Регулярную инвентаризацию имущества и обязательств проводят, чтобы снизить количество недостоверной информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Сведения об изданных приказах о проведении инвентаризаций удобно фиксировать в журнале формы N ИНВ-23. В статье рассмотрели, как заполнять форму и приложили образец.
Содержание
Типовая форма ИНВ-23: правовой статус и роль в системе управления
Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации можно вести по форме N ИНВ-23. Это типовой бланк, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88.
До 2013 года применяли унифицированные формы инвентаризационных документов в обязательном порядке. В настоящий момент можно выбрать: утвердить свои бланки или применять типовые формы.
Ориентируйтесь на НПА:
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ — определяет требования к инвентаризации и реквизитам первичных документов и регистров (ст. 9, 10, 11, 29)
- ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утв. Приказом Минфина от 13.01.2023 N 4н — устанавливает порядок и сроки инвентаризации, правила формирования комиссии и назначения ответственных
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина от 16.04.2021 N 62н — задает требования к оформлению, движению и хранению первичных и сводных документов
Помимо указанных НПА, следует учитывать рекомендации Минфина, изложенные в информационном сообщении от 12.04.2023 N ИС-учет-44 (далее – сообщение Минфина N ИС-учет-44)
Несмотря на внедрение во многих компаниях ERP-систем (ПО для управления ключевыми бизнес-процессами в единой системе) и электронного документооборота (ЭДО), форма N ИНВ-23 актуальна, если компания решит применять ее и укажет это в учетной политике.
В корпоративных спорах при смене руководства арбитражные суды истребуют журнал ИНВ-23 у бывших топ-менеджеров и передают его преемникам. Суд рассматривает журнал учета приказов об инвентаризации как элемент внутреннего контроля. Без него нельзя проверить фактические остатки имущества (Решение АС Московской области от 14.01.2022 по делу N А41-52219/21).
При обвинениях в схемах с «бумажным» оборотом ТМЦ представьте суду журнал ИНВ-23 за несколько лет — подтвердите, что компания контролирует свое имущество.
Начните проверку с распорядительного акта руководителя, например приказа по форме N ИНВ-22.
Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:
Ведите журнал ИНВ-23. Фиксируйте в нем сведения по таким документам:
- причины инвентаризации
- сроки
- состав комиссии
- итоги
- принятые решения, включая взыскание убытков и обращения в полицию
Систематизируйте данные в одном регистре — так можно сократить ошибки и быстрее предоставлять сведения контролирующим органам.
Используйте приказ по форме N ИНВ-22 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88). Он задает содержание, объем, порядок и сроки инвентаризации, а также утверждает состав комиссии.
Передайте подписанный приказ председателю комиссии. Зарегистрируйте сведения о нем в журнале учета контроля за проведением инвентаризации по форме N ИНВ-23.
Используйте журнал инвентаризации как инструмент внутреннего контроля:
- регистрируйте приказы о проведении инвентаризации и отслеживайте их исполнение
- контролируйте формирование комиссий или назначение ответственных и проверяйте результаты их работы
- формируйте внутреннюю отчетность за период с данными о проведенных и пропущенных проверках и причинами
- подтверждайте издание приказа и начало проверки при спорах о недостачах и излишках
Журнал по форме ИНВ-23 — рабочий инструмент управления, а не архив. Связывайте распоряжения руководства с работой бухгалтерии и материально ответственных лиц, обеспечьте непрерывный контроль.
Структура бланка ИНВ-23: подробный разбор реквизитов
Форма N ИНВ-23 состоит из титульного листа и табличной части. Из-за большого объема реквизитов таблицу разместили на развороте: левая сторона — четные страницы, правая — нечетные.
Титульный лист
На обложке формы N ИНВ-23 укажите регистрационные данные организации и реквизиты журнала:
- наименование формы — с отметкой об утверждении нормативным актом Госкомстата (например, Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88)
- форма по ОКУД — код по классификатору управленческой документации
- организация — наименование по учредительным документам и ЕГРЮЛ
- структурное подразделение — филиал, цех или отдел, если ведете журнал отдельно
- код по ОКПО — номер по классификатору предприятий и организаций
- вид деятельности — код по ОКВЭД2 (ОК 029-2014, утв. Приказом Росстандарта от 31.01.2014 N 14-ст)
- период ведения журнала — даты начала и окончания записей
- ответственное лицо — должность и Ф. И. О. сотрудника, который ведет журнал
Табличная часть (внутренние страницы)
Ведите записи в таблице на двух разворотах — левом и правом. Фиксируйте все проверки за период ведения журнала. Отражайте итоги инвентаризаций и меры по недостачам.
