Как оформить доверенность на получение и подачу документов

Доверенность позволяет представителям действовать от имени доверителей, ускоряя документооборот с контрагентами и госорганами. Расскажем, как составить доверенность на получение или передачу документов, и покажем образец такой доверенности.

Правовые требования к доверенности

Если руководитель компании (ИП) не может лично подать или забрать юридически значимые документы, нужна доверенность. С ее помощью это сможет сделать представитель.

Виды доверенностей:

• на получение документов — позволяет представителю забрать справки, выписки, официальные письма, налоговые уведомления и т. д.
• на подачу документов — например, для сдачи отчетности, регистрации изменений в ЕГРЮЛ, подачи заявлений в налоговые органы
• на подачу и получение документов — позволяет представителю получать и передавать документы от имени доверителя

Чтобы действия представителя были законными, доверенность должна соответствовать правовым нормам. Порядок выдачи и использования доверенностей регулируется ст. 185-189 ГК РФ.

Доверенность — юридический документ, дающий право одному лицу представлять интересы другого перед третьими сторонами (ст. 185 ГК РФ).

В работе с доверенностью три участника:

• доверитель — тот, кто наделяет полномочиями, например, компания или ИП
• представитель — получатель этих полномочий, например, штатный бухгалтер
• контрагент — сторона, которая признает доверенность (ИФНС, банк, партнер по сделке) и на ее основании получает и выдает документы

Полномочия можно передавать как без нотариального заверения (простая письменная форма), так и с ним (ст. 185.1 ГК РФ). В стандартных ситуациях, когда доверенность оформляется на получение документов от бизнес-партнеров или ИП (актов, накладных, допсоглашений к договорам), нотариального удостоверения доверенности не требуется. Достаточно письменного документа, скрепленного подписью руководителя и оттиском печати доверителя.

Однако есть ситуации, требующие нотариальной доверенности на получение или подачу документов (ст. 185.1 ГК РФ):

• распоряжение правами, зафиксированными в госреестрах, — например, при реализации доли в уставном капитале ООО (п. 11 ст. 21 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»)
• заключение сделок с обязательным нотариальным оформлением — например, при купле-продаже недвижимости (п. 3 ст. 8.1 ГК РФ, ст. 551 ГК РФ)
• если доверенность генеральная или выдана с правом передоверия третьим лицам, при условии, что представителю разрешено передавать полномочия кому-то другому (п. 1 ст. 187 ГК РФ)
• желание доверителя (ст. 53 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»)

Подробно о том, как и когда оформляется нотариальная доверенность на подачу и получение документов, говорится в Письме ФНП от 22.07.2016 N 2668/03-16-3.

Состав и форма доверенности на получение и подачу документов

В условиях активного перехода на цифровые технологии удобны электронные машиночитаемые доверенности (МЧД). Бумажная доверенность на получение или сдачу документов тоже допускается законом, кроме отдельных случаев, когда обязательна МЧД. Универсального бланка бумажной доверенности нет, а форма выбирается индивидуально исходя из нужд компании.

На одного представителя организации можно оформить несколько доверенностей (бумажных и электронных), каждая из которых наделяет разными наборами полномочий. Рекомендуем вести внутренний учет действующих доверенностей вне зависимости от формы, чтобы избежать проблем при их использовании.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — XML-файл, содержащий структурированную в определенном формате информацию о доверителе, представителе и переданных полномочиях. К этому файлу прикладывается файл УКЭП в формате XMLDSIG или в ином, предусмотренном участниками ЭДО. Эти файлы предназначены не для печати, а для регистрации и хранения МЧД в реестре МЧД, находящемся на сайте информационной системы, выбранной доверителем — например, на сайте распределенного Реестра ФНС.

