В 1С существует возможность ведения простого кадрового учета с использованием документов на прием, увольнение и кадровое перемещение сотрудников.
В данной статье мы рассмотрим:
- основные правила приема работников, которые должен знать бухгалтер;
- каким документом в 1С оформляется прием работника;
- какие еще документы нужно не забыть оформить при приеме сотрудника на работу.
Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»
Пошаговая инструкция
21 сентября Организация заключила трудовой договор с Тихомировым В.О. Сотрудник принят на должность водителя в подразделение Гараж с окладом 46 000 руб. с 2-х месячным испытательным сроком. Работа для него является основной.
В день приема сотрудник написал заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на первого ребенка до 18 лет.
Пошаговая инструкция оформления примера. PDF
Дата | Дебет | Кредит | Сумма БУ | Сумма НУ | Наименование операции | Документы (отчеты) в 1С | |
Дт | Кт | ||||||
Прием сотрудника на работу | |||||||
21 сентября |
— | — | — | Приказ о приеме на работу | Прием на работу |
Порядок приема на работу
Прием на работу сотрудника — это документальное оформление отношений между работником и работодателем, регулируемых Трудовым кодексом.
Это значит, что:
- между работодателем и работником заключается трудовой договор;
- работник дает согласие на обработку своих персональных данных;
- работник знакомится и подписью заверяет свое согласие с локально-нормативными актами (ЛНА) организации-работодателя.
Весь процесс приема на работу нового сотрудника можно разбить на несколько шагов.
Получите понятные самоучители 2024 по 1С бесплатно:
Шаг 1. Проверка документов, представленных соискателем
При приеме на работу соискатель предъявляет пакет документов (ст. 65 ТК РФ):
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, кроме случаев устройства на работу впервые или по совместительству;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- военный билет для военнообязанных лиц призывного возраста;
- документ об образовании (квалификации), специальных знаниях, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки;
- справки о наличии (отсутствии) судимостей, уголовного преследования, выданных компетентными органами — для работы, не допускающей наличия судимостей и уголовного преследования;
- другие дополнительные документы, предусмотренные законодательством для работ определенной специфики.
Запрещается требовать от соискателя документы, не предусмотренные законодательством (ст. 65 ТК РФ).
При заключении трудового договора с лицом, оформляющим его впервые, работодатель обязан завести (ст. 65 ТК РФ):
- трудовую книжку — в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225);
- СНИЛС (в случае отсутствия) — срок оформления не установлен, но поскольку периодичность подачи сведений о работниках в ПФР с использованием СНИЛС, ежемесячная, то целесообразно оформить этот документ в течение двух недель с даты приема.
На практике организации нередко запрашивают дополнительные документы:
- свидетельство об ИНН;
- справку по форме 2-НДФЛ;
- справку для расчета пособий по форме Приложения N 1 к Приказу Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н;
- документы, подтверждающие льготы и вычеты;
- другие.
Хотя работодатель не вправе отказать в приеме на работу по причине отсутствия у соискателя дополнительных документов, в подаче некоторых из них может быть заинтересован сам соискатель (документы на льготы, вычеты и др.).
Шаг 2. Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами
Одним из важнейших этапов приема на работу является ознакомление нового работника с документами, касающимися его трудовой деятельности (ч. 3 ст. 68 ТК РФ):
- коллективным договором (при наличии);
- должностной инструкцией (при наличии);
- положением о премировании (при наличии);
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- положением о персональных данных сотрудников;
- инструкцией по охране труда;
- другими.
Ознакомление со всеми документами работодателя производится под роспись работника.
Шаг 3. Подписание трудового договора
На данном этапе происходит согласование условий договора и подписание его сторонами. Необходимо распечатать и подписать два экземпляра договора — для каждой из сторон. С этого момента считается, что условия договора согласованы.
На экземпляре организации целесообразно предложить работнику написать собственноручно, что его экземпляр договора выдан на руки с указанием даты и проставлением им подписи.
В 1С есть возможность распечатать типовой договор, если организация или ИП отказались от применения ЛНА и утвердили эту форму в качестве рабочей. Типовой договор или договор на его основе вправе использовать только микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ). Форма типового договора утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858. В нем заключены все условия, трудовых отношений между сотрудником и нанимателем, которые в остальных компаниях должны быть оговорены в локальных нормативных актах.
