Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Путевой лист — один из документов, на основании которых списывается ГСМ. В небольших организациях бухгалтеры чаще оформляют путевые листы вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ вызывает множество вопросов:

• какую форму путевого листа применять
• где найти путевые листы в 1С
• как правильно заполнить путевой лист
• как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3

Ответы на эти вопросы найдете в данной статье.

Скачать образец Путевого листа легкового автомобиля

Скачать бланк Путевого листа легкового автомобиля Excel

Скачать бланк Путевого листа грузового автомобиля Excel

Назначение путевого листа

Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).

В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:

• сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ
• Ространснадзор — осуществляет контроль:
  • наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций
  • безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом

В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.

Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Зачем нужен Путевой лист

Путевой лист позволяет:

• подтвердить пробег и маршруты автомобиля
• рассчитать количество и стоимость израсходованного топлива
• обосновать использование транспорта в хозяйственной деятельности организации
• определить размер зарплаты и премий водителей, если их оплата зависит от количества рейсов или иных показателей

Путевой лист является важным документом для корректного учета топлива.

Форма путевого листа

Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:

Бланк путевого листа для легкового транспорта

Бланк путевого листа для грузового транспорта

Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390 (Письмо Минфина от 21.06.2023 N 03-03-06/1/57550):

Заполнение путевого листа

Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390.

При заполнении путевого листа следует учитывать:

• путевой лист заполняют на один день или рейс (п. 11 Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390)
• дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник
• дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер
• все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись

Оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236).

Расчет расхода ГСМ по путевым листам

Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:

• перед выездом
• после заезда в гараж

В путевом листе отражаются как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:

• на основе Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 N АМ-23-р
• по данным технического паспорта автомобиля
• опытным путем с помощью контрольного замера

Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.

В нашем примере расход топлива составит:

• Расход топлива = (600 км — 300 км) х 9 л / 100 = 27 л.

Образец заполнения путевого листа по примеру

Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:

• запасы или расходы текущего периода, в зависимости от цели приобретения и положений УП (п. 2, пп. «а» п. 3 ФСБУ 5/2019)
• расходы по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99, с 2027 — ФСБУ 10/2026 Расходы)

Расходы на приобретение топлива учитываются в НУ как:

• ОСНО — прочие расходы, полностью при экономической обоснованности или по нормам (п. 1 ст. 252, п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 24.09.2024 N 03-03-06/1/91832)
• УСН — расходы на содержание служебного автомобиля, полностью после оплаты (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ)
• ИП на ОСНО — прочие расходы, полностью или по нормам для профессионального вычета по НДФЛ (п. 1 ст. 221 НК РФ)

Путевые листы в 1С

Настройки в 1С

Для учета путевых листов в 1С:Бухгалтерия 3.0 в функциональности программы установите флажок Путевые листы на вкладке Запасы (раздел Главное —Функциональность)

В справочнике Физические лица из раздела Зарплата и кадры в карточке сотрудника, на которого будете оформлять путевые листы, укажите данные водительского удостоверения (Зарплата и кадры — Физические лица — карточка сотрудника—водителя — ссылка Все документы — кнопка Создать).

В справочнике Транспортные средства из раздела Справочники добавьте данные автомобиля, на который будете оформлять путевые листы.

• Собственник
  • Организация — если автомобиль приобретен в собственности, заполняется автоматически
  • Контрагент — укажите арендодателя, если автомобиль в аренде

• Топливо — рекомендованное для а/м (дизель, бензин, газ…)
• Норма расхода — по документации или рекомендациям Минтранса

Если транспортное средство приобретено и поставлено на учет в программе, то в справочнике Транспортные средства новый элемент создается автоматически.

Все необходимые данные есть в регистре Регистрация транспортного средства, кроме расхода топлива.

В справочнике Транспортные средства из раздела Справочники дозаполните данные о топливе и норме расхода.

Поступление ГСМ

Приобретение ГСМ отражается документами:

1. Поступление (акты, накладные, УПД) Вид операции Топливо, при оплате ГСМ по топливным картам и предоставлении поставщиком документов за период

• Транспортное средство — укажите ТС из справочника Транспортные средства, которое заправлялось (информация из отчета поставщика)
• Номенклатура — укажите вид топлива

Проводки

Приобретение ГСМ по топливной карте с доп. расходами в 1С

2. Путевой лист из раздела Покупки при покупке подотчетным лицом за наличные либо по банковской карте — вкладка Топливо

• Документ — укажите кассовый чек

Документ Путевой лист может быть проведен после заполнения вкладки Маршрут.

