Оформляем опись ИНВ-1 по ФСБУ 28/2023: образец заполнения

Инвентаризация по правилам ФСБУ 28/2023 позволяет собственникам и руководству компании получать точные сведения о реальном состоянии активов, включая основные средства.

В документах теперь необходимо подтверждать фактическое наличие, состояние и обоснованность нахождения объектов в организации в новом понимании, которое ранее не формулировалось. Разберем порядок оформления описи основных средств по правилам действующего Стандарта и представим актуальный образец.

Особенности заполнения описи основных средств по ФСБУ 28/2023

Инвентаризационная опись основных средств формы № ИНВ-1 — это типовая форма, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88, и предназначенная для проверки наличия зданий, транспорта, вычислительной техники и другого оборудования, относимого к объектам основных средств (далее — ОС). Несмотря на то, что с 2013 года унифицированные бланки не обязательны к применению, форма № ИНВ-1 по-прежнему широко применяется благодаря своей распространенности и интеграции в учетные системы.

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» утв. Приказом Минфина от 13.01.2023 N 4н, устанавливает для коммерческих организаций новые требования к оформлению результатов проверки активов и обязательств. Теперь необходимо фиксировать фактическое наличие объектов инвентаризации с учетом новых требований Стандарта, изложенных в п. 3 ФСБУ 28/2023: действительность существования, оценка состояния и обоснованность нахождения у экономического субъекта (ранее такое определение не формулировалось — см. пп. «г» раздела «Уточнена терминология» Информационного сообщения Минфина от 12.04.2023 N ИС-учет-44).

Кроме того, новый стандарт предусматривает:

• упрощенный порядок инвентаризации: в ряде случаев допускается не создавать комиссию, возложив ее функции на ответственных лиц (п. 22 ФСБУ 28/2023)
• самостоятельный выбор форм: организация вправе сама утверждать инвентаризационные бланки: создать собственные или доработать унифицированные; главное — наличие в них обязательных реквизитов согласно п.п. 28, 31 ФСБУ 28/2023 и соблюдение общих требований к первичным документам и учетным регистрам, установленных ст.ст. 9, 10 и 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ (см. Информационное сообщение Минфина от 12.04.2023 N ИС-учет-44)
• кворум комиссии: отсутствие менее 20% состава (например, одного из шести членов комиссии) теперь не является основанием для аннулирования результатов (п. 21 ФСБУ 28/2023)

Помимо перечисленных правил, Стандарт устанавливает ряд существенных требований к документам инвентаризации, которые не предусмотрены в типовых формах. Так, в соответствии с ФСБУ 28/2023, в описи основных средств должны найти отражение:

• обоснованность нахождения ОС в компании (п. 3 Стандарта): подтверждать правовые и экономические основания присутствия объектов в организации (в т. ч. собственных, арендованных, на ответственном хранении)
• оценка их состояния (п. 3 Стандарта): регистрировать не только наличие ОС, но и их фактическое состояние (в эксплуатации, повреждено, законсервировано)
• признаки обесценения (пп. «в» п. 12 Стандарта): указывать на выявленное снижение эксплуатационных качеств (в т. ч. физический или моральный износ)
• статус объектов (пп. «б» п. 12 Стандарта): фиксировать объекты, не пригодные к эксплуатации, для последующего возмещения их стоимости или списания

Кроме того, в описи отражаются сведения о неучтенных ОС и проставляется отметка о проведении инвентаризации дистанционно (если использовали такую форму).

Стандарт позволяет самостоятельно выбирать формат инвентаризационных документов: на бумажном носителе и (или) в виде электронных документов, подписанных ЭЦП. ФСБУ 28/2023 не ограничивает применение электронного документооборота, что дает организации право полностью перевести процесс в цифровой вид.

Влияние процедуры инвентаризации на реквизиты описи ОС

Проверка основных средств при обязательном проведении инвентаризации проводится по месту их нахождения и отдельно по каждому материально ответственному лицу (п. 23 Стандарта). Независимо от того, используется ли для этого форма № ИНВ-1 или собственный бланк, документ должен соответствовать требованиям нового стандарта и фактическим условиям проведения инвентаризации.

При использовании формы № ИНВ-1, ее следует дополнить реквизитами для фиксации всех этапов контроля и обязательных сведений об объектах.

