Путевые листы в 2026 году — форма, примеры заполнения

С 1 марта 2023 в путевые листы внесен ряд изменений. Расскажем, как выглядят путевые листы по Приказу Минтранса N 390 в 2026 году и приведем примеры. Рассмотрим, какие изменения произошли в отношении электронных путевых листов.

Что изменилось в путевых листах с 01.03.2023

С 01.03.2023 введен Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390, срок действия которого ограничен 1 марта 2029 года. Прежний аналогичный Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368 утратил силу, хотя изначально его срок действия устанавливался до 01.01.2027.

Приказ N 390:

• Обновил состав обязательной информации и правила заполнения путевых листов (ПЛ). Из списка обязательных сведений исключили наименование и номер ПЛ. Их можно указывать, но это уже на выбор составителя. Вместо информации о собственнике (владельце) транспортного средства (ТС) теперь в путевой лист надо вносить данные о юрлице или ИП, которые его выписали

Обязанность оформлять путевой лист в 2026 году по-прежнему лежит на собственнике транспорта. Поэтому информация о владельце все равно попадает в ПЛ, только теперь как о составителе путевого листа. А если авто передано в аренду, ПЛ делает арендодатель.

• закрепил состав информации и типовые формулировки, которые нужно указывать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения
• зафиксировал правила подписания ПЛ, в том числе медработниками и лицами, отвечающими за техсостояние ТС. А также закрепил порядок такого подписания для электронных ПЛ

Формат электронного путевого листа под нормы Приказа N 390 утвержден Приказом ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@ (срок действия ограничен до 1 марта 2029). Оформить ПЛ по этому формату можно в том числе в Государственной информационной системе перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Если электронный ПЛ применяется при приеме груза для перевозки, то водитель или представитель перевозчика предъявляет ПЛ грузоотправителю для сверки — в электронной или бумажной форме. Во втором случае электронный ПЛ распечатывают — создают бумажную копию ПЛ.

Порядок предъявления ПЛ грузоотправителю в 2026 году в электронном виде прописан в п. 1 ст. 10 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Последовательность действий:

1. Водитель или перевозчик предъявляет отправителю груза подтверждение формирования электронного ПЛ. Для этого отправителю направляется файл обмена ПЛ через оператора информсистем электронных перевозочных документов
2. Водитель (или представитель перевозчика), указанный в электронном ПЛ, предъявляет грузоотправителю документ, удостоверяющий личность. С 01.03.2023 водитель также может предъявить в качестве документа, удостоверяющего личность, свои водительские права

ЭПЛ включает информационные блоки, которые заверяют усиленной квалифицированной (КЭП) или простой электронной подписью (НЭП) уполномоченные сотрудники. В ходе проверки инспектором ГИБДД водитель вправе показать QR-код, созданный в соответствующей системе.

Из правил формирования и ведения путевых листов исключили указание на необходимость ведения журнала их регистрации. Это значит, что с 01.03.2023 журнал учета ПЛ стал необязательным регистром. Но если есть желание или необходимость, можно его вести.

Сравнение старого и нового порядка формирования путевых листов в 2023 году мы сделали в материале Изменения в путевых листах с 2023 года. В этой статье рассмотрим практические примеры заполнения путевых листов по правилам 2026 года.

Форма путевого листа

Обязательных бумажных бланков путевых листов в 2026 году нет. Каждый составитель вправе разработать свой бланк, включив в него обязательный набор и перечень информации. С 01.03.2023 это нужно делать в соответствии с Приказом N 390.

Разрабатывать свою форму (бланк) путевого листа можно только для его бумажной версии. Если пользоваться документом в электронной форме, необходимо соблюдать формат, установленный ФНС.

Поскольку документ сложный, для разработки своих бланков компании и ИП часто берут за основу типовые межотраслевые формы путевого листа, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Так же поступили и мы при подготовке этого материала.

Пример путевого листа легкового автомобиля в 2026 году

Образец заполнения путевого листа в 2026 году для легкового автомобиля

Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа в 2026 для легкового автомобиля

В качестве примера возьмем ситуацию, когда ПЛ оформляется для легкового авто, используемого в служебных целях частной компанией.

