Регистрация бесплатна и занимает 10 секунд.
Лимит — втрое выше.
Нажимая на кнопку, я соглашаюсь на обработку персональных данных и с правилами пользования сайтом
В статье разберем:
- Какие виды электронной подписи используют в ЭПД, почему обычная неквалифицированная подпись не подойдет
- Кто подписывает каждый титул транспортной накладной и электронного путевого листа
- Три способа подтвердить полномочия представителя и какой из них надежнее
- Нужна ли машиночитаемая доверенность водителю
- Как подписывать документы ночью и в выходные
- Как предъявлять электронную накладную сотруднику ГИБДД
- В каком виде хранить подписанные файлы
Содержание
- Что нужно для подписания ЭПД
- Кто и какой файл обмена подписывает
- Кто подписывает титулы электронного путевого листа
- Когда нужна доверенность
- Нужна ли машиночитаемая доверенность водителю
- ИП-перевозчик — водитель и логист
- Что делать ночью, в выходные или при отсутствии связи
- QR-код и проверка на дороге
- Кратко о подписании электронных перевозочных документов
Что нужно для подписания ЭПД
Документ подписывает уполномоченное лицо. Оно использует определенный вид подписи и действует на основании полномочий.
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
В экосистеме ЭПД используют четыре инструмента:
|
Инструмент |
Что это |
Где применяется |
| УКЭП | Усиленная квалифицированная подпись | Основной вид подписи для юридически значимых титулов: руководителей, ИП и уполномоченных сотрудников |
| УНЭП | Усиленная неквалифицированная подпись физлица | Альтернатива УКЭП для представителя по доверенности и водителя |
| ПЭП | Простая электронная подпись | Отметка водителя в мобильном приложении о факте погрузки или выгрузки |
| МЧД | Машиночитаемая доверенность | Не подпись, а основание полномочий: подтверждает право сотрудника подписывать титулы от имени организации |
Разграничьте два требования: чем подписан документ и на каком основании его подписали. Действующий сертификат УКЭП не подтверждает право сотрудника подписывать документы без надлежаще оформленной доверенности.
Доверенность не нужна руководителю организации и индивидуальному предпринимателю.
Усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя организации или ИП. Руководитель и ИП получают сертификат УКЭП в удостоверяющем центре ФНС.
Подробнее о том, что представляет собой этот вид подписи и как ее получить, читайте в материалах УКЭП: что это, для чего используется, где и как получить и Выдача КЭП в налоговой инспекции.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись физического лица — представителя организации или ИП. Такой представитель действует по доверенности.
Обратите внимание — не всякая неквалифицированная подпись подойдет.
Неквалифицированную подпись обычно получают у операторов ЭДО. Многие компании уже используют такие сертификаты. Возможность использовать УНЭП зависит от роли участника, вида ЭПД, титула и технической реализации оператора ИС ЭПД. Если для подписи доступна УНЭП «Госключ», проверьте, допускает ли ее применение конкретный сервис и титул.
Сотруднику потребуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах. Сертификат выпускают в приложении «Госключ», а документы подписывают через мобильный или десктопный сервис.
Крупные заказчики также требуют УКЭП или УНЭП «Госключа» для ответственных лиц. Представителю дополнительно потребуется машиночитаемая доверенность.
Проверять подпись будет не только контрагент. Оператор проверит формат файла, обязательные поля и корректность электронной подписи. Файл с ошибкой не передадут дальше (Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 N 931 «Об утверждении Правил обмена электронными перевозочными документами…»)
Если грузополучатель — физическое лицо
Отдельный случай — доставка товара потребителю. Транспортную накладную можно оформить на бумаге, если грузоотправителем и (или) грузополучателем выступает физлицо, а перевозка осуществляется для его личных, семейных, домашних или иных не связанных с предпринимательством нужд (Приказ Минтранса от 01.06.2026 N 262).
Физлицо может подписать ЭТрН простой электронной подписью. Ключ подписи получают при личном обращении в МФЦ. Получить его дистанционно через Госуслуги нельзя. Поэтому при розничной доставке обычно используют бумажные документы.
Для обмена ЭПД подписанта также регистрируют у оператора ЭПД. Поэтому в рабочих схемах накладную подписывает организация или ИП, а с потребителями используют бумажный документооборот.