Рекомендуемый порядок проведения инвентаризации по правилам ФСБУ 28/2023, результаты которой должны быть отражены в инвентаризационной описи:

Шаг 1. Формирование комиссии: руководитель утверждает приказ (типовая форма № ИНВ-22 или собственная), где указывает состав комиссии, сроки проверки и виды имущества; если комиссия не создается, инвентаризацию проводят уполномоченные лица (п. 22 Стандарта)

Шаг 2. Получение расписки: до начала подсчета необходимо отобрать у материально-ответственных лиц (МОЛ) расписку о том, что все первичные документы переданы ими в бухгалтерию или комиссии, а поступившие ценности полностью оприходованы (п.п. 26 и 27 Стандарта)

Шаг 3. Ограничение доступа: на время инвентаризации доступ в места хранения активов (склады, кладовые) в отсутствие комиссии должен быть исключен; помещения нужно опломбировать или поставить на сигнализацию (п. 29 Стандарта)

Шаг 4. Определение фактического наличия: комиссия в присутствии МОЛ устанавливает фактическое наличие основных средств (возможна фото и видеофиксация — пп. «а» п. 4 Стандарта)

Шаг 5. Определение состояния ОС: фиксируются признаки обесценения, выявляются повреждения и общая пригодность объектов к дальнейшей эксплуатации

Шаг 6. Проверка обоснованности нахождения: подтверждаются правовые основания владения и пользования имуществом (в собственности, аренда, лизинг, ответственное хранение)

Шаг 7. Оформление расписки об отсутствии претензий: по завершении проверки, МОЛ подтверждают, что фактическое наличие активов проверено в их присутствии, а претензий к работе комиссии не имеется (пп. «г» п. 31 Стандарта)

Шаг 8. Утверждение инвентаризационных документов: их подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; при неявке 20% и более членов комиссии результаты инвентаризации не признаются (п. 21 Стандарта)

Если расхождения в ходе проверки не выявлены, председатель комиссии сообщает руководителю о завершении проверки. При обнаружении отклонений проводится квалификация результатов для последующего обесценения, списания или продажи активов (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Что добавить в бланк ИНВ-1 для соответствия ФСБУ 28/2023

Все перечисленные выше требования стандарта можно реализовать путем доработки типовой формы № ИНВ-1. При этом обновленный бланк должен также соответствовать нормам:

• Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ  — в части обязательных реквизитов первичных документов и регистров учета
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина от 16.04.2021 N 62н  – в части правил оформления и исправления документов

Необходимо также учесть и рекомендации Минфина, изложенные в информационном сообщении от 12.04.2023 N ИС-учет-44 (далее – сообщение МФ N ИС-учет-44)

Для приведения формы № ИНВ-1 в соответствие с требованиями стандарта рекомендуется дополнить типовой бланк необходимыми сведениями.

Сведения о проведении инвентаризации: при издании приказа руководителю необходимо определить целесообразность создания комиссии, поскольку ее формирование не требуется в следующих случаях (п. 22 ФСБУ 28/2023):

• привлечение внешних экспертов — организации или индивидуального аудитора
• ограниченный штат — присутствуют только директор и главный бухгалтер (или только директор)
• наличие ревизионной комиссии, которая уже наделена полномочиями по проведению инвентаризации

Для выбора подходящего варианта в бланк ИНВ-1 следует добавить поля для отметки способа проведения инвентаризации (комиссионно, ответ лицом или внешним аудитором). Это позволит документально зафиксировать наличие или отсутствие подписей членов комиссии и подтвердить легитимность документа для пользователей учетных данных.

Как вариант, предлагается следующий подход к оформлению заключительного листа инвентаризационной описи ОС.

В данной статье изменения в бланке ИНВ-1 выделены цветом для наглядности; при подготовке рабочих документов цветовое оформление не требуется. Особо отметим, что в форму добавлена отдельная строка для регистрации факта отсутствия проверяющего (при условии соблюдения кворума, то есть отсутствия менее 20% состава комиссии).

Сведения о состоянии основных средств и обоснованности их нахождения целесообразно включить в табличную часть описи ИНВ-1, опираясь на нормы п. 3 ФСБУ 28/2023:

• изменить назначение граф 3, 4 и 5 типовой формы, указав в качестве основания нахождения ОС у организации правоустанавливающие документы не только для аренды или хранения, но и для владения (приобретение, создание и прочее)
• дополнить сведения об остатках ОС данными о выявленных расхождениях (излишках или недостачах), что допускается п. 5 Стандарта (когда показатели фактического наличия и результаты инвентаризации объединены в одном документе)
• добавить сведения о фактическом состоянии ОС (п. 3 Стандарта), в том числе для указания объектов, которые повреждены, находятся на консервации, не подлежат использованию или продаже, например — ввиду наличия дефектов
• включить в таблицу графу для отметок об альтернативных способах выявления фактического наличия объектов (пп. «а» п. 4 Стандарта), например, для фиксации данных с помощью фото- или видеосъемки

Образец внутреннего листа адаптированной формы ИНВ-1.