Состав и форма машиночитаемых доверенностей, в том числе на получение и подачу документов, регулируются:

• Приказами Минцифры от 18.08.2021 N 856, 857, 858 — в части работы с классификатором полномочий, единых требований к формату и содержанию МЧД, а также правил оформления электронных документов о полномочиях
• Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи — в части использования электронных цифровых подписей юридических и физических лиц при передаче прав с применением МЧД

На момент выхода статьи используются:

• формат МЧД 003 (универсальный) — для взаимодействия с контрагентами, банками, госорганами (ФНС, Росстатом и другими)
• формат МЧД 5.03 — для работы только с налоговыми органами (Приказ ФНС от 15.11.2024 N ЕД-7-26/1032@, сообщение ФНС)

Вне зависимости от формата, машиночитаемая доверенность должна содержать следующие реквизиты (п. 2 Единых требований):

• название и номер
• сведения о доверителе — реквизиты юрлица или ИП, выдавшего доверенность
• сведения о представителе — ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС и другие
• дату выдачи (совершения) МЧД и срок ее действия (если необходимо)
• перечень полномочий представителя — идентификатор информационной системы, в которой зарегистрирована МЧД, в соответствии с кодами электронного классификатора Минцифры или ФНС
• УКЭП, которой подписана МЧД доверителем

Несмотря на различия информационных систем, применяемых для составления и выдачи машиночитаемых документов, формат МЧД стандартизирован и должен соответствовать нормам Приказа Минцифры от 18.08.2021 N 858.

Коды полномочий для доверенности на подачу и получение документов

Любая доверенность должна содержать четко сформулированные полномочия представителя — перечень действий, которые доверитель разрешает ему выполнять от своего имени, например, «передача главному бухгалтеру полномочий на сдачу отчетности в ИФНС».

Для обозначения передаваемых прав в МЧД используются специальные коды из электронного классификатора полномочий, который формирует и ведет Минцифры согласно ст. 17.5 Закона N 63-ФЗ и в соответствии с Приказом от 18.08.2021 N 856.

Сейчас в федеральном классификаторе полномочий тысячи записей. Ознакомиться с ними можно на странице Единой системы нормативно-справочной информации на Госуслугах.

Другая возможность получить доступ к классификатору полномочий — обратиться к оператору ЭДО, используя функционал, который он предоставляет для работы с электронными доверенностями.

Коды полномочий представителей для взаимодействия с налоговыми органами содержатся в справочнике Полномочия представителя налогоплательщика (СППР) на портале налоговой службы (Письмо ФНС от 16.08.2023 N ЗГ-3-26/10692).

Вот как выглядят в СППР некоторые коды полномочий:

СПРАВОЧНИК ПОЛНОМОЧИЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА – Таблица 3.1

(актуален на 02.06.2025)

Какие полномочия выбрать и как их указать, зависит от задач, которые должен выполнять представитель.

Как оформить доверенность на подачу и получение документов

Есть несколько вариантов оформления машиночитаемой доверенности на подачу / получение документов юридическим лицом:

• в личном кабинете на портале Госуслуг
• с помощью сервиса ФНС Создание и проверка доверенности в электронной форме
• на портале СФР через программный модуль АРМ Доверенность
• через нотариуса, использующего Единую информационную систему (ЕИС)
• с помощью оператора ЭДО в личном кабинете организации (ИП)

Образец доверенности на получение документов от организации

Сформируем бланк электронной доверенности на получение документов, используя онлайн-сервис ФНС Машиночитаемая доверенность. В качестве исходных данных примем, что ООО «ТАУТАВ» выдает своему бухгалтеру доверенность на получение документов в ИФНС.

Образец доверенности от юридического лица на получение документов из налоговой инспекции:

Кратко о том, как оформить доверенность на получение и подачу документов

• Доверенность можно оформить как в простой письменной форме, так и с нотариальным удостоверением в случаях, перечисленных в ст. 185.1 ГК РФ
• Бумажные доверенности имеют силу наряду с электронными, что требует контроля за их использованием
• Единые требования к машиночитаемой доверенности (МЧД) регламентируются Приказами Минцифры от 18.08.2021 N 856, 857, 858 и Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ
• Для заверения электронной доверенности у доверителя должна быть усиленная КЭП

См. также:

• Машиночитаемая доверенность — что это, как сделать, для чего использовать, где хранить и как проверить
• Электронная доверенность — как оформить и подписать
• Образец доверенности в налоговую от юридического лица

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email