Электронный документооборот: что это, виды, преимущества и недостатки, практика внедрения на предприятии

Электронный документооборот (ЭДО) — современное решение для бизнеса, которое ускоряет процессы, снижает издержки и повышает прозрачность операций. С 2026 года ЭДО становится обязательным в ряде сфер: маркировка, госзакупки, грузоперевозки (с 01.09.2026 по Закону N 140‑ФЗ).

Однако переход на ЭДО требует понимания нормативных требований, выбора подходящего вида системы и грамотной организации внедрения. Ошибки на этапе настройки могут привести к штрафам, задержкам в работе и конфликтам с контрагентами.

В статье расскажем:

• что такое электронный документооборот и для чего он применяется
• какие нормативные требования установлены к ЭДО
• какие бывают виды ЭДО, его преимущества и недостатки
• как внедрить электронный документооборот на предприятии

Электронный документооборот — что это и как работает

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему обмена электронными документами с контрагентами, работниками, госорганами.

Электронный документ — это аналог физического документа, сформированного в цифровом виде. По ЭДО можно передавать различные электронные документы — договор, счет, акт, отчет, счет-фактуру, УПД, служебную записку и др. При этом:

• электронные документы хранят и обрабатывают на ПК с помощью специальных систем ЭДО
• системы ЭДО устанавливают на ПК как обычные программы или с ними работают через интернет как с облачными сервисами
• доступ к системам ЭДО предоставляют операторы ЭДО — компании, разработавшие сервис электронного обмена документами и организовавшие работу с ним

Для работы с ЭДО и электронными документами обязательно используется электронная подпись.

Кто применяет ЭДО

ЭДО могут применять любые компании по своему желанию. Однако есть сферы деятельности, для которых использование электронного документооборота является обязательным:

• Маркировка

В систему «Честный ЗНАК» передаются сведения о маркированных товарах по правилам из Постановления Правительства от 26.04.2019 N 515. Перечень товаров, подлежащих маркировке, указан в Распоряжении Правительства от 28.04.2018 N 792р. Информацию об обороте этих товаров с переходом права собственности необходимо направлять именно электронными УПД через оператора ЭДО

• Прослеживаемость

Сделки с товарами, которые подлежат прослеживаемости, оформляют электронными счетами-фактурами (есть некоторые исключения, к примеру, экспортные и реэкспортные операции). Перечень прослеживаемых товаров содержится в Постановлении Правительства от 01.07.2021 N 1110

• Отчетность

Компании, которые обязаны вести бухучет, должны подавать отчетность в госорганы в электронном виде (вне зависимости от налоговой системы). К примеру, нужно сдавать электронную отчетность по всем налогам при численности сотрудников больше 100 человек, а также электронный 6-НДФЛ или РСВ при численности сотрудников больше 10 человек

• Госзакупки

ЭДО обязательно нужен, когда компания участвует в госзакупках. Подход позволяет убедиться в достоверности предоставленной информации и дать гарантии на выполнение госконтракта. Обмен электронной документацией между заказчиком и исполнителем производится через Единую информационную систему в сфере госзакупок

• Логистика

С 01.09.2026 г. документы, касающиеся грузоперевозок, необходимо будет формировать в электронном виде (Закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ). Минтранс разработает список исключений, когда будет разрешено заполнять транспортные накладные и иную сопроводительную документацию в бумажном виде

Электронный документооборот в организации требуется подключать и в некоторых иных случаях, к примеру, при продажах на маркетплейсах, если этого требует торговая площадка.

Нормативные требования к ЭДО

Законодательство устанавливает строгие требования и к процессу документооборота ЭДО, и к обеспечивающим его системам:

1. Требования в отношении процесса ЭДО:
   • обязательное использование электронной подписи
   • хранение электронной документации в установленные законом сроки
   • возможность восстановления цепочки подписей конкретного документа
2. Требования в отношении обеспечивающих систем:
   • защита персональных данных
   • разграничение прав доступа
   • хранение журналов действий пользователей
   • интеграция с информационными госсистемами
   • обмен через операторов ЭДО, аккредитованных ФНС

Виды ЭДО

ЭДО бывает двух видов.

