Выявлены излишки денежных средств в кассе: порядок действий и особенности отражения в учете

Излишек денежных средств может обнаружиться при инвентаризации кассы. Это нарушение в учете, которое требует от руководства определенных мер. В статье рассмотрим алгоритм действий при обнаружении излишка.

Почему могут появиться излишки

Образование излишков денег в кассе, как правило, связано с ошибками при оформлении первичных документов или с несвоевременным отражением хозяйственных операций в регистрах бухучета.

Наиболее распространенные причины:

• не отражены в учете операции по возврату неиспользованных подотчетных сумм
• несвоевременно оформлены приходные кассовые ордера на поступившую выручку
• внесены в кассу личные средства кассира для размена без надлежащего документального оформления
• допущены технические ошибки при подсчете денежных средств, принятых от покупателей или контрагентов
• данные кассового аппарата (Z-отчетов) не соответствуют фактическому наличию денег

Независимо от причин ошибок проводку по выявленным излишкам в кассе нужно сформировать только после завершения проверочных мероприятий и утверждения результатов инвентаризации руководителем организации.

Нормативное регулирование учета излишков

Инвентаризацию кассы проводят по нормам ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Результаты инвентаризации подлежат принятию к бухучету в оценке (п. 11 ФСБУ 28/2023):

• по справедливой стоимости
• по балансовой стоимости
• по балансовой стоимости аналогичных активов

Для наличных денежных средств (российские рубли и иностранная валюта) оприходование излишков производят по фактически выявленной сумме:

• для рублей — номинальная стоимость банкнот и монет
• для иностранной валюты — сумма в рублях, рассчитанная по официальному курсу Банка России на дату инвентаризации

Особого внимания заслуживают ситуации, когда в кассе наряду с наличными деньгами хранят денежные документы — почтовые марки, путевки, билеты, оплаченные талоны на ГСМ и в ходе инвентаризации выявлены их излишки. В отличие от наличных денег, денежные документы не имеют номинала в общепринятом понимании — их ценность определяется стоимостью приобретения. В таком случае организация вправе выбрать один из вышеуказанных способов оценки (п. 11 ФСБУ 28/2023), который нужно закрепить в учетной политике.

Стоимость активов, которые оказались в излишке, относят на доходы экономического субъекта (п. 12 ФСБУ 28/2023). В бухучете эту операцию отражают по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

Для целей налогового учета сумму выявленного излишка признают внереализационным доходом на дату подписания акта инвентаризации (п. 20 ст. 250 НК РФ, п. 1 ст. 271 НК РФ).

Порядок действий при обнаружении излишка денег в кассе

Процедура оприходования излишков включает несколько последовательных этапов.

1. Провести инвентаризацию и зафиксировать расхождения

Инвентаризацию проводит комиссия, которую руководитель назначает приказом. В состав комиссии включают представителей администрации, бухгалтерской службы, иных сотрудников, которые не несут материальную ответственность за проверяемые объекты (п. 20 ФСБУ 28/2023).

Инвентаризационную комиссию можно не создавать в следующих случаях:

• работники организации — только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель
• организация заключает договор на оказание услуг по проведению инвентаризации с аудиторской фирмой или индивидуальным аудитором
• в организации создали ревизионную комиссию, в обязанности которой входит проведение инвентаризации

Для ИП есть дополнительные послабления. Поскольку предприниматели вправе не вести бухгалтерский учет (ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ), обязанность проводить инвентаризацию для них законодательством не установлена. При добровольном проведении инвентаризации ИП вправе проводить ее самостоятельно без формирования комиссии и самостоятельно оформлять результаты.

До начала проверки кассир представляет расписку о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а денежные средства оприходованы либо списаны в установленном порядке. Фактическое наличие денежных средств устанавливают путем полного полистного пересчета всех банкнот и монет, находящихся в кассе.

Выявленную сумму сопоставляют с данными кассовой книги. Результаты проверки оформляют актом инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 либо форме, разработанной организацией самостоятельно и закрепленной в учетной политике.

2. Получить объяснения от материально ответственного лица

При обнаружении излишков денег в кассе комиссия обязана затребовать письменное объяснение от кассира или иного лица, ответственного за сохранность денег в кассе. В объяснительной записке сотрудник излагает возможные причины образования излишка, что в дальнейшем помогает правильно квалифицировать результаты инвентаризации.

3. Квалифицировать результаты инвентаризации

Руководитель организации на основании представления комиссии утверждает квалификацию расхождений (п. 9 ФСБУ 28/2023).

