Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:

• какую форму путевого листа применять;
• как правильно заполнить путевой лист;
• как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
• насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Скачать образец Путевого листа легкового автомобиля Скачать бланк Путевого листа легкового автомобиля Excel Скачать бланк Путевого листа грузового автомобиля Excel

• Новые путевые листы с 2023 года в 1С — образец
• С 1 марта 2023 — новые правила оформления путевого листа
• Изменения в реквизитах путевого листа с 1 сентября 2023

Назначение путевого листа

Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).

В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:

• сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ;
• Ространснадзор осуществляет контроль:
  • наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
  • безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом.

В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.

Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Зачем нужен Путевой лист

Расходы на ГСМ в БУ и НУ – как:

• проконтролировать?
• подтвердить направленность на получение доходов?
• экономически обосновать?
• документально подтвердить?

Форма путевого листа

Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:

Бланк путевого листа для легкового транспорта Бланк путевого листа для грузового транспорта

Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные (Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390):

Заполнение путевого листа и расчет расхода ГСМ

Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390). Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.

Водитель легкового автомобиля Ford Mondeo, рег. знак Р 888 МК 777 принес в бухгалтерию путевой лист за 07.02.2024.

В путевом листе указаны:

• показания одометра (полные км пробега):
  • при выезде — 300 км;
  • при заезде в гараж — 600 км.

Маршрут: Москва, Краснодонская, 23 — п. Шаховская, Комсомольская, 1а — Москва, Краснодонская, 23.

• Топливо — Бензин АИ-95:
  • при выезде — 20 л.

Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 9 л на 100 км.

При заполнении путевого листа следует учитывать (II Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390):

• путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
• дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник;
• дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер;
• все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись.

Оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

Расчет расхода ГСМ по путевым листам

Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:

• перед выездом;
• после заезда в гараж.

В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:

• на основе Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р;
• по данным технического паспорта автомобиля;
• опытным путем с помощью контрольного замера.

Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.

В нашем примере расход топлива составит:

• Расход топлива = (600 км — 300 км) х 9 л / 100 = 27 л.

Образец заполнения путевого листа по примеру

Как списать ГСМ в 1С 8.3 по путевым листам

Как осуществляется учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия?

В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы.

Если функциональность не включена, в 1С можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.

Списание производится документом Требование-накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные.

Подробнее Как списать топливо в 1С 8.3

Электронные путевые листы

С 11 марта 2023 года можно применять электронные путевые листы.

• Утвержден формат электронного путевого листа

Дорожная карта Автонет, Распоряжение Правительства от 24.10.2019 N 2519-р).

Автоматизация учета путевых листов в 1С

Что:

• приобретение топлива по чекам и топливным картам в руб. (топливные талоны – не входят, в 1С применяется «обычная» методика);
• расчет и контроль остатков ГСМ в баке а/м;
• оформление и печать путевого листа с учетом маршрута;
• печать авансового отчета при приобретении ГСМ по чекам.

Для кого:

• для нетранспортных предприятий, использующих собственные и арендованные легковые автомобили в служебных целях.

Путевые листы в 1С – автоматизация с релиза 3.0.74.51

• Функциональность – Запасы – Путевые листы
• Справочник Транспортные средства;
• Документ Путевой лист (ПЛ) ;
• Документ Поступление (акты, накладные) Вид операции Топливо ;
• План счетов:
  • для счета 10.03 введены субсчета: 10.03.1 – Топливо на складе, 10.03.2 – Топливо в баках;
  • для счета 76 добавлен новый субсчет 76.15 – Приобретение по топливным картам.

Учет ГСМ без путевого листа

Документооборот в 1С без Путевого листа:

• Поступление (акт, накладная);
• Авансовый отчет;
• Перемещение товаров;
• Требование-накладная;
• …

Расходы на ГСМ – нормативная база

Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:

• запасы или расходы текущего периода, в зависимости от цели приобретения и положений УП (п. 2, пп. «а» п. 3 ФСБУ 5/2019);

Учет ГСМ с 2021

• расходы по обычным видам деятельности при выполнении условий признания (п. 5, 16 ПБУ 10/99 Расходы организации).

Расходы на приобретение топлива учитываются:

• НУ – прочие расходы, полностью при экономической обоснованности или по нормам (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, Письмо Минфина от 08.08.2019 N 03-03-06/1/59876);
• УСН – расходы на содержание служебного автомобиля, полностью после оплаты (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 346.17 НК РФ);
• ИП на ОСНО – прочие расходы, полностью или по нормам для профессионального вычета по НДФЛ (п. 1 ст. 221 НК РФ).

Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Настройки путевого листа

Главное – Функциональность – Запасы – флаг Путевые листы

Зарплата и кадры – Физические лица – карточка сотрудника-водителя  – ссылка Все документы – Создать – сведения о водительском удостоверении

Без этих данных путевой лист не проведется.

Создание путевого листа

Покупки – Путевые листы

Шапка документа

• Транспортное средство – из справочника Транспортные средства (собственный а/м, арендованный а/м, личный а/м сотрудника);
• Сотрудник – водитель;
• Норма расхода – расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива. Если изменить в путевом листе, то данные можно сохранить для подстановки в следующий путевой лист;
• Счет затрат – счет затрат из Учетной политики на бумажном носителе — по умолчанию подставляется счет 26 и его можно поменять на другой в ручном режиме, статья предопределенная, подразделение, расходы НУ, УСН, ИП ОСНО.

Справочники – Транспортные средства

Карточка транспортного средства:

• Топливо – рекомендованное для а/м (дизель, бензин, газ…);
• Норма расхода – по документации или рекомендациям Минтранса.

Если транспортное средство приобретено и поставлено на учет в программе (карточка ОС – ссылка Поставить на учет), то в справочнике Транспортные средства новый элемент создается автоматически.

Все необходимые данные есть в регистре Регистрация транспортного средства, кроме расхода топлива:

• дозаполнить – топливо и норму расхода.

Как заполнить справочник Транспортные средства для путевых листов:

• собственный а/м – автоматически, если а/м учитывается как ОС, Принятие на учет;
• арендованный а/м, личный а/м сотрудника – вручную внести данные в справочник Транспортные средства.

Статья затрат – предопределенная

Заполнение Путевого листа в 1С

Вкладка Топливо

Вкладка Топливо

• Документ – способ оплаты (Кассовый чек, Топливная карта);
• Количество, л – объем приобретенного топлива;
• Цена – цена топлива за л;
• Сумма – кол-во х цена, сумма расходов (= расходы УСН).

Вкладка Маршрут

• Расстояние – 10 050-10 000 = 50, 10 100-10 050 = 50;
• Расход – 50 х 9,000 /100 = 9,15 авто расчет; если факт из ПЛ отличается от нормы, то расход вносим вручную.
• Показания одометра, км – данные при отправлении и прибытии;
• Расстояние, км – авто расчет (можно корректировать вручную), показания одометра «прибытие – отправление»;
• Расход, л – авто расчет расхода топлива в баке а/м (можно корректировать вручную, если факт расхода топлива по путевому листу отличается от нормы), «Расстояние х Норма расхода  / 100».

Печатная форма Путевого листа

Бланк для печати:

• упрощенный – утвердить в Учетной политике (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Приказ Минтранса от 18.09.2008 N 152);
• унифицированный N 3 (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78).

Кнопка Печать

• Путевой лист – упрощенная форма;
• Путевой лист (N 3) – унифицированная форма;
• Авансовый отчет (АО-1) – при покупке топлива по чеку (при покупке ГСМ по топливной карте АО не доступен).

Печатные формы

Счета учета

План счетов – добавление субсчетов 3-го порядка:

• 10.03 Топливо:
  • 10.03.1 Топливо на складе
  • 10.03.2 Топливо в баке
    • Путевой лист – количественный учет
    • ПТиУ (Топливо), Корректировка стоимости номенклатуры – суммовой учет
    • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

План счетов – счета учета топлива

Перенос остатков с 10.03.1 на 10.03.2

Операции – Операции, введенные вручную – Создать – Операция

План счетов

Счета учета:

• 76.15 «Приобретение по топливным картам»:
  • Путевой лист, ПТиУ (Топливо) – количественный учет по приобретениям в руб. (суммы НЕТ)
  • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

Способы оплаты ГСМ

Оплата:

• наличные (чек);
• топливная карта;
• топливные талоны.

Документы

Специальные документы:

• Путевой лист:
  • наличные (чек)
  • топливная карта

• Поступление (акт, накладная) – Вид операции Топливо (по конкретному автомобилю):
  • топливная карта

Покупки – Поступление (акт, накладная ) – Топливо

Как занести топливную карту в 1С

Как занести топливную карту в 1С и провести оплату по топливной карте — см. видео:

См. также:

• Путевых листов не всегда должно быть много
• Внимание — на порядок заполнения путевых листов!
• Списание ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• Списание материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
• [26.11.2019 запись] Поддерживающий семинар БП за сентябрь-ноябрь
• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email