Электронная доверенность — как оформить и подписать

Цифровые документы и электронные машиночитаемые доверенности стали неотъемлемой частью современного документооборота. Но оформление МЧД и работа с ней часто вызывают сложности.

Из статьи вы узнаете:

• что такое МЧД
• как получить для нее электронную цифровую подпись
• на каких ресурсах и в каком порядке оформить электронную доверенность
• как выпустить МЧД на сотрудника (образец)

Машиночитаемая электронная доверенность

Ведение бизнеса — это постоянное взаимодействие с предпринимателями, банками, госорганами. Поскольку руководитель не может находиться везде одновременно, возникает потребность в представителях, действующих от имени организации (ИП). Для подтверждения их полномочий необходима доверенность, в частности — машиночитаемая доверенность в электронной форме.

Основной перечень ситуаций, для которых используется МЧД:

• сдача отчетности в ФНС, СФР, Росстат, иные ведомства
• представление интересов организации (ИП) перед контрагентами, в банках, в госорганах — например, участие в камеральной проверке ФНС
• участие в электронном документообороте (ЭДО) —подписание юридически значимых документов: счетов-фактур, УПД и других
• работа с электронными торговыми площадками — например, участие в торгах, аукционах и закупках от имени организации
• регистрационные действия — подача документов для внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП и др.

С 01.03.2024 налогоплательщики, обязанные подавать отчетность в электронном виде (крупные компании, плательщики НДС и другие, перечисленные в п. 3 ст. 80 НК РФ), не могут оформлять доверенность на подачу отчетности в бумажном формате.

При оформлении электронной доверенности необходимо учитывать правоотношения трех сторон:

• доверитель (представляемый) — лицо, передающее полномочия. Например, организация или ИП
• доверенное лицо (представитель) — тот, кому передают полномочия. Например, бухгалтер доверителя
• контрагент (третье лицо) — тот, кто принимает доверенность и действует на ее основании. Например, территориальная ИФНС

Требования к составлению, выпуску и использованию машиночитаемой доверенности содержатся в:

• Приказах Минцифры от 18.08.2021 N 856, 857, 858 — в части работы с классификатором полномочий, единых требований к формату и содержанию МЧД
• Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» — в части использования ЭЦП юридических и физических лиц при передаче прав с применением МЧД

МЧД — это XML-файл, который выполняет в ЭДО те же функции, что и бумажная доверенность. Файл МЧД содержит информацию о доверителе, представителе и полномочиях, которые ему передаются. К МЧД прикладывается файл УКЭП в формате XMLDSIG или в ином формате, предусмотренном участниками ЭДО. Эти файлы предназначены не для печати, а для регистрации и хранения МЧД в реестре машиночитаемых доверенностей. Список информационных систем (ИС), где можно хранить МЧД, определен Постановлениями Правительства от 21.02.2022 N 223, 224.

Организации или ИП выбирают способ составления электронной доверенности исходя из единых требований, утв. Приказом Минцифры от 18.08.2021 N 857 (далее — Единые требования). Однако ч. 1 ст. 17.5 Закона N 63-ФЗ разрешает операторам государственных информационных систем (ГИС) использовать собственный формат МЧД.

Если формат оператором ГИС не установлен, электронная доверенность используется в универсальном формате 003, позволяющем использовать единую форму МЧД как между бизнес-партнерами (B2B), так и с госорганами (B2G).

Применяемые форматы МЧД:

• формат МЧД 003 — подходит для универсального взаимодействия с ФНС, Росстатом, СФР, банками, а также в системах ЭДО
• формат МЧД 5.03 — обновленная версия МЧД для работы с налоговыми органами

Обязательные реквизиты МЧД (п. 2 Единых требований):

• название и номер
• сведения о доверителе — реквизиты юрлица или ИП
• сведения о представителе — ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС и другие
• дата выдачи (совершения) МЧД и срок ее действия (при наличии)
• перечень полномочий представителя по классификатору из ФГИС ЕСНСИ
• идентификатор ИС, в которой зарегистрирована МЧД
• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которой подписана МЧД со стороны доверителя

Несмотря на различия в ИС, применяемых для выдачи машиночитаемых документов, формат МЧД стандартизирован и должен соответствовать Приказe Минцифры от 18.08.2021 N 858.

Как получить ЭЦП для машиночитаемой доверенности

Чтобы успешно сформировать МЧД, юрлицу или ИП необходимо обеспечить наличие двух ключевых ЭЦП: усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) руководителя организации и КЭП доверенного лица — например, сотрудника.

Право выдавать квалифицированные сертификаты ЭЦП для организаций имеет только Удостоверяющий центр (УЦ) ФНС или ее доверенные лица (ст. 17.2 Закона N 63-ФЗ).