У транспортного средства один водитель, ПЛ выписан в одном экземпляре. Возможные вариации и указания на изменения в путевых листах с 01.03.2023 приведены в примечаниях:

Формулировки для указания вида перевозки и вида сообщения особо представлены в п. 7 и п. 8 Приказа Минтранса N 390.

Новые правила уточнили порядок внесения показаний одометра для случаев, когда на авто работает не один водитель. В нашем примере он один, а что делать в ситуации с несколькими — представлено в примечании на схеме:

Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01.03.2023

Образец заполнения путевого листа в 2026 году для грузового автомобиля

Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа в 2026 году для грузового авто

ПЛ для грузового транспорта сформируем на примере мебельного фургона, который принадлежит фирме, выполняющей грузоперевозки по заказам.

Путевой лист выписан на один день и на одного водителя. Как следовало бы поступить, если бы ПЛ оформлялся на срок более одного дня — смотрите в примечаниях:

Если бы в течение этого дня по правилам внутреннего распорядка автомобиль мог использовать не один водитель, но оформлялся бы один ПЛ, то в бланк добавили бы дополнительные графы для указания сведений о еще одном водителе. В том числе графы для указания задания и отметок о медосмотре для каждого водителя. Заполнять такие графы путевого листа в 2026 году нужно по порядку, предусмотренному Приказом N 390 с 01.03.2023.

По другим частям ПЛ для грузового авто существенных изменений в 2026 году нет. Они формируются под индивидуальные задачи исполнителя и заказчика грузоперевозок и, при необходимости, по согласованию между ними.

Вот как в нашем примере в 2026 году выглядит отрывной талон путевого листа грузового автомобиля:

С марта 2023 года изменений по оформлению бумажных путевых листов нет. Дополнительные материалы можно посмотреть по ссылкам:

• Изменения в путевых листах с 2023 года
• Путевые листы с 1 сентября 2023 года — изменения, формы, образцы

С 1 марта 2026 Федеральным законом от 07.06.2025 N 140-ФЗ введен реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Компания или ИП имеют право вести такую деятельность исключительно после внесения своих данных в соответствующий реестр. Без нахождения в реестре привлекут к ответственности.

Изменения в правилах оформления путевых листов с 1 сентября 2026

С 1 сентября 2026 в правилах оформления путевых листов произошли существенные изменения, но они не затрагивают бумажный вариант ПЛ, а касаются электронного документооборота (Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ). Для большинства видов деятельности сохраняется возможность оформления путевых листов на бумажном носителе и вводится строгое требование о том, что определенные категории документов должны оформляться исключительно в электронном формате. Однако для большинства организаций переход на электронный документооборот (ЭДО) не стал обязательным.

Обязательность ЭПЛ для перевозки маркированной алкогольной продукции (пиво, сидр, пуаре, медовуха) вытекает из Федерального закона от 03.04.2023 N 108-ФЗ и Постановления Правительства от 28.11.2025 N 1944, которые регулируют их производство, оборот и порядок использования электронных документов, удостоверяющих легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Постановление Правительства N 1944 от 28.11.2025 в первую очередь вводит обязательность ЭПЛ для категории — перевозки маркируемой алкогольной продукции (пиво, сидр, пуаре, медовуха, пивные напитки, спиртосодержащая непищевая продукция). А приказы Минтранса добавили требование об ЭПД для пассажирских перевозок и опасных грузов.

Так, Приказ Минтранса от 01.06.2026 N 262 определил случаи, при которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. Но приказ не упоминает путевые листы. После 1 сентября 2026 бумажные транспортные накладные, а также заказы и заявки могут оформляться исключительно в случаях, которые предусмотрены Минтрансом. В остальных случаях с 01.09.2026 необходимо перейти на электронные перевозочные документы.

Поскольку путевой лист не относится к категории экспедиторских документов, остальным участникам перевозок его можно продолжать вести в бумажном формате (п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утв. Постановлением Правительства от 08.09.2006 N 554).

Порядок оформления указанных экспедиторских документов утвержден Приказом Минтранса от 11.02.2008 N 23.

В Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» внесены изменения? ключевое обновление вступит в силу 1 сентября 2026:

Положение, допускающее оформление путевого листа как в бумажном, так и в цифровом формате (п. 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ), осталось без изменений.