Форма N ИНВ-23 состоит из титульного листа и страниц табличной части. Ввиду значительного объема реквизитов, табличный блок разнесен на смежные развороты: левая сторона (четные страницы) и правая сторона (нечетные страницы журнала). Рассмотрим эти графы подробнее.
|
Порядковый номер графы таблицы |
Наименование |
Значение реквизита |
Рекомендации по заполнению |
| Левый разворот (четные страницы) | |||
| 1 | Номер по порядку | Служит для сквозной нумерации записей | Порядковый номер записи в журнале проставляется последовательно, без пропусков, позволяет соблюдать хронологию внесения данных о проверках |
| 2 | Наименование инвентаризуемой организации, структурного подразделения, склада, участка и т. д. | Место проведения проверки | Вносится наименование объекта инвентаризации (подразделение, цех, склад, отдел и т. д.) или организация в целом |
| 3 | Фамилия, имя, отчество материально ответственного (ых) лица (лиц) | Ф. И. О. МОЛ | Указывается Ф. И. О. материально ответственного лица (МОЛ), за которым закреплено инвентаризируемое имущество |
| 4 и 5 | Приказ (постановление, распоряжение): дата, номер | Регистрационные данные распоряжения о проведении инвентаризации | Проставляются дата и номер соответствующего приказа (например, формы N ИНВ-22) |
| 6 | Состав инвентаризационной комиссии (фамилия, имя, отчество председателя и членов комиссии) | Ф. И. О. председателя и всех членов комиссии, либо лиц, проводящих инвентаризацию | В случае отсутствия инвентаризационной комиссии (п. 22 ФСБУ 28/2023), отражаются должность и Ф. И. О. субъекта, проводящего проверку:
|
| 7 | «Приказ (постановление, распоряжение) получил».
Подпись |
Подпись председателя комиссии или ответственного лица, получившего распоряжение об инвентаризации | Подпись ставит председатель инвентаризационной комиссии, так как именно он руководит ходом проверки и отвечает за соблюдение установленных правил
При отсутствии комиссии подпись ставит лицо (лица), на которое возложено проведение инвентаризации |
| 8 | Наименование инвентаризуемого имущества (финансовых обязательств) | Перечень ценностей или расчетов, подлежащих проверке | Описываются активы предприятия (сырье, материалы, иные ТМЦ, оборудование, техника, приборы и т. п.), а также обязательства, подлежащие инвентаризации |
| 9 и 10 | Дата начала инвентаризации:
|
Даты план / факт | Фиксируются даты начала инвентаризации: по приказу и фактическая
Если даты не совпадают, в примечании к записи (графа 22) нужно указать причину |
| Правый разворот (нечетные страницы) | |||
| 11 и 12 | Дата окончания инвентаризации:
|
Даты план / факт | Фиксируются даты завершения инвентаризации: по приказу и фактическая
Если даты не совпадают, в примечании к записи (графа 22) нужно указать причину |
| 13, 14, 15 | Отметки о результатах инвентаризации —предварительный результат:
|
Дата выявления расхождений, а также первоначальные суммы недостач или излишков | Вносятся на основании инвентаризационных описей и актов, составленных в ходе проверки |
| 16, 17, 18 | Окончательный результат:
|
Дата и суммы утвержденных результатов инвентаризации | Отражаются на основании сличительных ведомостей и иных документов, содержащих дату и суммы признанных итогов излишков и недостач |
| 19 | Дата утверждения результатов руководителем | Дата подписания итоговых документов | Вносится на основании приказа, протокола заседания комиссии, иных документов, утверждающих итоги инвентаризации |
| 20 | Дата погашения недостач | Дата денежного или иного документа, подтверждающего возмещение ущерба | Указывается в случае возмещения ущерба виновным лицом (в том числе добровольно или по решению суда) |
| 21 | Дата передачи дела в следственные органы | Дата направления заявления и материалов проверки в правоохранительные инстанции | Указывается в случае отказа от возмещения ущерба виновным лицом, либо по иным причинам (например, при краже имущества неустановленными лицами) |
| 22 | Примечание | Заполняется при необходимости | Служит для внесения комментариев, замечаний и пояснений по оформленной в журнале записи |
Форма ИНВ-23: образец заполнения
Разберем пример оформления журнала инвентаризаций и подготовим образец (примечание: все сведения, использованные для заполнения образца, — вымышленные).
