Обязательная инвентаризация по ФСБУ 28/2023: когда проводится и в каком порядке

С введением ФСБУ 28/2023 список ситуаций для проведения обязательной инвентаризации расширился, а процедура — изменилась. Рассказали про детали.

Что изменилось в подходе к инвентаризации

Пункт 3 ФСБУ 28/2023 описывает инвентаризацию не как формальную сверку учета с остатками, а как процедуру, направленную:

• на подтверждение реального существования активов и обязательств
• на оценку их состояния и обоснованности нахождения у организации

Чтобы установить фактическое наличие объектов, стандарт выделяет два основных метода:

• натуральная проверка — пересчет, взвешивание, обмер, визуальный осмотр. Применяют для основных средств, запасов, наличных денег
• документальная проверка — анализ первичных документов, сверка расчетов. Используют для нематериальных активов, финансовых вложений, дебиторской задолженности и иных обязательств

Новшество стандарта, которое облегчает работу организациям, — разрешение применять альтернативные способы фиксации инвентаризационных процедур, когда традиционные методы слишком затратны или технически невозможны. Теперь можно использовать фото‑ и видеосъемку, данные приборов учета и другие альтернативные способы при соблюдении цели инвентаризации (п. 4 ФСБУ 28/2023).

Такой подход превращает инвентаризацию из «обязательной переписи» в инструмент подтверждения реальности активов и обязательств с учетом современных технических возможностей.

Когда проводить обязательную инвентаризацию

Исчерпывающий перечень оснований для обязательной инвентаризации приведен в п. 15 ФСБУ 28/2023.

Рассмотрим каждую ситуацию подробно, с указанием сроков и состава проверяемых объектов.

Как составить годовую бухгалтерскую отчетность

Инвентаризацию при подготовке годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности проводят по состоянию на отчетную дату. Исключение — основные средства, нематериальные активы, капитальные вложения и запасы, которые уже инвентаризировали не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризацию основных средств допускается проводить не реже одного раза в 3 года, а библиотечных фондов — не реже одного раза в 5 лет.

Для организаций, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, стандарт разрешает проводить инвентаризацию запасов в период их минимальных остатков (п. 16 ФСБУ 28/2023).

Передача, возврат и отчуждение имущества

В новом стандарте есть обязанность — проводить инвентаризацию при передаче активов контрагентам (пп. «б» п. 15 ФСБУ 28/2023):

• передача активов в аренду, доверительное управление, безвозмездное пользование
• возврат активов из аренды, управления или пользования
• отчуждение активов — продажа, иное выбытие

Инвентаризацию проводят непосредственно перед передачей, отчуждением и при возврате активов. Исключение — ситуации, когда передача имущества в аренду относится к обычной деятельности компании, например для лизинговых организаций или арендодателей профильной недвижимости. Тогда проводить инвентаризацию при каждой сделке не нужно.

Кадровые изменения и материальная ответственность

Инвентаризация обязательна:

• при смене работника с индивидуальной материальной ответственностью, например при увольнении, переводе на другую должность. Инвентаризацию проводят в день приема-передачи дел
• при смене руководителя коллектива, бригадира
• при выбытии из коллектива более 50% его членов
• по требованию одного или нескольких членов коллектива

В последнем случае инвентаризацию проводят непосредственно в день приема-передачи дел или после получения требования.

Чрезвычайные ситуации и порча имущества

Эта группа оснований связана с защитой имущественных интересов организации. Проведение инвентаризации обязательно, если (пп. «д», «е» п. 15 ФСБУ 28/2023):

• выявили факты хищения, пропажи или порчи (повреждения) активов
• случился пожар, авария, стихийное бедствие, иное бедствие, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация

Срок проведения — по установлению факта утраты/порчи или окончанию чрезвычайной ситуации, если физическая возможность проверки появилась. Своевременная инвентаризация позволяет документально подтвердить убытки для целей учета и корректно взаимодействовать со страховыми компаниями.

Реорганизация и ликвидация компании

Обязательную инвентаризацию проводят при:

• реорганизации (за исключением преобразования) — перед составлением передаточного акта или разделительного баланса (пп. «ж» п. 15 ФСБУ 28/2023)
• ликвидации компании — перед составлением промежуточного ликвидационного баланса (пп. «з» п. 15 ФСБУ 28/2023)

Объекты инвентаризации: что подлежит проверке

Состав проверяемых объектов зависит от основания, по которому проводят инвентаризацию (п. 18 ФСБУ 28/2023). При подготовке годовой отчетности, а также при реорганизации и ликвидации инвентаризуют:

• все активы и обязательства организации
• источники финансирования деятельности
• объекты, учитываемые на забалансовых счетах — арендованное имущество, товары на ответственном хранении, давальческое сырье и т. п.
• имущество, имущественные права и обязательства, которые ранее не были учтены, но подлежат отражению в учете и отчетности

В других случаях (смена материально ответственного лица, аренда, возврат активов, чрезвычайные ситуации) проверяют только объекты, которые непосредственно связаны с конкретным событием. Например, при увольнении кладовщика со склада N 1, не нужно инвентаризировать активы других подразделений.

Такая логика позволяет проводить полную инвентаризацию только при ключевых событиях, а в остальных ситуациях ограничиваться проверкой тех объектов, которые действительно связаны с причиной инвентаризации.

Требования к инвентаризационной комиссии

Для обязательной инвентаризации создают инвентаризационную комиссию. Если объем работ большой, руководитель вправе сформировать несколько комиссий и распределить между ними обязанности.