Распечатать типовой договор можно из раздела Зарплата и кадры – Кадровый учет – Сотрудники – кнопка Печать или непосредственно из документа Прием на работу. PDF
Шаг 4. Подготовка приказа о приеме на работу
На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) руководителя о приеме на работу. Он должен быть оформлен в течение 3-х дней со дня выхода нового сотрудника на работу. С приказом необходимо ознакомить сотрудника под роспись (ст. 68 ТК РФ).
Шаг 5. Оформление личной карточки работника
Личная карточка оформляется на каждого сотрудника в организации и ведется на протяжении всей его трудовой деятельности на данном предприятии. Документ содержит все сведения о работнике и составляется на основании приказа о приеме на работу, а также документов, представленных сотрудником при приеме на работу.
В 1С используется унифицированная форма личной карточки Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Бланк не является обязательным к применению и должен быть утвержден руководителем вместе с остальными кадровыми документами.
Шаг 6. Внесение сведений в трудовую книжку
Последним шагом приема на работу сотрудника является оформление трудовой книжки. Запись о приеме необходимо внести в течение 5-ти первых дней работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ).
Прием сотрудника на работу
Прием сотрудника на работу в программе оформите документом Прием на работу из раздела Зарплата и кадры – Кадровый учет – Кадровые документы — Создать — Прием на работу.
В документе Прием на работу отразите все основные условия, указанные в трудовом договоре:
- Организация — организация-работодатель.
- Номер на печать — номер, в соответствии с нумерацией организации.
Теперь в 1С: Бухгалтерия есть возможность вести нумерацию кадровых приказов в соответствии с принятой в организации, например, с дополнительными буквенными кодами или разделением по годам — 1/2020-К
Номер указывают в поле Номер на печать документов:
- Прием на работу;
- Кадровый перевод;
- Увольнение.
Подробнее Нумерация в кадровых приказах
- Подразделение — укажите, если организация имеет подразделения.
- Должность — должность согласно штатному расписанию и в соответствии с трудовым договором.
- Сотрудник — выберите нового сотрудника в справочнике Сотрудники. Если сотрудник не был создан заранее, есть возможность сделать это по ссылке Создать.
В программе есть два самостоятельных справочника:
- Сотрудники;
- Физические лица.
Оба содержат сведения о сотрудниках и заполняются синхронно, если добавляется элемент в справочник Сотрудники. Если вводится новое значение в справочник Физические лица, справочник Сотрудники не пополняется.
Изучить подробнее В чем разница между справочником Физические лица и справочником Сотрудники?
- Дата приема — дата, когда работник должен приступить к работе, указанная в трудовом договоре;
- Испыт. срок (мес) — укажите срок, предусмотренный трудовым договором; если срок не предусмотрен, поставьте значение 0,0;
- Вид занятости — установите в соответствии с трудовым договором:
- Основное место работы, по нашему примеру;
- Внешнее совместительство;
- Внутреннее совместительство.
- В табличной части укажите:
- Начисление — основные ежемесячные начисления, в соответствии с системой оплаты труда и трудовым договором. В нашем примере установлена только Оплата по окладу.
- Размер — сумма, в соответствии с трудовым договором и штатным расписанием.
- Аванс — может быть установлен трудовым договором или положением об оплате труда:
- Процентом от оклада, в нашем примере установлен в размере 40% от оклада;
- Фиксированной суммой.
Изучить подробнее Настройка размера аванса
Движения по регистрам
Кадровая история сотрудников
Документ формирует движения по регистру сведений Кадровая история сотрудников:
- регистрационную запись о приеме сотрудника.
Параметры периодов стажа ПФР
Документ формирует движения по регистру сведений Параметры периодов стажа ПФР:
- регистрационную запись о начале начисления страхового стажа сотрудника с 21.09.2020;
- Вид стажа ПФР — Включается в стаж для досрочного назначения пенсии означает, что период работы сотрудника будет отражаться в записях о стаже. Для работников, у которых будут установлены особые условия, дающие право на досрочную пенсию, этот период будет включен в стаж для назначения пенсии досрочно, для остальных — просто будет включен в стаж.
Документальное оформление
Организация должна утвердить формы кадровых документов в учетной политике или локальном нормативном акте. В 1С применяются бланки, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Микропредприятия (организаций и ИП) могут использовать также типовую форму Трудового договора, заключаемого с работником, — документ, который заменяет полностью или частично локальные нормативные акты с нормами трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие) (ст. 309.2 ТК РФ).
Типовая форма трудового договора для микропредприятий утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858.
В документе Прием на работу по кнопке Печать можно сформировать:
Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>
Подписывайтесь на наши YouTube
и Telegram чтобы не
пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете