Настройка годовой премии, рассчитываемой пропорционально отработанным календарным дням в году

В организации выплачивается годовая премия. Начислять ее необходимо всем сотрудникам, принятым до 1 декабря включительно. Расчет происходит в документе Премия (Зарплата — Премии) в начале года за предыдущий год. Если сотрудник увольняется до 1 декабря, то расчет премии ему нужно производить при увольнении. Формула расчета премии:

• Оклад * (Отработано календарных дней в году – Дней отпуска за свой счет) / Всего календарных дней в году.

При этом:

• Оклад берется по состоянию на 01.12.2020 г. Если сотрудник уволен до 01.12.2020 г., то на момент увольнения;
• в показатель Отработано календарных дней в году включаются все рабочие и нерабочие периоды, когда сотрудник числился в организации.

Рассмотрим, как настроить расчет премии в ЗУП.

Общая схема решения состоит из:

• настройки «справочного» начисления. Оно будет ежемесячно рассчитывать количество календарных дней, когда сотрудники числились в организации;
• создания показателей Число дней отпуска за свой счет в текущем году и общее количество Календарных дней в году. Их значения будем вводить в программу вручную. Для получения этих данных настроим специальные отчеты;
• настройки «справочного» начисления для предварительного расчета суммы премии в декабре и месяце увольнения;
• создания начисления непосредственно для премии. Оно будет равно сумме предварительного расчета премии.

Разберем описанный порядок настройки.

Настройка «справочного» начисления для подсчета отработанных календарных дней

Создадим новое Начисление (Настройка — Начисления). Для того чтобы начисление не увеличивало суму к выплате сотруднику и не отражалось в бухучете, укажем назначение начисления — Доход в натуральной форме. Способ выполнения начисления – Ежемесячно. В формуле укажем только показатель Календарные дни.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет отметим, что начисление Не облагается НДФЛ и относится к Доходам, не являющимся объектом обложения страховыми взносами.

Назначим начисление всем сотрудникам в плановом порядке с начала года. Для этого создадим новый документ Назначение планового начисления (Кадры – Изменение оплаты сотрудников – Назначение планового начисления). Укажем Дату назначения (01.01.2020 г.), Начисление и заполним табличную часть.

Если требуется добавить в табличную часть всех сотрудников, то удобно в форме Подбора сотрудников выделить всех (Ctrl + A) и нажать Выбрать.

В результате ежемесячно в документе Начисление зарплаты и взносов программа будет определять количество календарных дней, отработанных сотрудниками.

Настройка и ввод показателя «Календарных дней в году»

Создадим новый Показатель расчета зарплаты (Настройка – Показатели расчета зарплаты). Укажем, что показатель Числовой, назначается для Организации и Используется во всех месяцах после ввода значения.

Настроим новый Шаблон ввода исходных данных (Настройка – Шаблоны ввода исходных данных) для ввода значения показателя. В Шаблоне укажем, что будем регистрировать Постоянно действующие показатели и отметим флажком Календарных дней в году.

Введем значение показателя на 2020 год. Для этого создадим новый документ Данные для расчета зарплаты (Зарплата – Данные для расчета зарплаты). Укажем, что значение показателя Действует с 01.01.2020 г. и введем количество дней в году (366 дней).

Настройка и ввод показателя «Дней отпуска за свой счет»

Создадим новый Показатель расчета зарплаты. Укажем, что он Числовой, назначается для Сотрудника и Вводится единовременно документом ввода данных для расчета зарплаты.

Настроим новый Шаблон ввода исходных данных для регистрации значения показателя. В Шаблоне отметим, что будем вводить Разовые показатели и выберем Дни отпуска за свой счет.

На вкладке Дополнительно укажем, что В документе используется несколько сотрудников. Это позволит нам регистрировать дни отпуска за свой счет для всех сотрудников в одном документе.

Вносить в ЗУП 3 количество дней отпуска за свой счет будем 1 раз в году: работающим сотрудникам в декабре, уволенным – в месяце увольнения. Для получения информации о количестве календарных дней отпуска за свой счет по сотрудникам воспользуемся типовым отчетом Отсутствия сотрудников (Кадры – Кадровые отчеты) и донастроим его.

Скачать в ZIP Отчет по количеству дней отпуска за свой счет (для отчета «Отсутствия сотрудников»)
Узнать Как подключить настройки отчетов

Для самостоятельной настройки отчета откроем его в режиме Изменения варианта отчета (Еще – Прочее – Изменить вариант отчета). В окне структуры отчета заменим группировку Детальные записи на группировку Сотрудник.

