Расходы работника на удаленке: оформление и учет при УСН

В условиях массового перехода на удаленную работу перед организациями встает вопрос о компенсации затрат, которые несут работники в связи с осуществлением своей трудовой функции. Работникам требуется: оплата связи, интернета, канцтоваров и многое другое.

Есть несколько вариантов решения проблемы:

• обеспечить сотрудника всем, что нужно ему для работы;
• выдать ему денежные средства на покупку всего необходимого, оформив авансовый отчет;
• компенсировать работнику уже понесенные затраты.

Но если с первыми двумя вариантами сложностей нет, то с третьим — не все так просто. Подробности — в нашей статье.

Пошаговая инструкция

Сотрудница Организации Рябчикова А. П. в феврале переведена на удаленную работу.

Для выполнения работы по согласованию с работодателем она осуществила расходы:

• аренда МФУ — 1 000 руб. (без НДС);
• покупка картриджа для МФУ — 5 000 руб. (без НДС).

01 марта сотрудница предоставила подтверждающие документы и отчет о расходах.

02 марта сумма компенсации перечислена на счет сотрудницы.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Отражение в учете поступления товаров и услуг

Нормативное регулирование

Порядок компенсации расходов, связанных с выполнением работы, должен быть прописан в договоре с дистанционным работником (ст. 312.3 ТК РФ). Если порядок не прописан, но при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ):

• заявлением сотрудника о возмещении расходов, одобренным руководителем (резолюция на заявлении — «оплатить»);
• утвержденным отчетом об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1;
• приказом от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

БУ. Если деньги заранее не выдавались, для отражения расчетов с сотрудником, по нашему мнению, следует использовать счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

УСН. Стоимость приобретенных ТМЦ, работ или услуг (при условии, что они поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ), возмещаемую работодателем, можно учесть в расходах после выплаты денег работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы. Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов, не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ (Письма Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65, от 29.10.2020 N 03-04-06/94269) и страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Учет в 1С

Поступление товаров, материалов, услуг оформите документом Поступление (товары, услуги, комиссия) из раздела Покупки — Поступление (акты, накладные).

Укажите в шапке документа:

• Контрагент — заведите работника в справочнике Контрагенты;
• Договор — условный договор с работником (в нашем примере — Приказ №10 от 01.03.2021):
  • вид договора С поставщиком;
• По ссылке Расчеты:
  • Счет учета расчетов с контрагентом и Счет учета расчетов по авансам — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Чтобы счета учета расчетов 73.03 автоматически подставлялись в документы, укажите их для этого контрагента. Подробнее Как настроить счета учета расчетов с контрагентами

На вкладке Товары укажите:

• Номенклатура — приобретенный работником товар (в нашем примере — Картридж для МФУ);
• Счет учета — счет, на котором учитываются данные расходы (в нашем примере — 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»);
• Расходы (НУ) — Не принимаются, расходы будут приниматься при проведении оплаты.

На вкладке Услуги укажите:

• Номенклатура — оплаченные работником услуги (в нашем примере — Аренда МФУ);
• Счет затрат — счет, на котором учитываются данные расходы (в нашем примере — 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»);
• Субконто — субконто, на котором учитываются данные расходы, в нашем примере:
  • Статьи затрат — Прочие затраты;
  • Подразделение — Отдел продаж;
• Расходы (НУ) — Не принимаются, расходы будут приниматься при проведении оплаты.

При оформлении поступления через счет 73.03 после оплаты статус расхода для УСН автоматически не меняется, и затраты не включаются в КУДиР.

Поэтому:

• расходы для целей УСН признаются в ручном режиме в документе Списание с расчетного счета;
• чтобы не было остатка по регистру Расходы при УСН, указываем при поступлении Расходы НУ — Не принимаются.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 44.02 Кт 73.03 — учет расходов работника.

Установите флажок Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа) и вручную укажите аналитику:

• На счете 44.02 при учете ТМЦ:
  • Субконто 1 — Отдел продаж;
  • Субконто 2 — Материальные затраты (хоз.нужды);
• На счете 73.03 — работник из справочника Физические лица;

Перечисление компенсации работнику

Шаг 1. Для перечисления компенсации создайте документ Платежное поручение вид операции Прочее списание в разделе Банк и касса — Платежные поручения.

Укажите:

• Получатель — сотрудник организации, выбирается из справочника Контрагенты;
• Статья расходов — Оплата поставщикам (подрядчикам);
• Удержание по исполнительному листу — 2 — запрещено (без оговорок).

Шаг 2. Перечисление компенсации отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Прочее списание в разделе Банк и касса — Банковские выписки.

Укажите:

• Получатель — работник организации, выбирается из справочника Контрагенты;
• Счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
• Работники организаций — работник организации, выбирается из справочника Физические лица;
• Статья расходов — Оплата поставщикам (подрядчикам);
• Расходы УСН — вручную сумма компенсированных расходов (в нашем примере — 6 000 руб.);
• Содержание записи КУДиР — укажите формулировку для отражения в КУДиР.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 73.03 Кт 51 — перечисление компенсации сотруднику.

Записи в регистры УСН

Документ формирует движения по регистру Книга учета доходов и расходов (раздел I):

• регистрационную запись расходам УСН на сумму компенсации затрат.

КУДиР

В Книге доходов и расходов (раздел Отчеты — Книга доходов и расходов УСН) стоимость приобретенных товаров и услуг отражается при перечислении работнику компенсации.

Контроль

Проверьте взаиморасчеты с сотрудником с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету 73.03 в разделе Отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Сформируйте отчет с полной аналитикой, на счете не должно быть остатка.

См. также:

• Перевод сотрудников на удаленную работу в связи с коронавирусом
• Документ Авансовый отчет
• Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
• Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?
• Коды видов дохода в платежных документах
• [22.10.2020 запись] Расчет налога при УСН за 9 месяцев 2020 в 1С

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email