Электронный документооборот (ЭДО) на предприятии

Современная жизнь немыслима без электронного документооборота — системы ЭДО. В эту систему втянуты буквально все: рядовые сотрудники, руководители среднего и высшего звена, контрагенты, контролирующие и регистрирующие органы. Расскажем, какие виды ЭДО получили широкое распространение и какие задачи с их помощью можно решить.

Работа с ЭДО: с чего начать

Прогресс в сфере ЭДО идет гигантскими темпами. Большинству компаний уже не хватает только внутреннего или внешнего ЭДО: они ищут комплексные решения, позволяющие обмениваться электронными документами как между своими подразделениями, так и с внешними пользователями (контрагентами, контролирующими органами и т. д.).

Существует два основных сценария начала работы с ЭДО:

1. Быстрый — внедряется типовое решение оператора ЭДО без доработок.
   

   Способ позволяет перейти на ЭДО в течение 4-х недель, предназначен для малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тыс. документов в год или в качестве начального этапа для крупных компаний.
   

2. Комплексный — максимальная цифровизация бизнес-процессов при полной интеграции системы оператора ЭДО с текущей ИТ-архитектурой компании.
   

   Способ подходит для средних и крупных компаний с большими оборотами (более 10 тыс. документов в год), в которых уже существуют утвержденные маршруты согласования и подписания документов, много ответственных исполнителей и требуется интегрировать оператора ЭДО с учетными системами компании, перевести внутренние документы на электронный документооборот.
   

Каждый сценарий реализует свою цель и требует индивидуального набора обязательных действий:

Далее расскажем об отдельных видах ЭДО, применяемых компаниями сегодня.

Налоговый ЭДО

В налоговых взаимоотношениях ЭДО применяется с целью:

• сдачи-приема налоговой отчетности;
• обмена электронными документами;
• электронного информирования;
• иного безбумажного информационного взаимодействия.

Перечень форматов документов ЭДО, утвержденных ФНС (электронный путевой лист, акт сверки расчетов и др.) размещен на официальном сайте ведомства.

С 01.01.2023 применяются обновленные «Методические рекомендации по организации ЭДО между налоговыми органами и налогоплательщиками» (Приказ ФНС от 29.12.2022 N ЕД-7-19/1295@).

ЭДО с контрагентами

ЭДО в работе с контрагентами — это современная технология, позволяющая:

• мгновенно обмениваться электронными документами;
• управлять информационными массивами любого объема;
• ускорять решение вопросов по исполнению договоров и их документальному сопровождению;
• сокращать риски утраты данных;
• избегать ошибок, вызванных человеческим фактором;
• экономить на бумаге, почтовых и курьерских тратах, расходных материалах;
• обеспечивать сохранность документов.

Схема электронного документооборота между организациями в сравнении с традиционной бумажной технологией выглядит так:

Правильно организованный электронный документооборот на предприятии не только оптимизирует взаимодействие с контрагентами, но и блокирует «нежелательных коммерсантов», а также способен защитить от претензий в арбитражных судебных спорах (фиксирует все манипуляции с документами: отправку, доставку, корректировку и т. д.).

Для обмена электронными документами с контрагентами компании применяют свою учетную программу. Пользователи 1С используют для этого сервис 1С-ЭДО. Достаточно отправить приглашение контрагенту и начать работать, а дополнительные соглашения с контрагентами заключать не требуется.

Узнайте детали работы с 1С-ЭДО:

• Как через 1С взаимодействовать с контрагентом, если он применяет другую учетную систему
• Порядок приглашения контрагента через сервис 1С-ЭДО
• Как подключить и настроить ЭДО в 1С

Кадровый ЭДО

Электронный документооборот в сфере кадрового учета — наиболее регламентированный и нормативно проработанный из всех видов ЭДО.

Кадровый ЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (ст. 22.1 ТК РФ).

Эксперименты по внедрению кадрового ЭДО проводятся с 2018 года. И сейчас этот процесс продолжается (Постановление Правительства от 18.03.2023 N 413). В итоге работодателям позволили оформлять, использовать и хранить кадровые документы электронно, без дублирования на бумаге.