Внутренний

Участвуют только руководители и работники компании. Происходит обмен любыми внутренними документами предприятия, к примеру, договорами, отчетами, инструкциями и т. п.

Правила внутреннего ЭДО прописываются в локальных нормативных актах организации. Зачастую внутренний электронный документооборот используется крупными предприятиями с большим количеством работников и филиалов. Внутренний ЭДО применяется для оптимизации работы, ускорения и упрощения передачи документов внутри компании и др.

Внешний

Участвуют клиенты и поставщики. Происходит обмен документами между ними, к примеру, УПД, счетами, товарными накладными, письмами и т. п.

Правила внешнего ЭДО установлены законодательством РФ. Для перехода на электронный документооборот необходимо определить, какие документы будут передаваться через ЭДО. Внешний электронный документооборот применяется для ускорения расчетов по сделкам, снижения налоговых рисков, упрощения обмена документами и др.

Также отдельно можно выделить ЭДО с госорганами (ФНС, СФР, Росстат и др.) для передачи отчетности и иной документации.

Преимущества и недостатки ЭДО

Преимущества ЭДО:

• ускорение бизнес-процессов
• сокращение материальных затрат и времени
• оптимизация рабочего пространства
• прозрачность документооборота
• упрощение работы с госорганами
• упрощение хранения и поиска документов
• минимизация ошибок

Недостатки ЭДО:

• сбои системы или отключение интернета
• оплата сервиса, предоставляемого оператором ЭДО
• сложности с настройкой системы
• необходимость перевода контрагентов на ЭДО
• настройка роуминга между системами ЭДО

Как перейти на ЭДО

Внедрение цифрового документооборота в компании производится в несколько этапов:

1. Подготовительный этап:
   • создается рабочая группа, в которую входят IT-специалисты, бухгалтеры, юристы и основные пользователи системы ЭДО
   • анализируются текущие документооборотные процессы для определения приоритетных направлений цифровизации
   • выбирается оператор ЭДО
2. Организационные мероприятия:
   • обновляется учетная политика для отражения перехода на электронный формат документов и определения лиц, ответственных за их подписание
   • разрабатываются внутренние регламенты для стандартизации процесса работы с ЭДО
   • оформляются электронные подписи: на руководителей — в ФНС, на сотрудников — в коммерческих удостоверяющих центрах с обязательным оформлением машиночитаемых доверенностей
3. Техническая реализация:
   • ЭДО интегрируется с учетными системами для автоматического создания документов и исключения дублей данных
   • настраивается резервное копирование и восстановление информации
   • проводится тестирование системы ЭДО
4. Обучение сотрудников:
   • проводятся тренинги по работе с системой ЭДО и изучению правовых основ электронного документооборота
   • назначаются ответственные лица за ведение ЭДО в каждом подразделении

Кратко об электронном документообороте

• Электронный документооборот (ЭДО) — система обмена электронными документами с контрагентами, сотрудниками, госорганами
• ЭДО могут применять любые компании по своему желанию. Сферы деятельности, в которых обязательно используется ЭДО — работа с маркированными или прослеживаемыми товарами, госзакупки, грузоперевозки (с 01.09.2026)
• Виды ЭДО — внутренний (в компании) и внешний (с контрагентами). Отдельно выделяется ЭДО с госорганами для передачи отчетности и иной документации
• Этапы перехода на ЭДО в компании — первоначальная подготовка, проведение организационных мероприятий, техническая реализация решения о вводе ЭДО, обучение сотрудников

См. также:

• Электронный документооборот (ЭДО) на предприятии
• Как подключить ЭДО — пошаговая инструкция
• Как в договоре прописать электронный документооборот
• Зачем бизнесу облачная электронная подпись

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email