4. Оценить выявленные излишки способом, который закреплен в учетной политике
5. Отразить кассовый излишек в учете

На основании результатов инвентаризации, которые утвердил руководитель, бухгалтер формирует записи по счетам учета.

Как отразить излишки в бухгалтерском учете

Типовая корреспонденция счетов при оприходовании излишков денежных средств:

• Дт 50.01 «Касса организации» Кт 91.01 «Прочие доходы» — отражена сумма излишка денежных средств, выявленного при инвентаризации

Эту проводку применяют, когда причину образования излишка не установили и отсутствуют основания для отнесения суммы на расчеты с контрагентами или подотчетными лицами.

Если излишек образовался из-за того, что не отразили конкретную операцию, например документально не оформили возврат неиспользованного аванса подотчетным лицом, формируют запись:

• Дт 50.01 Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — оприходован возврат неиспользованных подотчетных сумм, ранее не оформленный ПКО

Ключевая задача бухгалтера — верно квалифицировать излишек денежных средств и выбрать нужные счета для отражения в учете.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Чтобы обосновать отражение излишков в учете, соберите пакет документов:

• приказ (распоряжение) руководителя о проведении инвентаризации
• акт инвентаризации наличных денежных средств — форма ИНВ-15 либо форма, которую организация разработала и закрепила в учетной политике
• письменные объяснения материально ответственного лица
• решение руководителя о квалификации результатов инвентаризации — может быть оформлено в виде утверждения акта либо отдельным распоряжением
• бухгалтерская справка, в которой есть обоснование примененной оценки излишка. Способ оценки должен быть закреплен в учетной политике и соответствовать корреспонденции счетов

Пример 1 — причину излишка не установили

При проведении плановой инвентаризации кассы ООО «Альфа» по состоянию на 30.03.2026 выявлено расхождение: фактический остаток наличных денег составил 28 450 руб., остаток по данным кассовой книги — 26 000 руб. Сумма излишка — 2 450 руб.

Проверка первичных документов не позволила установить причину образования излишка. Распоряжением руководителя результаты инвентаризации утвердили, излишек квалифицировали как прочий доход. Деньги оприходовали в фактической сумме 2 450 руб.

В учете сделали запись:

• Дт 50.01 Кт 91.01 на сумму 2 450 руб. — оприходовали излишек денежных средств, выявленный при инвентаризации

Пример 2 — излишек из-за неотражения возврата подотчетной суммы

В ходе внезапной ревизии кассы ООО «Альфа» обнаружили излишек 5 000 руб. Кассир в объяснительной записке указал, что накануне менеджер Сидоров А. А. вернул неизрасходованный аванс на хозяйственные нужды, но приходный кассовый ордер не выписали из-за большой загруженности в конце рабочего дня. Комиссия приняла решение квалифицировать сумму как своевременно не отраженный возврат подотчетных средств.

В учете сделали запись:

Дт 50.01 Кт 71 на сумму 5 000 руб. — оприходовали денежные средства, возвращенные подотчетным лицом

Пример 3 — излишек в иностранной валюте

В кассе ООО «Альфа» при инвентаризации обнаружили 200 долларов США, не учтенные в кассовой книге. Курс доллара США, установленный ЦБ РФ на дату инвентаризации, составил 95 руб./USD. Причину излишка не установили. Стоимость излишка — 19 000 руб. (200 USD × 95 руб.).

В учете сделали запись:

• Дт 50.04 Кт 91.1 на сумму 19 000 руб. — оприходовали излишек наличной иностранной валюты

Кратко о выявлении излишков денежных средств в кассе

• Излишек денежных средств в кассе — нарушение кассовой дисциплины или иные ошибки кассира: не оприходована выручка, не отражен возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. д.
• Излишек наличных средств в рублях приходуют по фактической сумме, иностранную валюту — в рублях по курсу ЦБ на дату инвентаризации. Для денежных документов применяют способ, который установлен в учетной политике
• Если причину денежного излишка не установили, в бухучете формируют запись: Дт 50.01 Кт 91.01. В налоговом учете сумму излишка включают во внереализационные доходы на дату подписания акта
• Основания для признания выявленных излишков — акт инвентаризации по форме ИНВ-15 либо разработанная форма, которая закреплена в учетной политике, приказ руководителя, объяснительная кассира

См. также:

• Кассовые операции — учет, документальное оформление
• Кассовые документы — виды и общие правила оформления
• Недостача денежных средств в кассе: документальное оформление и отражение в учете
• Кассовая книга: на каком бланке оформлять, по каким правилам, образец в 1С

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email