Зачем бизнесу облачная электронная подпись

Многие российские компании сталкиваются с необходимостью оптимизации процессов электронного документооборота (ЭДО). Как показывает практика, внедрение облачной электронной подписи помогает успешно решить данную проблему. Расскажем об основных преимущества облачной электронной подписи для бизнеса.

Как закон регулирует применение электронной подписи

Использование цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись (ЭП) представляет собой электронную информацию, присоединенную к подписываемому электронному документу или иным образом связанную с ним, и предназначенную для идентификации подписавшего лица (ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Виды электронной подписи (ЭП) (ст. 5 Закона N 63-ФЗ):

• простая электронная подпись (ПЭП)
• усиленная электронная подпись, подразделяемая на неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) и квалифицированную электронную подпись (УКЭП)

Отличаются электронные подписи по степени защиты, способам формирования и юридической значимости (Разъяснение ФНС).

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, перечислены в ст. 6 Закона N 63-ФЗ:

• электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) признается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, когда по закону установлено требование составления документа исключительно на бумаге
• электронный документ, подписанный ПЭП или НЭП, равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью в случаях, установленных федеральными законами, НПА ЦБ РФ или соглашением между участниками электронного взаимодействия

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это подпись, сформированная криптографическими средствами в виде специальных ключей (закрытого и открытого), позволяющая установить личность подписавшего и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания.

На практике ЭП применяется как набор уникальных криптографических ключей, действующих совместно и дополняющих друг друга в процессе подписания:

• закрытый (секретный) ключ — доступен только владельцу, находится на защищенном средстве хранения (например, токене) и служит для подписания документов цифровым способом
• открытый ключ — используется в виде сертификата подписи, является общедоступным и применяется с целью подтверждения целостности документа и подлинности подписи владельца закрытого ключа

Что такое облачная электронная подпись (ОЭП)

Официальной расшифровки понятия «облачная электронная подпись» в законодательстве нет. В деловой среде этот термин используется для обозначения определенного типа электронной подписи (чаще всего УКЭП), ключи которой хранятся и используются особым образом на удаленных веб-серверах авторизованных центров сертификации (АУЦ).

Нет и отдельного НПА, устанавливающего порядок оформления и применения ОЭП. Ориентироваться следует на законодательную базу в целом по электронной подписи:

• Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
• ст. 160 ГК РФ (о возможности применения ЭП при совершении сделок)
• технические регламенты и процедуры, регулирующие работу АУЦ, форматы и способы применения ЭП (например, ГОСТ Р 34.10-2012, ГОСТ Р 34.11-2012 и другие ГОСТы, связанные с криптографической защитой информации)
• ведомственные НПА Минцифры, ФНС
• Приказы ФСБ от 27.12.2011 NN 795 и 796
• иные нормативные документы

Принципиальное отличие облачной электронной подписи (ОЭП) от локальной ЭП заключается в способе хранения закрытого ключа. В общепринятом варианте ключ находится на локальном устройстве владельца (токене), тогда как у ОЭП ключ хранится в «облаке» — на защищенных DSS-серверах АУЦ.

Сервер DSS – это облачный сервер электронной подписи (Digital Signature Service), который централизованно управляет созданием и проверкой ЭП, позволяя пользователям заверять документы удаленно.

При заверении документа облачной подписью система ЭДО отправляет запрос на облачный сервер DSS, после чего владелец подписи, подтвердив запрос (например, вводом одноразового пароля, полученного по SMS), получает возможность мобильно подписывать документ с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона.

По поручению владельца квалифицированного сертификата АУЦ вправе осуществлять (ч. 2.2 ст. 15 Закона N 63-ФЗ):

• хранение ключа ЭП
• информирование владельца квалифицированного сертификата об использовании указанного ключа электронной подписи
• предоставление по требованию владельца квалифицированного сертификата истории использования указанного ключа электронной подписи (например – в виде перечня подписанных документов)

Квалифицированный сертификат ЭП — это специальный документ, удостоверяющий принадлежность ЭП конкретному субъекту (физлицу или юрлицу). Он создается с использованием средств АУЦ и включает уникальный номер, даты начала и окончания его действия, информацию о владельце (в т.ч. ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРН, ОГРНИП в зависимости от того, кто владелец — физическое лицо или юридическое лицо), данные АУЦ, выпустившего сертификат и иную информацию (ст. 17 Закона N 63-ФЗ).

Управление криптографическими ключами ОЭП выполняет аппаратный модуль безопасности HSM (Hardware Security Module) со специальным криптопроцессором, выполняющим все ресурсоемкие шифровальные операции внутри себя, чтобы ключи никогда не покидали защищенный периметр. Он обеспечивает высокий уровень безопасности для приложений, транзакций и данных, предотвращая несанкционированный доступ и утечки.