Для группировки Отчет на вкладке Отбор установим условие Состояние = Отпуск неоплачиваемый с разрешения работодателя.

На вкладке Поля оставим отмеченными только реквизиты Сотрудник и Календарные дни.

При формировании отчета в декабре в качестве Периода укажем текущий календарный год.

Для ввода дней отпусков за свой счет в декабре создадим новый документ Данные для расчета зарплаты. Укажем Месяц (декабрь 2020 г.) и заполним табличную часть по данным отчета.

Настройка и расчет премии для уволенных в течение года

Настроим новое Начисление. Оно будет рассчитываться в документе Увольнение. Поэтому способ выполнения выберем Ежемесячно. Формулу укажем:

• Оклад  *  (Расчетная база —  Дней отпуска за свой счет) / Календарных дней в году

Показатель Расчетная база будет собирать общее количество отработанных календарных дней в текущем году. Поэтому на вкладке Расчет базы укажем только начисление Отработано календарных дней и период расчета базы установим Текущий год.

Назначить премию уволенному сотруднику нужно на день увольнения, чтобы размер Оклада программа при расчете взяла именно на день увольнения.

Например, Гордина Е.В. увольняется 15.12.2020 г.

Создадим документ Изменение оплаты труда (Кадры – Изменение оплаты сотрудников – Изменение оплаты труда). Укажем Дату изменения — 15.12.2020 г. и добавим в табличную часть документа начисление Годовая премия при увольнении.

Расчет годовой премии будет произведен для сотрудницы в документе Увольнение.

Настройка «справочного» начисления для предварительного расчета премии работающим

Для работающих сотрудников такой вариант настройки не подойдет, т.к. начислить премию им нужно не сразу, а только в следующем году. Но при этом необходимо использовать тот размер оклада, который установлен на 1 декабря. Поэтому создадим новое «справочное» Начисление. Оно будет рассчитывать в декабре сумму премии для работающих сотрудников. Результат этого начисления мы используем в 1 квартале следующего года.

Начисление не должно увеличивать сумму к выплате для сотрудников, поэтому назначение укажем Доход в натуральной форме. Способ выполнения – Ежемесячно. Формулу пропишем аналогично премии для уволенных:

• Оклад  *  (Расчетная база —  Дней отпуска за свой счет) / Календарных дней в году

Заполнение вкладки Расчет базы также аналогично Годовой премии при увольнении.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет отметим, что начисление Не облагается НДФЛ и относится к Доходам, не являющимся объектом обложения страховыми взносами.

Начисление необходимо будет назначить сотрудникам в плановом порядке на 1 день – 1 декабря. Выбор именно этой даты связан с тем, что по условию задачи нам нужно использовать в расчетах размер оклада, действующий на 1 декабря.

Создадим новый документ Изменение плановых начислений (Кадры – Изменение оплаты сотрудников — Изменение плановых начислений). Установим флажок Срочное изменение начислений и укажем даты начала и окончания изменений (01.12.2020 г.). Заполним табличную часть по кнопке Заполнить и добавим всем сотрудникам новое начисление по команде Начисления – Добавить начисление всем сотрудникам.

В списке начислений выберем Предварительный расчет годовой премии и закроем окно по кнопке ОК.

Вводить документ Изменение плановых начислений лучше в конце месяца, когда все Увольнения декабря уже проведены. Если ввести документ в начале месяца и назначить Предварительный расчет годовой премии сотрудникам, которые впоследствии будут уволены, в Увольнении рассчитается и Годовая премия при увольнении и «справочный» Предварительный расчет. Затем при выплате премий в 1 квартале 2021 г. такому сотруднику может быть ошибочно повторно рассчитана годовая премия.

В результате выполненных действий в документе Начисление зарплаты и взносов за декабрь всем сотрудникам, работающим 01.12.2020 г. и не уволенным в декабре 2020 г. будет рассчитана предварительная сумма премии.

Для того чтобы не сотрудники не путались, в Расчетных листках (Зарплата – Отчеты по зарплате) можно скрыть отображение «справочного» начисления. Откроем Расчетный листок в режиме Изменения варианта отчета (Еще – Прочее – Изменить вариант отчета) и на вкладке Отбор добавим условие: Вид расчета Не равно Предварительный расчет годовой премии.

Настройка и расчет премии для работающих сотрудников в следующем году

Настроим новое Начисление. Оно будет рассчитываться по отдельному документу Премия. В формуле укажем только показатель Расчетная база.

Размер премии будет определяться в зависимости от предварительного расчета, проведенного в декабре. Поэтому на вкладке Расчет базы укажем только одно начисление – Предварительный расчет годовой премии. Т.к. годовая премия выплачивается в 1 квартале, то период расчета базы выберем Предыдущий квартал.