Иностранный участник перевозки
Иностранная организация может участвовать в российском ЭДО через аккредитованный в России филиал или представительство. Руководитель подразделения получает УКЭП в удостоверяющем центре ФНС и подписывает машиночитаемые доверенности.
Если сведений об иностранной организации нет в реестре аккредитованных филиалов и представительств, транспортную накладную оформляют на бумаге (Приказ Минтранса от 01.06.2026 N 262).
Кто и какой файл обмена подписывает
Электронная транспортная накладная состоит из файлов обмена, которые последовательно формируют и подписывают участники перевозки. Четыре файла обязательны, остальные используют при необходимости.
Состав файлов и порядок обмена установлены Правилами, утв. Постановлением от 21.05.2022 N 931. В Правилах файлы названы по содержанию, а в схемах обмена из приложения N 2 им присвоены обозначения Т1-Т9. Эти обозначения используют операторы ЭПД и крупные заказчики.
Таблица подписантов
|
Номер |
Файл обмена |
Кто формирует |
Чем подписывается |
Обязательность |
| Т1 | Информация грузоотправителя | Грузоотправитель | УКЭП или УНЭП грузоотправителя, уполномоченного им лица либо лица, осуществившего погрузку (ЛОП)
Фактическое участие сотрудника в погрузке само по себе не подтверждает его право подписи: полномочия должны быть оформлены |
Обязательный |
| Т2 | Информация перевозчика о приеме груза | Перевозчик | УКЭП или УНЭП перевозчика (уполномоченного лица)
Дополнительно возможна ПЭП либо УНЭП водителя |
Обязательный |
| Т3 | Информация грузополучателя | Грузополучатель | УКЭП или УНЭП грузополучателя либо лица, уполномоченного подписывать накладную от его имени | Обязательный |
| Т4 | Информация перевозчика о выдаче груза | Перевозчик | УКЭП или УНЭП перевозчика
Дополнительно возможна ПЭП либо УНЭП водителя |
Обязательный |
| Т5 | Изменение финансового состояния (данные перевозчика) | Перевозчик | ЭП лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны перевозчика | Опциональный |
| Т6 | Подтверждение изменения финансового состояния | Грузоотправитель | ЭП лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны грузоотправителя | Опциональный |
| Т7 | Информация о переадресовке (отметки перевозчика) | Перевозчик | УКЭП или УНЭП перевозчика | По ситуации |
| Т8 | Информация о заменах водителя и (или) ТС | Перевозчик | УКЭП или УНЭП перевозчика | По ситуации |
| Т9 | Указание о переадресовке груза | Грузоотправитель | УКЭП или УНЭП грузоотправителя | По ситуации |
Обратите внимание на Т9 и Т7 — переадресовку оформляют двумя файлами. Сначала грузоотправитель направляет перевозчику указание о переадресовке — Т9. Затем перевозчик формирует файл с отметками о переадресовке — Т7. Без Т9 оператор не примет Т7.
Инициировать переадресовку может грузоотправитель или грузополучатель. Водитель передает информацию перевозчику, но не оформляет указание о переадресовке.
Вместо УКЭП организации уполномоченный представитель может использовать УНЭП физлица и машиночитаемую доверенность.
Первый титул подписывает не только грузоотправитель. Его может подписать лицо, осуществившее погрузку. Такая схема работает, когда покупатель заказывает перевозку товара с завода-изготовителя. Грузоотправителем выступает покупатель, а завод погружает товар и подписывает титул как ЛОП.
Привлекать ЛОП не обязательно. Если грузоотправитель сам погрузил товар, он подписывает титул 1.
Титул грузополучателя может подписать уполномоченный представитель. Например, работник склада ответственного хранения или логистического оператора, если грузополучатель наделил его соответствующими полномочиями.
Если в перевозке участвует экспедитор, проверьте, принял ли он груз во владение. Установите это по договору и экспедиторской расписке, а не по умолчанию (ст. 802 ГК РФ, Федеральный закон от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»):
- Экспедитор принял груз во владение — укажите его грузоотправителем. Он подписывает титул грузоотправителя, а фактического перевозчика укажите в разделе перевозчика. Экспедитор выдает экспедиторскую расписку
- Экспедитор не принял груз во владение, а только организовал перевозку — титул грузоотправителя подписывает фактический грузоотправитель. Экспедиторскую расписку не оформляйте. В ЭТрН экспедитор не участвует, но его можно добавить наблюдателем
Финансовые титулы подписывает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни.
