Как подтвердить расходы по электронным перевозочным документам

Интеграция с ГИС ЭПД сделала электронную транспортную накладную ключевым документом для подтверждения расходов и вычетов. Налоговые органы получают данные о перевозках напрямую. Рассказали подробнее про условия и требования контролеров.

Какие документы подтверждают расходы на перевозку

Основной документ перевозки — транспортная накладная. В рамках цифровизации транспортного документооборота ее постепенно заменяют электронной транспортной накладной (ЭТрН).

ЭПД становятся обязательными с 2026 года — что нужно срочно сделать бухгалтеру

Передавайте электронные перевозочные документы через операторов ЭДО. Они поступают в ГИС ЭПД. Контролеры видят данные о перевозках.

Чтобы признать расходы на перевозку в бухгалтерском и налоговом учете, подтвердите:

• факт оказания услуги
• стоимость перевозки
• связь расходов с деятельностью компании

При перевозке используют.

При электронном документообороте используйте электронную транспортную накладную как основной документ. Она подтверждает заключение договора перевозки (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259‑ФЗ) и служит для расчетов между сторонами перевозки.

Как подтверждать расходы по НК РФ

Признавайте расходы на перевозку в налоговом учете с учетом требований (ст. 252 НК РФ). Учитывайте их при налогообложении прибыли, когда они документально подтверждены и экономически обоснованы.

Оформляйте перевозочные документы в электронном виде, когда это обязательно. Бумажные документы без законных оснований повышают налоговые риски:

• непризнание расходов — инспекция сочтет их неподтвержденными и исключит из налоговой базы
• доначисление налога на прибыль, пени и штрафы — применяют штраф по (ст. 122 НК РФ) в размере 20% от неуплаченной суммы, при умышленном нарушении — до 40%
• отказ в вычетах по НДС — при операциях, облагаемых НДС, некорректные первичные документы не подтверждают операцию
• признание операции формальной — без корректных ЭПД сложно подтвердить перевозку, инспекция снимет расходы и вычеты и назначит проверку

В настоящее время усиливается налоговый контроль. При обязательном ЭДО его отсутствие считают фактором риска: нет цифрового следа, данные не совпадают с информацией участников цепочки, возникают расхождения.

Как ФНС получает данные по электронным перевозочным документам

Система ЭПД автоматически передает сведения о перевозках в ГИС ЭПД.

Электронные перевозочные документы после оформления:

• подписывайте электронной подписью участников перевозки
• передавайте через оператора ЭДО
• направляйте в ГИС ЭПД

Госорганы, включая ФНС, получают доступ к данным через эту систему.

Налоговая служба видит:

• участников перевозки
• маршрут перевозки
• транспортные средства
• стоимость услуг

Это упрощает контроль перевозок.

Как учитывать расходы на перевозку в бухгалтерии

При перевозке грузов могут использоваться разные виды электронных документов.

Документы формируют электронный документооборот перевозок.

При отражении расходов на перевозку в бухгалтерском учете учитывайте несколько факторов.

Договор перевозки груза

Договор подтверждает экономическую обоснованность расходов. По договору перевозки груза перевозчик доставляет вверенный отправителем груз в пункт назначения и выдает его получателю, а отправитель платит за перевозку установленную сумму (ст. 785 ГК РФ).

Электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная подтверждает:

• факт передачи груза перевозчику
• факт принятия груза к перевозке
• заключение и исполнение договора перевозки
• факт доставки груза получателю
• выполнение перевозки в целом
• условия перевозки (маршрут, стороны, характеристики груза)
• статус участников перевозки:
  • грузоотправителя
  • перевозчика
  • грузополучателя
• количественные и качественные характеристики груза
• дату и этапы перевозки (погрузка, транспортировка, выгрузка)

Вывод: ЭТрН формирует «цифровой след» перевозки.

Электронная транспортная накладная может быть первичным документом, если в ней заполнены все обязательные реквизиты по законодательству о бухгалтерском учете.

Если в ЭТрН есть раздел со стоимостью услуг и корректно заполнены обязательные реквизиты, используйте ее для подтверждения расходов и отражения выручки в бухгалтерском и налоговом учете. В этом случае отдельный акт оказанных услуг не потребуется.

ЭТрН можно оформить  без раздела со стоимостью услуг. Тогда накладная подтверждает только факт перевозки. Чтобы подтвердить стоимость, оформите дополнительный документ, например акт оказанных услуг.

Акт оказанных услуг

После завершения перевозки перевозчик оформляет акт оказанных услуг, который подтверждает стоимость услуги.

Как организовать документооборот при работе с экспедитором

Если перевозка организуется через экспедитора, документооборот отличается.