ООО «ТАУТАВ» осуществляет деятельность ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием (код ОКВЭД 56.10.1). Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2025 год ООО «ТАУТАВ» провело в ресторане «Плакучая ива» обязательную инвентаризацию (период с 25.12.2025 по 29.12.2025). В ходе проверки была выявлена недостача продуктов в кладовой ресторана, добровольно признанная и погашенная материально ответственным лицом.
Заполняем титульную страницу:
Образец титульной страницы журнала формы N ИНВ-23.
Следующий шаг — заполнение табличной части журнала. Вначале заполним первую запись левого разворота:
Образец внутренней (четной) страницы журнала формы N ИНВ-23.
Продолжим ее на правой стороне журнала. Аналогично будем заполнять другие записи.
Прочеркните все незаполненные поля в таблице по п. 33 ФСБУ 28/2023. По окончании ведения журнала прочеркните свободные строки на последнем листе.
Ошибки при ведении журнала ИНВ-23 и способы их минимизации
Анализ арбитражной практики подтверждает: нестыковки в учетной документации часто становятся причиной проигрыша работодателей в спорах о взыскании материального ущерба.
Разобрали типичные ошибки при ведении формы N ИНВ-23 и способы их избежать:
Нарушение хронологии записей. Вносите записи в журнал вовремя — не нарушайте сквозную нумерацию и календарную последовательность. Задержки вызывают подозрения у аудиторов и налоговых инспекторов в оформлении документов «задним числом» для сокрытия фактов.
Как исправить: установить правило – вносить запись в день подписания приказа руководителем. Если используете электронный журнал, настройте автоматическую генерацию номеров и дат без возможности ручной корректировки истекших периодов.
Расхождение в датах (план / факт). В графах 10 и 12 дублируют даты из граф 9 и 11 автоматически, хотя проверка затянулась или началась позже. Если в итоговых описях (ИНВ-3, ИНВ-19 и др.) будут стоять реальные даты работы комиссии (например, с 20 по 22 число), а в журнале указан план (с 15 по 18 число), пакет документов потеряет согласованность.
Как исправить: вносить фактические даты строго на основании подписанных членами комиссии описей и актов. Если плановые сроки сдвигаются, сопроводите событие дополнительным распоряжением руководителя, реквизиты которого можно отразить в примечаниях.
Несоответствие данных о составе комиссии. Серьезная ошибка — в графе 6 журнала указаны одни сотрудники, а в реальных инвентаризационных документах (описях, актах) стоят подписи других. Например, один из членов комиссии заболел, и его устно заменили другим коллегой. С юридической точки зрения результаты такой проверки ничтожны.
Как исправить: любая замена члена комиссии должна оформляться приказом, изменения обязательно отражают в журнале. Если человек не участвовал в проверке, его подписи не должно быть на документах, а в журнале должен быть зафиксирован скорректированный состав.
Кратко о том, что такое форма ИНВ-23 и как ее заполнять
- Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме N ИНВ-23 — типовой бланк, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88
- ФСБУ 28/2023 позволяет разрабатывать собственные бланки инвентаризационных документов, но допустимо использовать типовые формы — N ИНВ-23. Документ общепринят в локальном документообороте благодаря своей распространенности и интеграции в учетные системы
- Журнал формы N ИНВ-23 аккумулирует данные о распоряжениях, итогах инвентаризаций и принятых мерах. Он систематизирует учет, снижает риски ошибок и позволяет оперативно формировать сведения для контролирующих органов
См. также:
Если вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Макс
RuTube
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Получить индивидуальную консультацию от наших специалистов можно в Личном кабинете