Если исправляете сведения о стоимости перевозки, укажите дату исправления. Исправление должны подписать лица, составившие первоначальный титул. Правила перевозок отсылают к порядку исправления первичных учетных документов (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Что нельзя делать
Не подписывайте документы за другого участника перевозки. Каждая сторона подписывает только файлы, которые относятся к ее роли. Перевозчик не может подписать документ за грузоотправителя или грузополучателя, и наоборот. Подпись неуполномоченного лица делает документ недействительным, даже если получатель не отвечает и документооборот требуется завершить.
Не пропускайте титул грузополучателя. При отказе от груза не исключайте грузополучателя из документооборота автоматически. Факт отказа, причины отказа и дальнейшие действия с грузом оформляйте в порядке, предусмотренном форматом ЭТрН и выбранным сервисом. При необходимости согласуйте сценарий с оператором ИС ЭПД до первой такой перевозки. Накладная останется незавершенной у всех участников.
Не подписывайте документы заранее или задним числом. В электронном документообороте система фиксирует каждое действие в момент подписания и определяет подписанта. Объясните правила складу и логистам заранее.
Что можно сделать
Накладную может создать один сотрудник, а подписать другой. Закон не устанавливает требований к тому, кто формирует документ. Значение имеет подпись уполномоченного лица. Например, кладовщик заполняет накладную, а ответственный сотрудник подписывает и отправляет ее.
Водитель действует от имени перевозчика — стороны договора перевозки. Водитель-ИП подписывает документы сам. В транспортной компании водитель подтверждает прием и сдачу груза, а ЭТрН подписывает уполномоченный представитель перевозчика.
Арендованный транспорт, привлеченный водитель и другие подрядчики не меняют сторону договора перевозки и порядок подписания документов.
Кто подписывает титулы электронного путевого листа
Электронный путевой лист (ЭПЛ) оформляют отдельно от транспортной накладной. Он подтверждает допуск транспортного средства и водителя к рейсу, а не факт перевозки груза.
ЭПЛ подписывают участники, которые не участвуют в оформлении накладной: медработник и лицо, ответственное за техническое состояние и выпуск транспортного средства на линию (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ, Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390):
|
Титул |
Что фиксирует |
Кто подписывает |
Чем подписывается |
| Т1 | Данные о рейсе, транспортном средстве, водителе, маршруте, показания одометра | Собственник ТС (диспетчер) | УКЭП и МЧД, формируется до выезда |
| Т2 | Предрейсовый медосмотр | Медработник — штатный, по договору или через телемедицину |
УКЭП без МЧД на компьютере
В мобильном приложении — УНЭП и «Госключ» технически не поддерживаются |
| Т3 | Техконтроль транспортного средства | Ответственный за выпуск ТС, чаще всего — механик |
УКЭП и МЧД на компьютере В приложении — УКЭП на носителе с NFC и МЧД |
| Т4 | Показания одометра на выезде, время выхода | Ответственный за выпуск ТС | УКЭП и МЧД, после подписания формируется QR-код |
| Т5 | Показания одометра при возвращении | Диспетчер, механик или водитель | УКЭП и МЧД фиксирует окончание рейса |
| Т6 | Послерейсовый медосмотр | Медработник | УКЭП без МЧД, обязателен при перевозке пассажиров и опасных грузов |
Медицинские титулы подписывают без машиночитаемой доверенности. Медработник действует от своего имени как специалист, который имеет право проводить осмотры. МЧД не подтверждает и не заменяет медицинские полномочия.
Титулы, связанные с выпуском транспорта на линию, подписывает уполномоченный сотрудник. Если подписывает не руководитель, подтвердите полномочия машиночитаемой доверенностью.
Медицинские титулы ЭПЛ подписывайте только УКЭП медработника. Для работы в мобильном приложении потребуется сертификат на NFC-токене. УНЭП и «Госключ» для титулов предрейсового и послерейсового медосмотров не подходят.
