В групповых документах учета отсутствий забываем отразить неявки в учете — как выявить ошибки?

При оформлении отсутствий групповыми документами (Командировка группы, Отпуск сотрудников, Отсутствие с сохранением оплаты списком), кадровик печатает приказ, но забывает создать индивидуальный документ, который регистрирует отсутствие сотрудника в ЗУП 3.1.

Можно ли отследить сотрудников, которым не проведены индивидуальные документы Командировка, Отпуск и Отсутствие с сохранением оплаты?

Вывести сотрудников, по которым ввели только групповые документы учета отсутствий и забыли создать индивидуальные, можно Универсальным отчетом (Администрирование – Отчеты администратора). Чтобы отследить ошибки во всех групповых документах учета отсутствий, можно настроить 3 Универсальных отчета:

• По документу Командировка группы
• По документу Отпуск сотрудников
• По документу Отсутствие с сохранением оплаты списком

Для документа Отпуск сотрудников есть типовой функционал, как отследить «потеряшки». Если в документе есть хотя бы одна строка, для которой не создали индивидуальный Отпуск, в списке он выделяется жирным шрифтом.

Поэтому для документа Отпуск сотрудников можно использовать типовую проверку и Универсальный отчет не настраивать.

Формировать Универсальный отчет будем по типу объекта Документ. В поле Имя объекта выберем тип документа, который хотим проверить. Отчет строим по табличной части Сотрудники.

Универсальный отчет — проверка учета командировок Универсальный отчет — проверка учета отпусков Универсальный отчет - проверка учета отсутствий с сохранением оплаты

Как пользователям с неполными правами (Кадровик, Расчетчик и т.д.) добавить возможность работать с Универсальным отчетом – смотрите в статье Как расчетчику добавить возможность работать с Универсальным отчетом.

Рассмотрим поиск нерассчитанных документов на примере Командировки группы.

В командировку с 18.09.2023 по 22.09.2023 направлены 3 сотрудника. Отдел кадров оформляет групповой документ.

Командировка оформлена только по одному сотруднику из списка. По остальным работникам ввести индивидуальный документ Командировка забыли.

Разберем, как отловить такую ошибку.

Чтобы увидеть, по каким сотрудникам из документа Командировка группы не проведены индивидуальные документы отсутствия, сформируем Универсальный отчет. Основные параметры отчета:

• Тип объекта – Документ.
• Имя объекта – Командировка группы.
• Имя таблицы – Сотрудники.

Поставим отборы:

• По периоду, за который хотим проверить документы Командировка группы – это можно сделать в шапке настроек отчета.
• По признаку того, что документ не помечен на удаление – чтобы отчет не учитывал помеченные на удаление Командировки группы. Для этого откроем форму Настроек отчета и добавим отбор по полю Командировка группы.Пометка удаление, условие – Равно, значение – Нет.
• По признаку того, что для сотрудника не создан индивидуальный документ Командировка – ставим отбор по полю Командировка, условие Не заполнено.

При типовых настройках поле Командировка выводится в самом конце отчета. Для компактности, изменим настройки отображения некоторых полей. Для этого откроем Настройки отчета и перейдем в Расширенный режим. В меню Еще выберем Настройки для технического специалиста.

Ставим курсор на Отчет и убираем флажки с полей, которые не важны для нашей цели.

В результате в отчет будут попадать только сотрудники, по кому не созданы индивидуальные документы Командировка.

Таким же способом можно найти ошибки при работе с другими групповыми документами:

• Отпуск сотрудников – ищем работников, по кому забыли ввести индивидуальные Отпуска.
• Отсутствие с сохранением оплаты списком – ищем работников, по кому забыли ввести индивидуальные Отсутствия с сохранением оплаты.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email