При заполнении таблицы, в графе 16 отметка о фото- и видеофиксации (при ее проведении) может проставляться словом «проведена». Обоснованность нахождения ОС у организации (графы 3-5) может подтверждаться записями: [договор] [дата] [номер]. Заполнение граф 14 и 15 служит основанием для дальнейшей квалификации объектов (например, для признания обесценения ОС или взыскания возмещения при недостаче).

Образец инвентаризационной описи основных средств

Результаты инвентаризации должны быть подтверждены документально (п. 5 Стандарта). Поскольку обязательный перечень инвентаризационных форм нормативно не установлен, организация вправе самостоятельно утвердить порядок документирования (см. сообщение МФ N ИС-учет-44). В качестве основы можно использовать форму № ИНВ-1, адаптировав ее под нужды компании и закрепив этот выбор в учетной политике.

Инвентаризационная опись включает в себя несколько составных частей:

• титульный лист: общие сведения о проверке и расписка МОЛ перед началом инвентаризации
• внутренние листы: табличная часть с перечнем и характеристиками объектов основных средств
• заключительный лист: итоги проверки, заверенные подписями МОЛ и членов комиссии (ответственных лиц)

Титульный лист

При заполнении бланка, в правом верхнем углу вместо ссылки на постановление Госкомстата необходимо указать, что форма адаптирована и утверждена приказом об учетной политике. Далее указывается:

• информация о компании: название, подразделение, коды ОКПО и ОКВЭД
• основание инвентаризации: реквизиты приказа и сроки ее проведения
• реквизиты описи: номер и дата согласно внутреннему учету
• дополнительные сведения: местонахождение ОС, данные о собственнике или арендодателе

Помимо указанных данных, на титульном листе оформляется расписка МОЛ о том, что к началу проверки все объекты ОС учтены, выбывшие – списаны, а первичные документы переданы в бухгалтерию или комиссию (п. 27 Стандарта).

Образец титульной страницы адаптированной формы ИНВ-1 (примечание: все сведения, использованные для заполнения образца, являются вымышленными).

Внутренние листы (табличная часть)

В таблицу вносится перечень ОС, подлежащих проверке. Наличие объектов устанавливается только в присутствии МОЛ. Запрещено вносить данные со слов МОЛ или на основании учетных регистров без проведения осмотра (п. 23 ФСБУ 28/2023). Если при подсчете выявлены расхождения между фактическими остатками (графа 10) и учетными данными (графа 12), разница фиксируется в графе 15 адаптированной формы.

Образец внутренней страницы адаптированной формы ИНВ-1.

Если выявлено несоответствие ОС их эксплуатационным характеристикам, отметка об этом вносится в графу 14. Такие сведения необходимы для дальнейшей оценки объектов по правилам п. 9 ФСБУ 28/2023.

Заключительный лист

На последней странице описи подводятся итоги проверки. Документ подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. Если комиссия не создавалась, заполняются только реквизиты, применимые к фактическим условиям проведения инвентаризации (пп. «а», «б» п. 22 ФСБУ 28/2023).

Образец последней страницы адаптированной формы ИНВ-1.

Кратко о том, как оформить опись ИНВ-1 по ФСБУ 28/2023

• Инвентаризационная опись № ИНВ-1 — это типовая форма, утвержденная Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88. Несмотря на возможность ее использования в исходном виде, правила нового стандарта требуют адаптировать форму под современные требования
• К числу важнейших нововведений относится возможность проведения инвентаризации без создания комиссии (п. 22 ФСБУ 28/2023), а также требование не только фиксировать наличие ценностей, но и оценивать их состояние и обоснованность нахождения в компании (п. 3 ФСБУ 28/2023).
• Нормы п. 5 ФСБУ 28/2023 предоставляют возможность объединения сведений о наличии имущества и итогах инвентаризации, что позволяет удобнее отражать ее результаты в табличной части, облегчая дальнейшую квалификацию выявленных расхождений в соответствии с п. 9 ФСБУ 28/2023 

См. также:

• Инвентаризация основных средств: когда проводится и в каком порядке
• Порядок проведения инвентаризации: этапы, отражение в учете, образцы документов
• Приказ о проведении инвентаризации: бланк, образец, особенности оформления
• Как доработать бланк ИНВ-3 под требования ФСБУ 28/2023

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email