Когда нужна доверенность
Подпись принадлежит физлицу. Сотруднику, который подписывает документы от имени компании, потребуется доверенность. Исключение — руководитель, действующий от имени организации без доверенности.
Если водитель, кладовщик, логист или диспетчер подписывает титул от имени организации, его полномочия должны быть подтверждены в форме, которую допускают законодательство, формат ЭПД и используемый сервис. Когда работник лишь вводит сведения или подтверждает действие ПЭП в приложении, необходимость МЧД определяется его ролью в конкретном процессе. Иначе документ не подтверждает, почему сотрудник участвовал в оформлении перевозки.
Представителем может быть организация. Однако документ подписывает конкретное физлицо, которое действует по доверенности в порядке передоверия.
Три способа подтвердить полномочия
Машиночитаемая доверенность в пакете документов. Файл МЧД приложите к файлу обмена.
Идентификатор МЧД в метаданных файла. Файл доверенности не передавайте. Укажите в файле обмена идентификатор МЧД из распределенного реестра ФНС. Система получит доверенность из реестра и сопоставит полномочия с подписью.
Бумажная доверенность. Форматы ЭПД допускают доверенность в бумажной форме. Электронный документ и бумажная доверенность — разные документы. Форма одного не определяет форму другого.
Что общего у этих вариантов, в чем разница на практике:
|
Способ |
Проверка полномочий системой |
Когда уместен |
| МЧД файлом в пакете | Автоматическая, но чаще дает сбои при роуминге | Базовый вариант |
| Идентификатор МЧД в метаданных | Автоматическая, более надежная | Предпочтительный вариант |
| Бумажная доверенность | Невозможна — проверка вручную | Вынужденный вариант, когда МЧД срочно не оформить |
Данные бумажной доверенности не передают в информационную систему. Поэтому систему не сможет автоматически проверить полномочия подписанта, срок действия доверенности и достаточность полномочий. Проверьте их вручную.
Даже при использовании МЧД ГИС ЭПД не проверяет полномочия подписанта по существу — это должны делать участники документооборота.
Как работать с машиночитаемым вариантом, разобрали в статье Машиночитаемая доверенность: что это, как сделать, для чего использовать, где хранить и как проверить.
Для каждого подписываемого файла система должна получить сведения о полномочиях подписанта в предусмотренном формате. Технически это может быть передача МЧД, ее идентификатора или иной поддерживаемый оператором способ. Подтверждайте полномочия при передаче каждого файла обмена: приложите МЧД или укажите ее идентификатор в метаданных файла.
МЧД можно оформить в любом сервисе, который поддерживает формат 003. Например, создайте ее в распределенном реестре ФНС и укажите идентификатор в файле обмена.
Проверьте роуминг между операторами не только для ЭПД, но и для МЧД. Совместимость зависит от пары операторов. Чтобы снизить риск ошибки, передавайте идентификатор доверенности вместо ее файла. Согласуйте порядок обмена с ключевыми контрагентами до перехода на ЭПД.
При оформлении МЧД не указывайте полномочия произвольным текстом. Выбирайте коды из классификатора полномочий ФНС. Тогда система сможет сопоставить полномочия с подписью автоматически.
Выберите объем полномочий:
- Подписывать электронные перевозочные документы
- Подписывать конкретный вид документа, например транспортную накладную или экспедиторскую расписку
- Подписывать конкретный титул, например файл обмена информации перевозчика о выдаче груза
Полномочия должны соответствовать трудовым обязанностям сотрудника. Чем уже полномочия, тем меньше документов будет доступно сотруднику и тем проще проверить правомерность подписи.
ЭТрН фиксирует прием и передачу груза, но не устанавливает материальную ответственность водителя. Закрепите ответственность отдельным документом. При необходимости включите соответствующие условия в доверенность.
Титул, подписанный сотрудником, получают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Они увидят МЧД с персональными данными сотрудника. Компания передает персональные данные третьим лицам (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).