Чтобы начать применение кадрового ЭДО, следует:

• выбрать информационную систему (система компании или платформа «Работа в России»);
• издать локальный акт о внедрении кадрового ЭДО;
• определить список работников, которые письменно дали согласие на оцифровку;
• утвердить перечень документов, которые будут вестись электронно.

В цифровом формате разрешено вести большинство кадровых документов, но не все. Минтруд уточнил, что только на бумаге нужно подписывать (Письмо Минтруда от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97):

• приказы об увольнении;
• акты о несчастном случае на производстве;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Эти документы изъяли из электронного документооборота, чтобы работодатель не мог незаконно менять их в своих целях после заполнения. Применять электронный документооборот можно и в отношении дистанционных сотрудников. Документы надо заверять электронной подписью, вид которой зависит от выбранной работодателем информационной системы. Усиленная квалифицированная подпись подходит во всех случаях.

С нюансами кадрового ЭДО помогают разобраться разъяснения чиновников. К примеру, в Письме Минтруда от 27.03.2023 N 14-6/ООГ-2211 сказано, как предоставлять электронные кадровые документы по запросу работников.

ЭДО в охране труда и СОУТ

Взаимодействие в вопросах охраны труда и проведения специальной оценки условий труда постепенно тоже переводятся в электронный формат. На рынке представлен широкий спектр узкопрофильных и универсальных программ ЭДО, позволяющих организовать формирование и обмен электронными документами по ОТ.

С помощью ЭДО по охране труда решаются такие задачи:

• автоматическое формирование отчетов;
• выпуск ЭЦП и ее использование для согласования документов;
• отправка документов контрагентам;
• планирование СОУТ;
• планирование обучения;
• планирование медосмотров;
• учет СИЗ;
• ведение статистики.

В каждой программе свой набор функций. К примеру, конфигурация 1С: Предприятие 8.3 «Производственная безопасность. Охрана труда» позволяет:

У других программ свои наборы функциональных возможностей. К примеру применение EcoStandard soft (ex-Dva14) позволяет выпустить ЭЦП для сотрудника прямо внутри программы, не задействуя внешние источники. С ее помощью можно организовать обучение сотрудников дистанционно — подгрузить в систему ЭДО не только данные о группах сотрудников и сроках обучения, но и сами обучающие программы.

ЭДО по охране труда продолжает совершенствоваться. В ближайших планах законодателей:

• снять запрет на ведение электронных документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда (кроме целевого инструктажа);
• предоставить возможность составлять отчет о СОУТ в электронной форме, а также проверять полномочия экспертов, проводящих СОУТ, путем запроса выписки из спецреестра в электронном виде.

Если у работодателя нет специализированных программ по ОТ, для оформления отдельных документов по охране труда можно использовать кадровый ЭДО.

ЭДО в воинском учете

Цифровизация и электронный документооборот активно внедряется и процедурах воинского учета. В рамках этой системы работодатели и военкоматы в скором времени будут обмениваться юридически значимыми документами в электронной форме (Федеральный закон от 14.04.2023 N 127-ФЗ).

Для целей воинского учета государство планирует создать до 01.04.2024 новый информационный ресурс — Единый реестр воинского учета. В нем будет аккумулироваться актуальная информация о военнообязанных: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса места жительства и пребывания, сведения о месте работы, состоянии здоровья, образовании, военно-учетной специальности, сведения о постановке на воинский учет или снятии с него.

Часть сведений в этот реестр будут попадать от работодателей, а остальные — от разных учреждений и ведомств.

Внедрение цифровых технологий резко сокращает нормативные сроки, и работодателю придется быстрее, чем раньше представлять нужные сведения воинского учета. Так, вместо двухнедельного периода за 3 рабочих дня нужно успеть сообщить о гражданах, не состоящих на воинском учете, и за 5 дней — представлять сведения об изменении данных работников. Сообщать об этом работодатель может через Госуслуги.

Запомните

• Переход на электронный документооборот малых и средних компаний с объемом документов 10 000 и менее может происходить ускоренно — внедряется типовое решение оператора ЭДО без доработок, и электронный документооборот начинает функционировать.
• Для крупных компаний подходит комплексный способ, позволяющий максимально цифровизировать бизнес-процессы и полностью интегрировать системы оператора ЭДО с текущей ИТ-архитектурой компании.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email