Перед получением машиночитаемой доверенности необходимо:

• у доверителя: обеспечить наличие УКЭП у руководителя юрлица или ИП, а при ее отсутствии — обратиться в УЦ за оформлением КЭП (ФНС предлагает и другие возможности для оформления электронной подписи, в том числе с помощью мобильных приложений Подпись для бизнеса и Госключ)
• у представителя: если это физлицо (например, сотрудник организации) — иметь личную КЭП, а при ее отсутствии — обратиться в аккредитованный УЦ; если это юрлицо или ИП — иметь УКЭП, оформленную в УЦ ФНС

Для получения КЭП заявитель представляет в УЦ лично, либо с использованием сведений из государственных информационных систем ГИС ЕСИА и Единой Биометрической Системы (ЕБС):

• удостоверение личности (паспорт)
• данные СНИЛС
• данные идентификатора налогоплательщика (ИНН)

Для получения ЭЦП потребуется сертифицированный USB-токен Type-A (или совместимый с сертификатом ФСТЭК/ФСБ), либо мобильное устройство (например, смартфон) с приложениями Подпись для бизнеса или Госключ. ЭЦП выдается в единственном экземпляре.

Как получить машиночитаемую доверенность

МЧД можно оформить:

• на порталах ФНС и Госуслуги
• с помощью сервисов операторов ЭДО
• в специализированных системах хранения МЧД, перечисленных в Постановлении Правительства от 21.02.2022 N 223 — например, в информационных системах удостоверяющих центров (ИС УЦ), получивших аккредитацию

На сайте ФНС доступен онлайн-сервис Создание и проверка электронной доверенности, позволяющий формировать МЧД на сотрудников для представления отчетов и иных сведений в налоговую инспекцию.

Руководитель организации/ИП:

• формирует файл МЧД, вводя следующие данные:
  • для организации — ИНН, КПП, ОГРН, название и адрес, ФИО и СНИЛС руководителя
  • для физлица — ФИО, дату рождения, ОГРНИП (для ИП), СНИЛС, ИНН, паспортные данные
• указывает назначение МЧД и перечень передаваемых полномочий
• удостоверяет МЧД своей УКЭП
• сохраняет МЧД в виде XML-файла
• загружает МЧД в реестр электронных документов, доступный в аккредитованной ИС

При оформлении машиночитаемой доверенности четко обозначьте перечень полномочий, передаваемых представителю. Используйте для этого классификатор федеральной ГИС Единая система нормативной справочной информации (ФГИС ЕСНСИ). Полномочия можно ограничить — например, по документам, с которыми разрешается совершать действия, или по суммам, по иным объектам (см. Руководство пользователя платформы полномочий на сайте Минцифры). Если нужно, переданные права можно отозвать.

Коды полномочий представителя организации (ИП) при ЭДО с налоговым органом, указываемых в МЧД, содержатся в Справочнике полномочий представителя налогоплательщика (СППР) (Письмо ФНС от 16.08.2023 N ЗГ-3-26/10692).

Если неверно указать в МЧД код полномочий представителя, лицо не признается доверенным. Например, в случае ЭДО с ФНС налоговую декларацию не примут по причине подписания неуполномоченным лицом (п. 4.1 ст. 80 НК РФ).

После выпуска МЧД и ее регистрации в ИС файл электронной доверенности можно скачать на компьютер организации и использовать совместно с КЭП представителя.

Как оформить МЧД на сотрудника

Сформируем образец электронной машиночитаемой доверенности и дадим рекомендации по правильному ее заполнению с учетом текущего правового регулирования. В качестве исходных данных примем, что ООО «ТАУТАВ» решило выдать своему бухгалтеру доверенность для сдачи отчетности в налоговую.

Для оформления используем онлайн-сервис ФНС Машиночитаемая доверенность:

Сохранив введенные сведения, подписав МЧД УКЭП руководителя и зарегистрировав доверенность в реестре МЧД, получим электронную доверенность на сдачу отчетности в налоговую:

Кратко об электронной доверенности (МЧД)

• Единые требования к МЧД и порядок ее подписания регламентируются Приказами Минцифры от 18.08.2021 N 856, 857, 858, Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ
• При создании МЧД используются два основных формата:
  • универсальный формат 003, утв. Приказом Минцифры от 18.08.2021 N 857, позволяющий использовать МЧД как между бизнес-партнерами, так и с госорганами
  • формат 5.03 — для представительства в налоговых органах
• Чтобы заверить МЧД, у руководителя организации-доверителя должна быть усиленная КЭП. При ее отсутствии необходимо получить такую подпись в УЦ ФНС
• Чтобы использовать МЧД, у представителя должна быть собственная КЭП, полученная в УЦ, аккредитованном в соответствии с Постановлениями Правительства от 21.02.2022 N 223, 224

См. также:

• Машиночитаемая доверенность — что это, как сделать, для чего использовать, где хранить и как проверить
• Образец доверенности в налоговую от юридического лица
• Как оформить доверенность на получение и подачу документов

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email