Что надо сделать:
- Перед передачей данных подписанта определите правовое основание обработки персональных данных. Если передача необходима для исполнения закона, трудового договора или договора перевозки, отдельное согласие работника может не требоваться
- Закрепите в локальных документах и договорах с контрагентами цели передачи, состав данных, порядок их защиты и ограничения на дальнейшее использование. Если правового основания, не требующего согласия, нет, получите согласие работника в требуемой форме
Работодатель передает персональные данные сотрудника контрагентам только с его письменного согласия, если закон не устанавливает иное основание (ст. 88 ТК РФ). В договоре закрепите цель передачи, перечень действий с данными, обязанность соблюдать конфиденциальность и меры защиты.
Нужна ли машиночитаемая доверенность водителю
Ответ зависит от роли водителя в документообороте.
Водитель подписывает титул
Водителю потребуются электронная подпись и машиночитаемая доверенность. Исключение — водитель-ИП, который выступает перевозчиком и подписывает документы от своего имени.
Водитель подтверждает факт перевозки
Распространенная схема, которую поддерживают сервисы операторов:
- Водитель подтверждает прием груза в мобильном приложении
- Уполномоченный сотрудник перевозчика — логист, менеджер или диспетчер — подписывает титул перевозчика
- Водитель получает QR-код и выезжает
- При выгрузке действия повторяются
Юридическое значение имеет подпись уполномоченного сотрудника перевозчика. Водителю не потребуется МЧД. Оформите подпись и доверенность на работника, который подписывает титулы.
От имени перевозчика титул может подписать водитель УНЭП. Водитель также может подтвердить прием или выдачу груза простой электронной подписью. В этом случае титул дополнительно подписывает уполномоченный сотрудник перевозчика УКЭП с МЧД. Для перевозчика-ИП дополнительная подпись не требуется.
В графе «Водитель» укажите водителя. Его простая подпись подтверждает, что он принял или сдал груз. Титул подписывает диспетчер, который действует по МЧД. Это разные реквизиты. Подтверждение в приложении — действие в сервисе оператора. Оно не заменяет подпись, которой перевозчик заверяет титул.
Для компании с большим автопарком схема с подписью диспетчера проще и безопаснее. Не потребуется выпускать УКЭП и МЧД каждому водителю. Также можно настроить автоматическое подписание титулов.
Как это выглядит в инструкциях крупных заказчиков
Торговые сети рекомендуют схему, при которой водитель не подписывает ЭТрН. Накладную подписывает перевозчик — организация или ИП. Водитель подтверждает прием и выдачу груза простой электронной подписью в мобильном приложении. Затем перевозчик заверяет титул УКЭП или УНЭП уполномоченного сотрудника с МЧД.
Как выглядит процесс погрузки:
- Водитель авторизуется в мобильном приложении и получает данные о рейсе
- На площадке подтверждает прием груза и при необходимости указывает замечания
- Заказчик формирует черновик титула перевозчика о приеме груза и передает его оператору
- Оператор направляет черновик в личный кабинет перевозчика
- Уполномоченный сотрудник перевозчика подписывает титул УКЭП или УНЭП с МЧД
- Оператор направляет подписанный титул заказчику и в ГИС ЭПД
- Водитель получает уведомление о завершении оформления и QR-код для рейса
Черновик — полностью или частично заполненный титул без электронной подписи. Операторы могут передавать такие файлы между личными кабинетами участников. При выгрузке используйте такой же порядок для титула перевозчика о выдаче груза.
Ответственный сотрудник перевозчика должен подписать титул во время погрузки и выгрузки. Без подписи перевозчика водитель не получит юридически значимый документ для рейса. Замену водителя или транспортного средства оформляйте через титул Т8 у оператора ЭПД. В мобильном приложении водителя такая функция может отсутствовать.
ИП-перевозчик — водитель и логист
Массовая ситуация в малом бизнесе:
- ИП подписывает документы сам
- У ИП уже есть УКЭП
- Машиночитаемая доверенность не нужна
- ИП подписывает документы от своего имени, а не как представитель другого лица
- Все титулы перевозчика ИП подписывает своей УКЭП
Как ИП получить и продлить подпись, разобрали в материале Электронная подпись ИП: как получить и для чего применять.
Как подписать документ на погрузке, если подписант находится за рулем, а не в офисе? Операторы предлагают разные решения: NFC-носители, мобильные приложения и подписание уполномоченным сотрудником перевозчика.
