Машиночитаемая доверенность — что это, как сделать, для чего использовать, где хранить и как проверить

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронная доверенность, позволяющая сотрудникам подписывать от имени компании документы в электронной форме. Способы ее оформления отличаются в разных ситуациях и зависит от того, для чего нужна доверенность.

Из статьи вы узнаете:

• для чего ввели электронные доверенности;
• что включено в единые требования к МЧД;
• где оформить МЧД и по какому формату;
• что такое кодировка полномочий;
• как проходит проверка действительности МЧД;
• где хранить электронную доверенность.

МЧД — что это?

Аббревиатура «МЧД» стала широко применяться в последнее время, но в нормативных документах официально не утверждена. Дадим краткую расшифровку этого термина.

Гендиректору или иному лицу, имеющему законное право подписывать электронные документы компании без доверенности, МЧД не требуется — как и прежде, в сертификате КЭП указывается, от имени какой компании он действует.

Различия форматов МЧД

Причины введения МЧД

До появления МЧД компании получали разные ключи электронной подписи для разных операций: представления отчетности в ИФНС, взаимодействия с ЕГАИС, участия в тендерах и т. д. Для компаний это было затратно и в целях экономии нередко ключи передавались между пользователями, что нарушало требования информационной безопасности. Кроме того, покупка множества ключей и контроль их актуальности делала процедуру ЭДО затратной и усложняло ее обслуживание.

Чтобы устранить эти недостатки, придумана другая система — с двумя видами подписей:

Физлицо самостоятельно получает КЭП в удостоверяющем центре и вправе использовать ее для подписания электронных документов — в рабочих и личных целях. Передать этот ключ другим лицам он не сможет, как и подписывать своей КЭП без МЧД электронные документы от имени компании.

Одна МЧД может выдаваться на несколько видов полномочий, поэтому по одной электронной доверенности сотрудник вправе совершать разные операции. Кроме того, одну доверенность можно выдать на группу сотрудников.

Отличия МЧД для ЭДО и для отчетности

Единые требования к МЧД

К машиночитаемым документам закон предъявляет единые требования.

Чтобы представить МЧД заинтересованным лицам, необходимо включить ее в пакет электронных документов (если иной порядок не установлен Правительством РФ).

Когда заработает новая система и как подготовиться

Сроки полномасштабного введения новой системы регулярно сдвигаются. На момент написания статьи действует правило:

Это означает, что до 01.09.2024 сотрудники вправе подписывать документы компании своей КЭП без машиночитаемой доверенности.

Переход на новый МЧД-порядок потребует от компаний:

• обновления программного обеспечения;
• изменения процедуры управления ключами КЭП.

Компании понадобится также справочник полномочий, наполнение которого зависит в том числе от кодов полномочий, формируемых в госструктурах (например, в ФНС).

Как избежать ошибок при работе с МЧД

Срок действия доверенности

Срок действия МЧД законодательно не органичен — теоретически она может быть выдана на любой срок. Нет в нормативно-правовых актах и других ограничений, связанных со сроком МЧД:

Однако оформление доверенности на длительное время (например, на 50 лет) может создать дополнительные сложности. Система, проверяющая данные МЧД, может выдать ошибку и не пропустить ее как полноценную доверенность. Если такое произошло, можно попробовать ограничить срок действия более коротким периодом (например, указать срок в 10 лет или еще меньше). Это поможет снизить вероятность возникновения технических ошибок.

МЧД можно досрочно отозвать. К примеру, при увольнении сотрудника, на чье имя оформлена доверенность. Для этого следует сформировать заявление на отмену МЧД и подписать его КЭП руководителя.

Регистрация МЧД в сервисе 1С Отчетность

Как оформить МЧД

Чтобы понять, как оформить машиночитаемую доверенность, нужно знать, для какой цели она предназначена. В большинстве случаев формировать доверенность необходимо по универсальному формату, который размещен на едином портале Госуслуг. Если государственный орган определил для себя свой собственный формат МЧД (такое право есть у него по закону), необходимо использовать его.

МЧД для ФНС

В этом случае электронная доверенность оформляется в специальном сервисе на сайте ФНС.

Если для сдачи налоговой отчетности представителю выдана электронная доверенность и возникла необходимость ее отзыва, налогоплательщику нужно подать подписанное УКЭП заявление об отзыве доверенности в электронном виде по ТКС в ту инспекцию, в которую ранее представлена отзываемая доверенность — такой порядок действует с 01.03.2024. Формат заявления утвержден Приказом ФНС от 11.12.2023 N ЕД-7-26/946@.

Как работать с МЧД на сайте ФНС

МЧД для СФР

МЧД для подписания и представления электронных документов в СФР формируется по особым правилам. Фонд разработал специальное ПО для создания электронных доверенностей.

