УПД и счет-фактура: в чем разница?

Чтобы сделать верный выбор между универсальным передаточным документом (УПД) и счет-фактурой важно разобраться в назначении и сфере применения этих документов. Расскажем об этом в статье, а также выясним, в каких случаях предпочтительнее использовать УПД, а когда необходим счет-фактура.

Нормативная характеристика УПД и счета‑фактуры

Характеристика счета-фактуры

Счет-фактуру обязаны оформлять плательщики НДС, если по НК РФ они не имеют права на освобождение от уплаты налога. Счет-фактура подтверждает право покупателя на вычет при надлежащем оформлении обязательных реквизитов.

НК РФ предписывает формировать счет-фактуру:

• при реализации товаров, выполнении работ или оказании услуг
• при получении предварительной оплаты (аванса) в счет отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг)
• при осуществлении обязанностей налогового агента по НДС

Характеристика УПД (универсального передаточного документа)

Главное отличие УПД от счета-фактуры

В отличие от счета-фактуры, УПД имеет два статуса:

• 1 — документ одновременно исполняет функции счета-фактуры и первичного документа (накладной или акта)
• 2 — документ функционирует исключительно как бухгалтерская первичка, не включая функции счет-фактуры

Возможность совмещения в УПД функций первичного документа и счета-фактуры выгодно выделяет его среди других документов (счетов-фактур, накладных и т.д.) в части упрощения и сокращения документооборота.

Особенности применения УПД

Перечень операций, для оформления которых может применяться УПД, приведены в Письме ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@:

• факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу)
• факты передачи имущественных прав
• подтверждение фактов оказания услуг
• в иных случаях

Существуют обстоятельства, при которых применение УПД ограничено и требуется оформить исключительно счет-фактуру:

• получение предварительной оплаты (аванса)
• корректировка стоимости отгруженного товара — при изменении цены или объема поставок требуется составление корректировочного счет-фактуры (КСФ)
• транспортировка алкоголя — перевозка алкогольной продукции сопровождается специальной товарно-транспортной накладной, а использование УПД в качестве сопровождающего документа недопустимо

Составление одновременно УПД и счета-фактуры для одной и той же операции не имеет смысла, так как УПД изначально создан для оптимизации документооборота и позволяет одним документом выполнить функции первичного документа и счета-фактуры.

УПД и товарная накладная: сходство и различия

УПД и товарная накладная выполняют разные функции в документообороте, но могут заменять друг друга в определенных ситуациях.

Товарная накладная не способна заменить УПД, если требуется подтвердить право на вычет НДС, поскольку у нее другое назначение и функции. В таких случаях к оформленной накладной обязательно нужен счет-фактура.

С УПД дело обстоит иначе: статус «2» позволяет УПД успешно заменять товарную накладную, выступая полноценным первичным документом, подтверждающим поставку товаров. А статус «1» позволяет УПД одновременно сочетать в себе функции накладной и счета-фактуры.

Если ваша компания сотрудничает с зарубежными партнерами, важно учитывать:

• УПД и счет‑фактура действуют только на территории РФ — для экспорта/импорта применяются иные формы документов (например, инвойсы)
• при работе с контрагентами из стран ЕАЭС необходимо соблюдать требования их национальных законодательств к первичным документам
• если иностранный партнер требует счет‑фактуру на английском языке, следует оформить приложение‑перевод, сохранив оригинал документа на русском языке

Кратко об УПД и счете-фактуре

1. Счет‐фактура служит документом, подтверждающим право на вычет НДС. УПД объединяет функции первичного учетного документа и счета‐фактуры (при статусе «1») или может выполнять роль бухгалтерской первички (при статусе «2»)
2. Счет‐фактура обязателен для плательщиков НДС и оформляется при отгрузке, получении предоплаты и исполнении обязанностей налогового агента. При этом УПД со статусом «2» может использоваться неплательщиками НДС как первичный документ без НДС
3. УПД неприменим при получении аванса, корректировке стоимости после отгрузки, а также при перевозке алкогольной продукции

См. также:

• Счет-фактура — назначение, правила, сроки оформления
• УПД-2025: когда применять, как оформлять и корректировать
• Акт приема-передачи работ, оказанных услуг: назначение, бланк, образец

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email