«Госключ» позволяет подписывать документы УНЭП физлица, выпущенной через Госуслуги. Но документ в приложении нужно подписать в срок до 24 часов с момента отправки. Для логистики такой порядок может не подойти: автомобиль должен выехать через несколько минут, а документы — пройти обмен в день доставки. Используйте УКЭП или схему, в которой титул подписывает доступный сотрудник перевозчика.
С 1 марта 2027 года перевозчик должен владеть транспортным средством на праве собственности или ином законном основании. Аренда относится к законным основаниям. Водитель должен быть работником перевозчика или ИП — владельцем транспортного средства. В перевозочных документах указывайте одно лицо как перевозчика и владельца транспортного средства (Федеральный закон от 29.12.2025 N 520-ФЗ).
Что делать ночью, в выходные или при отсутствии связи
Погрузка может проходить вечером, ночью или в выходной, когда ключ подписи находится в бухгалтерии. Пока участник не подпишет титул, следующий участник не получит файл и не продолжит документооборот.
Что надо предусмотреть:
- определите реальных подписантов, которые присутствуют при погрузке
- назначьте резервных подписантов и заранее оформите им подписи и полномочия
- настройте удаленное подписание и утвердите порядок работы вне рабочего времени
- настройте автоматическое подписание, если сервис оператора это поддерживает
Отдельно проверьте сроки действия сертификатов: Срок действия электронной подписи: как проверить и продлить.
Что делать, если на площадке нет связи
Такая ситуация типична для карьеров, стройплощадок, удаленных и закрытых объектов, где груз разгружают на КПП. Водитель не может уехать, пока грузополучатель не подпишет титул, а доступа к интернету на объекте нет. Подписывать титул рядом с автомобилем не обязательно. Приемщик сообщает сотруднику в офисе, что принял груз. Сотрудник подписывает титул на рабочем месте.
Закрепите в договоре, что груз принимают в транспортной упаковке. Тогда своевременно оформите приемку по количеству мест. Претензии к товару можно предъявить после вскрытия упаковки (ст. 474 ГК РФ, ст. 483 ГК РФ).
При отсутствии связи накладную можно подготовить в локальной системе. Порядок подписания и передачи зависит от возможностей оператора — сервис может сохранить подписанный документ и направить его в ГИС ЭПД после восстановления связи.
Отсутствие интернета позволяет оформить транспортную накладную на бумаге только в случаях, указанных в Приказе Минтранса от 01.06.2026 N 262. В частности, исключение действует для населенных пунктов из перечня Правительства, где не оказывают услуги доступа к интернету или подвижной радиотелефонной связи. Временный сбой или нестабильное соединение не дают права перейти на бумажную накладную.
Что делать, если контрагент не подписывает
Если грузополучатель не оформляет предусмотренный форматами титул, электронный документооборот по перевозке может остаться незавершенным. Это повышает риск споров о факте приемки, качестве исполнения перевозки и документальном подтверждении расходов (ст. 252 НК РФ). Порядок действий при отказе или отсутствии подписи закрепите в договоре и согласуйте с оператором ЭПД. Отправитель и перевозчик не смогут завершить ЭТрН без титула грузополучателя. Исключить участника из цепочки и сформировать накладную без него нельзя.
К ЭТрН должны подключиться все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если хотя бы один участник не подключен к оператору ИС ЭПД, сформировать ЭТрН не получится. Бумажную накладную можно использовать только в случаях, которые установил Минтранс.
Если грузополучателя определяет заказчик перевозки, закрепите в договоре или заявке его обязанность обеспечить подключение грузополучателя к ЭДО и своевременное подписание документов. Укажите ответственность заказчика за действия привлеченного грузополучателя. Формулировку согласуйте с юристом.
QR-код и проверка на дороге
После оформления титулов грузоотправителя и перевозчика оператор по запросу перевозчика формирует QR-код. Код содержит сведения из подписанных файлов ЭТрН. Сотрудник ГИБДД считывает код и получает документ в визуализированном виде (Постановление N 931).
QR-код содержит данные о перевозке, а не ссылку на сайт. Код анимированный — на экране последовательно отображаются несколько изображений. Инспектор с необходимым программным обеспечением может проверить документ без доступа к интернету. Не заменяйте анимированный QR-код скриншотом.
Получите QR-код через мобильное или десктопное приложение, а также другие сервисы оператора. Проверьте доступные способы до заключения договора с оператором.