В этом случае используют:

• договор транспортной экспедиции
• поручение экспедитору
• экспедиторскую расписку
• транспортную накладную

Перечень документов регулируется:

• Федеральным законом от 30.06.2003 N 87‑ФЗ «О транспортно‑экспедиционной деятельности»
• Постановлением Правительства от 08.09.2006 N 554 «Об утверждении Правил транспортно‑экспедиционной деятельности»

Типичные ошибки при подтверждении расходов

Какие ошибки в оформлении перевозки создают основные налоговые риски:

• отсутствие транспортной накладной — если перевозчик выполнил перевозку, но не оформил транспортную накладную, инспекция может признать расходы необоснованными
• ошибки в реквизитах — например неверные данные о грузе, некорректные сведения о перевозчике, ошибки в стоимости перевозки
• использование бумажных документов вместо обязательных электронных — с 01.09.2026 года перевозочные документы оформляйте в электронном виде, применение бумажной версии без оснований вызовет вопросы у налоговых органов

После 01.09.2026 применяйте бумажную транспортную накладную только в случаях, которые прямо установило законодательство:

• при объективной невозможности оформить ЭПД: нет связи, технические сбои, аварии информационных систем
• при перевозках для государственных, военных и иных режимных нужд, где есть ограничения на электронные системы
• в иных исключительных случаях, которые установят нормативные правовые акты Минтранса (Федеральный закон от 07.06.2025 N 140‑ФЗ)

В остальных ситуациях оформляйте перевозку с использованием ЭПД. Применение бумажной накладной в этих случаях нарушает установленный порядок документооборота.

Если ЭПД оформить невозможно, надо собрать комплект подтверждающих документов.

1. Служебный акт (основной документ). Оформляется в свободной форме и подписывается ответственными лицами. В акте укажите:
   • дату и время сбоя
   • место (склад, маршрут, регион)
   • описание проблемы
   • какие системы не работали
   • факт невозможности оформить ЭПД
   • решение оформить бумажный документ

2. Подтверждение от оператора ЭДО. В документе должно быть уведомление о сбое, письмо от оператора и скриншоты статуса сервиса.
3. Технические доказательства:
   • скриншоты ошибок
   • журналы (логи) системы
   • сообщения об отсутствии связи

4. Внутренние документы компании:
   • приказ или регламент действий при сбоях
   • запись в журнале инцидентов

5. Документы по перевозке:
   • бумажная транспортная накладная
   • отметка о причине её оформления

Как подготовить электронные транспортные документы к налоговой проверке

Чтобы избежать налоговых рисков, бухгалтеру стоит подготовиться заранее.

Проверьте договорную базу и убедитесь, что договор перевозки оформлен, а условия указаны корректно.

Проверьте оформление ЭПД. При создании учитывайте требования сразу нескольких нормативных актов: по бухгалтерскому учету, перевозкам и электронному формату документов.

Обязательные реквизиты первичных документов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402‑ФЗ:

• наименование документа
• дата составления
• наименование организации или ИП
• содержание факта хозяйственной жизни
• величина в натуральном и/или денежном выражении
• должности ответственных лиц
• подписи, для ЭПД — электронные подписи

Реквизиты транспортной накладной установлены Федеральным законом от 08.11.2007 N 259‑ФЗ, Постановлением Правительства от 21.12.2020 N 2200:

• сведения о сторонах перевозки
• данные о грузе
• маршрут и пункты погрузки и выгрузки
• транспортное средство
• условия перевозки
• отметки о передаче и приемке

Проверьте оператора ЭДО. Электронные перевозочные документы передавайте через оператора, который поддерживает работу с ГИС ЭПД и имеет аккредитацию.

Проверить аккредитацию можно на сайте Минтранса в разделе: Реестр операторов ИС ЭПД | Министерство транспорта Российской Федерации

Кратко о подтверждении расходов по ЭПД

• Основной документ для подтверждения перевозки и расходов — электронная транспортная накладная (ЭТрН). Сведения из нее автоматически передаются в ГИС ЭПД и доступны контролерам
• Чтобы признать расходы, подтвердите факт оказания услуги, ее стоимость и связь с деятельностью компании (документы — ЭТрН или ТН, акт, договор)
• Учитывайте расходы в налоговом учете при соблюдении требований — важны экономическая обоснованность и документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ)
• Отсутствие или некорректное оформление ЭПД ведет к рискам непризнания расходов, доначислению налога и отказу в вычетах по НДС
• С 01.09.2026 перевозочные документы оформляйте в электронном виде. Бумажные накладные допускаются только в исключительных случаях (форс-мажор, специальные перевозки и др.)

См. также:

• Обязательный ЭДО в транспортно-экспедиционной деятельности и перевозках грузов. Переход к применению электронных перевозочных документов с 01.09.2026
• Электронные перевозочные документы и электронная транспортная накладная: что нужно знать бухгалтеру компании
• Электронная отчетность

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email