Пошаговый план перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД)

Транспортная отрасль в России переходит на электронные перевозочные документы в рамках цифровизации логистики через ГИС ЭПД и платформу ГосЛог. Перевозчики должны отказаться от бумажного документооборота и перейти к электронной транспортной накладной — ключевому документу перевозки и расчетов.

В статье разберем:

• что такое ЭПД
• как работает система ГИС ЭПД
• какие требования законодательства действуют для перевозчиков
• какой пошаговый план перехода на электронные перевозочные документы рекомендуется реализовать логистическим компаниям

Что такое электронные перевозочные документы

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — документы, которые оформляют в электронном виде при перевозке грузов и передают через операторов электронного документооборота.

ЭПД используются в рамках:

• договора перевозки груза
• договора транспортной экспедиции
• организации перевозки различными видами транспорта

К электронным перевозочным документам относят:

• электронную транспортную накладную
• электронный заказ (заявка) на перевозку
• экспедиторские документы
• электронные путевые листы
• сопроводительные документы перевозки

Эти документы формируют электронный документооборот перевозок, который для многих компаний уже заменил бумажные документы. Для всех он становится обязательным с 01.09.2026 (Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ).

После подписания электронные документы передают через оператора ЭДО и автоматически направляют в ГИС ЭПД.

Что такое система ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Она обеспечивает:

• обмен транспортными документами
• хранение информации о перевозках
• доступ контролирующих органов к данным

Процесс взаимодействия между участниками перевозки и государством:

Так формируется единая система контроля перевозок.

ЭПД становятся обязательными с 2026 года — что нужно знать

Что такое ГосЛог

ГосЛог — цифровая логистическая платформа, которая объединяет участников перевозок, операторов электронного документооборота и государственные системы в единую среду взаимодействия. Это «надстройка» над существующей инфраструктурой, которая обеспечивает сквозной обмен данными между бизнесом и государством.

Через ГосЛог выстраивают единый цифровой контур перевозки: от оформления документов до передачи сведений в государственные системы, включая ГИС ЭПД. Платформа не заменяет учетные системы компаний или операторов ЭДО, а связывает их между собой, обеспечивая стандартизированный и юридически значимый обмен данными.

ГосЛог обеспечивает:

• взаимодействие участников перевозки
• передачу электронных перевозочных документов
• интеграцию операторов электронного документооборота

Для бизнеса это означает, что обмен документами становится более прозрачным и быстрым: данные передаются автоматически, без дублирования и ручных операций. Для государства это инструмент контроля и прослеживаемости перевозок в режиме, близком к реальному времени.

Вывод: ГосЛог выступает связующим звеном всей цифровой логистики — через него обеспечивается единое пространство, в котором взаимодействуют компании, операторы ЭДО и государственные информационные системы.

Какие законы регулируют электронные перевозочные документы

Использование электронных перевозочных документов регулируют:

• Федеральный закон от 08.11.2008 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — устанавливает правила перевозки грузов и определяет использование транспортной накладной как основного документа перевозки
• Федеральный закон от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» — регламентирует деятельность экспедиторов и документооборот при организации перевозки
• Постановление Правительства от 21.12.2020 N 2200 об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом — устанавливает порядок оформления транспортной накладной
• Приказы ФНС, утверждающие форматы электронных перевозочных документов и правила их передачи через операторов ЭДО:
  • Приказ ФНС от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@ (формат электронной транспортной накладной)
  • Приказ ФНС от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1066@ (формат электронного заказа или заявки)
  • Приказ ФНС от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1067@ (формат электронного путевого листа)
  • Приказ ФНС от 13.02.2023 N ЕД-7-26/108@ (порядок обмена электронными перевозочными документами через операторов ЭДО)

Эти документы устанавливают:

• структуру и обязательные реквизиты электронных перевозочных документов
• требования к форматам файлов
• правила взаимодействия участников перевозки через операторов ЭДО
• порядок передачи сведений в ГИС ЭПД

Требования обязательны для применения при переходе на электронный документооборот в сфере перевозок.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — документ, который подтверждает заключение договора перевозки, его используют для расчетов за транспортировку груза.

ЭТрН подтверждает:

• заключение договора перевозки между грузоотправителем и перевозчиком
• передачу груза перевозчику
• условия перевозки — маршрут, участники, характеристики груза
• доставку груза
• получение груза грузополучателем
• правомерность перевозки груза, в том числе при проверках контролирующих органов
• фиксацию затрат, связанных с перевозкой и управлением логистическими процессами
• основание для расчетов за услуги перевозки
• расходы для целей налогообложения

ЭТрН формируют и подписывают все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Это обеспечивает юридическую значимость документа и прозрачность всей цепочки перевозки. Электронная транспортная накладная — цифровой аналог бумажной транспортной накладной.