Ограничения по составу комиссии:

• материально ответственные лица не могут входить в комиссию, проверяющую ценности, за которые они отвечают (п. 20 ФСБУ 28/2023)
• если при обязательной инвентаризации отсутствует одна пятая и более членов комиссии, результаты признaют недействительными (п. 21 ФСБУ 28/2023)

Комиссию можно не создавать, если:

• в штате только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель
• заключили договор на проведение инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором
• инвентаризацию проводит ревизионная комиссия экономического субъекта, а ее создание и полномочия по инвентаризации предусмотрены уставом или иными внутренними документами

В этих случаях обязанности и полномочия инвентаризационной комиссии выполняют лица, на которых возложено проведение инвентаризации.

Как отражаются результаты инвентаризации в бухгалтерском учете

Расхождения, выявленные при инвентаризации, сначала нужно квалифицировать: определить их причины, оценить состояние активов, выбрать дальнейшие действия. Руководитель утверждает решение на основании предложений лиц, которые проводили инвентаризацию (п. 9 ФСБУ 28/2023).

Результаты отражают в бухгалтерском учете отчетного периода по дате проверки (п. 10 ФСБУ 28/2023).

П. 11 ФСБУ 28/2023 закрепляет — в какой оценке принимать к учету результаты инвентаризации: излишки и иные расхождения оценивают на дату инвентаризации (как правило, по справедливой или балансовой стоимости согласно стандарту для соответствующего объекта).

Оценка результатов инвентаризации

После того как результаты инвентаризации оценены, их отражают в бухгалтерском учете (п. 12 ФСБУ 28/2023):

• стоимость активов, которые оказались в излишке, относят на доходы
• стоимость утраченных активов и активов, которые признали испорченными (поврежденными) и непригодными для использования или продажи, относят на виновных и (или) иных лиц при наличии оснований для возмещения либо на расходы, если таких лиц нет
• стоимость активов, которые оказались испорченными (поврежденными), но пригодными к использованию или продаже, уменьшают на сумму обесценения по правилам федеральных стандартов для соответствующих объектов
• суммы дебиторской задолженности и обязательств, по которым истек срок исковой давности, а также иных безнадежных долгов списывают с бухгалтерского баланса по правилам стандартов для соответствующих объектов
• выявленные расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств (кроме указанных выше), а также по отложенным налоговым активам и обязательствам доначисляют или досписывают в соответствии с профильными стандартами

Пересортицу допускают только в исключительных случаях: за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, по активам одного и того же наименования и в тождественных количествах (п. 13 ФСБУ 28/2023). Если стоимость недостающих активов превышает стоимость активов, оказавшихся в излишке, разницу отражают как недостачу — относят на виновных лиц либо на расходы экономического субъекта.

Практические ситуации на примерах

Пример 1. Смена материально ответственного лица

В ООО «Технопром» увольняется заведующий складом готовой продукции Иванов Н. А. На его место принимают Петрова В. Г.

В соответствии с пп. «в» п. 15 ФСБУ 28/2023 проведение инвентаризации обязательно на день передачи дел.

Комиссия в присутствии обоих сотрудников пересчитывает фактические остатки. По итогам составляют инвентаризационную опись, которую подписывают: инвентаризационная комиссия, Иванов Н. А. (подтверждают сдачу), Петров В.Г. (подтверждает принятие).

Выявленную недостачу взыскивают с Иванова Н. А. при наличии его вины либо списывают на расходы организации.

Пример 2. Возврат имущества из аренды

ООО «Аренда-Сервис» по окончании договора аренды принимает от ИП Смирнова В. П. три экскаватора. Поскольку возврат активов — самостоятельное основание для инвентаризации (пп. «б» п. 15 ФСБУ 28/2023), организация проводит инвентаризацию непосредственно в момент возврата.

Комиссия осматривает технику и фиксирует повреждение одного экскаватора, которого не было на момент передачи техники. Результаты оформляют в акте инвентаризации, на основании которого арендатору выставляют претензию на возмещение ущерба.

Пример 3. Чрезвычайная ситуация

В магазине «Продукты» затопило складское помещение из-за прорыва трубы. Руководитель издает приказ о внеплановой инвентаризации (пп. «е» п. 15 ФСБУ 28/2023). Комиссия фиксирует фактическое наличие товаров, выделяя полностью испорченные (списание) и частично поврежденные (уценка). Акты инвентаризации служат основанием для списания потерь и документального подтверждения убытков.

Кратко об обязательной инвентаризации

• ФСБУ 28/2023 расширил перечень случаев проведения обязательной инвентаризации. Теперь она нужна не только перед составлением годовой отчетности и смене материально ответственного лица, но и при возврате арендованного имущества, смене более половины состава бригады, а также по требованию любого члена коллектива
• Инвентаризационную комиссию можно не создавать, если в штате только руководитель и бухгалтер, заключен договор с аудитором на проведение инвентаризации или инвентаризацию проводит ревизионная комиссия, наделенная такими полномочиями
• Просто зафиксировать излишки и недостачи по итогам инвентаризации недостаточно — расхождения необходимо квалифицировать: определить причины, оценить состояние испорченных активов и решить вопрос о взыскании ущерба

См. также:

• Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
• Инвентаризация основных средств: когда проводится и в каком порядке
• Инвентаризация кассы: регламент, нюансы, проводки

Если вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email