Несмотря на жесткие требования к безопасности, законодательство также требует от АУЦ наличия финансовых резервов для компенсации убытков от компрометации или злоупотребления хранимых им ОЭП (при отсутствии вины владельца) в сумме от 200 до 300 млн. рублей (п. 1 ч. 3.1 ст. 16 Закона N 63-ФЗ).

Облачная подпись — в чем польза для бизнеса

Облачная электронная подпись обладает рядом достоинств, отличающих ее от традиционной – локальной ЭП:

• удобство доступа: можно дистанционно подписывать документы с устройства, подключенного к интернету (смартфона, планшета, ПК), не нужно подключать никаких физических носителей
• безопасность: ключ ОЭП хранится на защищенном сервере DSS, что исключает риски утраты или повреждения, характерные для токенов
• юридическая сила: облачная УКЭП равнозначна подписи на токене и применяется для любых деловых нужд: участия в аукционах, сдачи отчетности в ИФНС, заключения контрактов, работы с платформой «Госуслуги»
• экономичность: отсутствует необходимость покупки дорогостоящих аппаратных средств и специального ПО (криптопровайдеров), что упрощает настройку рабочего ПК, планшета или смартфона для работы с ЭП
•  интегрируемость: ОЭП поддерживается большинством учетных  систем  и подходит для  использования любыми ее владельцами: физлицами и юрлицами

Технология ОЭП поддерживается государством. К примеру, ФНС проводит эксперимент по внедрению облачной электронной подписи, сопоставимой по статусу с усиленной КЭП.

 Как получить облачную электронную подпись

Перед началом использования нужно определить подходящий вид ОЭП. При выборе между неквалифицированной (УНЭП) или квалифицированной (УКЭП) электронной подписью необходимо учесть, что использование УНЭП в ЭДО требует заключения между его участниками отдельного соглашения, предусмотренного ч. 2 ст. 6 и требованиями ст. 9 Закона N 63-ФЗ.

Налоговая служба вправе запрашивать соглашение об ЭДО, если электронные документы подписаны подписью, отличной от усиленной КЭП.  Применение ПЭП и УНЭП невозможно для подписания некоторых формализованных документов (счетов-фактур, УПД), поскольку это противоречит законодательству (Письмо ФНС от 10.04.2020 N ЕА-4-15/6118@).

Для получения облачной подписи (УКЭП либо УНЭП) предусмотрен следующий порядок действий:

1. оформить заявку: либо дистанционно (например, через ЛК налогоплательщика на сайте ФНС или через приложение «Госключ»), либо оффлайн — при личном визите заявителя в офис АУЦ
2. пройти идентификацию: через биометрию или путем предоставления удостоверяющих документов (паспорт, СНИЛС, ИНН) при личном обращении в АУЦ
3. дождаться выпуска ОЭП, которая будет храниться на защищенном DSS-сервере АУЦ

Более подробно о механизме получения электронной подписи:

•  Как получить электронную подпись для юридических лиц
• Выдача КЭП в налоговой инспекции: кому можно получить и какими способами

Как работать с облачной электронной подписью

Для пользователя, не знакомого с алгоритмом работы с ОЭП, все кажется мгновенным и простым: САМ ПОДПИСАЛ, САМ ПОЛУЧИЛ. Однако в реальности происходит многоэтапная процедура.

Схематично этот процесс можно представить так.

Как видно из схемы, оформление документа с применением облачной электронной подписи проходит поэтапно:

1. оформление документа: пользователь составляет нужный документ в системе ЭДО
2. запрос на подписание: при выборе пользователем опции подписания, система ЭДО автоматически передает соответствующий запрос в облако
3. запрос кода подтверждения: облачный сервер DSS отправляет на смартфон (или иное зарегистрированное устройство) пользователя уведомление с запросом на подтверждение операции (SMS или push-сообщение)
4. отправка кода подтверждения: пользователь вводит пароль (либо проходит иную проверку) и отправляет его на облачный сервер
5. аутентификация и подписание: при успешной проверке полученного пароля криптографический модуль HSM использует секретный ключ пользователя для формирования электронной подписи
6. передача подписанного документа: подписанный документ возвращается пользователю со статусом «Успешно подписан»

Благодаря такой схеме работы облачная электронная подпись обеспечивает безопасность, быстроту и удобство работы с любого устройства, имеющего доступ в интернет.

Как облачная подпись помогает при сдаче отчетности

Подписывают налоговую отчетность в электронной форме усиленной квалифицированной электронной подписью (Информация ФНС). Применение облачной УКЭП придает электронной отчетности полную юридическую силу, ускоряет ее представление дистанционным способом, уменьшает вероятность технических ошибок за счет автоматизации операций и гарантирует высокий уровень безопасности данных.