Рассмотрим заполнение документа подробнее.

Регистрация путевого листа в 1С

Создайте Путевой лист из раздела Покупки.

Шапка документа

• Транспортное средство — из справочника Транспортные средства (собственный а/м, арендованный а/м, личный а/м сотрудника)
• Сотрудник — водитель
• Норма расхода — расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива. Если изменить в путевом листе, то данные можно сохранить для подстановки в следующий путевой лист
• Счет затрат
  • Счет учета — по умолчанию подставляется счет 26, при необходимости вручную поменяйте на другой
  • Статья затрат — предопределенная

Вкладка Топливо:

• Документ — способ оплаты (Кассовый чек, Топливная карта)
• Номер — номер чека или топливной карты
• Сумма — кол-во х цена, сумма расходов (= расходы УСН)
• Количество, шт — объем приобретенного топлива
• Цена/Сумма — при оплате топливной картой данные не заполняются

Вкладка Маршрут

• Пункт
  • Отправления — в первой строке автоматически
  • Назначения — при указании к контрагенту, автоматически заполняется фактический адрес из карточки контрагента. Если по адресу, укажите вручную

• Вид сообщения — из выпадающего списка выберите вид сообщения Городское/ Пригородное / Междугороднее
• Дата — укажите дату отбытия и прибытия в пункт назначения
• Время — заполните вручную
• Показания одометра, км — данные при отправлении и прибытии
• Расстояние, км — авторасчет (можно корректировать вручную), показания одометра «прибытие — отправление»
• Расход, л — авторасчет расхода топлива в баке а/м (можно корректировать вручную, если факт расхода топлива по путевому листу отличается от нормы), «Расстояние х Норма расхода / 100»

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 10.03.2 Кт 76.15 — приобретение топлива по топливной карте. Отражается только количество топлива, т.к. сумма будет учтена при проведении документа Поступление (акты, накладные) Вид операции Топливо
• Дт 10.03.2 Кт 71.01 — приобретение топлива подотчетным лицом за наличные либо по банковской карте
• Дт 44.1 Кт 10.03.2 — расход топлива по путевому листу (только в количестве без суммы)
• Дт 19.03 Кт 71.01 — НДС по чеку
• Дт 91.02 Кт 19.03 — списание НДС, не подтвержденного счетом—фактурой
• Дт НЕ.01.9— расходы, не учитываемые в НУ

Печатная форма Путевого листа

Путевой лист можно распечатать — кнопка Печать.

Бланк для печати:

Путевой лист — упрощенная форма

Путевой лист (N 3) — унифицированная форма (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 N 78).

Форму путевого листа, применяемого в организации утвердите в Учетной политике (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Авансовый отчет (АО-1) — при покупке топлива по чеку (при покупке ГСМ по топливной карте АО не доступен).

Как списать ГСМ по путевым листам в 1С

Списание ГСМ отражается двумя документами:

В документе Путевой лист списывается количество израсходованного топлива

При проведении процедуры Закрытие месяца регламентная операция Корректировка стоимости номенклатуры формирует проводки по списанию общей суммы израсходованного за месяц топлива только в сумме без количества (способ оценки МПЗ всегда «По средней» вне зависимости от выбранного в «Учетной политике»).

Проводки

Учет ГСМ без путевого листа в 1С

В 1С по—прежнему остается вариант учета ГСМ без формирования путевого листа в программе

Документооборот в 1С без Путевого листа:

• Поступление (акт, накладная) Вид операции Товар
• Авансовый отчет
• Перемещение товаров
• Расход материалов (Требование—накладная)

• Как списать топливо в 1С 8.3
• Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

Как занести топливную карту в 1С

Как занести топливную карту в 1С и провести оплату по топливной карте — см. видео:

См. также:

• Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту в 1С
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки в 1С
• ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С
• Путевые листы в 1С — образец
• Автотранспорт в организации: служебный, арендованный, личный. Все секреты учета и налогообложения. Новые требования к путевым листам