Электронные перевозочные документы надо предъявлять в электронном виде или на бумаге. Водитель может показать QR-код на экране телефона или планшета, распечатанный QR-код либо бумажную копию ЭТрН с отметкой об электронной подписи. Отсутствие у инспектора оборудования или доступа к интернету не дает ему права требовать бумажную копию или штрафовать водителя.
При замене водителя или транспортного средства получите у оператора обновленный QR-код — старый код содержит неактуальные сведения.
Кратко о подписании электронных перевозочных документов
- Титулы участников перевозки подписывайте УКЭП или УНЭП. В типовой схеме водитель подтверждает факт приемки и сдачи груза ПЭП в мобильном приложении. Затем соответствующий титул подписывает уполномоченное лицо перевозчика УКЭП или УНЭП. Если водитель уполномочен действовать от имени перевозчика, он может подписывать титул в ином порядке — с применением допустимой подписи и доверенности, если она требуется
- Используйте только УНЭП, сертификат которой выпустили через Госуслуги. МЧД не заменяет подпись, а подтверждает полномочия. Действующий сертификат не дает сотруднику право подписи без доверенности. Исключение — руководитель организации и ИП
- ЭПЛ подписывают в том числе медработник и сотрудник, ответственный за выпуск транспорта на линию. Сведения о медицинском осмотре в ЭПЛ заверяет собственной УКЭП медицинский работник. Подписывать документ от имени медицинской организации и прикладывать МЧД не требуется. Возможность подписания через мобильное приложение, необходимость NFC-носителя и поддерживаемые виды подписи уточняйте у оператора ИС ЭПД: это зависит от конкретного сервиса
- Первый титул может подписать грузоотправитель или лицо, которое погрузило груз. Титул грузополучателя подписывает грузополучатель или его представитель. Финансовые титулы подписывает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. Оно же вносит исправления
- Не подписывайте документы за другого участника перевозки. Титул грузополучателя обязателен и при отказе от груза
- Представителю потребуется доверенность. Исключение — руководитель организации. Подтвердите полномочия файлом МЧД в пакете документов, идентификатором МЧД в метаданных файла или бумажной доверенностью. Бумажная доверенность допустима, но система не проверит полномочия автоматически
- Выбирайте полномочия из классификатора, а не формулируйте их произвольно. Иначе система не сможет автоматически проверить полномочия. Компания определяет объем полномочий: на все ЭПД, конкретный документ или отдельный титул
- Все участники перевозки увидят данные подписанта из доверенности. Получите от сотрудника письменное согласие на обработку и передачу персональных данных. Закрепите в договорах с контрагентами условия передачи и обработки этих данных
- Не оформляйте МЧД водителю, если он только подтверждает приемку или сдачу груза ПЭП в мобильном приложении. В этом случае титул от имени перевозчика подписывает уполномоченный сотрудник УКЭП или УНЭП с МЧД. МЧД потребуется водителю, только если он сам подписывает титул как представитель перевозчика и не действует от имени организации без доверенности
- Не подписывайте документы заранее или задним числом. Система фиксирует время действия и подписанта
- До начала перевозки проверьте готовность всех участников к обмену ЭПД: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель должны иметь возможность работать через оператора ИС ЭПД и подписывать документы в выбранном сервисе. Подключение к обычному ЭДО само по себе не заменяет подключение к оператору ИС ЭПД
Читайте также:
- ЭПД становятся обязательными с 1 сентября 2026 года — что нужно срочно сделать бухгалтеру
- Обязательный ЭДО в транспортно-экспедиционной деятельности и перевозках грузов с 01.09.2026
- Электронные перевозочные документы и электронная транспортная накладная: что нужно знать бухгалтеру
- Машиночитаемая доверенность: что это, как сделать, для чего использовать, где хранить и как проверить
- УКЭП: что это, для чего используется, где и как получить
- Выдача КЭП в налоговой инспекции: кому можно получить и какими способами
- Электронная подпись ИП: как получить и для чего применять
- Срок действия электронной подписи: как проверить и продлить
- Сертификат ключа проверки электронной подписи: как получить, как продлить
- Как в договоре прописать электронный документооборот
- Пошаговый план перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД)
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете