Отдайте носитель сотруднику ИФНС и получите ЭЦП.

С 1 сентября 2023 года электронную подпись от имени компании может получить только руководитель. Остальным сотрудникам понадобятся специальные машиночитаемые доверенности (Федеральный закон от 30.12.2021 N 443-ФЗ).

Индивидуальный предприниматель в бизнес-правоотношениях должен применять квалифицированную электронную подпись, выданную ему как ИП. Пользоваться подписью, оформленной на обычное физлицо, нельзя (Письмо ФНС от 15.06.2023 N ЕА-3-26/7867@).

Как работает электронная подпись

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», юридическая сила ЭП связана с ее типами: простой, неквалифицированной и квалифицированной подписью. Возможно применение любой из них для подписания документов, но с уточнениями:

• Простая подпись (ПЭП) состоит из сведений, прикрепленных к электронному документу, и позволяет идентифицировать его автора. Юридическая сила простой подписи ограничена и не дает автору полномочий подписывать документы с особыми требованиями к надежности электронной подписи.
• Неквалифицированная подпись (НЭП) — простая подпись, усиленная с использованием средств, которые позволяют подтвердить достоверность данных подписи. Неквалифицированная подпись имеет большую юридическую силу, но она не может использоваться для подписания документов, требующих квалифицированной подписи.
• Квалифицированная подпись (КЭП) — самый надежный вид ЭП, который соответствует определенным требованиям, установленным законом. Для получения КЭП требуется прохождение процедуры идентификации, подтверждение личности и сертификация ключа подписи у аккредитованного удостоверяющего центра. Квалифицированная подпись имеет наивысшую юридическую силу и может использоваться для подписания документов с особыми требованиями и правовыми последствиями.

Выбор типа ЭП зависит от требований, предъявляемых к документам, а также уровня надежности, который требуется для подтверждения авторства и целостности электронных документов.

Независимо от выбранного типа подписи, использование ЭП согласно закону N 63-ФЗ позволяет обеспечить юридическую силу электронных документов в судебных и других официальных процедурах.

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать

Система ЭДО широко применяется коммерческими компаниями с помощью операторов, которые ее организуют. Однако некоторые организации предпочитают обмениваться электронными документами через обычную электронную почту, отказываясь от услуг операторов ЭДО.

Преимущества работы через операторов ЭДО:

• Безопасность и защита данных. Операторы обладают специальными техническими средствами и навыками, чтобы обеспечивать конфиденциальность и целостность электронных документов. Они предоставляют возможности шифрования и подписания документов, что гарантирует их безопасную передачу и исключает возможность подделки. Компании, выбирающие операторов ЭДО, могут быть уверены в сохранности своих документов и информации.
• Эффективность и скорость обмена документами. Операторы предоставляют современные технологические решения, позволяющие автоматизировать процессы обработки и передачи документов. Компании могут значительно сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций, таких как печать, сканирование и доставка документов. Обмен документами происходит мгновенно, что способствует ускорению бизнес-процессов.
• Универсальность и совместимость. Операторы обеспечивают возможность обмена документами с различными партнерами и клиентами, использующими разные системы и форматы. Это делает систему ЭДО простой в использовании и позволяет эффективно взаимодействовать со всеми участниками бизнес-процессов. Компании, предпочитающие обмен электронными документами через обычную почту, рискуют столкнуться с проблемой несовместимости и сложностями в обработке документов разных форматов.

Таким образом, система ЭДО через операторов предоставляет немало преимуществ по сравнению с обычной электронной почтой. Коммерческие компании, стремящиеся к повышению качества своих бизнес-процессов, найдут в лице оператора ЭДО надежного партнера и незаменимый инструмент для успешного ведения деятельности.

Документы, отправленные через систему ЭДО и подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные оригиналы, имеющие собственноручную подпись.

При подключении к оператору электронного документооборота не требуется заключение договора. Достаточно зарегистрироваться в системе ЭДО, загрузить сертификат ЭП и оплатить тариф. Основные заботы перекладываются на оператора, который уведомляет ФНС о вашем присоединении к обмену, следит за соответствием форматов и гарантирует соблюдение законодательства.

В России существует несколько десятков подобных сервисов, например:

• Контур.Диадок;
• СБИС;
• Калуга.Астрал;
• Инфотекс Траст.

Выбирают оператора на основе качества оказываемых услуг, скорости реакции техподдержки, наличия помощи в подключении контрагентов, предлагаемых возможностей и консультантов-аналитиков, которые готовы помочь внедрить сервис в работу.

Запомните

• Применять ЭДО можно к любой документации, корреспонденции.
• При подключении к электронному документообороту необходимо выбрать подходящее техническое решение, обучить сотрудников, договориться с контрагентами, получить электронную подпись и т. д.
• Документы, отправленные через систему ЭДО и подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные оригиналы, имеющие собственноручную подпись.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email