В настоящий момент ФНС тестирует облачную электронную подпись, ключи которой размещаются частично в защищенной среде ее АУЦ, частично – на мобильном устройстве пользователя Для использования ОЭП на смартфоне и/или планшете пользователя ФНС разработала мобильное приложение «Подпись для бизнеса», предназначенное для распределенного хранения ключей УКЭП, используемых для подписания юридически значимых документов. Такая система дает возможность подписывать важные документы онлайн, параллельно продолжая пользоваться привычными токенами.

Данный проект проводится в несколько этапов. На момент публикации этого материала воспользоваться облачной подписью можно с использованием двух сервисов ФНС:

• представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме
• МайнингРеестр — сервис для регистрации майнеров криптовалюты

При смене телефона потребуется повторное получения сертификата электронной подписи, так как ключи ОЭП привязаны к самому устройству и отдельно не переносятся.

Для использования облачной электронной подписи при сдаче отчетности в ИФНС необходимо выполнить ряд последовательных действий:

1. загрузить приложение: установить мобильное приложение «Подпись для бизнеса», ознакомиться с порядком его использования
2. сформировать запрос: выполнить инструкции приложения для генерации ключей и запроса сертификата облачной ЭП
3. получить сертификат: дождаться уведомления об успешном выпуске сертификата и привязки его к устройству пользователя
4. настроить конфигурацию: проверить наличие интернет-подключения и отсутствие ограничений, препятствующих обмену данными с сервером облачной подписи

Выполнив указанные шаги и получив ОЭП, пользователь вправе приступить к подписанию электронных документов через облачный сервис.

Как облачная подпись помогает при закупках

По закону документы участников закупки в электронной форме (включая оператора электронной площадки) должны быть подписаны УКЭП (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ, п. 5 ст. 3.3 федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ). Ее облачный вариант вполне применим для участия в закупках при наличии у электронной торговой площадки (ЭТП) технических возможностей.

Некоторые торговые площадки в России уже используют облачную подпись или поддерживают ее (например: РОСЭЛТОРГ, Портал поставщиков, система электронных торгов iTender).

Использование в торгах облачной подписи имеет ряд преимуществ, так как большинство электронных торговых площадок для госзакупок и коммерческих торгов сами являются удостоверяющими центрами или тесно с ними сотрудничают. Это позволяет существенно упростить участникам процедуру подписания и отправки документов, что актуально в закупочных процедурах, сопровождающихся большим объемом документации, начиная с подачи заявок на участие в торгах и заканчивая заключением контрактов.

Применение облачной электронной подписи позволяет участникам выполнять следующие действия:

• регистрация и аккредитация: осуществить регистрацию в Единой информационной системе (ЕИС), пройти аккредитацию на электронной торговой площадке (ЭТП)
• подача заявки: подать заявку на участие в закупке и ценовое предложение во время торгов
• участие в торгах: подтвердить законность своего участия, защитить документы от фальсификаций
• заключение контракта: подписать контракт удаленно, наделяя документ той же юридической силой, что и традиционный бумажный экземпляр с личной подписью и печатью (ч. 3 ст. 6 Закона N 63-ФЗ)
• электронный документооборот: общаться с участниками торгов, подписывать сопутствующие сделке документы (ценовые предложения, акты, накладные и т.п.)

Таким образом, облачная подпись заметно увеличивает эффективность, надежность и удобство работы с ЭДО для всех участников государственных и коммерческих закупок на каждом этапе процесса.

При планировании использования облачной электронной подписи для закупок, необходимо убедиться, что оператор ЭТП поддерживает такие операции.

Кратко о том, зачем бизнесу облачная электронная подпись

• Понятия «облачная подпись» в законодательстве нет, но в деловой среде этот термин используется для обозначения определенного типа электронной подписи (чаще всего УКЭП), ключи которой хранятся и используются особым образом на удаленных веб-серверах авторизованных центров сертификации
• По сравнению с локальной ЭП, облачная подпись обладает рядом преимуществ, в том числе: безопасность, экономичность, удобство доступа
• Государство поддерживает применение ОЭП (например, ФНС запустила эксперимент по ее внедрению при сдаче отчетности)
• Использование ОЭП позволяет упростить и ускорить ЭДО при проведении торгов. Планируя использовать облачную электронную подпись для закупок, необходимо убедиться, что оператор ЭТП поддерживает такие операции

См. также:

• Как подключить ЭДО — пошаговая инструкция
• Как в договоре прописать электронный документооборот

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email