Участники оформления перевозочных документов

При перевозке груза в документообороте участвуют несколько сторон:

Все участники подписывают электронные документы электронной подписью.

Пошаговый план перехода на ЭПД для логистической компании

Переход на электронные перевозочные документы требует подготовки.

Пошаговый план действий для перевозчика или логистической компании:

Шаг 1. Определите виды договоров

Проверьте, какие договоры используются в работе компании:

• договор перевозки груза
• договор транспортной экспедиции

От этого зависит состав документов и порядок электронного документооборота.

Шаг 2. Выберите оператора электронного документооборота

Электронные перевозочные документы передают через операторов ЭДО. Важно убедиться, что оператор:

• поддерживает работу с системой ГИС ЭПД
• имеет соответствующую аккредитацию

Реестр размещен на сайте Минтранса в разделе Реестр операторов ИС ЭПД.

Шаг 3. Подключитесь к системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД)

В ГИС ЭПД автоматически поступают сведения о перевозках: транспортные накладные, заказы, заявки и другие документы. Компания не подключается к ГИС ЭПД напрямую — взаимодействие происходит через аккредитованного оператора ЭДО.

После выбора оператора ЭДО необходимо:

1. Заключить с ним договор для обеспечения обмена документами и их передаче в ГИС ЭПД
2. Настроить обмен документами:
   • подключить организацию к системе оператора
   • настроить маршруты документооборота
   • определить участников — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и др.

3. Интегрировать с 1С или другой учетной программой
4. Настроить формирование документов:
   • электронной транспортной накладной (ЭТрН)
   • заказа (заявки)
   • путевых листов и экспедиторских документов — при необходимости

5. Протестировать документооборот:
   • отправьте тестовый документ
   • проверьте подписание всеми участниками
   • организуйте контроль передачи данных в ГИС ЭПД

6. Подключить сотрудников и мобильные решения:
   • доступы для логистов, бухгалтерии, диспетчеров
   • мобильные приложения для водителей — чтобы могли подписывать и предъявлять ЭТрН

Шаг 4. Оформите электронные подписи

Для работы с электронными перевозочными документами потребуется электронная подпись. Она должна быть у:

• сотрудников бухгалтерии
• логистов
• диспетчеров
• водителей — в отдельных случаях

В зависимости от типа пользователя подпись оформляют:

• для организаций и ИП (руководитель). Электронную подпись оформляют в удостоверяющем ФНС или у ее доверенных лиц
• для сотрудников организации. Подпись можно оформить: в аккредитованных удостоверяющих центрах, через доверенных лиц ФНС, через операторов ЭДО — часто предлагают услугу «под ключ»
• для физических лиц, например водителей. Варианты: получить подпись через Госуслуги, использовать простую электронную подпись в мобильном приложении, оформить в удостоверяющем центре

Шаг 5. Настройте внутренние процессы

Переход на электронные документы требует изменения бизнес-процессов:

• разработайте регламент оформления документов
• обучите сотрудников работе с системой
• определите ответственных за документооборот

Преимущества перехода на электронные перевозочные документы

Основные риски при работе с ЭПД

Несмотря на преимущества, при внедрении электронных перевозочных документов могут возникать проблемы, например:

• неправильно оформлена транспортная накладная
• нет электронной подписи у участников перевозки
• заключен договор с оператором ЭДО, который не поддерживает ГИС ЭПД

Чтобы избежать проблем, заранее протестируйте систему документооборота.

Кратко об ЭПД для перевозчиков

• Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — один из ключевых этапов цифровизации транспортной отрасли. Для логистических компаний и перевозчиков это означает:
  • внедрение электронного документооборота перевозок
  • подключение к системе ГИС ЭПД и ГосЛог
  • изменение внутренних процессов оформления документов
• Бухгалтерам транспортных компаний и частных перевозчиков важно заранее подготовиться к переходу на электронные перевозочные документы, проверить оператора ЭДО в Реестре операторов ИС ЭПД на сайте Минтранса, настроить учетные процессы
• Компании, которые подготовятся к внедрению ЭПД заранее, смогут избежать ошибок и упростить работу с транспортными документами

См. также:

• Электронный документооборот — что это, преимущества, недостатки, практика внедрения
• Электронный документооборот (ЭДО) на предприятии
• Как подключить ЭДО — пошаговая инструкция
• Электронные перевозочные документы и электронная транспортная накладная: что нужно знать бухгалтеру компании