Начислим премию в январе 2021 г. Для этого создадим новый документ Премия. Укажем Месяц в документе – январь 2021 г. Выберем вид премии – Годовая премия. По кнопке Подбор откроем список сотрудников.

В списке сотрудников установим отбор по работающим только 01.12.2020 г. Выделим всех сотрудников сочетанием клавиш Ctrl + A и нажмем Выбрать.

Документ будет заполнен всеми сотрудниками, работающими в организации на 01.12.2020 г. При этом сотрудникам, уволенным в декабре 2020 г., премия рассчитана не будет, т.к. им не выполнялся Предварительный расчет годовой премии.

Сотрудник Новенький И.П. принят в организацию 15.10.2020 г. Ему установлен оклад 25 000 руб. С 05.11.2020 г. по 13.11.2020 г. (9 календарных дней) Новенький И.П. находился в отпуске за свой счет. В период с даты приема до конца календарного года Новеньким И.П. отработано календарных дней (за минусом дней отпуска за свой счет):

• за октябрь 2020 г. – 17 дней;
• за ноябрь 2020 г. – 21 день;
• за декабрь 2020 г. – 31 день.

Всего Новенький И.П. отработал в 2020 году 69 календарных дней без учета отпуска за свой счет.

11.12.2020 г. сотруднику был повышен оклад до 30 000 руб. Годовая премия выплачивается в январе 2021 г. Необходимо обеспечить расчет годовой премии с учетом отработанных календарных дней в 2020 году исходя из оклада, установленного на 01.12.2020 г. (25 000 руб.)

Документом Данные для расчета зарплаты зарегистрируем значение показателя Календарных дней в году на 2020 год – 366 дней.

На дату приема сотрудника назначим ему «справочное» начисление Отработано календарных дней. В документе Прием на работу на вкладке Оплата труда добавим строку с начислением.

В документе Начисление зарплаты и взносов за октябрь 2020 г. Новенькому И.П. автоматически рассчиталось начисление Отработано календарных дней. Количество отработанных календарных дней в октябре 2020 г. определено верно – 17 дней.

Зарегистрируем отпуск за свой счет в ноябре 2020 г. документом Отпуск без сохранения оплаты (Кадры – Отпуска – Отпуск без сохранения оплаты). Укажем период отсутствия – с 05.11.2020 г. по 13.11.2020 г. и выберем вид отпуска — Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ.

С 11.12.2020 г. изменим размер оклада Новенькому И.П. документом Изменение оплаты труда (Кадры – Изменение оплаты сотрудников – Изменение оплаты труда). Оклад установим в размере 30 000 руб.

Назначим сотруднику «справочное» начисление Предварительный расчет годовой премии на 1 день 01.12.2020 г. документом Назначение планового начисления. Укажем в документе Начисление и период его действия – 1 день 01.12.2020 г. Добавим Новенького И.П. в табличную часть.

С помощью отчета, настроенного в разделе Настройка и ввод показателя «Дней отпуска за свой счет» настоящего кейса, получим информацию о количестве дней отпуска за свой счет по сотрудникам в 2020 году. Новенький И.П. находился в отпуске без оплаты 9 календарных дней.

Зарегистрируем значение показателя Дней отпуска за свой счет документом Данные для расчета зарплаты. Для Новенького И.П. укажем значение показателя – 9 дней.

Рассчитаем заработную плату Новенького И.П. за декабрь 2020 г. В документе Начисление зарплаты и взносов рассчитано начисление Предварительный расчет годовой премии в размере 4 713,11 руб.

Проверим расчет:

1. Определим количество календарных дней в 2020 году, когда Новенький И.П. числился в организации:
   • 17 (дней в октябре) + 30 (дней в ноябре) + 31 (дней в декабре) = 78 дней.
2. Рассчитаем количество календарных дней работы без учета отпусков за свой счет:
   • 78 (дней числился в организации) — 9 (дней отпуска за свой счет) = 69 дней.
3. Размер оклада Новенького И.П. на 01.12.2020 г. составляет 25 000 руб.
4. Количество календарных дней в 2020 году – 366.
5. Рассчитаем предварительную сумму годовой премии:
   • 25 000 (оклад) * 69 (отработано календарных дней без учета отпуска за свой счет) / 366 (всего календарных дней в году) = 4 713,11 руб.

Расчет в программе выполнен верно. Программой были учтены нюансы определения отработанного времени в календарных днях, а также размера оклада на 1 декабря.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email