Обязательное использование электронного ПЛ требуется лишь при транспортировке маркируемой алкогольной продукции (включая пиво, сидр и медовуху), а также в особых случаях:

• если алкогольная продукция транспортируется наемным перевозчиком, используется электронная транспортная накладная (ЭТрН)
• если компания самостоятельно доставляет товар своим автопарком, применяется электронный путевой лист (ЭПЛ)

В иных ситуациях сторонам предоставляется свобода выбора формата документа.

Если после подтверждения или отправки электронного путевого листа в государственную информационную систему (ГИС ЭПЛ) обнаружена ошибка, исправить существующий документ невозможно — требуется подготовить новый ЭПЛ, присвоив ему новый идентификатор рейса.

Дополнительную информацию читайте в материалах:

• ЭПД становятся обязательными с 2026 года — что нужно срочно сделать бухгалтеру
• Обязательный ЭДО в транспортно-экспедиционной деятельности и перевозках грузов. Переход к применению электронных перевозочных документов с 01.09.2026
• Электронные путевые листы (ЭПД), если стоимость доставки включена в товар
• Электронные путевые листы в 1С

Новый формат электронных путевых листов (ЭПЛ) 5.02

Планируется ввод нового формата электронных путевых листов (ЭПЛ) версии 5.02 вместо действующей 5.01. Сейчас проект изменений к Приказу ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@ проходит этап обсуждения, окончательное утверждение документа еще не состоялось.

С изменением формата дополнится состав титулов, новые подписанты и разделы дополнительной информации, которую можно будет вносить в ПЛ:

Нововведения в обновленном формате:

• введен титул Т7 «Задание водителю», содержащий информацию о маршруте, количестве рейсов и специфике поручения
• расширена возможность указания дополнительных характеристик грузов, включая крупногабаритные и специализированные перевозки
• водители такси со статусом самозанятый могут подписывать титулы Т1, Т3 и Т4 при условии самостоятельного выполнения предрейсового технического осмотра

В формате 5.02 список подписантов титулов ПЛ более расширен:

• Т1, Т3, Т6 — сотрудник, отвечающий за выпуск на линию транспортного средства
• Т2, Т5 — медицинский работник, проводивший медосмотр
• Т4 — сотрудник, отмечающий в путевом листе показаний одометра
• Т7 — сотрудник, составляющий задание водителю транспортного средства

Актуальный формат ЭПЛ 5.01, действующий в 2026 году, закреплен в Приказе ФНС N ЕД-7−26/116.

Срок хранения путевых листов

Путевые листы хранятся минимум 5 лет. Такое правило установлено нормативно-правовыми документами:

• ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — срок хранения первичной учетной документации составляет не менее пяти лет с момента завершения отчетного периода
• пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — налогоплательщик обязан сохранять документы бухгалтерского и налогового учета, а также иные связанные с ними сведения в течение пяти лет
• ст. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 — путевые листы относятся к документации по транспортному обслуживанию, период хранения которой также установлен в размере не менее пяти лет

Срок отсчитывается не с даты составления документа, а с 1 января года, следующего за годом закрытия путевого листа. Подробнее — Срок хранения путевых листов в организации.

Кратко о путевых листах в 2026 году

• Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368, по которому формировали путевые листы до 2023 года, утратил силу раньше срока. Вместе него с 01.03.2023 действует Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 со сроком действия до 1 марта 2029
• Приказ N 390 изменил обязательное содержание путевого листа и порядок его заполнения. Порядок сделали более подробным и конкретным. Например, расписали формулировки, применяемые при внесении данных о виде перевозки и виде сообщения. Однако в 2026 году изменений в бланках и порядке оформления путевых листов нет
• Обязательных бланков для путевых листов в 2026 году не предусмотрено. Их можно разработать самостоятельно, взяв за основу типовые межотраслевые формы путевого листа, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Главное условие — должны быть указаны все обязательные сведения
• С 2023 году путевой лист может быть электронным, оформленным по формату из Приказа ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. Срок действия приказа — до 1 марта 2029. Самостоятельные нововведения в такой ПЛ не допускаются. Для простого и быстрого заполнения можно использовать систему ГИС ЭПД
• С 1 сентября 2026 законодательством установлен обязательный переход на электронные транспортные накладные и путевые листы для некоторых категорий перевозчиков — например, занимающихся транспортировкой маркированной слабоалкогольной продукции

См. также:

• Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С
• С 1 марта 2023 — новые правила оформления путевого листа