Есть и другой допустимый способ: создать и зарегистрировать МЧД для СФР можно через 1С или решения по работе с МЧД в другой бухгалтерской программе, применяемой компанией.

МЧД для СФР

МЧД на Госуслугах

Компании и ИП могут использовать МЧД для получения услуг на портале Госуслуг.

Доверенность, выпущенную на Госуслугах в едином формате, можно использовать при взаимодействии с любыми контрагентами и органами власти.

МЧД для контрагентов

Разработчики бухгалтерских программ и операторы ЭДО предусмотрели для этого специальные сервисы. Обычно они интегрированы в программы, где ведется учет деятельности компании. Главное при создании электронной доверенности — она должна соответствовать формату и быть подписаннной УКЭП руководителя.

Кроме того, создавать доверенности, необходимые для электронного взаимодействия компаний, позволяет сервис ФНС.

Чтобы не прикладывать МЧД к каждому пакету документов, с контрагентом заключается соглашение, в котором прописывается, в какой системе она хранится и как ее найти. Тогда электронную доверенность достаточно предъявить один раз.

Контрагенты, применяющие ЭДО и подписывающие электронные документы (акты, ТН, счета-фактуры, УПД и другие) с приложением МЧД, могут указывать данные таких доверенностей в свободных информационных полях электронных первичных документов (Письмо ФНС от 22.03.2023 N ЕА-4-26/3420@). ФНС планирует внести изменения в форматы первички и добавить возможность вносить в документы такие сведения.

Настройка МЧД в сервисе 1С ЭДО

Полномочия в МЧД

Чтобы воспользоваться доверенностью в полном объеме, в ней должны быть верно указаны полномочия. Для этого применяются специальные коды, выбираемые из единого справочника — классификатора полномочий. Его обязано вести Минцифры.

У ФНС есть свой специальный справочник полномочий (СППР). Он размещен на официальном сайте в разделе «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности».

ФНС актуализирует справочник по мере необходимости, после чего встраивает его в ПО налоговых органов и электронные сервисы на своем официальном сайте.

Примеры кодов из СППР:

02 — для представления в инспекцию налоговых деклараций;

03 — для получения документов в ИФНС;

05 — для подписания документов, используемых при постановке на учет и снятии с учета в налоговом органе;

21 — для подписания документов (информации);

22 — для представления документов (информации)

Если код полномочий в МЧД указан неверно, полномочия лица не могут быть подтверждены. Например, налоговая декларация (расчет) считается непредставленной, если установлен факт ее подписания неуполномоченным лицом (пп. 1 п. 4.1 ст. 80 НК РФ).

С 01.03.2024 уполномоченный представитель налогоплательщика, который обязан представлять налоговые декларации в электронной форме, сможет действовать на основании МЧД (Федеральный закон от 31.07.2023 N 389-ФЗ, Письмо ФНС от 16.08.2023 N ЗГ-3-26/10692).

Проверка и хранение

По закону для обмена информацией с тем или иным ведомством МЧД следует передать в его базу данных — для контроля ее текущего состояния. Для этого доверенность нужно сформировать в соответствующем формате, а локальное хранилище синхронизировать с МЧД-хранилищем соответствующих ведомств.

ФНС облегчила всем работу, создав хранилище МЧД, построенное на базе технологии распределенного реестра (блокчейн).

Чтобы встроить эту технологию в системы ЭДО компаний, следует обратиться к любому оператору реестра, указанному на схеме.

ФНС продолжает дорабатывать и совершенствовать сервис по созданию и хранению МЧД.

Как работать с МЧД через операторов ЭДО

Как использовать реестр МЧД ФНС

Компании и ИП, решившие хранить свои МЧД в распределенном реестре ФНС, должны пройти ряд процедур:

МЧД и их подписи, загружаемые в распределенный реестр ФНС, проверяются автоматически. Если электронная доверенность получена напрямую от контрагента, воспользуйтесь сервисом проверки подписи на сайте ФНС.

К 01.09.2024 ИТ-система каждой компании должна быть готова взаимодействовать с единым хранилищем МЧД от ФНС и МЧД-хранилищ ведомств, участвующих в ЭДО.

Запомните

• МЧД — электронная доверенность в специальном формате XML, которая может быть прочитана программой.
• Применяется МЧД для подписания электронных документов или совершения действий представителем, а также для автоматизации проверки полномочий подписанта.
• Сервисы по созданию МЧД есть у ФНС и СФР. Для ЭДО с контрагентами можно использовать Госуслуги или сервис на сайте налоговой службы. МЧД можно сформировать в бухгалтерских программах, на сайтах госорганов и через операторов ЭДО.
• МЧД, сформированная на Госуслугах, подойдет для всех госорганов, не разработавших своего формата доверенности.
• Реестр ФНС позволяет хранить и обмениваться МЧД, автоматически проверять полномочия.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email